Online-Ursprungszeugnisse und Handelsdokumente

Ursprungszeugnisse online beantragen

Über einen speziellen Internetzugang ist es möglich, der IHK  Ursprungszeugnisse und andere Außenhandelsdokumente (digital signiert) zu übermitteln. Daraufhin kann die IHK das Ursprungszeugnis und die anderen Handelsdokumente prüfen, bestätigen und zum Ausdruck im Unternehmen freischalten. Die Version "Stufe 2 +" ermöglicht den Ausdruck der Dokumente in Form eines Faksimile. D. h. bei Freischaltung des geprüften Dokumentes durch die IHK, kann dieses mit IHK-Siegel und Unterschrift direkt im Unternehmen ausgedruckt werden.

Die Vorteile

Folgende Vorteile bietet die Anwendung des elektronischen Verfahrens:
  • Der Ausdruck von Ursprungszeugnissen und sonstigen Bescheinigungen erfolgt im Unternehmen.
  • Postwege oder Botengänge können eingespart werden.
  • Entscheidungen und Kommentare der IHK erhalten Sie online, notwendige Änderungen kann die IHK auf  elektronischem Weg anfordern.
  • Der Bearbeitungsstatus kann jederzeit nachvollzogen werden.
  • Ursprungsnachweise können dem Dokument in elektronischer Form angehängt werden.
  • Eine sichere Übermittlung ist gewährleistet. Durch den Einsatz der elektronischen Signatur werden die Daten auf dem Übertragungsweg mit einem elektronischen „Fingerabdruck“ des Antragstellers versehen.
  • Im Benutzerprofil können Voreinstellungen des Exportunternehmens vorgenommen werden.
  • Elektronische Anträge können zeitnah übermittelt werden.
  • Statistiken, z. B. nach Ländern und Zeitraum können ausgewertet und ausgedruckt werden.
Die nach dem Verfahren "2 +" ausgestellten Dokumente werden im Ausland überwiegend anerkannt. In vereinzelten Ländern kann es jedoch vorkommen, dass Dokumente mit  Faksimile nicht an anerkannt werden. Eine entsprechende Information finden Sie im beigefügten "Handbuch Bescheinigungswesen". Dokumente betroffener Länder können nach wie vor auf herkömmlichen Weg zur Bescheinigung bei der IHK eingereicht werden.
Hinweis: Dokumente für das Bundesverwaltungsamt müssen wegen urkundenrechtlicher nationaler Vorschriften ebenfalls konventionell erstellt werden.

Verfahrensablauf

Die Ausstellung von Ursprungszeugnissen und anderen dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Bescheinigungen werden über eine Internetplattform der IHK-GFI beantragt. Der Link und das Benutzerhandbuch sind in der Servicespalte rechts neben diesem Text abrufbar. Die Antragsdaten werden in das System eingegeben oder über eine Schnittstelle aus dem Warenwirtschaftssystem gezogen. Ursprungsnachweise werden dem Antrag angehängt. Der Ursprungszeugnis-Antrag  wird digital signiert und an die IHK übermittelt. Nach Bearbeitung und Freigabe durch die IHK, wird das Ursprungszeugnis im antragstellenden Unternehmen ausgedruckt.
Ursprungszeugnis-Vordrucke ohne Seriennummer werden für den Ausdruck verwendet. Diese können bei den einschlägigen Formular Verlagen bezogen werden.
Handelsrechungen können dem Antrag zur Bescheinigung als TIFF-Datei angehängt werden. Auch das Hochladen einer PDF-Datei ist möglich. In diesem Fall bietet das System eine Umwandlung in TIFF Format. Hierfür wird die kostenlose Software "Ghostscript" installiert (s. Handbuch Bescheinigungswesen).  Die Handelsrechnung wird ebenfalls mit einem Faksimile-Stempel der IHK versehen und kann vom antragstellenden Unternehmen, gemeinsam mit dem Ursprungszeugnis ausgedruckt werden.

Teilnahme am Verfahren

Der erste Schritt zur Teilnahme am elektronischen Verfahren ist die Klärung der innerbetrieblichen technischen Voraussetzungen. Außerdem ist es sinnvoll, einen Blick in das hinterlegte Verfahrenshandbuch zu werfen. Für die Anwendung benötigen Sie eine Signaturausstattung, die per PostIdent-Verfahren bestellt werden kann. Diese besteht aus einer persönlichen IHK-Signaturkarte, der Software D-TRUST Personal Suite und einem Kartenlesegerät. Jeder Mitarbeiter, der Ursprungszeugnisse elektronisch ausstellt, benötigt eine eigene Smart-Card. Wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind, erfolgt seitens der IHK die Freischaltung für den Ausdruck der Dokumente im Unternehmen.

Technische Voraussetzungen

Die Anwendung setzt eine aktive Internetverbindung voraus. Dabei wird eine Java Client-Anwendung mittels Java Webstart heruntergeladen, die eine 32 Bit-Java-Laufzeitumgebung (JRE) mindestens der Version 6 voraussetzt. Detaillierte Informationen
Technische Fragen beantwortet das Supportcenter der DE-CODA GmbH unter der Telefonnummer 030 21 91 59 00 oder per E-Mail an info@de-coda.de.
Eine Demonstations-Version finden Sie ebenfalls auf der rechten Seite unter der Rubrik "Weitere Informationen."

Beantragung der Ausstattung

Die Signaturausstattung können Sie einfach per Post-Ident-Verfahren beantragen.
Zu Ihrer Hilfestellung werden Ihnen entsprechende Hinweise zum Ausfüllen des Formulars angezeigt!
Zur Bedienung der IHK-Signaturanwendung “Elektronisches Ursprungszeugnis” muss unbedingt eine IHK-Signaturkarte beantragt werden, da nur auf dieser IHK-Nummer und IHK-Firmenidentnummer enthalten sind, auf welchen das Berechtigungssystem der eUZ-Anwendung beruht. Diese Nummern sind unbedingt in den dafür vorgesehenen Bestellfeldern beim Post-Ident-Verfahren anzugeben! Gerne können Sie diese auch bei uns erfragen.
Für bereits bestehende D-Trust Kunden, die sich bereits einer Identifizierung unterzogen haben, können Folge- und Austauschkarten bestellt werden.

Bestellung einer Folgekarte mit zweijähriger Gültigkeit

Beim Folgekartenantrag ist es möglich, beispielsweise Änderungen des Firmennamens oder der Fimenidentnummer in die neue Signaturkarte aufnehmen zu lassen. Bei einer Namensänderung kann der Folgekartenantrag nicht benutzt werden. In diesem Fall muss sich der Kunde -wie bei der Erstkarte- erneut identifizieren lassen.
Dies ist möglich mit der Bestellung einer Folgekarte bei D-Trust.
Wichtig! Seit Juni 2017 wird die IHK-Signaturkarte im EU-konformen „eIDAS-Verfahren“ ausgegeben. Äußerlich erkenn Sie diese Karten daran, dass auf der Rückseite der Karte unten links das eIDAS-Logo abgebildet ist: Ein Schloss, versehen mit Sternen und einem OK-Häkchen.
Anwender des Elektronischen Ursprungszeugnisses brauchen dazu zwingend die aktuellste Version der Software D-Trust Personal Suite (Versionsnummer 4.28). Wer eine Erstkarte bestellt und dazu auch die Software ordert, bekommt immer die aktuellste Version geliefert. Folgekartenkunden müssen beachten, dass Sie die Software D-Trust Personal Suite in aktuellster Version bestellen müssen. Ausführliche Information hierzu sind auf der Website zum elektronischen Ursprungszeugnis.

Verifizierungsportal

Zur Echtheitsprüfung des Ursprungszeugnisses steht ein Verifizierungsportal zur Verfügung. Der entsprechende Link befindet sich auf dem ausgedruckten Ursprungszeugnis. Es genügt die Eingabe der Nummer des Ursprungszeugnisses und des angezeigten Verification Codes.
Weitere Informationen: