Digitaler Ausbildungsvertrag (DAV)

1. Registrieren Sie Ihren Betrieb im ASTA-Infocenter (nur möglich, wenn Sie Ihre Zugangsdaten vorliegen haben).
   
2. Loggen Sie sich ins ASTA-Infocenter ein und vergeben Sie sich die Berechtigung für das ‘Vertragsmanagement’.
3. Erstellen Sie im “Vertragsmanagement” den Digitalen Ausbildungsvertrag oder nutzen Sie die weiteren Funktionen.

Vertragsmanagement: Berechtigung verwalten

• Öffnen Sie die Kachel „Einstellungen“ und wählen Sie „Berechtigung verwalten“.
• Fügen Sie unter „Vertragsmanagement Antragsteller hinzufügen“ die erforderlichen Berechtigungen hinzu.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü Ihren Betrieb aus und geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Zugriff erhalten soll (Ihre eigene oder die eines Mitarbeitenden).
• Bestätigen Sie Ihre Anfrage mit „Account überprüfen“ und klicken Sie anschließend auf „Berechtigung vergeben“.
• Melden Sie sich vollständig aus dem ASTA-Infocenter ab und warten Sie einige Minuten, bevor Sie sich erneut anmelden.
• Auf der Startseite des ASTA-Infocenters unter „Weitere Services“ wird nun die Kachel „Vertragsmanagement“ angezeigt.

Vorgehensweise zur Vertragserstellung

• Mit einem Klick auf die Kachel „Vertragsmanagement“ öffnet sich das Verzeichnis für Auszubildende (sofern der Nutzer die Berechtigung „Antragsteller“ oder „Administrator“ besitzt).
• Klicken Sie auf die blaue Kugel unten links, um das Menü zu öffnen.
• Wählen Sie “Neuer Ausbildungsvertrag” aus.
• Auf der linken Seite öffnet sich ein neuer Vorgang “ENTWURF zur Ausbildungseintragung”.
• Starten Sie auf der rechten Seite mit der Erstellung des Ausbildungsvertrags.

1. Öffnen Sie das Vertragsmanagement.
2. Ein separates Fenster mit der Verzeichnisführung für Auszubildende wird geöffnet.
3. Klicken Sie unten rechts auf die blaue Kugel mit den drei Streifen.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Neuer Ausbildungsvertrag“ aus.
5. Links sehen Sie den “ENTWURF zur Ausbildungseintragung”, auf der rechten Seite das Formular zur Erstellung des Ausbildungsvertrags.
6. Starten Sie mit dem Reiter Ausbildungsstätte.

Reiter: Ausbildungsstätte

Angaben Ausbildungsstätte

• klicken Sie links unten in das Dropdown-Menü „Verfügbaren Ausbildungsbetrieb“ und ändern Sie den Ausbildungsbetrieb.
• Überprüfen Sie, ob die BA-Nummer korrekt hinterlegt ist und die korrekte E-Mail-Adresse angegeben wurde.

Variante des Vertragsabschlusses

• Ausbildungsbetriebe erstellen den Vertrag im IHK-Ausbildungsportal und leiten ihn digital über den Punkt “Digitale Bestätigung anfordern“ an die IHK weiter.
• Nach Einreichung und Freigabe des Antrags durch die zuständige IHK erhält der Auszubildende bzw. bei minderjährigen die gesetzlichen Vertreter die Vertragsabfassung per E-Mail. Der Vertrag muss von ALLEN Parteien digital bestätigt oder abgelehnt werden.
  • Bestätigung des Vertragsabschlusses: Wenn alle Beteiligten (Azubi und ggf. ges. Vertreter) die
    Vertragsabfassung bestätigen, gilt der Vertrag als geschlossen und der Antrag geht automatisch in
    den nächsten Verarbeitungsschritt (Abschluss der IHK melden) über. Der Ansprechpartner des
    Ausbildungsbetriebes wird per E-Mail informiert.
  • Ablehnung des Vertragsabschlusses: Sobald einer der Beteiligten (Azubi und ggf. ges. Vertreter) den
    Vertragsabschluss ablehnen, gilt der Vertragsabschluss als abgelehnt. Der Antrag geht automatisch
    in den nächsten Verarbeitungsschritt (Überarbeitung des Antrags) über. Der Ansprechpartner des
    Ausbildungsbetriebes wird per E-Mail informiert.
• Nach Bestätigung wird der Vertrag automatisch an die IHK weitergeleitet und alle Parteien erhalten eine Benachrichtigung.
• Ein digitaler Zeitstempel dokumentiert den Erhalt des Vertrags und gilt als Empfangsbestätigung nach § 11 BBiG.
• Die Vertragsabfassung muss nach Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis endet, für drei Jahre durch den Betrieb aufbewahrt werden.
• Die elektronischen Kontaktdaten (zum Beispiel E-Mail) des Auszubildenden, der gesetzlichen Vertreter sowie des Ausbilders/ der Ausbilderinnen sind verpflichtend anzugeben.

Reiter: Auszubildender

Angaben Auszubildender

• Bei Minderjährigen:
  • Die gesetzliche Vertreter müssen zwingend erfasst werden.
  • Eine Vorlage der ärztlichen Bescheinigung zur Erstuntersuchung muss als Nachweis mit dem Vertragsdokument oder per E-Mail Eintragung@hannover.ihk.de hochgeladen werden.
• Bei geteiltem Sorgerecht:
  • Beide Sorgeberechtigten müssen angegeben werden.
  • Beide müssen dem Vertrag zustimmen bzw. unterschreiben - je nach Vertragsvariante.

Reiter: Beruf

Angabe Ausbilder, Ausbildungsberuf & Berufsschule

Ausbilder

• Ausbildende müssen im Vorfeld durch die Ausbildungsberatung freigegeben werden.
  Falls Sie einen neuen Ausbilder/Ausbilderin benennen wollen, gehen Sie folgender Maßen vor:
  • Reichen Sie die Unterlagen über das Vertragsmanagement im ASTA-Infocenter ein.
  • Speichern Sie die Vertragsabfassung als Entwurf und klicken Sie auf die blaue Kugel.
  • Wählen Sie „Neuer Ausbilder/Neuer Beruf“ aus.
  • Geben Sie die benötigten Informationen an.
  • Nach Prüfung der Unterlagen können Sie den Ausbilder/Ausbilderin im DAV auswählen.
  • Nutzen Sie die Wartezeit, um die restlichen Felder des Vertrags weiter auszufüllen.
  • Jeder Ausbildende muss in Vollzeit in der Betriebsstätte tätig sein, in der der Auszubildende seine Ausbildung absolviert.
  • Tragen Sie die geschäftliche, personenbezogene E-Mail-Adresse des Ausbilders/ der Ausbilderin ein.

Ausbildungsberuf

• Nachdem Sie den Ausbilder/die Ausbilderin benannt haben, können Sie aus allen zugeordneten Berufen den passenden Ausbildungsberuf auswählen.
  • Reichen Sie die Unterlagen über das Vertragsmanagement im ASTA-Infocenter ein.
  • Speichern Sie die Vertragsabfassung als Entwurf und klicken Sie auf die blaue Kugel.
  • Wählen Sie „Neuer Ausbilder/Neuer Beruf“ aus.
  • Geben Sie die benötigten Informationen an.
  • Nach Prüfung der Unterlagen können Sie den Ausbildungsberuf im DAV auswählen.
  • Legen Sie im Anschluss die Wahlqualifikationen und die Zusatzqualifikationen fest.

Berufsschule

• Tragen Sie im Feld „Berufsschule“ den Namen der zukünftigen Berufsschule ein.
• Falls der Auszubildende eine Berufsschule in einem anderen Kammerbezirk besucht:
  • Setzen Sie unter „Beruf“ den Haken bei „abweichende Berufsschule“.
  • Suchen Sie nach der zuständigen IHK des entsprechenden Kammerbezirks.
    • IHK Kammer-Finder

• elektronisch
• handschriftlich

Reiter: Ausbildungszeit

Angabe Ausbildungszeit

1. Ausbildungsdauer in Monaten: Eingabe der Ausbildungsdauer in Monaten, gemäß der Ausbildungsverordnung.
2. Ausbildungsbeginn: Das Datum an dem der Auszubildende in Ihrem Unternehmen beginnt.
   1. Bitte geben Sie den Ausbildungsbeginn im Format TT.MM.JJJJ oder über das Kalendersymbol ein. Das Datum kann von heute an bis zu 2 Jahre in der Zukunft liegen.
3. Ausbildungsende: Das Datum wird automatisch berechnet . Wenn eine Verkürzung des Vertrags vorgenommen werden soll, füllen Sie zunächst den Punkt Verkürzung / Anrechnung beruflicher Vorbildung + Anrechnung vorheriger Ausbildung (Anschlussvertrag) aus.
4. Probezeit in Monaten: Bei der Probezeit steht Ihnen ein Auswahlmenü zur Verfügung. Sie können eine Probezeit zwischen 1-4 Monaten wählen.
5. Regelmäßige tägliche Ausbildungszeit in Stunden: Bei der Angabe der täglichen / wöchentlichen Ausbildungszeit sind das Jugendarbeitsschutzgesetz, das Arbeitszeitgesetz sowie für das Ausbildungsverhältnis geltende tarifvertragliche Regelungen und Betriebsvereinbarungen zu beachten.
6. Durchschnittliche wöchentliche Ausbildungszeit in Stunden : Durchschnittliche wöchentliche Ausbildungszeit in Stunden: Anzahl an Stunden, die der/die Auszubildene pro Woche für seine/Ihre Ausbildung aufwendet. Das umfasst sowohl die Zeit in der Berufsschule als auch die Zeit, die im Betrieb für praktische Ausbildungseinheiten aufgebracht wird.

Verkürzung/ Anrechnung beruflicher Vorbildung

1. Verkürzung in Monaten: Tragen Sie ein, um wie viele Monate verkürzt werden soll.
2. Grund der Verkürzung: Wählen Sie im Auswahlmenü einen Grund aus, z.B. Verkürzung aufgrund schulischer Vorbildung oder Lebensalter.
3. Anrechnung durch Berufliche Vorbildung in: Nennen Sie ausschließlich die Berufsbezeichnung von dem Beruf, der erlernt wurde (auch abgebrochene Ausbildungen).

Anrechnung vorheriger Ausbildung (Anschlussvertrag)

Ausbildung findet statt in

Ausbildungsmaßnahmen der Ausbildungsstätte (Mit Zeitangaben)

Teilzeitausbildung wird beantragt

• Duales Studium
• Öffentlicher Dienst

Reiter: Vergütung/Urlaub

1. Förderung: Wählen Sie im Auswahlmenü die Förderungsmaßnahme aus (Art der öffentlichen Förderung: monatlich, regelmäßig, > 50% der Kosten).
2. Monatliche Vergütung: Die Pflichtfelder ergeben sich anhand der tatsächlichen Ausbildungsdauer.
   • Wenn Ihr Betrieb tariflich gebunden ist, muss die Vergütung dem Tarif entsprechen.
   • Hinweise zur Mindestvergütung bei nicht tariflich gebundenen Betrieben finden Sie auf unserer Webseite: Neue Sätze zur Mindestausbildungsvergütung veröffentlicht - IHK Hannover
3. Überstunden: Bitte wählen Sie eine der Auswahlmöglichkeiten aus, um anzugeben, wie die Überstunden vergütet werden.
4. Sonstige Vereinbarungen: Sonstiges, Hinweise auf Betriebsvereinbarungen, sonstige Vereinbarungen.
5. Zusammensetzung der Vergütung: Die Vergütung setzt sich aus verschiedenen Bestandteilen zusammen, die dem Vertrag als Anlage beigefügt werden.

Urlaub

1. Wählen Sie aus, was Sie im Vertrag angeben wollen:
   • Werktage sind alle Tage, außer Sonn- und Feiertage, also normalerweise Montag bis Samstag (6-Tage-Woche).
   • Arbeitstage sind dagegen nur die Tage von Montag bis Freitag (5-Tage-Woche) ohne Feiertage.
2. Tragen Sie den Urlaub in die vorgesehenen Felder ein.
3. Setzen Sie Ihren Haken, wenn der Urlaubsanspruch bereits wahrgenommen wurde oder durch einen Tarifvertrag bzw. eine andere Regelung erfüllt wird.

Reiter: Vorbildung

Angaben Vorbildung (Auswahlmenü)

• Höchster allgemeinbildender Schulabschluss
• Berufsvorbereitung, berufliche Grundbildung

Vorausgegangene Berufsausbildung (optional)

• Schulische Berufsausbildung (voll qualifizierter Berufsabschluss)
• Berufsausbildung (mit Ausbildungsvertrag nach BBiG/HWO)
• Studium

Reiter: Nachweis (sachlich-zeitlichen Gliederung)

Nachweise zur sachlich-zeitlichen Gliederung

• Wenn Sie bereits in dem Beruf ausgebildet haben und die sachlich-zeitliche Gliederung erstellt haben, setzen Sie ihr Häkchen bei “Sachlich-zeitliche Gliederung liegt der IHK bereits vor", um den Punkt zu überspringen.

Reiter: Erklärung

• setzten Sie ihr Häkchen am Anfang bei “Es wird erklärt *”
• und am Ende bei "Es wird versichert*", um die Vollständigkeit und Richtigkeit der gemachten Angaben zu versichern.

Druckfreigabe: Download des Vertrags

1. Sie bekommen eine Freigabe, um den Vertrag herunterzuladen und zu drucken,
2. oder es werden Rückfragen und/oder Änderungsansprüche gestellt. Kommt es im Zuge der Überprüfung durch die IHK Hannover zu Rückfragen, werden diese über das Vertragsmanagement gestellt und mit einem grünen Punktversehen. Bitte antworten Sie zeitnah, ändern Sie die Daten ggf. ab und gehen auf “Rückfragen” senden.

Übermittlung des unterschriebenen Vertrags

• In Ihrer Vertragsübersicht (linke Seite) befindet sich neben dem Namen des Auszubildenden ein gelber Pfeil nach oben.
• Klicken Sie auf dieses Feld, um den Vertrag hochzuladen.

Vertragsabschluss

• Tragen Sie im grünen Feld das Vertragsabschlussdatum ein.

Weitere Dokumente zum Vertrag

• Laden Sie alle relevanten Nachweise hoch, z. B.:
  • Zeugnis des vorausgegangenen Schulabschlusses (bei gewünschter Verkürzung der Ausbildungszeit).
  • Ärztliche Bescheinigung zur Erstuntersuchung (bei minderjährigen Auszubildenden).

Vertrag hochladen

• Nutzen Sie den grünen Button am unteren Bildschirmrand, um den unterschriebenen Vertrag hochzuladen.

Vertrag übermitteln

• Klicken Sie auf „Weiter“.
• Nach erfolgreicher Übermittlung ändert sich das Symbol in einen grünen Pfeil.
• Ihr Unternehmen und der neue Auszubildende erhalten eine Eintragungsbestätigung sowie die Zugangsdaten zum Azubi-Infocenter per Post von der IHK.

Vertragsänderungen: verlängern, verkürzen, unterbrechen

• Öffnen Sie das Vertragsmanagement.
• Klicken Sie auf das Burger-Menü (blaue Kugel).
• Wählen Sie “Vertrag ändern” aus.
• Unter “Mögliche Änderungen” steht Ihnen Sie eine Vielzahl an Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.