Prüferentschädigungen durchführen

Anleitung Webfachverfahren Prüfer (WVP)

Das Webfachverfahren Prüfer ist eine Online-Plattform, die von der IHK Koblenz zur Verfügung gestellt wird und allen Prüferinnen und Prüfern die Möglichkeit bietet, ihre Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Einsätze schnell und unkompliziert abzurechnen. In der folgenden Anleitung haben wir die wichtigsten Schritte für den Zugang und das Bedienen des Portals zusammengestellt.

Allgemeines

  • WVP = Webfachverfahren Prüferentschädigung
  • Neues Portal ab Januar 2026
    Für alle Prüfertätigkeiten ab dem Jahr 2026

Link zum Portal

Für die Nutzung von WVP benötigen Sie ein Nutzerkonto. Hierzu erhalten Sie nach Ihrer Berufung automatisch eine E-Mail von der IHK. Bestands-Prüferinnen und -Prüfer wurden ebenfalls per Mail informiert.
https://bildungs-service.gfi.ihk.de

Hauptmenü

Bitte beachten Sie, dass Sie aus Sicherheitsgründen nach 30 Minuten Inaktivität ausgeloggt werden. Die verbleibende Zeit ist oben rechts erkennbar.
  • Prüferentschädigung: Prüferentschädigungen abrechnen
  • Prüferinfo: Zugesagte Prüfungstermine (nur Ausbildung und Sach-/Fachkunde)
  • Abfragen: Mitwirkungs- und Terminabfragen (nur Ausbildung und Sach-/Fachkunde)
  • Jahresauszug: Übersicht der Entschädigung eines Jahres
  • Meine Daten: Pflege persönlicher Daten und Einstellungen
  • Meine Prüfungsgremien: Zugeordnete Prüfungsausschüsse
  • Digitale Projektanträge: Direktlink DiPa

Menü: Meine Daten

Bitte beachten Sie, dass Sie aus Sicherheitsgründen nach 30 Minuten Inaktivität ausgeloggt werden. Die verbleibende Zeit ist oben rechts erkennbar.
  • Bankverbindung: Änderung Bankdaten
  • Benachrichtigungen: Einstellung für E-Mail- Benachrichtigungen
  • Identnummer: Identnummer bei der IHK
  • Passwort ändern: Passwort neu setzen

Menü: Prüferinfo

Zugesagte Termine in der Zukunft sind hier aufgelistet und können als PDF heruntergeladen werden (nur Ausbildung und Sach-/Fachkunde).

Menü: Prüferentschädigung

Auf der linken Seite werden Ihnen zugesagte Termine angezeigt, die in der Vergangenheit liegen und abgerechnet werden können (nur Ausbildung und Sach-/Fachkunde). Auf der rechten Seite wird der ausgewählte Termin angezeigt und die Abrechnung vorgenommen.

Statussymbole

  • Dokument mit Stift (Grau): Sie haben den Termin noch nicht abgerechnet
  • Dokument mit Stift (Grün): Sie haben den Termin bearbeitet, den Antrag jedoch noch nicht abgeschlossen und abgeschickt
  • Zahnrad (Gelb): Sie haben den Termin abgerechnet und Ihr Antrag befindet sich bei der IHK zur Bearbeitung
  • Stift (Gelb): Ihr Antrag wurde von einem Sachbearbeiter der IHK mit der Bitte um Überarbeitung zurückgewiesen
  • Euro-Symbol (Grün): Ihr Antrag wurde vom Sachbearbeiter bearbeitet und weitergegeben

Termine filtern

  • Sie können die Menge der angezeigten Termine durch Filtereinstellungen einschränken.
  • Die Filter sind über den nach unten gerichteten Pfeil aus- und einblendbar.
  • Der zuletzt verwendete Filter bleibt erhalten, auch wenn Sie die Anwendung verlassen.

Sortieren/aktualisieren/neuer Termin

  • Im unteren Bereich können Sie die Termine sortieren und aktualisieren
  • Wenn Sie etwas abrechnen möchten, was nicht in der Liste aufgeführt ist (z. B. Fortbildungsprüfungen), können Sie dies über den Button „Neuer Termin“ durchführen.

Entschädigung durchführen

Wählen Sie aus der Liste den Termin, für den Sie die Entschädigung beantragen wollen. Hierzu klicken Sie auf den entsprechenden Termin. Sobald Sie bestätigt haben, am Termin tätig gewesen zu sein, öffnet sich die Maske für die Beantragung der Entschädigung mit detaillierten Angaben zum Termin.
  • Bitte klicken Sie der Reihe nach von links nach rechts auf die Symbole und füllen Sie jeweils alle relevanten Felder aus, die sich mit dem Klick auf das jeweilige Symbol darunter öffnen.
  • Sie können die Bearbeitung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Das System speichert alle eingegebenen Angaben.

Zeitversäumnis

Es muss keine Reisezeit (Hin-/Rückfahrt) angegeben werden. Auch Pausenzeiten müssen nicht erfasst werden. Wie bisher auch, wird nur die Tätigkeitszeit mit Beginn und Ende erfasst. Das System berechnet automatisch die Summe der Stunden.
Bei den Pauschalen wählen Sie bitte “Nichts davon” aus, es sei denn die Tätigkeit beinhaltete eine Übernachtung.
Frühstück, Mittag- oder Abendessen müssen Sie nur auswählen, wenn Sie eine vollwertige Mahlzeit gestellt bekommen haben. Die Prüferverpflegung in den Räumen der IHK fällt nicht darunter.
Wenn Sie außerhalb Ihres Wohn- und Arbeitsortes im Einsatz waren, setzen Sie unbedingt den Haken im Bereich “Bestätigung”. Andernfalls wird das Tagegeld nicht gewährt.

Fahrkosten PKW

Basierend auf Ihren Angaben, errechnet das System die gefahrenen Kilometer. Sie können diese übernehmen oder eigene Kilometerangaben vornehmen. Es empfiehlt sich eine kurze Erklärung bei Abweichungen, dies vermeidet Rückfragen.

Belege

Aufwendungen (z. B. Parkgebühren, ÖPNV, Verpflegung etc.) können mit entsprechendem Nachweis abgerechnet werden. Bitte geben Sie unter „Bemerkung“ auch den Verwendungszweck an. Nachdem die Datei hochgeladen wurde, den Button “Eintrag speichern” klicken. Bei Bedarf können weitere Belege hochgeladen werden.

Zusammenfassung

Unter Zusammenfassung können Sie Ihre Eingaben kontrollieren und den Gesamtbetrag Ihrer Prüferentschädigung sehen. Sofern Sie einen Fehler feststellen, können Sie über die Symbole der Menüleiste zu den jeweiligen Bereichen springen und diesen korrigieren.
Vor dem Abschicken müssen Sie die Angaben bestätigen. Sie können den Antrag auch „löschen“. Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann.

Termin selbst erstellen

Die Ladezeit der Seite kann etwas verzögert sein. Bitte haben Sie etwas Geduld.
Nachdem Sie den Termin erstellt haben, erscheint dieser auf der linken Seite und kann abgerechnet werden.
Beispiele für Prüfertätigkeiten:
  • Prüferbesprechung oder Ausschusssitzung
  • Korrektur/Auswertung Prüfungen
  • Prüfungsort vor- und nachbereiten
  • Prüfungsunterlagen bringen/abholen
  • Genehmigung Projektanträge
  • Vorbereitung Fachgespräch (Reporte, Dokumentation)
  • Aufgabenerstellung
  • Stellungname Widerspruch

Zurückgewiesener Antrag

  • Sie erhalten per E-Mail die Nachricht, dass Ihr Antrag korrigiert werden muss.
  • Sie können über den Filter „Korrektur erforderlich“ die Anträge eingrenzen.
  • Unter „Kommentar vom Sachbearbeiter“, sehen Sie die Korrekturanforderung.
  • Korrigieren Sie die genannten Punkte und reichen Sie den Antrag erneut ein.

FAQ

  • Sollten Sie eine Abrechnung abgeschickt haben und anschließend einen Fehler entdecken, kann die IHK keine Korrektur vornehmen und muss den Antrag zur Korrektur zurücksenden.
  • Für jede Tätigkeit muss ein Termin vorgesehen sein oder ein „neuer Termin“ angelegt werden.
  • Stundenkappung: Die Entschädigungszeit im Ehrenamt (7€/h) wird aktuell ab 10 Stunden gekappt. Sollten Sie die 10 Stunden überschreiten, muss ein neuer Termin erstellt werden. Bitte im Feld „Prüfertätigkeit“ vermerken, dass es sich um eine Nachberechnung zum Termin x handelt.
  • Es besteht kein Anspruch auf Tagegeld, wenn Arbeitsort und Prüfort identisch sind. Ein Tagegeld wird nur dann gezahlt, wenn tatsächlich eine Dienstreise vorliegt – also wenn Sie Ihren gewöhnlichen Arbeitsort verlassen und an einem anderen Ort eingesetzt werden.
Sollten sich weitere Fragen zur Bedienung ergeben, wenden Sie sich gerne an die für Sie zuständige Sachbearbeitung.