Fokusthema: elektronische Rechnung
Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine digitale Form der Rechnungsstellung, bei der die Rechnungsdaten als strukturierter Datensatz an den Empfänger übermittelt werden. Ab 1. Januar 2025 müssen inländischen Unternehmer untereinander E-Rechnung annehmen können.
- Rechtlicher Hintergrund
Die europäische Kommission plant mit der Richtlinie „VAT in the Digital Age“ (ViDA) künftig die Nutzung von E-Rechnungen für grenzüberschreitende Geschäfte. Der deutsche Gesetzgeber hat im Vorgriff darauf die E-Rechnung mit dem im März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz eingeführt.
- Betroffenheit
Von der Pflicht zur E-Rechnung sind ohne Ausnahme alle Unternehmer betroffen. Ab 2025 müssen alle Unternehmer, unabhängig ob Einzelunternehmer oder Großkonzern, für Leistungen untereinander (B2B-Geschäft) E-Rechnungen nach den neuen Vorgaben empfangen und verarbeiten können.
- Wesentlicher Inhalt
Einführung einer Pflicht zur E-Rechnung
- Mit der umsatzsteuerlichen Neuregelung wird eine Pflicht zur Nutzung von E-Rechnungen im inländischen B2B-Bereich eingeführt.
Übergangsregelungen und Ausnahmen
- Der Empfang von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 wird für alle Unternehmer verpflichtend. Alle Unternehmer müssen dann ohne Ausnahme in der Lage sein, E-Rechnungen zu Empfangen.
- Für die Rechnungsstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen.
- Kleinunternehmer nach § 19 Umsatzsteuergesetz sind von der Pflicht zum Ausstellen einer E-Rechnung ausgenommen, sodass sie weiterhin beispielsweise Papier- oder PDF-Rechnungen ausstellen können. Es muss aber der Empfang von E-Rechnungen sichergestellt werden.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sowie Fahrausweise sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen.
Begriff und zulässige Formate der E-Rechnung
- Der Begriff der E-Rechnung wird neu definiert: Eine E-Rechnung liegt nur vor, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt wird, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Papierrechnungen und elektronische Formate (z.B. PDF, JPEG) werden künftig als "sonstige Rechnungen" bezeichnet. Eine PDF-Rechnung gilt nicht mehr als E-Rechnung.
- Das strukturierte Datei-Format muss entweder der europäischen Norm für elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931, RL 2014/55/EU) entsprechen oder zwischen den Parteien vereinbart sein, solange es die laut Umsatzsteuergesetz erforderlichen Angaben in ein normgerechtes oder interoperables Format extrahieren kann. Bereits etablierte Formate wie EDIFACT bleiben bei Erfüllung dieser Kriterien weiterhin zulässig.
- Bereits in Deutschland etablierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1) erfüllen die neuen Vorgaben.
E-Rechnung versenden und empfangen
- Die Übermittlung einer E-Rechnung muss in elektronischer Form erfolgen. Für den Versand und den Empfang einer E-Rechnung, also der Datei, reicht ein E-Mail-Postfach aus.
- Für den Rechnungsleger ist neben dem Versand der E-Rechnung per E-Mail auch möglich, Geschäftskunden die E-Rechnung mittels einer elektronischen Schnittstelle oder Download über ein (Kunden-)Portal zur Verfügung zu stellen.
Ausblick
- Im Rahmen der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission ist zusätzlich die Einführung eines elektronischen Meldesystems in der Umsatzsteuer auf europäischer Ebene geplant, das aus den Daten der E-Rechnung gespeist werden soll. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung auf 2030 beziehungsweise 2032 in der Diskussion.
- Softwarelösungen und Anbieter
Mit der Pflicht zur E-Rechnung ist es notwendig, mit einer Rechnung im xml-Format umzugehen. Das schließt einerseits ein, eine empfangene E-Rechnung öffnen und sich lesbar anzeigen zu lassen, andererseits selbst eine Rechnung im vorgegeben Dateiformat erstellen zu können. Das macht den Einsatz von Software unumgänglich. Um diesen Prozess zu erleichtern, hat die IHK München und Oberbayern beispielhaft eine nicht abschließende Übersicht von Software-Anbietern zusammengestellt, die Lösungen für die Erstellung und Verwaltung elektronischer Rechnungen sowie für die Buchhaltung bereitstellen. Hiermit soll Ihnen ein erster Überblick gegeben werden, um eine geeignete Softwarelösung zu finden. Der Überblick enthält ebenfalls kostenfreie Softwarelösungen zum Anzeigen und Erstellen von E-Rechnungen.
- Zeitschiene
- Aus der IHK-Welt
Hier finden Sie eine Übersicht und weitere Informationen aus der IHK-Welt:
- Leitfaden IHK München: Schritt für Schritt zur E-Rechnung:
https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/elektronische-rechnungen/Praktischer-und-technischer-Leitfaden/ - Leitfaden der IHK Darmstadt: Umsetzung der E-Rechung im Betrieb:
https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6236926/037e8475a5686ae0da0b99c9d7992c8a/leitfaden-umsetzung-e-rechnung-im-betrieb-data.pdf -
DIHK-Stellungnahme vom 3. April 2023 zum Richtlinienentwurf der EU-Kommission „VAT in the Digital Age“ (ViDA):
https://www.ihk-muenchen.de/ihk/documents/Recht-Steuern/Steuerrecht/Neuer-Ordner/DIHK-Stellungnahme-ViDA-03-04-2023-barrierefrei.pdf - DIHK-Stellungnahme vom 22. Mai 2023 zur Einführung einer obligatorischen E-Rechnung:
https://www.ihk.de/blueprint/servlet/resource/blob/6197558/2911293792b46207ed9bb93f83eca2a9/stellungnahme-gewerbliche-wirtschaft-stand-22-05-2023-data.pdf - DIHK-Stellungnahme vom 25. Juli 2023 zum Wachstumschancengesetz:
https://www.dihk.de/resource/blob/99966/4bee5fdbea0c703bcc3a7385fc6bab01/verbaende-stellungnahme-wachstumschancengesetz-data.pdf - Im Interview gibt Brigitte Neugebauer, DIHK-Umsatzsteuerexpertin, einen Überblick:
Jetzt: eine Herausforderung – Langfristig: mehr Effizienz - IHK Ostthüringen zu Gera - Mittelstand, Wirtschaft, Technologie
- Leitfaden IHK München: Schritt für Schritt zur E-Rechnung:
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Christoph Beer
Recht und Steuern