Umsatzsteuervoranmeldung und Steuererklärung

Der Unternehmer hat bis zum zehnten Tag nach Ablauf jedes Voranmeldungszeitraums eine Voranmeldung abzugeben, in der er die Steuer für den abgelaufene Zeitraum selbst berechnet (§ 18 Abs. 1 UStG). Diese sogenannte Vorauszahlung ist am selben zehnten Tag fällig. Abgabe und Zahlung fallen zusammen. Wer für Januar abrechnet, muss die Voranmeldung also bis zum 10. Februar übermitteln und die errechnete Steuer spätestens an diesem Tag entrichtet haben.

In der Voranmeldung werden die Bemessungsgrundlagen des Zeitraums zusammengefasst: die Umsätze nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, die Vorsteuern und im elektronischen Verfahren zusätzliche Kennziffern. Das Ergebnis ist entweder eine zu zahlende Steuer oder, wenn die Vorsteuern überwiegen, ein Erstattungsanspruch. Die Voranmeldung ist eine Steueranmeldung: Wer sie abgibt, schuldet die ausgewiesene Steuer sofort.

Wie oft abzugeben ist, richtet sich nach der Steuer des Vorjahres (§ 18 Abs. 2 UStG):

Wer also im März gründet, reicht im laufenden und im kompletten Folgejahr monatliche Voranmeldungen ein. Wer nur in einem Teil des Vorjahres tätig war, für den wird die Steuer für die Einstufung auf ein ganzes Jahr hochgerechnet (die gesetzliche Verpflichtung hierzu gilt für die Jahre 2021 bis 2026). Unternehmen mit hoher Steuer und Vorsteuerüberschüssen können übrigens auch freiwillig den Kalendermonat wählen, wenn sich für das Vorjahr ein Überschuss von mehr als 9.000 € zugunsten des Unternehmens ergibt. Diese Wahl bindet für das Kalenderjahr.

Für die Praxis fast immer relevant: Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Fristen für die Voranmeldungen und Vorauszahlungen um einen Monat (sogenannte Dauerfristverlängerung). Aus dem 10. Februar wird dann der 10. März, aus dem 10. März der 10. April, und so fort.

Voranmeldungen und die jährliche Steuererklärung sind grundsätzlich elektronisch zu übermitteln. In der Praxis über das Portal „Mein ELSTER" oder über die Steuersoftware bzw. den Steuerberater. Papierform ist die Ausnahme und nur auf Antrag bei unbilligen Härten zugelassen. Unternehmen mit digitaler Buchhaltung können die Werte aus der Buchhaltungssoftware direkt übernehmen, viele Programme unterstützen die Schnittstelle.

Für das Kalenderjahr (oder einen kürzeren Besteuerungszeitraum, etwa bei Betriebsaufgabe) ist eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, in der die Steuer oder der Überschuss erneut und abschließend selbst berechnet wird (§ 18 Abs. 3 UStG). Die Jahreserklärung gleicht die Voranmeldungen des Jahres aus: Wurde insgesamt zu viel gezahlt, gibt es eine Erstattung, wurde zu wenig gezahlt, entsteht eine Nachzahlung. Die Frist für die Abgabe ist grundsätzlich der 31. Juli des Folgejahres, sofern kein Steuerberater beauftragt oder eine Fristverlängerung beantragt wurde. In der Jahreserklärung wird auch entschieden, ob die Einstufung als Monats- oder Quartalszahler künftig Bestand hat.

Alle Unterlagen, die für die umsatzsteuerliche Besteuerung von Bedeutung sind, müssen aufbewahrt werden; auch die übermittelten Voranmeldungen und die Jahreserklärungen gehören zur Dokumentation. Welche Fristen im Einzelnen gelten und was bei der elektronischen Archivierung zu beachten ist, erläutern wir in unserem Artikel „Aufbewahrungsfristen".

1. Halten Sie die Abgabetermine im Kalender fest, der zehnte Tag nach Periodenende gilt ohne Rücksicht auf Wochenende (nur bei Fristverlängerung durch das Finanzamt oder gesetzliche Sonderregeln verschiebt sich der Termin).

2. Vergessen Sie die Sondervorauszahlung der Dauerfristverlängerung nicht, sie ist Teil des bewilligten Verfahrens und wird sonst nachgefordert.

3. Stimmen Sie Voranmeldungen und Buchhaltung ab, damit die Jahreserklärung keine Überraschungen bringt.

4. Berichtigen Sie erkennbare Fehler in der Voranmeldung aktiv, bevor das Finanzamt nachfragt, das vermeidet Säumniszuschläge und Zinsen.

5. Planen Sie Liquidität ein: Die Vorauszahlung ist am Fälligkeitstag zu entrichten, auch wenn Kunden noch nicht gezahlt haben. Die Berechnung nach vereinnahmten Entgelten hilft nur Kleinunternehmern, nicht dem regulären Voranmelder.