Pflichten des Kaufmanns

Alle Kaufleute im Sinne des Handelsgesetzbuches unterliegen der Buchführungspflicht. Buchführungspflichtige müssen ihren Jahresabschluss innerhalb bestimmter Fristen aufstellen und aufbewahren. Das Handelsgesetzbuch (HGB) trifft ergänzende Regelungen für Kapitalgesellschaften  (z.B. AG und GmbH) in Abhängigkeit von der Größe der Gesellschaften . Diese Regelungen betreffen eine erweiterte Aufstellungspflicht , Prüfungspflicht und Publizitätspflicht. Die gesetzlichen Vertreter der Gesellschaft sind für die Einhaltung der Pflichten verantwortlich - die Verletzung dieser Pflichten stellt eine Ordnungswidrigkeit dar.

Nach § 238 HGB sind zur ordnungsgemäßen Buchführung verpflichtet:

Für andere gewerbliche Unternehmer kann sich eine Buchführungspflicht aus dem Steuerrecht ergeben.

Die ordnungsgemäße Buchführung umfasst, dass der Pflichtige den Stand seiner Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens wiedergibt. Hierzu gehört neben einer jährlichen Bestandsaufnahme (Inventur), dass der Kaufmann auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahres einen das Verhältnis seines Vermögens und seiner Schulden darstellenden Abschluss (Bilanz) und eine Gegenüberstellung seiner Aufwendungen und Erträge (Gewinn- und Verlustrechnung) aufstellt. Die Bilanz sowie die Gewinn- und Verlustrechnung bilden den Jahresabschluss (§ 242 HGB). Der Jahresabschluss ist nach den Grundsätzen der Buchführung innerhalb der einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entsprechenden Zeit aufzustellen (§ 243 HGB). Der Kaufmann muss den Jahresabschluss anschließend zehn Jahre aufbewahren (§ 257 HGB).

Kapitalgesellschaften sind insbesondere die AG und die GmbH. Für sie gelten besondere Vorschriften in Abhängigkeit von der Größe der Gesellschaft. Das HGB unterscheidet drei Größenklassen:

die Kleine Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 1 HGB), die höchstens eins der folgenden Merkmale überschreiten darf:

die Mittelgroße Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 2 HGB), die höchstens eins der folgenden Merkmale überschreiten darf:

ansonsten handelt es sich um eine

Große Kapitalgesellschaft (§ 267 Abs. 3 HGB).

Die Vorschriften für die Kapitalgesellschaft finden auf bestimmte Handelsgesellschaften, insbesondere die GmbH & Co. KG, entsprechende Anwendung. Die erweiterten Pflichten gelten nicht für solche Handelsgesellschaften, bei denen mindestens ein persönlich haftender Gesellschafter

Die gesetzlichen Vertreter einer Kapitalgesellschaft haben den Jahresabschluß um einen Anhang zu erweitern, der mit der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung eine Einheit bildet, sowie einen Lagebericht aufzustellen. (§ 264 HGB).
Der Anhang (§ 284 f. HGB) erläutert den Jahresabschluss, z. B. gibt er Auskunft über die angewandten Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden oder den Anteil der kurzfristigen Verbindlichkeiten an den Gesamtverbindlichkeiten. Der Lagebericht (§ 289 HGB) stellt den Geschäftsverlauf und die wirtschaftliche Lage der Gesellschaft dar.
Diese Unterlagen müssen die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft aufstellen. Bei der AG ist das der Vorstand, bei der GmbH die Geschäftsführer. Die Aufstellungsfrist beträgt drei Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres.
Eine Ausnahme besteht für die Kleine Kapitalgesellschaft. Sie muss keinen Lagebericht aufstellen; die Aufstellungsfrist für den Anhang beträgt sechs Monate nach Abschluss des Geschäftsjahres, sofern dies einem ordnungsgemäßen Geschäftsgang entspricht.

Der Jahresabschluss und der Lagebericht von Kapitalgesellschaften, die nicht kleine im Sinne des § 267 Abs. 1 sind, sind durch einen Abschlußprüfer zu prüfen.
Den Abschlussprüfer wählen die Gesellschafter vor Ablauf des Geschäftsjahres, auf das sich seine Prüfungstätigkeit bezieht (§ 318 HGB), aus. Sofern die Gesellschafter einen Abschlussprüfer nicht rechtzeitig gewählt haben, erfolgt die Bestellung auf Antrag durch das zuständige Gericht.
Der Abschlussprüfer erstellt einen Prüfungsbericht (§ 321 HGB) und versieht den Jahresabschluss mit einem Bestätigungsvermerk über das Ergebnis der Prüfung (§ 322 HGB).
Allerdings kann nicht Abschlussprüfer sein, wer daran mitgewirkt hat, den Jahresabschluss zu erstellen.

Die Publizitätspflicht ist in §§ 325 f. HGB geregelt. Die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft haben den Jahresabschluss mit dem Bestätigungsvermerk oder dem Vermerk über dessen Versagung unverzüglich nach der Vorlage an die Gesellschafter, spätestens aber vor Ablauf des 12. Monats des dem Abschlussstichtag folgenden Geschäftsjahres, dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen. Weitere zu publizierende Unterlagen umfassen u.a. den Bericht des Aufsichtsrats und den Vorschlag für die Verwendung des Ergebnisses sowie den Beschluss über seine Verwendung unter Angabe des Jahresüberschusses oder Jahresfehlbetrags (§ 325 HGB). Die gesetzlichen Vertreter der Kapitalgesellschaft müssen auch diese Unterlagen unverzüglich nach deren Einreichung im elektronischen Bundesregister bekannt machen zu lassen.

Kleine Kapitalgesellschaften brauchen lediglich den Jahresabschluss und den Anhang dem Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers elektronisch einzureichen; der Anhang muss keine Angaben über die Gewinn- und Verlustrechnung enthalten (§ 326 HGB). Für mittelgroße Kapitalgesellschaften sind Erleichterungen bei der Offenlegung in § 327 HGB geregelt. Der Betreiber des elektronischen Bundesanzeigers prüft, ob die einzureichenden Unterlagen fristgemäß und vollständig eingereicht worden sind (§ 329 HGB).

Wer gegen diese Pflichten verstößt, handelt ordnungswidrig; die Ordnungswidrigkeit kann mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Das Bundesamt für Justiz ist darüber hinaus befugt, Ordnungs- und Zwangsgelder festzusetzen, um zur Erfüllung der Pflichten anzuhalten.

Bitte beachten Sie, dass dieses Merkblatt nur einen groben Überblick geben kann und daher keinen Anspruch auf Richtigkeit oder Vollständigkeit hat, obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde. Es bestehen Ausnahmen, zB für Konzernabschlüssel eines Mutterunternehmens sowie Konzernabschlüsse nach Richtlinien der EU.

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