Digitale Transformation

Wie finde ich die richtige Software?

Welche Software soll ich einsetzen? Diese wichtige Frage stellt sich jedes Unternehmen. Manchmal sind die Antworten offensichtlich: Es gibt Programme, die sich im Arbeitsalltag schon längst etabliert haben und solche, bei denen die Spezialisierung der Branche definiert, was in einem Unternehmen zum Einsatz kommt. Oft ist diese Frage dennoch nicht so einfach zu beantworten. Es gibt eine Vielzahl an Softwarekategorien und eine noch größere Vielzahl an Softwareprodukten.
Doch wofür soll man sich nun entscheiden? Und vor allem, welche Kriterien sollen bei der Entscheidung berücksichtigt werden? Diese Schritte sollen Sie dabei unterstützen, die richtige Software für Ihr Unternehmen zu finden.

1. Status-Quo ermitteln

Analysieren Sie Ihre Unternehmenssituation und definieren Sie die Unternehmensprozesse (Produktion, Angebotswesen, Einkauf, etc.). Sie werden feststellen welche Prozesse besonders viel Manpower, Zeit und Kosten in Anspruch nehmen und unbedingt eine Softwareunterstützung benötigen – dieser Vorgang wird die Auswahl deutlich einschränken und erleichtern.

2. Wer bzw. was ist betroffen?

Führen Sie eine Problemanalyse durch, um die Schwachstellen in Ihren Geschäftsprozessen festzustellen. Priorisieren Sie die ermittelten Probleme und definieren Sie, wer, in welchem Umfang und zu welchem Zweck die Anwendung nutzen soll. Überlegen Sie Ihre Anforderungen an die Software.
Sobald die Probleme definiert sind, sollen Sie in das Gespräch mit den so genannten Key Usern (Nutzer, für deren Tätigkeiten die neue Software von großer Bedeutung ist) gehen, um die Anforderungsliste auszuarbeiten. Es gibt Funktionen der Software, die für Ihr Unternehmen besonders wichtig sind, und die, die optional sind. Sollten die wichtigen Funktionen in der Software nicht vorhanden sein, wird diese nicht weiter berücksichtigt.

3. Marktrecherche und die Shortlist

Der Softwaremarkt bietet eine riesige Menge an unterschiedlichsten Anwendungen. Um den Überblick nicht zu verlieren, bestimmen Sie Softwarekategorien, die Ihren Anforderungen entsprechen und erstellen Sie eine Shortlist. Es sollen nicht mehr als 3-5 Lösungen in dieser Liste auftauchen. Achten Sie darauf, dass die Programme, die in die engere Auswahl kommen, die wichtigen Funktionen beinhalten, ins Budget passen und für Ihre Unternehmensgröße geeignet sind. Sobald Sie das getan haben, schauen Sie sich die zugehörigen Softwareprodukte genau an.    

4. Vergleich und Auswahl 

Um effektiv eine passende Software auswählen zu können, legen Sie zunächst Auswahlkriterien fest, nach denen Sie alle Produkte bewerten können. Das können folgende Kriterien sein:
  • ROI
  • Zeit bis zur Verfügbarkeit
  • Kosten
  • Innovationscharkter
  • Prozessabdeckung
  • Individualisierbarkeit
  • Weiterentwicklung
  • Herstellerabhängigkeit
  • Branchenorientiertheit
  • etc.  
Vergeben Sie Punkte (z. B. 1-10) für Einzelne dieser Kriterien. So ermitteln Sie anschließend Ihren Gesamtscore – dieser ermöglicht Ihnen einen direkten Vergleich. Es ist empfehlenswert, die infrage kommenden Programme vor der endgültigen Entscheidung zu testen. Die meisten Anbieter bieten den potenziellen Kunden eine zeitlich beschränkte, kostenlose und unverbindliche Testversion an. Holen Sie anschließend ein Feedback der entsprechenden Key User in Ihrem Unternehmen ein. 
Eine richtige, für Ihr Unternehmen angepasste Software wird sich mittel- bis langfristig auszahlen und Sie bei der Erledigung Ihrer Tätigkeiten unterstützen. Denken Sie daran, Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand zu halten. Nur dann können Sie deren Potenzial voll ausschöpfen.
Weitere Informationen zum diesem Thema finden Sie in dem Leitfaden zur Software-Auswahl von Mittelstand 4.0 Agentur Kommunikation.