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Entsendung nach Belgien

Arbeitnehmende, die vorübergehend Dienstleistungen in Belgien erbringen wollen, müssen vor Beginn ihrer Tätigkeit in der Regel eine Limosa-Meldung an die belgischen Behörden abgeben. Dies gilt auch für Selbstständige in bestimmten Sektoren. Hinzu kommen weitere Melde- und Nachweispflichten für Tätigkeiten im Zusammenhang mit Immobilien oder in reglementierten Berufen. Unternehmen sollten sich frühzeitig informieren, welche Voraussetzungen bei Entsendungen nach Belgien zu erfüllen sind.

1. Limosa-Meldung und Befreiungstatbestände

a) Limosa-Meldung

Arbeitnehmende, die gewöhnlich außerhalb Belgiens beschäftigt sind und vorübergehend oder teilweise in Belgien arbeiten, müssen von Ihrem Arbeitgeber grundsätzlich vor Beginn der Tätigkeit über das Portal Limosa gemeldet werden. Eine Bagatellgrenze für Einsätze von kurzer Dauer gibt es nicht; auch eine Entsendung von wenigen Tagen oder sogar Stunden muss grundsätzlich gemeldet werden.
Für Selbstständige besteht die Limosa-Meldepflicht aktuell nur bei Tätigkeiten in den drei abschließend festgelegten Risikosektoren:
  • Baugewerbe,
  • Fleischsektor,
  • Reinigungsgewerbe.
Hinweis: Die Meldung dient den belgischen Behörden dazu, Informationen über den Einsatz zu erhalten und gegebenenfalls im Rahmen von Kontrollen vor Ort zu überprüfen, ob die zwingenden Mindestanforderungen des belgischen Arbeitsrechts eingehalten werden und alle notwendigen Dokumente mitgeführt werden.
Nach Abschluss der Online-Meldung wird eine Limosa-Bescheinigung angezeigt. Sie muss dem belgischen Auftraggeber oder Dienstleistungsempfänger vor Beginn der Tätigkeit vorgelegt werden. Wird bei einer meldepflichtigen Tätigkeit keine Limosa-Bescheinigung vorgelegt, muss der Auftraggeber oder Endnutzer deren Fehlen vor Tätigkeitsbeginn elektronisch den belgischen Behörden melden. Diese Kontrollmeldung ist nur dann nicht erforderlich, wenn eine natürliche Person die Arbeiten ausschließlich für private Zwecke ausführen lässt.

b) Befreiungstatbestände

Abhängig von Art und Dauer der Tätigkeit bestehen verschiedene Befreiungstatbestände. Dazu gehören insbesondere:
  • Erstmontage oder Erstinstallation gelieferter Güter: Die Arbeiten müssen Bestandteil des Liefervertrags und für die Inbetriebnahme erforderlich sein. Sie müssen von qualifizierten oder spezialisierten Beschäftigten des liefernden Unternehmens ausgeführt werden und dürfen höchstens acht Tage dauern. Für Tätigkeiten im Bausektor gilt diese Ausnahme nicht.
  • Dringende Reparatur- oder Wartungsarbeiten: Spezialisierte Techniker, die dringende Arbeiten an Maschinen oder Anlagen durchführen, die ihr Arbeitgeber an das belgische Unternehmen geliefert hat, können bei einem Aufenthalt von höchstens fünf Tagen pro Monat befreit sein.
  • Internationale Transporte: Für bestimmte Tätigkeiten im internationalen Personen- und Güterverkehr bestehen Ausnahmen. Für Kabotage und den Straßentransport gelten besondere Regelungen.
  • Wissenschaftliche Kongresse und begrenzte geschäftliche Besprechungen: Für Besprechungen im kleinen Kreis gilt die Befreiung nur innerhalb bestimmter zeitlicher Grenzen.
  • Privilegierte Personengruppen: Weitere Ausnahmen bestehen unter anderem für Wissenschaftler, international anerkannte Künstler, Sportler, Diplomaten und Beschäftigte internationaler Organisationen.
Wer regelmäßig sowohl in Belgien als auch in einem oder mehreren anderen Staaten arbeitet, kann gemäß Art. 5 des Königlichen Erlasses vom 20. März 2007 eine vereinfachte Limosa-Meldung für bis zu zwölf Monate abgeben, wenn die betreffende Person:
  • nicht in Belgien wohnt,
  • ihre Tätigkeit strukturell in Belgien und mindestens einem weiteren Staat ausübt,
  • einen wesentlichen Teil der Tätigkeit in Belgien erbringt und
  • sich deshalb häufig für kurze berufliche Aufenthalte in Belgien aufhält.Diese kann jeweils um höchstens weitere zwölf Monate verlängert werden. Für Tätigkeiten im Baugewerbe und in der Zeitarbeit steht die vereinfachte Meldung nicht zur Verfügung.
Ändern sich Zeitraum oder Einsatzorte, muss die Meldung angepasst beziehungsweise verlängert werden. Entfällt der Einsatz, ist die Meldung zu annullieren.
Hinweis: Antworten zu den wichtigsten Fragen zur Limosa-Meldung einschließlich den anwendbaren Befreiungstatbeständen finden Sie auf der offiziellen Webseite „Working in Belgium” (auf Deutsch).

2. Verbindungsperson und Unterlagen

Ein ausländischer Arbeitgeber muss eine natürliche Person als Verbindungsperson für die belgische Arbeitsinspektion benennen. Diese Person kann der Arbeitgeber selbst sein, eine angestellte Person des Unternehmens oder eine externe Person. Ein Wohnsitz in Belgien ist nicht erforderlich. Bei einer Limosa-pflichtigen Tätigkeit werden die Daten der Verbindungsperson in der Limosa-Meldung angegeben.
Auch bei der höchstens achttägigen, nicht dem Baugewerbe zuzurechnenden Erstmontage oder Erstinstallation muss eine Verbindungsperson gemeldet werden, obwohl für die Tätigkeit selbst eine Limosa-Ausnahme besteht (siehe oben). In diesem Fall sind die Daten gesondert an die belgische Arbeitsinspektion zu übermitteln.
Der Arbeitgeber muss der belgischen Arbeitsinspektion auf Anforderung insbesondere die folgenden Dokumente vorlegen:
  • den Arbeitsvertrag oder ein gleichwertiges Dokument,
  • Angaben zur Vergütung und zu Entsendungsleistungen,
  • tägliche Arbeitszeitaufzeichnungen mit Beginn, Ende und Dauer der Arbeit sowie
  • Nachweise über die Lohnzahlung.
Die Dokumente dürfen in Papierform oder elektronisch übermittelt werden. Die Behörde kann eine Übersetzung ins Deutsche, Französische, Niederländische oder Englische verlangen.

3. Mindestanforderungen des belgischen Arbeitsrechts

a) Allgemeines

Für die in Belgien geleistete Arbeit muss der deutsche Arbeitgeber die zwingenden belgischen Arbeitsbedingungen einhalten. Dazu gehören insbesondere Arbeitszeit und Ruhezeiten, gesetzliche Feiertage, Mindesturlaub, Arbeitsschutz, Nichtdiskriminierung und die belgischen Mindestentgeltbedingungen. So gilt in Belgien eine Normalarbeitszeit von 38 Stunden, viele Tarifverträge sehen allerdings auch kürzere Arbeitszeiten vor. Überstunden sind zwar möglich, müssen aber mit zusätzlichen Aufschlägen (an Werktagen in der Regel 50%) vergütet werden.
Das geschuldete Mindestentgelt sowie die sonstigen zwingenden Anforderungen ergeben sich aus dem Gesetz sowie aus den allgemeinverbindlichen Tarifverträgen der zuständigen belgischen paritätischen Kommission. Maßgeblich für die Bestimmung sind insbesondere die Haupttätigkeit des Unternehmens, die ausgeübte Funktion und die Qualifikation des Arbeitnehmers.
Zum Mindestentgelt können neben dem Grundlohn auch verbindliche Zulagen und sonstige Vergütungsbestandteile gehören. Die aktuellen Sätze sind über salairesminimums.be beziehungsweise die Entgeltinformationen des FÖD Beschäftigung abrufbar.
Hinweis: Bei einer höchstens achttägigen Erstmontage oder Erstinstallation, die Bestandteil eines Liefervertrags und für die Inbetriebnahme erforderlich ist und nicht dem Baugewerbe zuzurechnen ist, muss weder eine Limosa-Meldung abgegeben werden (siehe oben) noch müssen die belgischen Entgelt- und Mindesturlaubsregelungen angewandt werden
Überschreitet die tatsächliche Entsendung zwölf Monate, gelten ab dem ersten Tag des 13. Monats zusätzliche belgische Arbeitsbedingungen.

b) Verbot der Arbeitnehmerüberlassung

Übt der belgische Auftraggeber einen Teil der Arbeitgeberbefugnisse aus, liegt eine in Belgien grundsätzlich verbotene Arbeitnehmerüberlassung vor. Soll tatsächlich Personal zur Arbeitsleistung unter der Leitung des belgischen Unternehmens überlassen werden, muss vor Beginn geprüft werden, ob eine gesetzliche Ausnahme, eine vorherige Genehmigung oder eine regionale Zulassung als Zeitarbeitsunternehmen erforderlich ist. Eine unerlaubte Überlassung kann unter anderem zu einem fingierten unbefristeten Arbeitsverhältnis mit dem belgischen Nutzer führen.

4. Reglementierte Berufe und Qualifikationsnachweise

Vor dem ersten Einsatz ist anhand der amtlichen belgischen Liste zu prüfen, ob die konkret ausgeübte Tätigkeit in Belgien ein reglementierter Beruf ist. Ist der Beruf nicht aufgeführt, ist für die vorübergehende Dienstleistung keine Anerkennung der Berufsqualifikation nach der EU-Berufsanerkennungsrichtlinie erforderlich. Tätigkeitsbezogene Genehmigungen, Zulassungen oder Sicherheitsnachweise können unabhängig davon vorgeschrieben sein.

5. A1-Bescheinigung und Sozialversicherung

Darüber hinaus wird für entsandte Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung benötigt. Diese gilt als Nachweis dafür, dass auf den Arbeitnehmenden weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht Anwendung findet, dass also in Belgien keine Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden müssen. Die A1-Bescheinigung muss beim jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger für den Arbeitnehmenden online beantragt werden. Selbstständige können die A1-Bescheinigung über das SV-Meldeportal beantragen. Weitere Informationen zum Arbeiten in Frankreich und zur Beantragung der A1-Bescheinigung finden Sie auf der DVKA-Seite Arbeiten in Belgien.

6. Arbeiten mit Immobilienbezug

a) 30bis-Arbeitsmeldung

Bei Arbeiten an Immobilien muss zusätzlich zur Limosa-Meldung geprüft werden, ob der Vertrag vor Arbeitsbeginn vom Hauptauftragnehmer (dem Vertragspartner des Dienstleistungsempfängers in Belgien) beim belgischen Landesamt für Soziale Sicherheit gemeldet werden muss ("30bis-Arbeitsmeldung").
Tätigkeiten für die eine Meldung erforderlich ist sind:
  • Bau-, Montage-,
  • Installations-,
  • Reparatur-,
  • Instandhaltungs- und
  • Reinigungsarbeiten an Gebäuden oder fest eingebauten Anlagen.
Die Meldepflicht richtet sich nach dem Nettoauftragswert und der Zahl der Subunternehmer. Ohne Subunternehmer ist die Meldung ab einem Auftragswert von 30.000 Euro ohne Mehrwertsteuer erforderlich. Wird genau ein Subunternehmer eingesetzt, ist sie ab 5.000 Euro ohne Mehrwertsteuer erforderlich. Werden mindestens zwei Subunternehmer eingesetzt, muss der Auftrag unabhängig vom Auftragswert gemeldet werden. Das Landesamt für Soziale Sicherheit stellt hierfür Beispiele zur Berechnung der Schwellenwerte bereit.
Hinweis: Bei einer zeitlich begrenzten oder mobilen Baustelle sowie bei Asbestsanierungsarbeiten muss sie spätestens 15 Kalendertage vor Arbeitsbeginn eingereicht werden. Werden die Schwellenwerte erst während der Ausführung überschritten oder kommen weitere Subunternehmer hinzu, muss die Meldung unverzüglich nachgeholt beziehungsweise ergänzt werden.
Ein ausländischer Hauptauftragnehmer benötigt für die Arbeitsmeldung eine belgische Unternehmensnummer. Fehlt diese Nummer, wird er im Rahmend es elektronischen Meldeverfahrens zu einem Antragsformular weitergeleitet; die Arbeitsmeldung kann erst nach Zuteilung der Unternehmensnummer abgeschlossen werden. Es ist daher vor Aufnahme der Arbeit in Belgien genügend Zeit für die Beantragung und Erteilung einzuplanen. Ausländische Subunternehmer können dagegen unter ihrer ausländischen Umsatzsteuer- oder Identifikationsnummer in die Meldung aufgenommen werden. Weitere Informationen hierzu lassen sich dem FAQ des Landesamts für Soziale Sicherheit entnehmen ("Was gilt für ausländische Auftraggeber und Subunternehmer?").

b) Checkinatwork (CAW)

Bei Bau- und sonstigen Arbeiten an Immobilien – ausgenommen Reinigungsarbeiten – ist eine CAW-Anmeldung vor Ort zwingend vorgeschrieben, wenn der Gesamtwert der Arbeiten am betroffenen Arbeitsort 500.000 Euro ohne Mehrwertsteuer erreicht oder überschreitet. Maßgeblich ist der Gesamtwert der Arbeiten am Arbeitsort, nicht nur der Wert des einzelnen Vertrags des deutschen Unternehmens.
Die Anwesenheit jeder dort arbeitenden Person muss vor deren Arbeitsaufnahme für den jeweiligen Arbeitstag registriert werden. Die Registrierung kann unter anderem dadurch erfolgen, dass der betroffene Arbeitnehmende die Nummer oder den QR-Code der Limosa-Bescheinigung vor seinem Arbeitsbeginn einscannt. Weitere offizielle Informationen zum Ablauf der Registrierung und dem täglichen Check-In finden Sie auf dem Portal Limosa.

c) Einbehaltung von Rechnungsbeträgen

Bei den von Artikel 30bis erfassten Tätigkeiten (siehe oben) müssen Auftraggeber, Auftragnehmer und Subunternehmer vor der Zahlung einer Rechnung im Rahmen einer amtlichen Statusabfrage prüfen, ob der jeweilige Vertragspartner belgische Steuer- oder Sozialschulden hat. Zeigt die Abfrage „grün“ an, ist keine Einbehaltung vorzunehmen. Bei einer roten Anzeige muss der im Onlinedienst ausgewiesene Prozentsatz vom Rechnungsbetrag ohne Mehrwertsteuer einbehalten und an die angegebene belgische Behörde überwiesen werden.
Die Einbehaltungspflicht gilt allerdings nicht für natürliche Personen, die Arbeiten ausschließlich zu privaten Zwecken ausführen lassen. Da sich der Schuldenstatus eines Unternehmens ändern kann, sollte die Abfrage unmittelbar vor jeder einzelnen Zahlung durchgeführt und das Ergebnis dokumentiert werden.
Hinweis: Weitere Informationen zur Einbehaltungspflicht finden sich auf der Webseite des Landesamts für Soziale Sicherheit.