Nächste Stufe der E-Rechnung

Zum Jahreswechsel steht bei der Einführung der elektronischen Rechnung oder kurz E-Rechnung der nächste Schritt an. Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro beträgt, müssen für ihre ab dem 1. Januar 2027 ausgeführten steuerpflichtigen Umsätze an andere inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro dürfen Rechnungsaussteller die Übergangsregelung noch bis Ende 2027 nutzen und müssen nicht zwingend E-Rechnungen ausstellen. Bis dahin bleiben für diese Papierrechnungen und mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen zulässig. Für bestimmte Verfahren des elektronischen Datenaustauschs (EDI) gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027.

Bereits seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Hierfür genügt zunächst ein E-Mail-Postfach. Eine einfache PDF-Datei ist jedoch keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Erforderlich ist ein sogenanntes strukturiertes elektronisches Format, das die automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht. Gängige Lösungen für das xml-Format sind in Deutschland die XRechnung und geeignete ZUGFeRD-Formate.

Bundesfinanzministerium klärt weitere Praxisfragen

Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat aktuell mit dem nun Dritten Schreiben zur E-Rechnung vom 15. Oktober 2026 weitere Praxisfragen geklärt. Darin konkretisiert die Finanzverwaltung insbesondere die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung im strukturierten Rechnungsteil und sieht Erleichterungen unter anderem für Bauleistungen sowie Anzahlungs-, Voraus- und Endrechnungen vor. Bestimmte Vereinfachungen zur Berücksichtigung bereits vereinnahmter Teilentgelte in Endrechnungen gelten nun bis zum 30. Juni 2030. Zudem stellt das BMF klar, dass nicht jede technische Fehleingabe automatisch den Vorsteuerabzug gefährdet. Entscheidend ist bei dieser Frage insbesondere, ob die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig im Format enthalten sind. Die anstehenden Umstellungsfristen werden durch das Schreiben jedoch nicht allgemein verlängert.

Ausnahmen für Kleinunternehmer und Kleinbetragsrechnung

Die wichtigsten praktischen Ausnahmen von der Ausstellungspflicht bleiben bisher unbefristet bestehen, etwa für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, Fahrausweise sowie Rechnungen von umsatzsteuerlichen Kleinunternehmern. Kleinunternehmer und alle weiteren Unternehmer, die aktuell von den Übergangsfristen Gebrauch machen, müssen allerdings weiterhin E-Rechnungen empfangen können. Besonders wichtig dabei ist, dass eine E-Rechnung auch ordnungsgemäß aufbewahrt und archiviert wird. Ein Papierausdruck ist dafür nicht ausreichend.

IHK-Tipp

Einen Überblick und eine Orientierung zu den Grundlagen, Übergangsfristen und praktischen Umsetzungshilfen, wie beispielsweise Informationen zu Softwarelösungen und Anbietern, haben wir in unserem unser Fokusthema „Elektronische Rechnung“ für Sie zusammengetragen.

Stand: 28. Oktober 2026