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Auslandseinsätze in Luxemburg

Für eine rechtssichere Entsendung von Mitarbeitenden ist es entscheidend, verschiedene lokale Vorschriften zu beachten. Diese Anforderungen sind zu erfüllen - ein Überblick.

1. Entsendemitteilung: Wer, wann und wie?

1.1 Mitarbeitende

Arbeitnehmende, die vorübergehend nach Luxemburg entsendet werden – auch konzernintern –, müssen vor Beginn der Tätigkeit bei der L'Inspection du Travail et des Mines (ITM) gemeldet werden.
Ein ausführliches Handbuch zur Entsendemeldung (auch e-Détachement) finden Sie auf der Webseite der ITM zum Download, nachdem Sie bei einem Captcha nachgewiesen haben, keine Maschine zu sein.

1.2 Selbstständige

Arbeitseinsätze von Selbstständigen sind in Luxemburg nicht meldepflichtig. Zu beachten ist jedoch die luxemburgische Definition der Selbstständigkeit.

1.3 Inhalt der Meldung

Im Rahmen der Entsendemitteilung sind insbesondere folgende Unterlagen bereitzustellen:
  • Bestätigung des Wirtschaftsministeriums der Meldung der Dienstleistung/Vorabanzeige (siehe Kapitel 2);
  • Bescheinigung über die luxemburgische Umsatzsteuernummer,
  • A1-Bescheinigung für jeden entsandten Arbeitnehmer,
  • Arbeitsverträge;
  • In Sub-Unternehmer-Konstellationen: Werkvertrag/Auftragsbestätigung zwischen Sub- und Hauptunternehmen;
  • Bei Arbeitskräften aus Drittstaaten: Arbeitserlaubnis;
  • Vertrag mit dem Kunden bzw. unterschriebene Auftragsbestätigung.
Folgende Unterlagen müssen nicht mehr im Online-Portal der ITM hochgeladen werden, sind jedoch auf Anforderung im Einzelfall vorzulegen:
  • Gesundheitszeugnisse;
  • Befähigungsnachweise der Arbeitnehmenden;
  • Unterlagen zur Reisekostenabrechnung;
  • Unterbringungsregister;
  • Nachweis der luxemburgischen Umsatzsteuernummer bzw. Negativbescheinigung;
  • Nachweis der Vorabmeldung beim luxemburgischen Wirtschaftsministerium bzw. Negativbescheinigung (siehe Kapitel 2).
Im Folgemonat der Entsendung sind unter der Rubrik „Monatliche Dokumente“ zusätzlich vorzulegen:
  • Arbeitszeiterfassung;
  • Lohnabrechnung als Nachweis der Zahlung des luxemburgischen Mindestlohns sowie
  • Zahlungsnachweis des Arbeitslohns (Überweisungsbeleg)

2. Meldung reglementierter Berufe

Unternehmen, die in Luxemburg vorübergehend Dienstleistungen in reglementierten Berufen in den Bereichen Handwerk, Bau und Industrie erbringen, müssen diese Tätigkeit vorab bei der Generaldirektion für Mittelstand anzeigen. Die Meldung kann über das Online-Formular, per E-Mail an certificat@eco.etat.lu oder per Post erfolgen. Welche Tätigkeiten der Meldepflicht unterliegen, ergibt sich aus den Listen A und B des luxemburgischen Informationsportals „Guichet.lu“.
Der Meldung sind folgende Unterlagen beizufügen:
  • EU-Bescheinigung als Nachweis, dass Ihr Unternehmen im Herkunftsstaat zur Ausübung der Dienstleistung berechtigt und ordnungsgemäß zugelassen ist (nicht älter als 6 Monate);
  • einen vor nicht mehr als 6 Monaten ausgestellten Auszug aus dem Handelsregister;
  • bei bestimmten sicherheits- oder gesundheitsrelevanten Handwerken (Heizungs-, Lüftungs- und Kälteanlagenbau, Elektrik, Hebezeugmontage sowie Zimmerinnen/Zimmerer, Dachdeckerinnen/Dachdecker und Klempnerinnen/ Klempner) zusätzlich ein Meisterbrief oder ein vergleichbarer Qualifikationsnachweis;
  • Nachweis der Berufsqualifikation, sofern die betreffende Tätigkeit in Deutschland nicht reglementiert ist;
  • Nachweis über die Entrichtung der Bearbeitungsgebühr in Höhe von 50 Euro, sofern die Meldung per E-Mail oder Post erfolgt.
Die Genehmigung wird von der Generaldirektion für Mittelstand für einen Zeitraum von zwölf Monaten erteilt und kann anschließend verlängert werden.
Hinweis: Unternehmen, die nicht sicher sind, ob für ihr Gewerk eine Vorabmeldung nötig ist, sollten den Antrag ebenfalls stellen. Für den Fall, dass das Wirtschaftsministerium bestätigt, dass keine Vorabmeldung für die angefragte Aktivität nötig ist, sollte diese Rückmeldung als Negativbescheinigung im Entsendeportal hochgeladen werden bzw. bei Selbständigen beim Einsatz mitgeführt werden.

3. Minimale Lohn- und Arbeitsbedingungen

Unternehmen, die Arbeitnehmende nach Luxemburg entsenden, müssen sicherstellen, dass die gesetzlichen Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen eingehalten werden, sofern die Bedingungen im Herkunftsland nicht bereits besser sind (Günstigkeitsprinzip). Dazu gehören:
Informationen zu den in Luxemburg geltenden Mindestarbeitsbedingungen können auch im Informationsportal ‚Guicht.lu‘ nachgelesen werden.
Bitte beachten Sie: Gilt ein allgemeinverbindlich erklärter Tarifvertrag, haben entsandte Arbeitnehmende Anspruch auf die darin festgelegten Arbeitsbedingungen. Eine Übersicht über alle allgemeinverbindlichen Tarifverträge finden Sie auf der Webseite der L'Inspection du Travail et des Mines (ITM).
Hinweis: Meldepflicht für Überstunden und Sonntagsarbeit
Überstunden sowie die Beschäftigung von Arbeitskräften an Sonntagen sind der Inspection du Travail et des Mines (ITM) vorab anzuzeigen und durch Vergütung oder Freizeitausgleich auszugleichen.

Hinweis: Arbeitszeitregelungen für Führungskräfte
Für echte Führungskräfte gelten die luxemburgischen Arbeitszeitregelungen grundsätzlich nicht. Auch tarifvertragliche Vorgaben sowie Ansprüche auf Überstundenvergütung finden auf sie regelmäßig keine Anwendung.

4. Sozialversicherung

Darüber hinaus wird für entsandte Mitarbeitende eine A1-Bescheinigung benötigt. Diese gilt als Nachweis dafür, dass Arbeitnehmende weiterhin in der deutschen Sozialversicherung verbleiben. Die A1-Bescheinigung muss online beantragt werden. Im Falle von regelmäßigen Auslandseinsätzen kann eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung beantragt werden. Weitere Informationen können Sie unserem Internetartikel “A1-Bescheinigungen für Geschäftsreisen und Entsendungen in Europa” entnehmen.

5. Beauftragung von Subunternehmen

Beim Einsatz von Nachunternehmen kann das auftraggebende Unternehmen für Verstöße seines direkten Nachunternehmens in der Auftragskette grundsätzlich solidarisch haften. Daher sollte überprüft werden, dass das Nachunternehmen die luxemburgischen Entsendevorschriften sowie die geltenden Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen einhält.
Folgende Unterlagen sollten vom Nachunternehmen angefordert werden:
  • Nachweis der Vorabmeldung sowie Handelsregisterauszug bzw. Gewerbeanmeldung;
  • Kopie der Entsendemitteilung für die entsandten Arbeitskräfte;
  • A1-Bescheinigungen aller vor Ort eingesetzten Arbeitskräfte;
  • gegebenenfalls Aufenthalts- bzw. Arbeitsgenehmigungen für Personen aus Nicht-EU-Staaten.
Hinweis: Werden Verstöße durch das Nachunternehmen festgestellt, muss das auftraggebende Unternehmen tätig werden und die notwendigen Schritte zur Beseitigung der Verstöße einleiten. Kommt es seiner Überwachungs- und Informationspflicht nicht nach, können Sanktionen durch die luxemburgische Arbeitsinspektion (ITM) verhängt werden.

6. Nützliche Links & Anlaufstellen

7. IHK-Checkliste: Alles auf einen Blick

1. Vorabmaßnahmen

  • Meldung der Entsendung bei der L'Inspection du Travail et des Mines (ITM)
  • dafür: Vorbereitung einer Vielzahl von Dokumenten, wie:
  • Für abhängig Beschäftigte: Lohn- und Arbeitsbedingungen in Luxemburg gewähren (Löhne berechnen, Maximalarbeitszeiten, Ruhezeiten, Pausenregelungen, Zuschläge, Urlaubsansprüche, gesetzliche Feiertage)
  • Für Selbstständige: Nachweis über Selbstständigkeit (z. B. Gewerbeanmeldung, Nachweise über mehrere Auftraggebende)
  • Bei Einsatz von Nachunternehmen: Überprüfung der Einhaltung der luxemburgischen Entsendevorschriften sowie Einforderung erforderlicher Nachweise (z. B. Entsendemitteilung, A1-Bescheinigungen und Gewerbeanmeldung)

2. Während des Einsatzes

Mitzuführende Unterlagen: Bei Kontrollen müssen folgende Unterlagen vorgelegt werden:
  • Ausweisdokumente
  • Kopie Online-Entsendemitteilung (‚Badge Social‘)
  • A1-Bescheinigung
  • Arbeitsvertrag
  • Aufenthaltserlaubnis für Nicht-EU-Bürger (bei Einsätzen von > 90 Tagen muss eine Arbeitserlaubnis in Luxemburg beantragt werden)
  • Auftrag mit der/dem Auftraggebenden bzw. Auftragsbestätigung

3. Nach Beendigung des Einsatzes

Nach Beendigung des Einsatzes sind im Rahmen der monatlichen Meldung bis spätestens zum 10. Tag des Folgemonats folgende Dokumente im Entsendeportal hochzuladen:
  • Lohnabrechnung;
  • Auszahlungsnachweis (Überweisungsbeleg);
  • Stundenaufzeichnungen für den Einsatz in Luxemburg (Arbeitsbeginn und -ende, Dauer der Arbeitszeit, Länge der Pause/n)