Inhalt und rechtliche Vorgaben

Arbeitsbescheinigung

Stand: September 2023
Wichtiger Hinweis für Arbeitgeber: Seit dem 1. Januar 2023 ist das elektronische Meldeverfahren BEA für alle Arbeitgeber verpflichtend. Seit diesem Stichtag ist es nicht mehr möglich, Arbeitsbescheinigungen ehemaliger Beschäftigter für die Beantragung von Arbeitslosengeld und Bescheinigungen über Nebeneinkünfte in Papierform an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Weitere Informationen zu der elektronischen Übermittlung finden Sie im Text.

Was ist eine Arbeitsbescheinigung und wofür wird diese benötigt?

Die Arbeitsbescheinigung wird benötigt, wenn ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis endet und der ehemalige Beschäftigte Arbeitslosengeld beantragt. Der Arbeitgeber ist nach § 312 Sozialgesetzbuch Drittes Buch (SGB III) verpflichtet, die Arbeitsbescheinigung auszustellen und an die Agentur für Arbeit zu übermitteln. Die Verpflichtung besteht aber nur, wenn dies vom (ehemaligen) Beschäftigten oder der Agentur für Arbeit ausdrücklich verlangt wird. Auf Grundlage der Angaben in der Arbeitsbescheinigung trifft die Agentur für Arbeit die Entscheidung, ob und in welcher Höhe der (ehemalige) Beschäftigte Anspruch auf Arbeitslosengeld hat.
Daneben gibt es die Arbeitsbescheinigung nach § 57 Sozialgesetzbuch Zweites Buch (SGB II). Auf Verlangen der Agentur für Arbeit (Jobcenter) muss der Arbeitgeber in dieser Arbeitsbescheinigung Auskunft über alle Tatsachen geben, die für die Entscheidung über einen Leistungsanspruch nach SGB II erheblich sein können, etwa wenn Bürgergeld aufstockend zum Arbeitsentgelt beantragt wird. Zu dieser gesonderten Auskunft bzw. Bescheinigung werden Arbeitgeber in Praxis nur selten aufgefordert, weshalb im Folgenden auf diese nicht weiter eingegangen wird.
Wenn im Folgenden von „Arbeitsbescheinigung“ die Rede ist, ist hiermit die Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III gemeint.  

Wie wird die Arbeitsbescheinigung bei der Agentur für Arbeit eingereicht?

Seit dem 1. Januar 2023 ist das elektronische Meldeverfahren BEA (Bescheinigungen elektronisch annehmen) für alle Arbeitgeber verpflichtend, unabhängig von der Größe oder Branche des Unternehmens. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung gilt für alle sozialversicherungspflichtigen Beschäftigungsverhältnisse, die ab diesem Stichtag beendet werden.
Folgende Bescheinigungen müssen elektronisch über das BEA-Verfahren an die Agentur für Arbeit übermittelt werden:
  • Arbeitsbescheinigung nach § 312 SGB III
  • EU-Arbeitsbescheinigung nach § 312a SGB III (für den Leistungsbezug im Ausland)
  • Nebeneinkommensbescheinigung nach § 313 SGB III (für Bezieher von Arbeitslosengeld, Berufsausbildungsbeihilfe, Ausbildungsgeld, Übergangsgeld oder Kurzarbeitergeld, die einer Nebentätigkeit nachgehen)
Die elektronische Übermittlung der Daten an die Agentur für Arbeit über das BEA-Verfahren ist über zwei Kanäle möglich:
  • Über ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm: viele Entgeltabrechnungsprogramme bieten eine entsprechende Funktion an
  • Alternativ kann die elektronische Ausfüllhilfe sv.net genutzt werden: hier genügt die kostenlose Standard-Version
Achtung: Die Übermittlung auf anderem Wege (etwa in Papierform oder als PFD per E-Mail) ist nicht mehr zulässig und stellt zudem rechtlich eine Ordnungswidrigkeit dar.
Eine Ausnahme von der Pflicht zur elektronischen Übermittlung über BEA besteht nur für Arbeitsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 endeten. In diesen Fällen können die Arbeitsbescheinigungen in Papierform bei der Agentur für Arbeit eingereicht (hierfür ist zwingend die Vorlage der Agentur für Arbeit zu verwenden) oder elektronisch über das BEA-Verfahren übermittelt werden. Arbeitsbescheinigungen nach § 57 SGB II können nicht über das elektronische BEA-Verfahren übermittelt werden. Diese werden von der Agentur für Arbeit als Vorlage zum Download bereitgestellt und können nur schriftlich eingereicht werden.
Nach Eingang der elektronischen Daten bei der Agentur für Arbeit über das BEA-Verfahren wird ein PDF-Dokument erzeugt. Dieses wird zu Dokumentationszwecken in der elektronischen Akte gespeichert. Gleichzeitig erhält der betreffende Arbeitnehmer im Rahmen der BEA von der Agentur für Arbeit einen Ausdruck der übermittelten Daten zugesandt. Damit entfallen seit dem 1. Januar 2023 die Informationspflicht für Arbeitgeber und das bis dahin geltende Widerspruchsrecht der Arbeitnehmer gegen die elektronische Übermittlung.
Weitere Informationen zum BEA-Verfahren finden sich auf der BEA-Portalseite der Bundesagentur für Arbeit. Fragen zur elektronischen Ausfüllhilfe sv.net beantwortet der Support von sv.net. Außerdem hat die Bundesagentur für Arbeit eine kostenfreie BEA-Hotline eingerichtet, die unter der Rufnummer 0800 4 5555 27 erreichbar ist.

Was wird inhaltlich mit der Arbeitsbescheinigung bescheinigt?

Inhaltlich erstreckt sich die Bescheinigungspflicht des Arbeitgebers auf alle Tatsachen, die für die Entscheidung der Agentur für Arbeit über den Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können.
Arbeitgeber werden nach folgenden Angaben gefragt:
  • Daten des Arbeitgebers und Betriebs
  • Persönliche Daten des Arbeitnehmers
  • Beschäftigungszeitraum (Beginn und Ende), Art der Tätigkeit
  • Beitragspflicht zur Sozialversicherung
  • Angaben zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (Gründe für die Kündigung oder Aufhebung des Arbeitsverhältnisses, Kündigungsfristen, Befristung, Freistellung)
  • Angaben zur wöchentlichen Arbeitszeit
  • Gezahlte Arbeitsentgelte, sonstige Vergütungen, Sonderzahlungen zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses (etwa eine Abfindung)
Grenzen der Bescheinigungspflicht bestehen nach der Rechtsprechung des Bundessozialgerichts (BSG) bei rechtlichen Wertungen. Diese dürfen vom Arbeitgeber nicht abverlangt werden.
Wichtig: Die Angaben müssen wahrheitsgemäß und vollständig gemacht werden.

Gibt es eine Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung?

Es gibt keine gesetzlich vorgesehene Frist für die Übermittlung der Arbeitsbescheinigung. Sobald der (ehemalige) Beschäftigte oder die Agentur für Arbeit die Arbeitsbescheinigung anfordern, sollte der Arbeitgeber die Bescheinigung aber zeitnah übermitteln. Die Agenturen für Arbeit setzen oftmals Fristen von zwei bis vier Wochen, die einzuhalten sind. 

Kann der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung verweigern?

Nein, der Arbeitgeber darf die Ausgabe bzw. Übermittlung der Arbeitsbescheinigung nicht verweigern. Hierbei spielen weder die Kündigungsgründe eine Rolle noch anhängige Kündigungsschutzklagen. Auch etwaige Ansprüche gegen den (ehemaligen) Arbeitnehmer sind ohne Belang. Dem Arbeitgeber steht insoweit kein Zurückbehaltungsrecht zu.

Was droht, wenn der Arbeitgeber die Arbeitsbescheinigung nicht übermittelt oder die Angaben fehlerhaft sind?

Fehlerhafte Angaben können vom Arbeitgeber jederzeit korrigiert werden. Im Wege des neuen BEA-Verfahrens können Arbeitgeber bei inhaltlichen Fehlern oder wenn sich nachträglich Änderungen ergeben, den Datensatz neu ausfüllen und wieder an die Agentur für Arbeit übermitteln.
Ein fahrlässiger oder vorsätzlicher Verstoß gegen die Pflicht zur (rechtzeitigen) Ausstellung und Übermittlung (in elektronischer Form!) oder zur vollständigen und wahrheitsgemäßen Ausstellung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldbuße bis zu 2.000 Euro geahndet werden kann. Beträgt das Bußgeld mehr als 200 Euro, kann die rechtskräftige Bußgeldentscheidung in das Gewerbezentralregister eingetragen werden. Solche Eintragungen können bei der Entscheidung über eine Gewerbeuntersagung relevant werden.
Weigert sich der Arbeitgeber, eine Arbeitsbescheinigung zu übermitteln, kann der Arbeitnehmer auf Übermittlung klagen.
Zudem kann der Arbeitnehmer Schadensersatz vom Arbeitgeber verlangen, allerdings nur, wenn tatsächlich durch die schuldhaft ausgebliebene oder fehlerhafte Arbeitsbescheinigung ein Schaden entstanden ist, also der Arbeitnehmer kein oder ein niedrigeres Arbeitslosengeld erhalten hat.
Auch gegenüber der Agentur für Arbeit könnte sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen, wenn er schuldhaft eine Arbeitsbescheinigung nicht, nicht richtig oder nicht vollständig ausfüllt und der Agentur für Arbeit ein Schaden entsteht, weil sie Arbeitslosengeld (teilweise) zu Unrecht gezahlt hat.