Steuern

Steuerliche Behandlung von Betriebsfeiern

Betriebsfeiern wie Betriebsausflüge, Weihnachtsfeiern oder Jubiläumsfeiern zielen darauf ab, den Kontakt der Arbeitnehmer untereinander zu fördern und damit das Betriebsklima zu verbessern. Sie stehen somit im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers.
Die steuerrechtliche Behandlung von Betriebsfeiern wurde zuletzt durch Gesetz mit Wirkung zum 1. Januar 2015 geändert.  Danach können Aufwendungen in Höhe von bis zu 110 € je Betriebsfeier und Arbeitnehmer steuerfrei getätigt werden (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a Einkommenssteuergesetz (EStG)). Weitere Details sind im Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) vom 14. Oktober 2015 erläutert. 

1. Wann ist von einer Betriebsfeier auszugehen?

Eine Betriebsfeier ist eine Veranstaltung auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter (§ 19 Abs. 1 S. 1 Nr. 1a EStG).
Eine solche Veranstaltung muss grundsätzlich allen Arbeitnehmern offenstehen. Der Arbeitgeber kann entweder alle Angestellten seines Betriebes einladen oder alle Zugehörigen eines Betriebsteils, wie beispielsweise einer Abteilung. Möglich ist es auch, einen begrenzten Teilnehmerkreis einzuladen, solange dieser dadurch nicht gegenüber anderen Arbeitnehmern bevorzugt wird. Die Finanzverwaltung sieht es beispielsweise als zulässig an, wenn nur Angestellte eingeladen werden, die bereits mehr als 10 Jahre im Unternehmen tätig sind (Jubilarfeiern), auch wenn neben diesen ein begrenzter Kreis weiterer Arbeitnehmer, wie engere Mitarbeiter, eingeladen werden ( BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S.4).
Wichtig! Steuerlich begünstigt ist die Teilnahme an zwei Betriebsfeiern jährlich (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG). Nimmt ein Angestellter an mehr als zwei Veranstaltungen teil, kann er wählen, welche steuerbefreit sein soll. Die Finanzverwaltung macht eine Ausnahme für solche Arbeitnehmer, die teilnehmen, um ihre beruflichen Aufgaben zu erfüllen, wie beispielsweise Personalleiter ( BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S. 5).

2. Welche Zuwendungen dürfen Arbeitnehmern steuerfrei zufließen?

Eine Zuwendung im Rahmen einer Betriebsveranstaltung ist jede Aufwendung, die der Arbeitgeber im Zusammenhang mit einer Betriebsfeier tätigt. Die Finanzverwaltung hat einen nicht abschließenden Katalog aufgestellt, der einen Überblick darüber gibt, welche Zuwendungen in Betracht kommen.
Wichtig! Die Umsatzsteuer ist stets Teil der Zuwendungen.

Der Katalog der Zuwendungen an Arbeitnehmer und Begleitpersonen umfasst folgende Positionen (BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S. 2):
  • Speisen, Getränke, Tabakwaren und Süßigkeiten;
  • die Übernahme von Fahrtkosten und Übernachtungskosten;
  • Musik, künstlerische Darbietungen sowie Eintrittskarten für kulturelle und sportliche Veranstaltungen, wenn sich die Veranstaltung nicht im Besuch der kulturellen oder sportlichen Veranstaltung erschöpft;
  • Geschenke. Dies gilt auch für die nachträgliche Überreichung der Geschenke an solche Arbeitnehmer, die aus betrieblichen oder persönlichen Gründen nicht an der Betriebsveranstaltung teilnehmen konnten. Dies gilt nicht für Barzuwendungen;
  • Barzuwendungen, nur wenn sichergestellt ist, dass sie verwendet werden für Speisen, Getränke, Tabakwaren, Süßigkeiten, Musik, künstlerische Darbietungen oder Eintrittskarten für kulturelle oder sportliche Veranstaltungen;
  • Aufwendungen für den äußeren Rahmen, z. B. für Räume, Beleuchtung oder einen Eventmanager. Zu diesen Aufwendungen zählen auch Kosten für anwesende Sanitäter, für die Erfüllung behördlicher Auflagen, für Trinkgelder und Stornokosten.
Keine Zuwendungen an Arbeitnehmer und Begleitpersonen sind die folgenden Positionen:
  • Anteilige Kosten der Buchhaltung für die Erfassung der Aufwendungen;
  • Kosten für den Energie- und Wasserverbrauch bei Betriebsveranstaltungen in den eigenen Räumlichkeiten des Arbeitgebers.

3. Bis zu welchem Betrag sind Zuwendungen steuerfrei?

Jeder Arbeitnehmer kann steuerfreie Zuwendungen von insgesamt bis zu 110 € je Betriebsfeier erhalten. Erhält er mehr, wird der überschießende Teil als steuerpflichtiger geldwerter Vorteil des Arbeitnehmers erfasst. Dieser geldwerte Vorteil kann vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % abgegolten werden, soweit die Zuwendung anlässlich einer Betriebsfeier gewährt wurde (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 EStG). Wählt der Arbeitgeber keine Pauschalbesteuerung, muss in der Lohnbuchhaltung der überschießende Betrag bei jedem Arbeitnehmer mit dem individuellen Steuersatz erfasst werden.
Im BMF-Schreiben wird darauf hingewiesen, dass die Freigrenze in Höhe von 44 € für Sachbezüge vom Arbeitgeber (§ 8 Abs. 2 S. 11 EStG) in diesem Kontext nicht anwendbar ist ( BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S. 4).

4. Wie wird die Zuwendung je Arbeitnehmer berechnet?

Laut Gesetz dürfen Zuwendungen den Betrag von 110 € je „teilnehmenden Arbeitnehmer“ nicht übersteigen (§ 19 Abs. 1 Nr. 1a S. 3 EStG). Die Finanzverwaltung versteht unter teilnehmenden Arbeitnehmern nur solche, die anwesend waren. Entsprechend werden die Kosten auf alle anwesenden Arbeitnehmer verteilt. Als Arbeitnehmer gelten neben aktiven Arbeitnehmern auch ehemalige Arbeitnehmer sowie Praktikanten, Referendare, Leiharbeiter und Arbeitnehmer aus anderen konzernangehörigen Unternehmen ( BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S. 3).

Für die Berechnung der Zuwendung je Arbeitnehmer ist wie folgt zu verfahren:
  • Die Gesamtaufwendungen als Summe aller Aufwendungen einer Betriebsveranstaltung sind zu ermitteln.  
  • Die Gesamtaufwendungen sind durch die anwesenden Teilnehmer inklusive der Begleitpersonen zu teilen. 
  • In einem nächsten Schritt sind die auf die Begleitpersonen entfallenden Aufwendungen dem Arbeitnehmer zu zurechnen, der begleitet wurde.
Beispiel 1: Auf einer Weihnachtsfeier fallen Aufwendungen von insgesamt 10.000 € an. Es nahmen 100 Personen Teil; darunter waren 25 Begleitpersonen, die jeweils einen Arbeitnehmer begleiteten.
Zunächst werden die Gesamtaufwendung von 10.000 € durch die Anzahl der Teilnehmer geteilt. Es ergeben sich Zuwendungen von 100 € je Teilnehmer. 75 Personen waren ohne Begleitung; für sie bleibt es bei 100 €. 25 Arbeitnehmer wurden von insgesamt 25 Personen begleitet; für diese 25 Arbeitnehmer betragen die Zuwendungen 200 € pro Person, da jedem Arbeitnehmer jeweils 100 € für seine Begleitperson zugerechnet werden.  

5. Sachgeschenke des Arbeitgebers auf Betriebsfeiern

Sachgeschenke an Arbeitnehmer sind grundsätzlich beim Arbeitgeber als Betriebsausgaben abzugsfähig und unterliegen als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer. Hiervon gibt es zwei Ausnahmen. Zum einen gehören Zuwendungen nicht zum Arbeitslohn, wenn sie nicht in Geld bestehen und einen Wert von 60 € nicht übersteigen ( BMF-Schreiben vom 19.5.2015, Rz. 19 (PDF-Datei · 68 KB)). Zum anderen gehören Sachzuwendungen nicht zum Arbeitslohn, wenn sie anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden ( BMF-Schreiben vom 14.10.2015, S. 2). Sachgeschenke anlässlich einer Betriebsfeier werden als Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier gewertet und sind entsprechend auf den 110 € Freibetrag anzurechnen.
Beispiel 2: Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 30 €. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 80 €. Das Sachgeschenk wird zu den übrigen Kosten hinzugerechnet. Der Freibetrag von 110 € wird eingehalten und es liegt kein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil vor.
Beispiel 3: Anlässlich einer Betriebsfeier erhalten alle Teilnehmer ein Sachgeschenk im Wert von 70 €. Die Kosten der restlichen Betriebsfeier betragen pro Kopf 50 €. Die Zuwendungen betragen damit insgesamt 120 € und übersteigen den Freibetrag um 10 €. In dieser Höhe liegt ein geldwerter Vorteil vor, welche der Arbeitgeber mit einem Pauschsteuersatz von 25 % versteuern kann (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Zu vernachlässigen ist in diesem Zusammenhang, dass der Wert des Sachgeschenks den Betrag von 60 € übersteigt, da das Sachgeschenk anlässlich einer Betriebsfeier gewährt wurde und daher im Rahmen des Freibetrags steuerfrei ist.  
Um den Freibetrag und die Pauschalversteuerung durch den Arbeitgeber nutzen zu können ist es Voraussetzung, dass die Geschenke anlässlich und nicht nur bei Gelegenheit einer Betriebsveranstaltung gewährt werden. Das Gesetz gibt jedoch keine Hinweise darüber, wann Geschenke anlässlich einer Betriebsveranstaltung überreicht werden.
Laut Bundesfinanzhof (BFH) bedeutet anlässlich einer Betriebsveranstaltung, dass Zuwendungen den Rahmen und das Programm der Betriebsfeier betreffen müssen. Dazu gehören solche Zuwendungen, die durch das Programm bedingt und für eine Betriebsveranstaltung nicht untypisch sind. Es muss ein sachlicher Zusammenhang zwischen Betriebsveranstaltung und Zuwendung bestehen (BFH, Urteil vom 7.2.1997 – VR R 3/96).  
Einen sachlichen Zusammenhang sah der BFH bei der Übergabe von Goldmünzen auf einer Weihnachtsfeier als nicht mehr gegeben an. Die Übergabe von Goldmünzen sei eine untypische Programmgestaltung. Sie hätte auch losgelöst von einer Weihnachtsfeier vorgenommen werden können (BFH, Urteil vom 7.11.2006 - VI R 58/04).  
Wenn Zuwendungen nur bei Gelegenheit einer Betriebsfeier überreicht werden, es am Anlass fehlt, dann fallen diese Zuwendungen aus der besonderen Behandlung für Betriebsveranstaltungen heraus und es gelten die allgemeinen Regeln. Entweder werden die Zuwendungen mit dem persönlichen Grenzsteuersatz des Arbeitnehmers versteuert oder der Arbeitgeber versteuert sie pauschal mit einem Steuersatz von 30 % (§ 37b Abs. 1 S. 1 Nr. 2 EStG). 

6. Gemischt veranlasste Betriebsveranstaltungen

Eine gemischt veranlasste Veranstaltung ist eine solche, die sowohl Elemente einer Betriebsveranstaltung enthält als auch Elemente einer sonstigen betrieblichen Veranstaltung, wie die Betriebsbesichtigung bei einem Hauptkunden (H 19.5 Lohnsteuer-Richtlinie, LStR). Weitere Beispiele sind die Kombination einer Konferenz oder einer Kongressteilnahme mit einem Wellnessaufenthalt. Voraussetzung ist grundsätzlich, dass die Veranstaltung allen Arbeitnehmern offen steht (vergleiche Abschnitt 1).
Bei derartigen Veranstaltungen sind die Zuwendungen aufzuteilen. Zuwendungen für ausschließlich betriebliche Zwecke stellen keinen geldwerten Vorteil für den Arbeitnehmer dar und sind daher nicht wie Arbeitslohn zu behandeln. Zuwendungen, die mit der Betriebsfeier im Zusammenhang stehen, sind entsprechend der zuvor erörterten lohnsteuerlichen Grundsätze zu behandeln (BFH-Urteil vom 16.11.2005 - VI R 118/01).
Die Kosten für die gemeinsame An- und Abreise und die Übernachtungskosten sind im Verhältnis der Zeitanteile aufzuteilen (BFH-Urteil vom 30.4.2009 - VI R 55/07).
Beispiel 4: Eine Firma veranstaltet eine Drei-Tage-Fahrt in die Pfalz. Dort stehen an zwei Tagen die Weihnachtsfeier und eine Weinprobe und an einem Tag die Besichtigung eines Lieferantenbetriebes auf dem Programm. Sofern die Kosten für die Weihnachtsfeier und die Weinprobe pro Arbeitnehmer den Freibetrag von 110 € nicht überschreiten, liegt kein zu versteuernder Arbeitslohn vor.
Unter der Annahme, dass der zeitliche Anteil von Betriebsfeier und Betriebsbesichtigung zwei zu eins beträgt, sind zwei Drittel der Kosten für An- und Abreise und Übernachtung der eigentlichen Betriebsfeier zuzuordnen und unterliegen dem 110-Euro-Freibetrag.

7. Reisekosten bei Betriebsveranstaltungen

Grundsätzlich sind die Kosten für den Hin- und Rücktransport von Arbeitnehmern vom Einsatzort zur Betriebsveranstaltung Teil der Zuwendungen anlässlich einer Betriebsveranstaltung und müssen daher auf Freibetrag von 110 € angerechnet werden. Ausnahmsweise können diese Aufwendungen jedoch als Reisekosten des Arbeitnehmers behandelt werden. Dies setzt voraus, dass die Betriebsveranstaltung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers stattfindet, die Anreise der Teilnahme an der Betriebsveranstaltung dient und die Organisation dem Arbeitnehmer obliegt. In diesem Fall ist eine steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber zulässig gem. § 3 Nr. 13, 16 EStG ( BFM-Schreiben vom 14.10.2015, S. 5).
Beispiel 5: Mitarbeiter, welche an einem anderen Standort tätig sind, reisen zunächst zur Unternehmenszentrale und fahren von dort aus gemeinsam in einem Bus, welcher durch den Arbeitgeber organisiert wurde, zum Ort der Betriebsveranstaltung. Die Fahrkosten der Mitarbeiter zur Unternehmenszentrale gelten als Reisekosten. Die gemeinsame Busfahrt gilt als Teil der Zuwendungen anlässlich der Betriebsveranstaltung, da sie durch den Arbeitgeber organisiert wurde.

8. Sonstige Fallstricke im Zusammenhang mit Betriebsfeiern

Neben dem lohnsteuerrechtlichen Freibetrag sind typischerweise auch noch die folgenden Aspekte im Rahmen einer Betriebsfeier zu beachten:
  • Auf der Ebene des Unternehmens unterliegen Leistungen des Unternehmers an seine Arbeitnehmer im Rahmen einer Betriebsfeier nicht der Umsatzsteuer, wenn sie sich im üblichen Rahmen halten. Hiervon ist auszugehen,  wenn sie den Betrag von 110 € nicht übersteigen (1.8 Abs. 4 Nr. 6 Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE)). Übersteigen die Zuwendungen 110 € je Arbeitnehmer und hält die Verwaltung die Zuwendungen für nicht mehr im üblichen Rahmen, unterliegen die gesamten Zuwendungen der Umsatzsteuer. (Siehe dazu ergänzend BMF-Schreiben vom 28.6.2018 bei Zuwendungen aus Anlass eines besonderen persönlichen Ereignisses).
  • Sofern eine Betriebsfeier in ähnlicher Form über mindestens drei Jahre in Folge veranstaltet wird, kann eine sogenannte betriebliche Übung entstehen (BAG-Urteil vom 17.9.2013 – 3 AZR 300/11). Arbeitnehmer haben dann auch in den Folgejahren einen Anspruch auf eine Betriebsfeier. Arbeitgeber können diese Wirkung vermeiden, indem sie einen ausdrücklichen Freiwilligkeitsvorbehalt in die Einladung aufnehmen.
  • Es besteht keine Teilnahmepflicht an Betriebsfeiern (BAG-Urteil vom 04.12.1970 - 5 AZR 242/70). Arbeitnehmer, die nicht an der Betriebsfeier teilnehmen, müssen jedoch während dieser Zeit ihre Arbeitsleistung im Unternehmen erbringen. Der Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, nicht teilnehmenden Arbeitnehmern die Erbringung ihrer normalen Arbeitsleistung zu ermöglichen.
  • Ein gesetzlicher Unfallversicherungsschutz der Berufsgenossenschaften (§ 8 Abs. 1 S. 1 Siebentes Sozialgesetzbuch (SGB VII)) besteht nur dann, wenn die Betriebsfeier vom Unternehmen durchgeführt wird, alle Arbeitnehmer daran teilnehmen können und die Veranstaltung nach ihrer Konzeption darauf ausgelegt ist, dass möglichst viele Arbeitnehmer teilnehmen (BSG-Urteil vom 9.12.2003 - B 2 U 52/02 R). Unfälle unter Einfluss von Alkohol sind nicht erstattungsfähig, wenn der Unfall im Wesentlichen auf dem Alkoholgenuss beruht (BSG-Urteil vom 5.7.1994 - 2 RU 24/93).
Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige IHK. Welche IHK für Ihr Unternehmen zuständig ist können Sie einfach über den IHK-Finder ermitteln.
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Rechtsstand: Oktober 2020