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A1-/EG-/EU-/EWR-Bescheinigungen für Geschäftsreisen und Entsendungen in Europa

Regeln bei Geschäftsreisen bzw. Entsendungen von Arbeitnehmern

Auch wenn der Personenverkehr in der Europäischen Union grundsätzlich frei ist, gilt es einige Regeln bei Geschäftsreisen bzw. Entsendungen von Arbeitnehmern zu beachten. Eine verbreitete Regel in allen EU-Mitgliedstaaten ist das Mitführen einer sogenannten A1-Bescheinigung (siehe unten).
In fast allen Ländern gibt es spezifische Melde- oder Registrierungspflichten (Beispiele siehe nachfolgende Tabelle); Informationen bieten die jeweilig zuständigen nationalen Behörden (Linkliste). Hilfen dazu bieten auch die deutschen Auslandshandelskammern sowie (für Nicht-EU-Länder) mit länderspezifischen Merkblättern die Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung – Ausland.

Länderspezifische Melde- und Registrierungspflichten (Auswahl)

Belgien (bei betrieblichen Aufenthalten von über 5 Tagen)
Dänemark (nicht für alle Entsendungen; Ausnahmen)
Deutschland (für ausländische Arbeitgeber)
Finnland (keine Melde- oder Registrierungspflicht – trotzdem erforderliche Dokumente)
Frankreich
Italien (nur auf italienisch; Beschreibung der Anforderungen mit Rechtsgrundlagen)
Luxemburg (s. auch den nachfolgenden Hinweis zu EU-Bescheinigungen)
Niederlande
Norwegen
Österreich (genaue Regeln und Ausnahmen; Besonderheiten bei Bauarbeiten beachten)
Polen
Portugal (verlinktes Formular kann auf Englisch umgestellt werden)
Schweden
Schweiz
Slowenien (verlinktes Formular kann auf Englisch umgestellt werden; Regeln)
Spanien (erst ab acht Tagen; kein Onlineformular, nur bei örtlichen Arbeitsbehörden)
Tschechien
Türkei (Visum in einigen Fällen – Montagevisum Türkei + besondere A 1-Bescheinigung („T/A 1“))
Ungarn

Beantragung einer EU-Bescheinigung / EG-Bescheinigung / EWR-Bescheinigung bei der IHK

Für Informationen zu Qualifikationsnachweisen und zur sogenannten „EG-Bescheinigung“, „EU-Bescheinigung“ bzw. „EWR-Bescheinigung“ über ausgeübte Tätigkeiten als Befähigungsnachweis gemäß Richtlinie 2005/36/EG, der in Deutschland von den Industrie- und Handelskammern ausgestellt wird, wenden Sie sich bitte an: Gudrun Grosse, 0221 1640-1561, gudrun.grosse@koeln.ihk.de 
Die nachfolgenden Informationen beziehen sich speziell auf die verbreitete A1-Bescheinigung.

Pflicht des Mitführens der A1-Bescheinigung

Ziel der A1-Bescheinigung ist es durch die Überprüfung der erfolgten Beantragung, Schwarzarbeit zu bekämpfen und Sozialversicherungsbetrug zu vermeiden. Die Rechtsgrundlage ergibt sich aus der EG-Verordnung 883/2004.
Bei geschäftlichen Reisen in Länder des Europäischen Wirtschaftsraums (Europäische Union [Vereinigtes Königreich übergangsweise], Island, Liechtenstein, Norwegen, Schweiz) ist die Mitführung der sogenannten A1-Bescheinigung empfehlenswert, da die Beantragung „im Voraus [erfolgt], wann immer dies möglich ist“ (Art. 15 Abs. 1 VO (EG) 987/09) bzw. wenn das ausländische Land dies durch nationale Gesetze verlangt (bspw. Frankreich und Österreich). Nähere Informationen zur Handhabung der A1 Bescheinigung, etwa zu einer nachträglichen Beantragung in kurzfristigen Fällen, hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in einer PDF-Datei zusammengestellt.
Mit der A1-Bescheinigung belegt der Reisende auf Verlangen, dass und in welchem Land er sozialversichert ist. Es ist mithilfe dieser auch insbesondere bei Entsendungen von Arbeitnehmern möglich, die Sozialabgaben nach den Gesetzen des sozialversichernden Landes an die dortigen Sozialversicherungsträger abzuführen, auch, wenn der Arbeitnehmer in einem anderen Land tätig ist (die Voraussetzungen sind auf der Internetseite des deutschen Zolls zu finden). 
Grundsätzlich gilt diese Regelung auch für kurze Geschäftsreisen, beispielsweise von nur einem Tag. Die Ausdrucke von online gestellten Anträgen dienen als A1-Bescheinigung, da aus dieser hauptsächlich der Nachweis der erfolgreichen Antragstellung hervorgehen muss.
Seit dem 1. Januar 2021 (1. Januar 2022 für Selbstständige) ist ein Ausdruck der Bescheinigung formell nicht mehr erforderlich; sie wird dann elektronisch bereitgestellt. Ein Ausdruck ist natürlich weiterhin möglich.

Folgen bei Missachtung der Pflicht

Fehlt bei einer Kontrolle im Ausland die A1-Bescheinigung, drohen ein (teilweise empfindliches) Bußgeld und/oder die Erhebung von Sozialabgaben. Daher empfiehlt es sich, eine solche Bescheinigung mitzuführen. Wird die Reise sehr kurzfristig angetreten, sollte zumindest der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ausgedruckt und mitgeführt werden.

Beantragung der A1-Bescheinigung für angestellte Arbeitnehmer

Eine Person, die in einem Mitgliedstaat für Rechnung eines Arbeitgebers, der gewöhnlich dort tätig ist, eine Beschäftigung ausübt und die von diesem Arbeitgeber in einen anderen Mitgliedstaat entsandt wird, um dort eine Arbeit für dessen Rechnung auszuführen, unterliegt weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Mitgliedstaats, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Arbeit 24 Monate nicht überschreitet und diese Person nicht eine andere entsandte Person ablöst.
Art. 12 Abs. 1 VO (EG) 883/2004
Die Beantragung erfolgt durch den Arbeitgeber dort, wo die Arbeitnehmerin bzw. der Arbeitnehmer krankenversichert ist. Also entweder
  1. bei den gesetzlichen Krankenkassen (für gesetzlich Krankenversicherte) ausschließlich elektronisch (über Entgeltabrechnungsprogramme oder über das SV-Meldeportal),
  2. bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV, für berufsständisch versorgte) ausschließlich elektronisch (über Entgeltabrechnungsprogramme oder über das SV-Meldeportal),
  3. bei der Deutschen Rentenversicherung (für die Arbeitnehmer, die nicht bei den beiden ersten Stellen krankenversichert sind) ausschließlich elektronisch (über Entgeltabrechnungsprogramme oder über das SV-Meldeportal) oder alternativ
  4. beim GKV-Spitzenverband (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland, DVKA; für „gewöhnlich Mehrfacherwerbstätige“ in verschiedenen Ländern) ausschließlich elektronisch (über Entgeltabrechnungsprogramme oder über das SV-Meldeportal); weitere Informationen hier).

Beantragung der A1-Bescheinigung für Selbstständige

Eine Person, die gewöhnlich in einem Mitgliedstaat eine selbstständige Erwerbstätigkeit ausübt und die eine ähnliche Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat ausübt, unterliegt weiterhin den Rechtsvorschriften des ersten Mitgliedstaats, sofern die voraussichtliche Dauer dieser Tätigkeit vierundzwanzig Monate nicht überschreitet.
Art. 12 Abs. 2 VO (EG) 883/2004
Die Beantragung erfolgt durch Selbstständige selbst dort, wo die Krankenversicherung besteht – ausschließlich über die Papierform, also nicht per E-Mail. Entweder durch Einreichung
  1. bei den gesetzlichen Krankenkassen (für gesetzlich Krankenversicherte),
  2. bei der Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen (ABV, für berufsständisch versorgte), oder
  3. bei dem Träger der gesetzlichen Rentenversicherung (für die Arbeitnehmer, die nicht bei den beiden ersten Stellen krankenversichert sind).
Der jeweilige Krankenversicherungsträger benötigt zur Beurteilung Ihres Falls die Angaben aus diesem Formular, welches auch am Computer vorausgefüllt und verwendet werden kann.

Beantragung von Bescheinigungen zum Nachweis der vorliegenden Sozialversicherung für einzelne andere Länder (z. B. Türkei)

Auf der Seite der DVKA finden Sie für die folgenden Länder die hinter den Ländernamen erwähnten Vordrucke, die bei der jeweiligen Krankenversicherung eingereicht werden können. Sie erhalten bei Vorliegen der Sozialversicherungspflicht in dem entsprechenden Land meist eine zweisprachige Bescheinigung, die bei der Entsendung mitgeführt werden sollte. Damit entfällt eine zusätzliche Sozialversicherungsabgabe im Zielland. Die Bescheinigung sollte in den Personalunterlagen für Betriebsprüfungen aufbewahrt werden.
Albanien – DE/AL 101, Australien – AU/DE 101, Brasilien – BR/DE 101, Bosnien-Herzegowina – BH 1 (Republik Srpska – BH 1), Chile – RCH/D 101, China – VRV/D 101, Indien – DE/IN 101, Israel – ISR/DE 101, Japan – J/D 101, Kanada – CAN 1, Korea (Süd) – K/D 101, Kosovo – Ju 1,  Marokko – MA/D 101, Mazedonien – RM/D 101, Moldau DE/MD 101, Montenegro – MNE/D 101, Philippinen – DE/PH 101, Quebec – QU/DE 101, Serbien – SRB 101 DE, Tunesien – TN/A 1, Türkei – T/A 1, Uruguay – DE/UY 101, USA – D/USA 101.