IHK-Merkblatt (Stand: März 2021)

Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz

1. Allgemeines

Im Zuge der Einführung des gesetzlichen Mindestlohnes sind auch Aufzeichnungs-pflichten für Arbeitgeber festgelegt worden. Nach § 17 MiLoG muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit für alle Beschäftigten festhalten.
Die Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit muss spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages erfolgt sein. Die Aufzeichnungen sind dann für einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren - beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt - aufzubewahren.
Es gibt seitens des Gesetzgebers keine Vorgaben, wie die Dokumentation der Arbeitszeit zu erfolgen hat. So können diese Angaben z. B. in Papierform, elektronisch mit Hilfe von Excel oder auch über elektronische Zeiterfassungssysteme erfolgen.

Achtung : Hier sind grundsätzlich nur die Arbeitgeber betroffen, die in den in § 2a SchwarzArbG genannten Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen tätig sind. Betroffen sind demnach,
  • das Baugewerbe,
  • das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
  • das Personenbeförderungsgewerbe, das Speditions-, Transport und das damit verbundene
  • Logistikgewerbe,
  • das Schaustellergewerbe,
  • die Gebäudereinigung,
  • die Forstwirtschaft,
  • die Fleischwirtschaft sowie
  • Unternehmen im Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen.
§ 17 Abs. 1 MiLoG verweist auf die in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen. Diese entsprechen den in § 28a Abs. 4 Sozialgesetzbuch IV (SGB IV) der Sofortmeldepflicht unterliegenden Branchen. Mit Blick auf eine transparente und gleichmäßige Auslegung der Vorschriften gelten bei der Bewertung, ob ein Arbeitgeber zu einer in § 2a SchwarzArbG genannten Branche gehört und damit zur Aufzeichnung der Arbeitszeit nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet ist, die zwischen dem GKV - Spitzenverband, der Deutschen Rentenversicherung Bund, der Bundesagentur für Arbeit, der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung und dem Bundesministerium der Finanzen abgestimmten Branchenzuordnungen zur Sofortmeldepflicht, der Mitführungspflicht von Ausweispapieren sowie der Hinweispflicht der Arbeitgeber. Dieser Katalog ist auf der Internetseite der DRV Bund abrufbar. (Quelle: www.zoll.de)

2. Minijobber

Daneben müssen Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen, grundsätzlich auch deren Arbeitszeit dokumentieren. Diese Aufzeichnungspflicht gilt nicht nur für die Branchen aus § 2 a SchwarzArbG, sondern für sämtliche Arbeitgeber von Minijobbern. Ausnahme hierzu siehe unter Punkt 3.2.

3. Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung (MiLoDokV)

Mittlerweile hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) einige Verordnungen erlassen, die die Aufzeichnungspflichten für Arbeitgeber erleichtern sollen. Die neue Mindestlohndokumentationspflichten-Verordnung vom 29. Juli 2015 hat die bisherige Verordnung abgelöst. Die Regelungen gelten seit dem 01. August 2015.

3.1. Schwellenwert für die Aufzeichnungspflichten

Bisher war geregelt, dass eine Aufzeichnungspflicht nach § 17 Abs.1 und Abs.2 MiLoG dann nicht erforderlich ist, wenn der jeweilige Arbeitnehmer ein verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt von über 2.958 Euro brutto erhält. Diese Schwelle ist zum 01. August 2015 um eine neue Schwelle von 2.000 Euro brutto ergänzt worden. Die neue Schwelle greift jedoch nur dann, wenn der betreffende Arbeitnehmer das Gehalt von über 2.000 Euro brutto als verstetigtes Arbeitsentgelt bereits in den letzten 12 Monaten von dem gleichen Arbeitgeber bereits erhalten hat. Für alle weiteren Arbeitnehmer, die nicht bereits seit 12 Monaten mehr als 2.000 Euro brutto verdienen, entfällt die Aufzeichnungspflicht -wie bisher - ab einem monatlichen Bruttogehalt von mehr als 2.958 Euro.
Hinweis: Bei den Schwellenwerten geht es immer um den verstetigten monatlichen Brutto-Arbeitslohn. Betroffen sind die in § 2 a SchwarzArbG genannten Branchen. Für Minijobber muss die tägliche Arbeitszeit nach wie vor branchenunabhängig aufgezeichnet werden. Schwellenwerte bzgl. der Dokumentationspflicht gibt es hier nicht.

3.2. Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeit bei Familienangehörigen

Daneben regelt die neue Verordnung, dass eine Aufzeichnungspflicht für im Betrieb arbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers nicht erforderlich ist. Sollte es sich bei dem Arbeitgeber um eine juristische Person (z. B. GmbH) handeln oder eine rechtsfähige Personengesellschaft (z. B. KG), dann kommt es auf die Verwandtschaft bzw. Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ der juristischen Person oder eines Mitglieds eines solchen Organs oder eines vertretungsberechtigten Gesellschafters der rechtsfähigen Personengesellschaft an.
Hinweis: Diese Ausnahme gilt auch für Minijobber, d. h. bei der Beschäftigung von engen Familienangehörigen – Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers.

4. Arbeitszeitgesetz

Auch in § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist eine Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit geregelt. Dort heißt es:
„Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 S. 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit gemäß § 7 Abs. 7 eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“
Nach § 3 S. 1 ArbZG muss grundsätzlich eine werktägliche Arbeitszeit von über acht Stunden aufgezeichnet werden.

5. Mindestlohnaufzeichnungsverordnung (MiLoAufzV)

Durch diese Verordnung wird die Pflicht zur Arbeitszeitaufzeichnung vereinfacht, indem lediglich die Dauer der täglichen Arbeitszeit festgehalten werden muss. Die Aufzeichnung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit entfällt im Anwendungsbereich der Verordnung. Diese Erleichterungen gelten für einen Arbeitgeber,
  1. soweit er Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten beschäftigt,
  2. diese keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit (Beginn und Ende) unterliegen und
  3. sich ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen.
Bei einer ausschließlich mobilen Tätigkeit handelt es sich um eine Tätigkeit, die nicht an Beschäftigungsorte gebunden ist. Eine ausschließlich mobile Tätigkeit liegt insbesondere bei der Zustellung von Briefen, Paketen und Druckerzeugnissen, der Abfallsammlung, der Straßenreinigung, dem Winterdienst, dem Gütertransport und der Personenbeförderung vor.
Arbeitnehmer unterliegen keinen Vorgaben zur konkreten täglichen Arbeitszeit, wenn die Arbeit lediglich innerhalb eines bestimmten zeitlichen Rahmens geleistet werden muss, ohne dass der Arbeitgeber konkret Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit festlegt.
Eine eigenverantwortliche Einteilung der Arbeitszeit liegt vor, wenn Arbeitnehmer während ihrer täglichen Arbeitszeit regelmäßig nicht durch ihren Arbeitgeber oder Dritte Arbeitsaufträge entgegennehmen oder für entsprechende Arbeitsaufträge zur Verfügung stehen müssen. Die zeitliche Ausführung des täglichen Arbeitsauftrages muss in der Verantwortung der Arbeitnehmer selber liegen.

6. Mindestlohnmeldeverordnung (MiLoMeldV)

Daneben ist noch die Mindestlohnmeldeverordnung zum 01. Januar 2015 in Kraft getreten, die sich aber auf Arbeitgeber mit Sitz im Ausland bezieht.

Achtung: Neben den Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz kann es noch branchenspezifische Aufzeichnungspflichten der täglichen Arbeitszeit geben, wenn z.B. ein Branchenmindestlohn gezahlt werden muss.
Die Originaltexte der Verordnungen können Sie rechts im Downloadbereich aufrufen.
Grundsätzliche Informationen erhalten Sie über unser Merkblatt zum gesetzlichen Mindestlohn .

Hinweis
Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.