Rekrutierung aus dem Ausland – Schritt für Schritt

Sie möchten Personal aus dem Ausland gewinnen? Mit einem strukturierten Vorgehen begleiten wir Sie von der ersten Planung bis zur erfolgreichen Integration im Unternehmen.

Überblick

Die internationale Rekrutierung bringt Chancen, erfordert aber auch Vorbereitung:
  • längere Vorlaufzeiten
  • rechtliche Rahmenbedingungen
  • sprachliche und kulturelle Unterschiede
Ein systematischer Prozess hilft Ihnen, geeignete Kandidaten erfolgreich zu finden und langfristig zu binden.

Schritt 1: Personalbedarf klären

Analysieren Sie Ihren aktuellen und zukünftigen Personalbedarf. Berücksichtigen Sie dabei auch den demografischen Wandel, Digitalisierung in Produktion und Verwaltung und betriebliche Entwicklungen.

Schritt 2: Anforderungsprofil definieren

Legen Sie fest, welche fachlichen und persönlichen Kompetenzen erforderlich sind.
Konzentrieren Sie sich auf die wesentlichen fachlichen und persönlichen Anforderungen. Die Kernpunkte gehören dann auch in die Stellenausschreibung.
  • Anforderungen oft unklar, da internationale Abschlüsse nicht direkt vergleichbar sind
  • Stellenprofil nicht nur über Abschlüsse definieren
  • Zusätzlich konkrete Fähigkeiten und Fertigkeiten angeben
  • Beispiele: Umgang mit Werkzeugen, Produktionsverfahren, Praxiserfahrung
  • Festlegen: Welche Kenntnisse sind zwingend erforderlich? Welche können im Job erlernt werden?
  • Wichtig: erforderliche Sprachkenntnisse zum Start klar benennen
Tipp: Sprachkenntnisse besser mehr als zu wenig fordern! Sprache ist der Schlüssel zur langfristigen Integration!

Schritt 3: Zielgruppen und Zielländer auswählen

Typische Zielgruppen sind: internationale Fachkräfte im Ausland, internationale Studierende an deutschen Hochschulen sowie Geflüchtete und Asylsuchende in Deutschland.
Wählen Sie geeignete Rekrutierungsländer anhand von Qualifikationen,
Arbeitsmarktsituation und bestehenden Kontakten aus.
  • Mit welchen Ländern hält Ihr Unternehmen bereits Kunden- oder Zulieferbeziehungen?
  • Inwieweit bestehen über Ihre Mitarbeiter z.B. durch deren Migrationshintergrund Kontakte zu bestimmten Ländern?
  • Wie ist die Situation auf dem dortigen Arbeitsmarkt? Können die gewünschten Qualifikationen gefunden werden?
  • Sind deutsche oder zumindest englische Sprachkenntnisse verbreitet?
Internationale Länderprofile sowie vielfältige weitere Länderinformationen finden Sie z.B. auf der Website von Germany Trade & Invest. Ländersteckbriefe und weiterführend Links bietet auch die Website des Auswärtigen Amts. Unterstützung bieten Ihnen zudem die Deutschen Außenhandelskammern.

Schritt 4: Stellenausschreibung erstellen

Achten Sie bei internationalen Stellenanzeigen besonders auf:
  • klare und verständliche Formulierungen
  • Veröffentlichung mindestens auf Englisch, idealerweise auch in der Landessprache
  • Angaben zu erforderlichen Deutschkenntnissen
  • transparente Auflistung der Bewerbungsunterlagen
  • Informationen zu Arbeitsumfeld, Standort und Lebensbedingungen
  • Hinweise auf Unterstützungsangebote (z. B. Wohnungssuche, Integration)
  • kurze Erläuterung zu Arbeitsbedingungen und Sozialleistungen in Deutschland
Im Onlineportal des Bundesverbands der Dolmetscher und Übersetzer finden Sie in Ihrer Nähe Fachpersonal zur Übersetzung Ihrer Stellenanzeige oder zum Dolmetschen eines Bewerbungsgesprächs.
Auch die Deutschen Auslandshandelskammern können Ihnen bei der Vermittlung eines qualifizierten Dolmetschers behilflich sein.
Ziel ist eine niedrige Einstiegshürde für internationale Bewerbende.

Schritt 5: Passende Veröffentlichungskanäle finden

  • eigene Unternehmenswebsite; eigenes Firmenprofil in Netzwerken wie LinkedIn, XING; Blog mit Informationen zu Unternehmen und Karriere
  • internationale Jobbörsen und Plattformen (z. B. „Make it in Germany“; online-recruiting.net.)
  • europäische Vermittlung über das EURES-Netzwerk
  • Social Media und internationale Karriereplattformen
  • Auslandsmessen (Job- und Karrieremessen) und Recruiting-Events
  • Zeitungen und Fachmagazine
  • Active Sourcing: Bewerberdatenbanken, Karrierenetzwerke, Fachforen

Zusätzliche Unterstützung:

Kombinieren Sie mehrere Kanäle, um Ihre Sichtbarkeit zu erhöhen.
Tipp: Quick Check für Arbeitgeber von Make it in Germany ist ein digitales Selbsttest‑Tool, mit dem Unternehmen schnell prüfen können, ob und auf welchem Weg sie Fachkräfte aus dem Ausland einstellen können. Er liefert in wenigen Schritten eine erste Einschätzung zu Voraussetzungen, passenden Zuwanderungswegen und notwendigen nächsten Schritten im Rekrutierungsprozess.

Schritt 6: Bewerberauswahl treffen

Wählen Sie geeignete Kandidaten anhand fachlicher Kriterien und unter Berücksichtigung interkultureller Unterschiede aus.
  • Beachten Sie, dass in anderen Ländern beispielsweise der Aufbau von Lebenslauf und Anschreiben oft anders sind als in Deutschland. So sind Bewerbungsfotos in englischsprachigen Ländern unüblich. Seien Sie also offen für formale Abweichungen.
  • Damit eine berufliche Qualifikation in Deutschland überhaupt anerkennbar ist (das ist z.T. Voraussetzung für das Visum!), muss es sich um einen staatlich anerkannten Abschluss im Herkunftsland handeln. Achten Sie darauf schon bei der Bewerberauswahl!
  • Versuchen Sie den Bewerber nicht nur anhand seiner formalen Qualifikationen oder Zeugnisse einzuschätzen, sondern beziehen Sie auch belegbare Kompetenzen zum Beispiel aus der Lebens- und Berufserfahrung mit ein.
Weitere Hinweise und Informationen, um ausländische Aus- und Fortbildungsabschlüsse besser bewerten und einschätzen zu können, bietet das BQ-Portal.

Schritt 7: Interviews durchführen

Führen Sie strukturierte (auch digitale) Gespräche und achten Sie auf eine klare, verständliche Kommunikation.
Um ein Gefühl dafür zu bekommen, ob ein Kandidat grundsätzlich überhaupt infrage kommt, sollte man bereits beim Erstkontakt neben fachlichen Themen auch folgende Fragen anzusprechen:
  • Welche Motive hat der Bewerber nach Deutschland zu kommen?
  • Welche Vorstellungen von Arbeit und Leben hat der Bewerber?
  • Welche Unterstützungsangebote können Sie für die Integration der Fachkraft und ggf. ihrer Familie leisten?
  • Falls es zum Bewerbungsgespräch kommt: Wird für die Einreise ein Visum benötigt? Wie können Sie bei der Anreise (z.B. in finanzieller Hinsicht) unterstützen?

Schritt 8: Einstellung vorbereiten

Klären Sie rechtliche Voraussetzungen (z. B. Aufenthaltstitel, Anerkennung von Abschlüssen) und treffen Sie die finale Auswahl.
Worauf Sie noch achten sollten:
  • Rechtliche Fragestellungen: Informieren Sie Ihre neue Fachkraft bei Vertragsabschluss auch über Rechtliches, wie zum Beispiel die gesetzlichen Pflichtversicherungen und die Steuerpflicht in Deutschland. Diese können nämlich im Herkunftsland Ihrer neuen Fachkraft ganz anders geregelt sein. Eine gültige Krankenversicherung wird bereits ab dem ersten Tag der Einreise benötigt.
  • Formalitäten: Übermitteln Sie Informationen zu den notwendigen Formalitäten: Sozial- und Krankenversicherung, Steuernummer, Anmeldung etc.
  • Informationspflicht bei Anwerbung aus dem Ausland
  • Schriftverkehr: Alle schriftlichen – und auch telefonischen – Kontakte erfolgen vorzugsweise durch Ansprechpersonen, die im Bewerbungsprozess eng eingebunden sind (Unternehmensführung, Personalleiter, Mentor).
  • Visum: Eine Fachkraft aus einem Nicht-EU-Land kann den Arbeitsvertrag (unter Vorbehalt) unterschreiben, bevor sie ein gültiges Visum hat. Der Arbeitsvertrag ist häufig Voraussetzung für die Erteilung eines Visums zum Zweck der Erwerbstätigkeit.
  • Vielleicht Beschleunigtes Fachkräfteverfahren nutzen

Schritt 9: Startphase gestalten

Unterstützen Sie neue Mitarbeiter beim Einstieg:
  • fester Ansprechpartner
  • Willkommensmappe – Make it in Germany
  • Unterstützung bei Behördengängen
  • sprachliche und soziale Integration: Je nach Bedarf sollte frühzeitig an einem Deutschkurs teilgenommen werden – eventuell bereits im Herkunftsland und ggf. finanziert durch das Unternehmen.
  • SiSA LAMSA Sprachmittlung ist ein kostenfreies Angebot in Sachsen-Anhalt, das Unternehmen durch professionelle Sprachmittlung bei der Kommunikation mit internationalen Beschäftigten unterstützt. Es wird z. B. im Onboarding, bei Schulungen, in Gesprächen im Arbeitsalltag oder auch bei Arztbesuchen eingesetzt, um Verständigung und Integration zu erleichtern.
Ein gutes Onboarding sichert langfristige Bindung.

Auflösung des Arbeitsverhältnisses

Wichtig: Sollte es zu einer vorzeitigen Auflösung des Arbeitsverhältnisses kommen, sind Sie als Arbeitgeber verpflichtet, die Ausländerbehörde innerhalb von vier Wochen darüber zu informieren. Es droht sonst ein Bußgeld!