Rechtsfolgen der Eintragung in das Handelsregister

Im Handelsgesetzbuch (HGB) gibt es keine Differenzierung zwischen dem "Musskaufmann", dem "Sollkaufmann" und dem "Minderkaufmann". Das Gesetz unterscheidet nur generell zwischen dem Kaufmann, für den im Wesentlichen das HGB maßgeblich ist, und dem Nichtkaufmann bzw. Kleingewerbetreibende, der den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) unterliegt.
Zur Sicherung der Einfachheit und Schnelligkeit des Handelsverkehrs enthalten die Regeln des Handelsrechts z.T. erhebliche Abweichungen von den Grundregeln des BGB. Das HGB geht von der Selbstverantwortung des Kaufmanns aus und mutet ihm weitgehend selbst zu, Risiken und Chancen der von ihm getätigten Geschäfte abzuschätzen. Der Kaufmann wird daher vom Gesetz in verschiedener Hinsicht als weniger schutzwürdig angesehen.
Dieser Artikel soll über die rechtlichen Folgen (Vorteile und Nachteile) aufklären, die mit der Erlangung der Kaufmannseigenschaft verbunden sind. Es wendet sich damit zum einen an diejenigen Existenzgründer, die bereits aufgrund des Umfanges ihrer Geschäftstätigkeit eintragungspflichtig sind, insbesondere aber an den Nichtkaufmann, der jetzt die Wahl hat, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Vor der Eintragung sollten die damit verbundenen Rechte und Pflichten sorgfältig geprüft und gegeneinander abgewogen werden.

1. Unterscheidung zwischen Kaufmann und Nichtkaufmann

Die Grenze vom Nichtkaufmann zum Kaufmann überschreiten Sie, wenn Ihr Unternehmen nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 Abs. 2 HGB). Dabei kommt es auf das Gesamtbild Ihres Betriebes an. Wichtige Kriterien sind z.B. die Höhe des Umsatzes und des Gewinns, das Anlage- und Betriebskapital, eine doppelte Buchführung, die Anzahl und Qualifizierung der Mitarbeiter, die Vielfalt der Leistungen und Geschäftsbeziehungen, die Inanspruchnahme von Kredit und Teilnahme am Wechselverkehr sowie die Größe und Zahl der Betriebsstätten. Es kommt darauf an, ob Ihr Betrieb bereits so kompliziert und umfangreich ist, dass er nur aufgrund einer ausgebauten kaufmännischen Organisation überschaubar, lenkbar und planbar bleibt. Ist kaufmännisch geschultes Personal weder erforderlich noch beschäftigt, spricht dies gegen die Kaufmannseigenschaft (Beispiele: "Tante-Emma-Läden", kleine Gastwirte, Eisdielen, Kantinen, Stehbierbuden, Kioske).
Wenn ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist, sind Sie als der Inhaber (ob sie wollen oder nicht) schon durch die Eintragung in das Handelsregister per Gesetz Kaufmann. Die Regeln des HGB finden also unmittelbar Anwendung und die Handelsregistereintragung hat nur noch deklaratorische (= bestätigende) Wirkung. Welche Art von Gewerbe Sie betreiben, ist dabei nach der gesetzlichen Neuregelung ohne Bedeutung.
Als Nichtkaufmann sind Sie hingegen nicht verpflichtet, wohl aber berechtigt, sich in das Handelsregister eintragen zu lassen. Sofern Sie von dieser Möglichkeit der Eintragung Gebrauch machen, erlangen Sie mit dieser konstitutiven (= rechtsbegründenden) Eintragung die Kaufmannseigenschaft. Sie unterliegen also erst vom Augenblick der Eintragung an den Kaufmannsregeln des HGB.

2. Firmenführung

Als Kaufmann führen Sie Ihr Geschäft unter einer Firma. Die Firma meint dabei im rechtlichen Sinne nicht das Unternehmen als solches, sondern den Namen, unter dem der Kaufmann im Rechtsverkehr auftritt und seine Unterschrift abgibt. Das Firmenrecht erlaubt dem Kaufmann, als Firma auch eine Sachbezeichnung oder einen Phantasienamen zu führen (z.B. TOPTEC Computerhandel e.Kfm). Die Firma muss in das Handelsregister eingetragen werden.
Der Nichtkaufmann muss dagegen grundsätzlich unter seinem Vor- und Zunamen im Geschäftsverkehr auftreten und kann zusätzlich Phantasiebegriffe oder Sachzusätze verwenden.
Die Firmenführung kann ein positives Image Ihres Unternehmens fördern oder auch eine gewisse Solidität zum Ausdruck bringen. Dies ist vor allem im Verkehr mit ausländischen Unternehmen wichtig, die Vertragsabschlüsse häufig von der Handelsregistereintragung abhängig machen. Aber auch Banken erkundigen sich vor einer Kreditvergabe oft nach der Handelsregistereintragung.
TIPP: Bevor Sie die Eintragung Ihrer Firma in das Handelsregister anmelden, empfehlen wir Ihnen, die Firmenbezeichnung mit unserer Industrie- und Handelskammer (Rechtsabteilung) abzustimmen.

3. Vorschriften über Handelsgeschäfte

Handelsgeschäfte sind solche Geschäfte, die der Kaufmann im bzw. für den Betrieb seines Handelsgewerbes tätigt. Das HGB enthält hierfür bestimmte Sondervorschriften, die den Bedürfnissen des Handelsverkehrs angepasst sind und die deshalb Abweichungen gegenüber den Bestimmungen des BGB enthalten. Die wichtigsten dieser in §§ 343 ff HGB enthaltenen Besonderheiten haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt. Soweit darin von einem beiderseitigen Handelsgeschäft die Rede ist, meint dies einen Vertrag zwischen zwei Kaufleuten.
  • Schweigen auf Geschäftsbesorgungsanträge
    Im bürgerlichen Recht kommt ein Vertrag nur durch eine ausdrückliche Annahmeerklärung zustande. Schweigt hingegen ein Kaufmann auf einen Antrag, der auf eine Geschäftsbesorgung im Rahmen seines Gewerbes gerichtet ist, dann gilt dies als Annahme (§ 362 Abs. 1 HGB). Sie müssen also ausdrücklich widersprechen, wenn Sie das Geschäft nicht übernehmen wollen.
  • Kaufmännisches Bestätigungsschreiben
    Haben Sie als Kaufmann mündlich oder telefonisch mit einem Geschäftspartner über Vertragskonditionen verhandelt und bestätigt Ihnen dieser anschließend die Vereinbarung in schriftlicher Form, dann müssen Sie dem Bestätigungsschreiben ausdrücklich widersprechen, wenn es nicht dem Inhalt Ihrer Vereinbarungen entspricht. Anderenfalls kommt der Vertrag zu den Konditionen des Bestätigungsschreibens zustande.
    Für den Nichtkaufmann findet diese besondere Regelung keine Anwendung. Ein ausdrücklicher Widerspruch für diesen ist nicht erforderlich, da dem bloßen Schweigen in der Regel keine Erklärungswirkung zukommt.
  • Vergütung ohne ausdrückliche Vereinbarung
    Kaufleute können auch ohne ausdrückliche Vereinbarung einen Anspruch auf Vergütung geltend machen (§ 354 Abs. 1 HGB). Denn von ihnen wird generell nicht erwartet, Leistungen unentgeltlich zu erbringen.
    Das BGB geht grundsätzlich davon aus, dass eine Vergütung zwischen Vertragsparteien vereinbart wird. Sofern eine ausdrückliche Vereinbarung nicht erfolgt, gilt die "übliche Vergütung", d.h. der ortsübliche Marktpreis als vereinbart. Auch von Nichtkaufleuten wird nicht erwartet, Leistungen unentgeltlich zu erbringen, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten war (§ 632 BGB).
  • Zinsen
    Bei Zinsforderungen wird der Kaufmann gegenüber dem BGB bessergestellt:
    Kaufleute können bei beiderseitigen Handelsgeschäften Zinsen schon ab dem Tag der Fälligkeit fordern (§ 353 HGB). Für den Zinsanspruch ist daher generell weder eine Mahnung noch ein Verschulden des Vertragspartners Voraussetzung.
    Außerdem kann stets ein Mindestzins von 5 % statt der im BGB gültigen 4 % gefordert werden (§ 352 HGB).
    Das BGB setzt demgegenüber den Verzug des Schuldners voraus (§ 286 BGB). Der Schuldner befindet sich in Verzug, wenn er nach Eintritt der Fälligkeit gemahnt wurde oder die Leistung kalendermäßig bestimmt wurde und die Leistung nicht rechtzeitig erbracht wurde. Zusätzlich muss der Verzug vom Schuldner verschuldet worden sein.
  • Formfreiheit von Bürgschaften, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnissen
    Bürgschaften, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse sind nach dem BGB nur wirksam, wenn die Schriftform eingehalten ist. Dieser Schutz vor übereilten Erklärungen gilt für den Kaufmann nicht. Seine Erklärungen sind auch formfrei wirksam (§ 350 HGB). Die z.B. am Telefon oder im persönlichen Gespräch abgegebene Erklärung "Für den Herrn Müller stehe ich ein." kann daher schon zu einer rechtsgeschäftlich bindenden Bürgschaft führen.
  • Sorgfaltspflicht
    Bei Handelsgeschäften verlangt das Gesetz eine gegenüber dem gewöhnlichen Maßstab erhöhte Sorgfaltspflicht, die es als "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" beschreibt. Diese enthält z.B. die Pflicht zur sorgfältigen Behandlung aller Brief-/Telefax-/Telegrammein- und -ausgänge, zur ausreichenden Versicherung wichtiger Sendungen, zur Prüfung von Unterschriften auf Schecks sowie zur sorgfältigen Aufbewahrung von Firmenbriefbögen und -stempeln, um Missbrauch zu verhindern.
  • Vertragsstrafe
    Anders als im BGB ist für den Kaufmann eine Herabsetzung unverhältnismäßig hoher Vertragsstrafeversprechen ausgeschlossen (§ 348 HGB). Er muss daher vor einem solchen Versprechen noch sorgfältiger prüfen, ob er die Einhaltung des zugrundeliegenden Vertrages - auch durch seine Mitarbeiter - sicherstellen kann.
  • Unwirksamkeit von Abtretungsverboten
    Bei beiderseitigen Handelsgeschäften ist die Vereinbarung eines Abtretungsverbots unwirksam (§ 354a HGB). Dies hat für den Kaufmann den Vorteil, dass er seine Geldforderungen auch dann als Sicherheit für Kredite abtreten kann, wenn dies vertraglich - z.B. in Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Vertragspartners - ausgeschlossen ist.
  • Laufende Rechnung / Kontokorrent
    Nur der Kaufmann kann eine Kontokorrentabrede treffen (§ 355 HGB). In einer längeren Geschäftsbeziehung werden dann die gegenseitigen Forderungen miteinander verrechnet und können nicht einzeln geltend gemacht werden. Nach Abschluss der vereinbarten Periode wird ein Saldo berechnet, der an die Stelle der ursprünglichen Forderungen tritt.
  • Annahmeverzug beim Handelskauf
    Nimmt ein Käufer die bestellte Ware nicht ab, hat der Kaufmann weitergehende Rechte als ein Nichtkaufmann, der dem BGB unterliegt. Der Kaufmann kann die Ware auf Gefahr und Kosten des Käufers einlagern oder sie nach vorheriger Androhung öffentlich versteigern lassen (§ 373 HGB).
    Der Nichtkaufmann hat bei Annahmeverzug nur die Möglichkeit der allgemeinen Hinterlegung gemäß § 372 BGB. Die allgemeine Hinterlegung lässt nur die Hinterlegung von Geld, Wertpapieren sowie besonderen Wertsachen bei der Hinterlegungsstelle zu.
  • Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf
    Beim beiderseitigen Handelskauf unterliegt der Käufer bei der Warenannahme einer strengen Untersuchungs- und Rügepflicht (§§ 377 ff HGB). Er ist als Kaufmann verpflichtet, die Ware unverzüglich zu untersuchen und Mängel bzw. Fehllieferungen gegenüber dem Verkäufer zu rügen. Unterlässt er dies, verliert er seine Gewährleistungsansprüche.
    Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen offenen und verdeckten Mängeln. Als offen werden solche Mängel bezeichnet, die bei einer sorgfältigen Untersuchung nach Ablieferung der Ware erkennbar sind. Bei Lieferung größerer Mengen sind Stichproben zu nehmen (z.B. bei Konserven); angelieferte Maschinen sind in Gang zu setzen; eine Probeverarbeitung kann geboten sein, wenn ein Mangel des gelieferten Materials nur hierdurch erkennbar ist. Ist der Mangel bei einer solchen Untersuchung erkennbar, dann muss direkt anschließend gerügt werden. Schon geringe, bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang vermeidbare Lässigkeit macht die Rüge verspätet. Bei leicht verderblichen Waren kann beispielsweise eine Untersuchung und Rüge noch am Tag der Anlieferung geboten sein.
    Konnte der Mangel auch bei sorgfältiger Prüfung nicht entdeckt werden und tritt er erst später zutage, so liegt ein verdeckter Mangel vor (Bsp.: Die gezogenen Proben waren in Ordnung und erst später finden sich mangelhafte Produkte; der Mangel einer Maschine zeigt sich erst bei Aufnahme der Serienproduktion). Hier ist unverzüglich nach der Entdeckung zu rügen. Da der Käufer für den Zeitpunkt der Entdeckung und die erfolgte Untersuchung beweispflichtig ist, sollten darüber Protokolle angelegt werden.
    Die Anzeige muss Art und Umfang der Mängel genau bezeichnen, damit später nicht andere Mängel "nachgeschoben" werden können. Die in der Praxis zum Teil anzutreffende Kurznachricht "Die gelieferten Waren sind unbrauchbar" reicht also keinesfalls.
    Erfolgt nach der ersten rechtzeitigen Rüge eine Nachbesserung und ist auch diese fehlerhaft, muss erneut gerügt werden.
    Als Nichtkaufmann reicht es dagegen aus, wenn innerhalb der Frist des § 428 BGB die Gewährleistungsansprüche gegenüber dem Verkäufer geltend gemacht werden.

4. Prokura / Handlungsvollmacht

Nur Kaufleute können Prokura erteilen (§ 48 HGB). Der Prokurist erhält hierdurch eine sehr umfangreiche Vollmacht, die zur Erleichterung des Handelsverkehrs gegenüber Dritten praktisch nicht beschränkbar ist. Die Prokura ermächtigt zum Abschluss von Geschäften aller Art, die mit dem Handelsgewerbe zusammenhängen. Einzige Ausnahme ist die Belastung und Veräußerung von Grundstücken. Die Prokura ist wegen ihrer weitreichenden Bedeutung ins Handelsregister einzutragen.
Eine erteilte Prokura kann der Kaufmann nur im Innenverhältnis gegenüber dem Prokuristen beschränken. Eine Beschränkung führt bei Verstößen des Prokuristen zu Schadensersatzansprüchen des Kaufmanns gegen diesen. Im Außenverhältnis sind die geschlossenen Verträge aber wirksam. Das Gesetz schafft hierdurch eine Verlässlichkeit für die Geschäftspartner, die bei den Vertretungsregeln des BGB nicht besteht.
Neben der Prokura ermöglicht das HGB dem Kaufmann auch, eine Handlungsvollmacht zu erteilen
(§ 54 HGB). Für deren Umfang gibt es drei Gestaltungsformen:
  • Die Handlungsvollmacht zum Betrieb des gesamten Handelsgewerbes (Generalhandlungsvollmacht). Sie ist der Prokura ähnlich, beschränkt sich aber auf branchenübliche Geschäfte.
  • Die Handlungsvollmacht zur Vornahme einer bestimmten Art von Geschäften (Arthandlungsvollmacht; z.B. Kassierer, Verkäufer). Sie ist der praktische Regelfall.
  • Die Handlungsvollmacht zur Vornahme einzelner oder sogar eines einzigen zu einem Handelsgewerbe gehörenden Geschäfts (Spezialhandlungsvollmacht).
Die Handlungsvollmacht wird nicht in das Handelsregister eingetragen.

5. Pflicht zum Führen von Handelsbüchern

Der Kaufmann hat die Pflicht, nachvollziehbare Aufzeichnungen über alle Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage anzufertigen und bereitzuhalten. Hierzu gehören insbesondere:
  • Die Buchführungspflicht (§ 238 HGB). Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehen lassen, wozu auch die Pflicht gehört, Kopien sämtlicher Handelsbriefe zurückzuhalten.
  • Die Inventarpflicht (§ 240 HGB). Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Inventur durchzuführen, bei der ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte anzulegen ist.
  • Die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses (§ 242 HGB). Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Bilanz aufzustellen, aus der sich das Verhältnis des Vermögens und der Schulden des Kaufmanns ergibt.
  • Die Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 1 HGB). Der Kaufmann hat die Pflicht, Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse mindestens 10 Jahre, die Handelsbriefe mindestens 6 Jahre lang aufzubewahren.

6. Öffentlicher Glaube des Handelsregisters

Das Handelsregister soll Klarheit für Rechtsverhältnisse schaffen, die das Handelsgeschäft betreffen. Dritte dürfen sich daher grundsätzlich auf die Richtigkeit des Handelsregisters verlassen, soweit es um eintragungspflichtige Tatsachen geht (z.B. Erteilung und Widerruf der Prokura, Auflösung einer Gesellschaft, Gesellschafterbestand, Vertretungsmacht der Gesellschafter, Geschäftsübergang), es sei denn, dass die Unrichtigkeit bekannt ist. Umgekehrt müssen Dritte die eingetragenen Tatsachen auch gegen sich gelten lassen. Dies bedeutet im Einzelnen:
  • Der Rechtsverkehr kann sich darauf verlassen, dass nicht eingetragene Tatsachen nicht geltend gemacht werden können. Daher kann sich ein Kaufmann gegenüber einem Geschäftspartner z.B. nicht auf das Erlöschen einer Prokura, die Entziehung der Vertretungsmacht eines Gesellschafters oder einen Geschäftsübergang berufen, wenn der jeweilige Umstand nicht im Handelsregister eingetragen und bekannt gemacht worden ist.
  • Ist eine Tatsache eingetragen und bekannt gemacht worden, dann darf sich der Kaufmann nach Ablauf von 15 Tagen (§ 15 Abs. 2 HGB) darauf berufen. Er kann z.B. auf das Erlöschen einer Prokura verweisen, auch wenn der Geschäftspartner das Handelsregister nicht eingesehen hat und daher keine Kenntnis hiervon hatte.
  • Ist eine Tatsache unrichtig bekannt gemacht worden, dann kann sich ein Geschäftspartner darauf berufen (Bsp.: Das Registergericht trägt fälschlich statt der Person X die Person Y als Prokuristen ein und ein Dritter verlässt sich darauf in Unkenntnis der falschen Bekanntmachung ).
TIPP: Halten Sie die Handelsregistereinträge für ihr eigenes Unternehmen immer auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie nach einem Änderungsantrag, ob der Eintrag im Handelsregister und den örtlichen Zeitungen richtig bekannt gemacht wurde.

7. Sonstiges

Beachten Sie, dass der Nichtkaufmann u.U. vom Beitrag zur Industrie- und Handelskammer befreit werden kann. Mit Eintragung in das Handelsregister müssen Sie jedoch in jedem Fall einen Grundbeitrag zur Industrie- und Handelskammer leisten.