E-Rechnungen ab 2025
Obligatorische eRechnungen für inländische B2B-Umsätze ab 2025
Mit dem am 22. März 2024 beschlossenen Wachstumschancengesetz (WtcG) hat der Bundesrat den Weg frei gemacht für die stufenweise Einführung einer verpflichtenden elektronischen Rechnung (eRechnung) im B2B- Bereich.
Stand: August 2024
Hintergrund
Nach aktueller Rechtslage können Rechnungen als Papierrechnungen ausgestellt werden. Willigt der Rechnungsempfänger ein, darf der Leistende die Rechnung auch elektronisch versenden. Verpflichtend ist die elektronische Ausstellung von Rechnungen derzeit nur für öffentliche Aufträge. Im Rahmen der sog. ViDA-Initiative der EU-Kommission ist die Einführung einer transaktionsbasierten elektronischen Meldung von B2B-Umsätzen (Meldesystem) geplant, das aus den Daten der eRechnung gespeist werden soll. Voraussetzung hierfür ist die ab 1. Januar 2025 obligatorische eRechnungspflicht, die nunmehr mit dem WtcG eingeführt wird. Eine digitales Meldesystem ist dagegen noch nicht in der Umsetzung. Der Zeitplan der EU sieht die Umsetzung des Meldesystems bis zum Jahr 2028 vor, mittlerweile ist allerdings eine Verschiebung (auf 2030 oder später) in der Diskussion.
Kernpunkte der Neuregelung
- Die obligatorische Ausstellung von eRechnungen betrifft inländische B2B-Umsätze, die zwischen im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht werden, § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG-neu.
- Als ansässig gelten Unternehmer, die ihren Sitz, ihren Ort der Geschäftsleitung, Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland haben oder eine inländische umsatzsteuerliche Betriebsstätte unterhalten (die am Umsatz beteiligt ist).
- Anpassung der Definition der eRechnung in § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-neu:
- Als eRechnung gilt künftig nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, die ihre elektronische Verarbeitung ermöglicht und die den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU – und somit der CEN-Norm 16931 – entspricht.
- Daneben können Rechnungsaussteller und – empfänger eine Vereinbarung über das genutzte eRechnungsformat schließen (das genutzte Format muss aber die Extraktion der erforderlichen Angaben gem. Richtlinie 2014/55/EU ermöglichen).
- Papierrechnungen und elektronische Rechnungen, die nicht die o.g. Anforderungen erfüllen, werden unter den neuen Begriff „sonstige Rechnung“ fallen. Eine per E-Mail versandte pdf-Rechnung gilt ab 2025 nicht mehr als eRechnung, sondern als sonstige Rechnung.
Das BMF hat mit Verbändeschreiben vom 2. Oktober 2023 erste Hinweise zu hybriden Rechnungsformaten veröffentlicht. Aus Sicht der Finanzverwaltung stellen insbesondere Rechnungen nach dem XStandard als auch nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. grundsätzlich eine Rechnung in einem strukturieren elektronischen Format dar, die der europäischen Norm entsprechen. Seit dem 13. Juni 2024 liegt auch der Entwurf eines BMF-Anwendungsschreibens zur Einführung der E-Rechnungspflicht vor. Das offizielle BMF-Schreiben soll im vierten Quartal 2024 veröffentlicht werden.
Übergangsregelungen
Alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer müssen ab dem 1. Januar 2025 eRechnungen ausstellen und empfangen können. Aufgrund des Umstellungsaufwandes wird es für Rechnungsaussteller folgende Übergangsregelungen in den Jahren 2025 bis 2027 geben:
- In den Jahren 2025 und 2026 sind neben eRechnungen auch Papierrechnungen und -vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers- sonstige elektronische Rechnungen zulässig; dies gilt in 2027 nur noch für inländische Unternehmen mit einem Gesamtumsatz (iSd. § 19 Abs. 3 UStG) im vorangegangenen Kalenderjahr (2026) bis zu 800.000 Euro.
- In 2027 dürfen auch EDI-Rechnungen mit Zustimmung des Rechnungsempfängers ausgestellt werden.
Ab 2028 sind die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend umzusetzen.
Hinweis für Rechnungsempfänger: Die Übergangsregelungen gelten nur für Rechnungsaussteller. Alle inländischen Unternehmer sind ab 2025 zum Empfang von eRechnungen verpflichtet, soweit sie Leistungen von anderen inländischen Unternehmen erhalten. Betroffen hiervon sind somit auch Kleinunternehmer, Unternehmer im Nebenerwerb oder Vereine. Wenn ein Rechnungsaussteller die o.g. Übergangsregelungen nicht in Anspruch nimmt, müssen inländische Empfänger ab dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, eRechnungen entgegennehmen zu können.
Ausnahmen
Nicht unter die eRechnungspflicht fallen Rechnungen über nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfreie Umsätze, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV- derzeit bis 250 Euro) und Rechnungen über Fahrausweise (§ 34 UStDV).
Fazit
Betroffen sind alle (umsatzsteuerlichen) Unternehmer unabhängig von ihrer Größe. Wegen der anvisierten Einführung zum 1. Januar 2025 sollten sich alle mit dem Thema eRechnung befassen. Denn es gilt, rechtzeitig eRechnungssysteme und Software aufzurüsten bzw. umzustellen.
Für Unternehmen, die einen ersten Einstieg in das Thema eRechnung suchen, können folgende Informationen und Leitfäden hilfreich sein:
Viele Praxisfragen werden derzeit noch in der Finanzverwaltung abgestimmt. Das BMF will das finale Anwendungsschreiben im vierten Quartal 2024 (Anfang/Mitte Oktober) veröffentlichen.