Entsendung nach Belgien

Für eine rechtssichere Entsendung von Mitarbeitenden nach Belgien ist es entscheidend, verschiedene lokale Vorschriften zu beachten. Erfahren Sie, welche Anforderungen zu erfüllen sind!

1. Aufenthaltsrecht: Wer darf wie lange in Belgien arbeiten?

1.1 Entsendungen bis 90 Tage

Arbeitnehmende mit einer EU/EWR-Staatsbürgerschaft benötigen für die Einreise nach Belgien ein Ausweisdokument. Dies gilt auch für Mitarbeitende aus Drittstaaten – mit regulärem Arbeitsvertrag - sofern sie über eine entsprechende Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis in Deutschland verfügen. Entsandte Arbeitnehmende, die sich bis zu 90 Tage in Belgien aufhalten, müssen sich innerhalb von 10 Tagen nach ihrer Ankunft bei der zuständigen Kommunalbehörde am Wohnort melden (ndl. verklaring van aanwezigheid). Bei einem Aufenthalt in Hotels oder auf Campingplätzen entfällt dieses Erfordernis.

1.2 Entsendungen über 90 Tage

Halten sich EU-Arbeitnehmende und Selbstständige länger als 90 Tage in Belgien auf, ist eine Meldung bei der zuständigen Gemeindeverwaltung des Wohnortes (franz. Demande d’attestation d’enregistrement, ndl. Aanvraag voor een verklaring van inschrijving) erforderlich.
Drittstaatsangehörige Mitarbeitende benötigen für Einsätze über 90 Tage zusätzlich eine sogenannte „kombinierte Erlaubnis“ (Single Permit), die online zu beantragen ist.
Der Antrag muss von der/dem in Belgien ansässigen Arbeitgebenden oder einer natürlichen Person mit Hauptwohnsitz in Belgien - die im Namen und im Auftrag des arbeitgebenden Unternehmens handelt – gestellt werden.

2. Entsendemitteilung: Wer, wann und wie?

2.1 Mitarbeitende

Arbeitnehmende, die vorübergehend (unter 24 Monaten) in Belgien arbeiten möchten, müssen vor Beginn ihrer Tätigkeit eine Limosa-Meldung vornehmen.
Nach der Meldung erhalten Sie einen „Limosa-1-Nachweis“, den Sie vor Arbeitsbeginn der/dem belgischen Auftraggebenden vorlegen müssen. Auftraggebende sind gesetzlich verpflichtet, diese Bescheinigung anzufordern.
Für Personen, die regelmäßig im Ausland arbeiten, gibt es die Möglichkeit einer vereinfachten Limosa-Meldung für 12 Monate (ausgenommen Bau- und Zeitarbeitssektor). Sie kann nach Ablauf des Jahres jeweils maximal für ein weiteres Jahr verlängert werden.
Ausnahmen von der Limosa-Meldung:
Nicht alle Tätigkeiten unterliegen der Meldepflicht.

Einige Ausnahmen sind:
  • Erstinstallation oder -montage von Gütern durch spezialisierte Arbeitnehmende oder Selbständige (max. 8 Tage)
  • Dringende Reparaturen und Wartungsarbeiten an Maschinen (max. 5 Tage pro Monat)
  • Internationale Personen- und Gütertransporte (außer Kabotage in Belgien)
  • Teilnahme an wissenschaftlichen Kongressen oder strategischen Gesprächen (bis zu 60 Tage im Jahr).
  • Weitere Ausnahmen finden Sie auf dem Limosa-Portal unter dem Reiter „Wer ist von Limosa befreit”.
Wichtiger Hinweis: Im Zweifelsfall sollte immer eine Entsendemeldung vorgenommen werden.

2.2 Selbständige

Auch Selbstständige, die vorübergehend (unter 24 Monaten) in Belgien arbeiten möchten, müssen vor Beginn ihrer Tätigkeit eine Limosa-Meldung vornehmen. Seit dem 1. Januar 2019 gelten jedoch Erleichterungen. Meldepflichten bestehen ausschließlich in den drei von den belgischen Behörden genannten Risikosektoren:
Nach der Meldung erhalten Sie einen „Limosa-1-Nachweis“, den Sie vor Arbeitsbeginn der/dem belgischen Auftraggebenden vorlegen müssen. Auftraggebende sind gesetzlich verpflichtet, diese Bescheinigung anzufordern.
Hinweis für Selbständige:
Achten Sie auf die Problematik der Scheinselbstständigkeit, insbesondere bei geschäftsführenden Selbstständigen (wie z. B. Inhaber-Geschäftsführenden). Scheinselbstständige sind Angestellte, die zwar den Status eines Selbstständigen haben, in Wirklichkeit ihre Berufsaktivität aber unter der Aufsicht des arbeitgebenden Unternehmens ausüben.

3. Verbot der Arbeitnehmerüberlassung

Entsendungen nach Belgien dürfen grundsätzlich nicht mit einer Arbeitnehmerüberlassung (sogenannte „Huckepacküberlassungen”) kombiniert werden. Grundlage dafür ist ein nach belgischem Recht geltendes nationales Verbot der Leiharbeit nach dem Gesetz vom 24. Juli 1987 über Zeitarbeit. Das allgemeine Verbot des Arbeitnehmerverleihs in Belgien steht im Gegensatz zu der Situation in mehreren anderen europäischen Ländern.

4. Meldung reglementierter Berufe

Unternehmen, die Dienstleistungen in Belgien erbringen möchten, sollten sorgfältig prüfen, ob ihre Tätigkeit zu den sogenannten reglementierten Berufen zählt. Für viele gesundheitsnahe, technische oder handwerkliche Tätigkeiten – wie z. B. Elektro-, Heizungs- oder Fliesenarbeiten – gelten in Belgien gesetzlich geregelte Zugangsvoraussetzungen.
Bei der vorübergehenden Erbringung von Dienstleistungen müssen vor Aufnahme der Tätigkeit folgende Voraussetzungen erfüllt werden:
  • Schriftliche Meldung bei der zuständigen belgischen Behörde,
  • Nachweis der rechtmäßigen Niederlassung im Herkunftsstaat (ohne Berufsverbot),
  • Berufsspezifischer Qualifikationsnachweis, z. B. durch Diplom, Meister-/Gesellenbrief, EU-Bescheinigung oder ausreichende Berufserfahrung,
  • Nachweis über den Versicherungsschutz, insbesondere Berufshaftpflichtversicherung oder vergleichbare Absicherung.
  • Im Bereich Elektro-, Gas- und Warmwasserinstallationen ist zusätzlich durch das Mittelstandsministerium "Division Infrastructure" eine Zulassung zu beantragen.
Eine aktuelle Liste der reglementierten Berufe sowie der zuständigen Behörden finden Sie auf der offiziellen Webseite des belgischen Föderalen Öffentlichen Dienstes (Reiter “Liste der reglementierten Berufe”).
Für die Erledigung dieser Formalitäten können sich Unternehmen an einen zugelassenen One-Stop-Shop für Unternehmen (franz. guichet d’entreprises agréé) wenden. Diese geschäftsnahen Dienstleister sind staatlich anerkannt und übernehmen zahlreiche administrative Aufgaben – auch für ausländische Unternehmen, die in Belgien vorübergehend tätig werden möchten.
Noch Fragen? Wenden Sie sich an Be-Assist, ein offizielles Beratungszentrum des belgischen Föderalen Öffentlichen Dienstes Wirtschaft (FÖD Wirtschaft).
IHK-Praxistipp: Für Unternehmen, die grenzüberschreitend handwerkliche Leistungen in Belgien erbringen, empfiehlt es sich, stets einen Qualifikationsnachweis (z. B. EU-Bescheinigung, Meisterbrief, Diplom) mitzuführen. So kann im Falle einer Kontrolle nachgewiesen werden, dass die Tätigkeit auch im Herkunftsland ordnungsgemäß zugelassen ist.

5. Minimale Lohn- und Arbeitsbedingungen

5.1 Mitarbeitende

Wenn Sie Mitarbeitende nach Belgien entsenden, müssen Sie die dort geltenden gesetzlichen Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen einhalten – es sei denn, die deutschen Vorgaben sind günstiger (Günstigkeitsprinzip).
Was Sie einhalten müssen:
  • Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
  • Pausenzeiten
  • Bezahlter Mindesturlaub
  • Vergütung (inkl. Zuschläge für Überstunden, Nacht-, Sonn- und Feiertage)
  • Sicherheits-, Gesundheits- und Hygienevorschriften am Arbeitsplatz
  • Schutzvorschriften für Schwangere, Jugendliche und Kinder
  • Gleichbehandlung und Diskriminierungsverbot
  • Erstattung von Reise-, Übernachtungs- und Verpflegungskosten (wenn nicht am Wohnort übernachtet wird)
Details finden Sie auf der Webseite des Föderalen öffentlichen Dienstes (FöD). Beachten Sie, dass allgemeinverbindliche Tarifverträge abweichende Vorschriften definieren können.
Wichtig zu wissen:
In Belgien gibt es keinen gesetzlichen Mindestlohn im klassischen Sinne. Stattdessen gilt eine gesetzlich festgelegte Untergrenze für die Entlohnung, das sogenannte Revenu minimum mensuel moyen garanti (garantiertes durchschnittliches monatliches Mindesteinkommen).
Die konkrete Höhe der Löhne ergibt sich in der Praxis meist aus tarifvertraglichen Regelungen, die als allgemeinverbindlich erklärt wurden. Dabei unterscheidet das belgische Arbeitsrecht zwischen drei Arten von Tarifverträgen:
  • Branchentarifverträge (commissions paritaires),
  • sektorielle Tarifverträge (sous-commissions paritaires) sowie
  • nationale Tarifverträge für den Privatsektor.
Tarifliche Mindestlöhne können über die Mindestlohndatenbank eingesehen werden. Einen Überblick über die wichtigsten Branchentarifverträge bietet außerdem die Webseite des Föderalen Öffentlichen Dienstes für Beschäftigung, Arbeit und sozialen Dialog.
Fragen zur Tarifzuordnung? Wenden Sie sich an die belgische Arbeitsinspektion: SPOC.LabourInspection@employment.belgium.be

4.2 Selbstständige

Selbstständige Dienstleistende sind grundsätzlich nicht an die Lohn- und Arbeitsbedingungen in Belgien gebunden, unterliegen aber dennoch der Meldepflicht.
Im Falle einer Kontrolle müssen sie auf Verlangen belegen können, dass sie tatsächlich selbstständig tätig sind – etwa durch:
  • Gewerbeanmeldung oder Handelsregisterauszug
  • Nachweise über mehrere Auftraggebende
  • Verträge, Rechnungen, Geschäftsführendenverträge etc.

6. Sozialversicherung

Darüber hinaus wird für entsandte Mitarbeitende eine A1-Bescheinigung benötigt. Diese gilt als Nachweis dafür, dass Arbeitnehmende weiterhin in der deutschen Sozialversicherung verbleiben. Die A1-Bescheinigung muss online beantragt werden. Im Falle von regelmäßigen Auslandseinsätzen kann eine A1-Bescheinigung für Mehrfachbeschäftigung beantragt werden. Weitere Informationen können Sie unserem Internetartikel “A1-Bescheinigungen für Geschäftsreisen und Entsendungen in Europa” entnehmen.

7. Besonderheiten im Bauhaupt- und Baunebengewerbe

7.1 Arbeitsmeldung

Wenn Sie Bauleistungen in Belgien erbringen, müssen Sie unter bestimmten Voraussetzungen vor Beginn der Arbeiten eine Arbeitsmeldung (Déclaration de travaux 30bis) abgeben.
Die Meldung ist verpflichtend, wenn:
  • Unternehmen direkt einen Auftrag einer/eines Bauherrin/Bauherrn, Bautragenden oder Auftraggebenden ausführt,
  • Arbeiten an Immobilien oder unbeweglichen Objekten durchgeführt werden oder gefährliche Arbeiten erfolgen (z. B. Asbestsanierung),
  • der Auftragswert mindestens 30.000 Euro (netto) beträgt,
  • Achtung: Bei Beteiligung (ausländischer) Subunternehmen gilt bereits ein Schwellenwert von 5.000 Euro (netto).
Ausnahmen: Unternehmen, die ausschließlich Dienstleistungen wie Vermessung, Sicherheitskoordination oder Ingenieurleistungen erbringen, müssen keine Arbeitsmeldung abgeben.
Frist und Durchführung: Die Arbeitsmeldung muss vor Beginn der Arbeiten erfolgen – bei mobilen/ temporären Baustellen und Asbestsanierungsarbeiten spätestens 15 Kalendertage vor Beginn. Die Meldung erfolgt über den gesicherten Zugang.
Benötigt wird:
  • eine belgische Unternehmensnummer (ZUD-Nummer),
  • diese beantragen Sie online (elektronisches Formular des LSS (Landesamt für Soziale Sicherheit) – die Bearbeitung dauert ca. eine Woche.
Subunternehmen melden: Sub- oder Subsubunternehmen müssen bei der Meldung angegeben, aber nicht mit einer eigenen ZUD-Nummer registriert werden. Hier genügt die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Nach erfolgreicher Meldung erhalten alle Beteiligten eine Meldebestätigung.

7.2 Anwesenheitsregistrierung

Zusätzlich zur Arbeitsmeldung ist bei bestimmten Projekten eine tägliche Anwesenheitsregistrierung über das Portal „CheckinatWork" erforderlich.
Registrierungspflicht besteht, wenn:
  • Bauleistungen an unbeweglichen Objekten (Immobilien) im Auftrag einer/eines Bauherrin/Bauherrn, Bautragenden oder Auftraggebenden (B2B/ B2C) erbracht werden und
  • der Auftragswert über 500.000 Euro (netto) liegt.
Wer registriert?
Sowohl das Entsendeunternehmen als auch Mitarbeitende am Einsatzort sind verantwortlich. Sie müssen gemeinsam klären, wer die Registrierung übernimmt.
Als ausländisches Unternehmen können Sie die Anwesenheitsregistrierung selbst durchführen, indem Sie die QR-Codes von Limosa1-Dokumenten über den mobilen Onlinedienst einscannen. Dazu benötigen Sie einen gesicherten Zugang zum Portal.
Die Registrierung muss erfolgen, bevor mit den Arbeiten begonnen wird. Sie muss täglich bzw. für jeden Werktag einzeln vorgenommen werden.

7.3 ConstruBadge

Unabhängig von der oben genannten Anwesenheitsregistrierung auf Baustellen ist der Baustellenausweis "ConstruBadge”, ein persönliches Identifikationsmittel für Mitarbeitende auf Baustellen, erforderlich. Der ConstruBadge kann online bestellt werden und kostet 20 Euro inklusive des Versands. Die Gültigkeit beläuft sich auf ein Jahr.
Hinweis: Der Versand ist ausschließlich an eine belgische Adresse möglich.

7.4 Treuemarkensystem

Unternehmen im Baugewerbe müssen sich am Treuemarkensystem, ein sektorales Solidaritätssystem, beteiligen. Dieses belohnt Mitarbeitende mit einer jährlichen Prämie.
Ablauf:
  • Arbeitgebende zahlen einen Beitrag von 9,12 Prozent des Bruttolohns an den Existenzsicherungsfond.
  • Das OPOC (Office patronal d’organisation et de contrôle) zieht den Beitrag vierteljährlich ein.
  • Das OPOC schickt Treuekarten an Arbeitgebenden, welche dieser an seine Mitarbeitenden übergibt.
  • Arbeitnehmende beantragen Auszahlung mit Angabe von Adresse und Kontoverbindung bei OPOC bzw., sofern sie noch in Belgien sind, bei einer Zahlstelle der belgischen Gewerkschaften.
Ausnahmen:
Unternehmen, die z. B. bereits in eine Urlaubskasse (z. B. ULAK/SOKA-Bau) einzahlen oder ein 13. Monatsgehalt zahlen, können sich befreien lassen – müssen jedoch Nachweise einreichen.
Wichtig:
Auch bei einer Befreiung ist der OPOC nach Ablauf eines Quartals eine Liste mit den persönlichen Daten der eingesetzten Mitarbeitenden für das vorangegangene Quartal zu übermitteln!

7.5 Pflichtversicherung im Baubereich

Seit dem 1. Juli 2018 besteht neben Architektinnen und Architekten nun auch für Bauunternehmen und andere Dienstleistende im Baugewerbe die Pflicht, vor Beginn der Arbeiten eine zehnjährige Haftpflichtversicherung abzuschließen.
Die Versicherungspflicht betrifft Arbeiten, für die eine Baugenehmigung erforderlich ist, sofern sich die Arbeiten/Architektenleistungen auf Wohngebäude (Gebäude, die zu mehr als 50 Prozent zur Bewohnung bestimmt sind) beziehen. Zu den betroffenen Arbeiten zählen ausschließlich Arbeiten am Rohbau (Fundamente, Außenwände, Dachstruktur etc.). Auf der Webseite der Eidgenössischen Versicherung können Sie prüfen, ob Ihr Gewerk von der Pflichtversicherung betroffen ist.

8. Besonderheiten im Fleischgewerbe

8.1 Arbeitsmeldung

Für bestimmte Tätigkeiten im Fleischgewerbe müssen Unternehmen eine Arbeitsmeldung (Déclaration de travaux 30ter) vor Beginn der Arbeiten durchführen. Diese Pflicht betrifft insbesondere Einsätze in fleischverarbeitenden Betrieben mit behördlicher Zulassung.
Benötigt wird: Eine belgische Unternehmensnummer (ZUD-Nummer). Diese beantragen Sie ebenfalls im Rahmen der Arbeitsmeldung über ein gesondertes elektronisches Formular des LSS (Landesamt für Soziale Sicherheit). Die Bearbeitung dauert ca. eine Woche.
Subunternehmen: Ausländische Subunternehmen müssen in der Meldung angegeben werden. Sie benötigen keine eigene ZUD-Nummer – die Angabe der Mehrwertsteuernummer (USt-ID) reicht aus.
Wichtig: Neben dem Fleischgewerbe ist eine Arbeitsmeldung (Déclaration de travaux 30ter) auch für Sicherheits- und/oder Überwachungsdienste zwingend erforderlich.

8.2 Anwesenheitsregistrierung

Zusätzlich zur Arbeitsmeldung ist eine tägliche Anwesenheitsregistrierung über das Portal “CheckinatWork” verpflichtend.
Wer registriert?
Sowohl das Entsendeunternehmen als auch Mitarbeitende am Einsatzort sind verantwortlich. Sie müssen gemeinsam klären, wer die Registrierung übernimmt.
Als ausländisches Unternehmen können Sie die Anwesenheitsregistrierung selbst durchführen, indem Sie die QR-Codes von Limosa1-Dokumenten über den mobilen Onlinedienst einscannen. Dazu benötigen Sie einen gesicherten Zugang zum Portal. Diesen können Sie online auf der Webseite “CheckinatWork” beantragen (Pfad: ‚Wer erledigt die Registrierung in “CheckinatWork”, anschließend: “Antragsformular”).
Die Registrierung muss erfolgen, bevor mit den Arbeiten begonnen wird. Sie muss täglich bzw. für jeden Werktag einzeln vorgenommen werden.

9. Besonderheiten im Reinigungsgewerbe

Unternehmen, die Reinigungspersonal nach Belgien entsenden, müssen unter bestimmten Voraussetzungen eine Anwesenheitsregistrierung über das Portal „Check In and Out at Work“ durchführen. Arbeitsbeginn und -ende sowie Pausenzeiten sind in Echtzeit zu dokumentieren.

10. Nützliche Links

11. IHK-Checkliste: Alles auf einen Blick

1. Vorabmaßnahmen

  • Aufenthaltsrechtliche Bestimmungen beachten
  • Meldung der Entsendung über Limosa-Portal
  • ggf. Meldung oder Zulassung reglementierter Berufe
  • dafür: EU-Bescheinigung bei der IHK anfordern und Berufsqualifikationsnachweise beglaubigen
  • A1-Bescheinigung (Einzeltätigkeit oder Mehrfachtätigkeit – Antrag beim zuständigen Sozialversicherungsträger)
  • Für abhängig Beschäftigte: Lohn- und Arbeitsbedingungen Belgiens gewähren (Löhne berechnen, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, Pausenregelungen, Zuschläge und Spesen, Urlaubsansprüche, gesetzliche Feiertage im Blick behalten)
  • Für Selbstständige: Nachweis über Selbstständigkeit
  • Im Baubereich: Arbeitsmeldung vornehmen, ConstruBadge beantragen, Beteiligung am Treuemarkensystem prüfen, Pflichtversicherung im Baubereich abschließen
  • Im Fleischgewerbe: Arbeitsmeldung vornehmen
  • Sicherheits- und/oder Überwachungsdienste: Arbeitsmeldung vornehmen
IHK-Praxistipp: Planen Sie rund ein bis zwei Wochen Vorlauf vor Einsätzen in EU-Ländern ein, im Bausektor eher vier bis sechs Wochen. Unterschätzen Sie den zeitlichen Aufwand zur Ermittlung der nationalen Entlohnungsvorgaben im Einsatzland im Vorfeld der Auftragskalkulation nicht.

2. Während des Einsatzes

  1. Anwesenheiten registrieren im Baubereich, fleischverarbeitenden Gewerbe, in der Reinigungsbranche (täglich)
  2. Mitzuführende Unterlagen: Bei Kontrollen müssen folgende Unterlagen vor Ort durch die verantwortliche Person* in der jeweiligen Amtssprache vorgelegt werden:
  • Reisepass/ Personalausweis
  • Limosa-Meldebestätigung
  • ggf. Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigung (für Drittstaatsangehörige)
  • Arbeitsvertrag
  • Stundennachweis (Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeiten, beruflich bedingte Reisezeit, Gesamtdauer der Arbeitszeit)
  • Lohnabrechnung & Auszahlungsnachweis
  • ggf. zusätzlich Unterlagen zur Lohneinstufung (sofern sich Lohneinstufung nicht z. B. aus dem Arbeitsvertrag ergibt) sowie ggf. Lohnaufzeichnungen oder vergleichbare Aufschlüsselung der Entgeltzusammensetzung für die aufgrund konkreter Tätigkeiten oder des konkreten Einsatzes zustehenden Zulagen und Zuschläge (falls arbeitsvertragliche Regelungen bezüglich Zulagen oder Zuschlägen konkretisiert werden müssen)
  • Kopie des Vertrages mit der/dem Auftraggebenden
  • Bei Übernachtung in Belgien: Aufenthaltsadresse
  • ggf. Befähigungsnachweis bei reglementierten Gewerben (EU-Bescheinigung)
  • Für Bauhaupt- und Baunebengewerbe: ConstruBadge, Nachweis der Arbeitsmeldung
  • Für Fleischgewerbe: Nachweis Arbeitsmeldung
  • Für Sicherheits- und/oder Überwachungsdienste: Nachweis Arbeitsmeldung
  • Für Selbstständige: Nachweis der Selbstständigkeit (z. B. Gewerbeanmeldung, HR-Auszug, Geschäftsführendenvertrag)
*Hinweis zur verantwortlichen Person: Sie dient als Ansprechperson für die belgischen Kontrollbehörden, leitet Dokumente an die Kontrollbehörde weiter und empfängt Benachrichtigungen der Kontrollbehörden. Als Verbindungsperson kann jede natürliche Person fungieren.

3. Nach Beendigung des Auslandseinsatzes

  • Aufbewahrungspflichten von Dokumenten beachten (2 Jahre)