Neue Regelungen ab 2025

Kleinunternehmerregelung

Allgemeines

Die Umsatzsteuer wird von vielen Unternehmen wegen ihres komplizierten Verfahrens kritisch diskutiert. Die sogenannte Kleinunternehmerregelung sieht Erleichterungen vor. So brauchen Kleinunternehmer für die von ihnen ausgeführten Umsätze keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abzuführen und auch keine Umsatzsteuervoranmeldungen abzugeben. Was im ersten Moment gut klingt, hat jedoch auch Nachteile. So haben Kleinunternehmer im Gegenzug kein Recht zum Vorsteuerabzug. Sie können also die Umsatzsteuer aus den Eingangsrechnungen nicht vom Finanzamt erstattet bekommen. Daher sollten Kleinunternehmen gut überlegen, ob sie die Kleinunternehmerregelung anwenden möchten. Überwiegen die Nachteile gibt es die Möglichkeit, auf die Regelung zu verzichten.

Reform der Kleinunternehmerregelung

Durch das Jahressteuergesetz ist zum 01.01.2025 eine Reform der Kleinunternehmerregelung beschlossen worden, die durch die zwingende Anwendung der EU-Richtlinie 2020/285 vorgegeben war. Ab dann können auch Unternehmer:innen aus anderen EU-Staaten die Kleinunternehmerregelung in Deutschland nutzen. Zudem wird ein Meldeverfahren über das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) eingeführt, um Steuerbefreiungen innerhalb der EU zu ermöglichen (§ 19a UStG).
Wichtige Änderungen für inländische Kleinunternehmende:
- Steuerbefreiung statt „Nicht-Erhebung“ der Umsatzsteuer.
- Umsatzgrenzen: Maximal 25.000 EUR im Vorjahr und bis zu 100.000 EUR im laufenden Jahr
- Neugründende dürfen im ersten Jahr 25.000 EUR Umsatz nicht überschreiten.
- Verschärfung: Galt bisher, dass es sich im laufenden Jahr um einen prognostizierten Betrag handelte, dessen Überschreitung nicht zwangsläufig zum Verlust der Umsatzsteuerbefreiung für das laufende Jahr führte, kommt eine weitere Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung künftig nicht mehr in Betracht, wenn der Umsatz 100.000 Euro überschreitet. Die bis zum Zeitpunkt der Überschreitung bewirkten Umsätze sind indes steuerfrei.
- Der Hinweis "Kleinunternehmer" ist jetzt gem. § 34 a UStDV (neu) ein Muss-Rechnungsbestandteil, weil die Leistung steuerfrei ist
- E-Rechnungen müssen empfangen werden können; keine Verpflichtung zur Ausstellung!
- Seit 2024 müssen keine Jahressteuererklärung mehr abgegeben werden (Wachstumschancengesetz vom 27.03.2024)

Wer ist Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer ist, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 22.000 Euro (ab 2025: 25.000 Euro) hat
und
  • im laufenden Kalenderjahr einen voraussichtlichen Umsatz zuzüglich Umsatzsteuer von nicht mehr als 50.000 Euro (ab 2025: 100.000 Euro) hat.
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein. Hat der Unternehmer die Vorjahresgrenze von 22.000/25.000 Euro überschritten, kann er die Kleinunternehmerregelung im laufenden Jahr nicht anwenden – selbst wenn feststeht, dass der Umsatz im laufenden Jahr unter 22.000 / 25.000 Euro liegen wird.

Folgen der Kleinunternehmerregelung

Die geschuldete Umsatzsteuer für die von einem Kleinunternehmer ausgeführten steuerbaren und steuerpflichtigen Umsätze wird nicht erhoben. Die Kleinunternehmerregelung ist aber keine Steuerbefreiungsvorschrift. Vielmehr werden Kleinunternehmer von der Erhebung der Umsatzsteuer ausgenommen und insoweit wie ein Nichtunternehmer behandelt. Deshalb hat der Kleinunternehmer aus seinen Eingangsrechnungen keinen Vorsteuerabzug. Dies gilt auch für die Einfuhrumsatzsteuer.
Achtung: Der Kleinunternehmer darf in seinen Ausgangsrechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er dies doch, schuldet er die (unberechtigt) ausgewiesene Umsatzsteuer. Dies gilt auch bei sog. Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis zu 250 Euro), bei denen nicht der Steuersatz angegeben werden darf, oder Gutschriften, bei denen keine Umsatzsteuer ausgewiesen werden darf.

Optionsmöglichkeiten

Da die Kleinunternehmerregelung auch nachteilig sein kann, hat der Unternehmer die Möglichkeit auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten (Option zur Regelbesteuerung). Folge dessen ist, dass er wie ein normaler Unternehmer behandelt wird und den allgemeinen Vorschriften der Umsatzsteuer unterliegt. Er versteuert dann alle seine der Regelbesteuerung unterliegenden Umsätze und kann aus seinen Eingangsrechnungen die Vorsteuer geltend machen. Die Verzichtserklärung ist ohne besondere Form gegenüber dem Finanzamt abzugeben.
Wichtig: Die Verzichtserklärung bindet den Unternehmer für fünf Kalenderjahre.
Die Option zur Regelbesteuerung kann grundsätzlich sinnvoll sein, wenn der Unternehmer
  • zu Beginn seiner Geschäftstätigkeit hohe Anfangsinvestitionen hat und daher viel Umsatzsteuer an seine Lieferanten zahlen muss. Durch den Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung kommt er in den Genuss des Vorsteuerabzugs.
  • selbst überwiegend an andere Unternehmer und nicht an Privatkunden leistet. Abnehmer, die Unternehmer sind, können die gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer ihrerseits als Vorsteuer geltend machen. Da der Kleinunternehmer die selbst gezahlte Umsatzsteuer aus seinen Eingangsrechnungen in seine Preiskalkulation einbeziehen wird, kann er seine Leistungen nur teurer anbieten.
Möchte der Unternehmer nach Ablauf der Fünfjahresfrist wieder zur Kleinunternehmerregelung zurückkehren, muss er einerseits die Umsatzgrenzen einhalten und dazu die Option nach Ablauf der Frist gegenüber seinem Finanzamt widerrufen. Der Verzicht kann nur mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen werden. Der Widerruf ist spätestens bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung für das betreffende Kalenderjahr zu erklären. Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer im betreffenden Kalenderjahr können nachträglich berichtigt werden.

Rechnungsangaben

Folge dessen, dass bei einem Kleinunternehmer die Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt erhoben wird ist, dass
  • der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer gesondert in seinen Rechnungen ausweisen darf,
  • der Kleinunternehmer die Umsatzsteuer, die ihm selbst berechnet wird, nicht als Vorsteuer vom Finanzamt erstattet erhält,
  • seine Abnehmer keine Vorsteuer ziehen können und dürfen.
Hinweis: Wenn auch nicht zwingend, ist zu empfehlen, dass der Kleinunternehmer grundsätzlich in seinen Rechnungen einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung aufnimmt, um Rückfragen zu vermeiden.
Weitere Informationen zu Pflichtangaben auf Rechnungen.

Umsatzsteuererklärung

Da Kleinunternehmer weder Umsatzsteuer schulden noch Vorsteuer geltend machen können, müssen sie grundsätzlich auch keine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben. Auch die Abgabe einer Umsatzsteuerjahreserklärung entfällt ab dem Besteuerungszeitraum 2024. Die Pflicht zur Abgabe bleibt aber bei Aufforderung durch das Finanzamt oder in den Fällen des § 18 Abs. 4a UStG (z.B. im Falle der Steuerschuldumkehr nach § 13b Abs. 5 UStG) bestehen.