Magazin Wirtschaft

Notfallhandbuch: man weiß ja nie...

Dreimal auf Holz geklopft, aber haben Sie sich schon einmal überlegt, was es für Ihr Unternehmen bedeuten würde, wenn Sie als Geschäftsführung plötzlich ausfielen? Wenn nicht, hier ein paar Hilfestellungen, wie Sie den „Notfallkoffer packen“ können.

 Zunächst sollten Sie klären, wer was weiß:


  1. Gibt es im Unternehmen einen kompetenten Stellvertreter, der Sie fachlich und unternehmerisch ersetzen könnte?
  2. Wissen Ihre Mitarbeiter über alle aktuellen Projekte und Aufträge Bescheid?
  3. Ist Ihre Büroorganisation nachvollziehbar?
  4. Wer ist Ihr Ansprechpartner für steuerliche und rechtliche Fragestellungen (Steuerberater, Rechtsanwalt, Notar)?
  5. Haben Sie alle notwendigen Versicherungen abgeschlossen (Betrieb, Familie, persönlich)?
  6. Sind diese Informationen schriftlich und zugänglich hinterlegt?

Vollmachten für die Person, die Sie vertreten würde

Sind alle Fragen zufriedenstellend beantwortet, geht es um die Feinplanung, am besten in Form eines Notfallhand­buches. Darin sollten Sie zunächst festlegen, wer Sie im Falle eines Falles vertritt. Sorgen Sie dafür, dass diese Person (dann) die notwendigen Vollmachten hat. Dazu gehört insbesondere eine Kostenvollmacht. Außerdem sollten Sie eine Vorsorgevollmacht und auch eine Patientenverfügung haben.
Setzen Sie ein Unternehmer-­Testament auf sowie ein privates Testament und gegebenenfalls einen Ehevertrag.
  •  Hinterlegen Sie Passwörter, Codes, PINs für Computer und ­Online-Banking – ­alles natürlich so, dass es vor Missbrauch geschützt ist.
  •  Kontaktdaten ihrer Familienmitglieder sowie wichtiger Lieferanten, Kunden, Kredit-Sachbearbeiter und sonstiger Ansprechpartner müssen griffbereit sein.Hinterlegen Sie auch Notfall-Anweisungen für elementare Projekte.
  •  Sorgen Sie für eine Übersicht über Fundstellen von wichtigen Verträgen, Unterlagen, Schlüsseln, Patenten, Schutzrechten etc. Auch die Jahresabschlüsse müssen gut auffindbar aufgehoben werden, solange die Aufbewahrungspflicht besteht. Denken Sie auch an Informationen zu Ihrer Altersvorsorge und an Versicherungsunterlagen.

Außenstehende müssen mit dem Notfallhandbuch zurecht kommen können


Das Notfallhandbuch muss so sein, dass ein Außenstehender damit zurechtkommt. Zudem muss es unbedingt regelmäßig aktualisiert werden, denn die Entwicklung des Unternehmens und Ihrer persönlichen Lebensumstände bleibt ja nicht stehen. Nehmen Sie sich deshalb einmal jährlich Zeit zur Überprüfung. Noch besser ist eine stetige Aktualisierung, zum Beispiel wenn ein Ansprechpartner wechselt oder ein neues Projekt dazu kommt.
 Um Fehler bei der Zusammenstellung des Handbuchs zu vermeiden, kann es hilfreich sein, wenn Sie Ihren Steuerberater, Anwalt, Notar oder Wirtschaftsprüfer hinzuziehen.

Aufwand – ja: aber er bringt Sicherheit


Das alles klingt nach viel Arbeit und ist es im Zweifelsfall auch. Aber der Aufwand, der zur Erstellung eines Notfall-Handbuchs betrieben werden muss, steht in keinem Verhältnis zu der Sicherheit, die Sie dadurch gewinnen – für Ihr Unternehmen, für Ihre Familie und nicht zuletzt Sie selbst.
Alexander Ummenhofe, für Magazin Wirtschaft 5-6.2023, Rubrik Rat&Tat


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