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Nr. 5711948
Steuerrecht
Steuern für Existenzgründer - Hinweise zu Buchführung und Unternehmensteuern
Ob Gewerbeanmeldung oder freiberuflicher Start - das Steuerrecht betrifft alle. Welche Abgaben fallen an? Welche Buchführungspflichten gibt es? Was ist bei der Rechnungsstellung zu beachten? Dieser Leitfaden gibt einen verständlichen Überblick über die wichtigsten steuerlichen Regelungen für Existenzgründer.
Der Leitfaden richtet sich vor allem an gewerbliche Existenzgründer, enthält aber auch Informationen für Selbstständige und Freiberufler.
Gewerblich ist die Tätigkeit dann, wenn sie unternehmerisch, nachhaltig und mit Gewinnerzielungsabsicht ausgeführt wird (§ 15 EStG).
Freiberufler sind beispielsweise Ärzte, Ingenieure, Architekten oder Musiker (§ 18 EStG). Zu Abgrenzungsfragen gibt die IHK im Einzelfall Auskunft, das Finanzamt trifft die endgültige Entscheidung.
Eine gewerbliche Tätigkeit muss beim Gewerbeamt gemeldet werden. Innerhalb eines Monats nach Gründung ist der “Fragebogen zur steuerlichen Erfassung” elektronisch über “MeinELSTER” zu übermitteln.
Bitte beachten Sie: Diese IHK-Information gibt einen ersten Überblick, ersetzt aber keine steuerliche Beratung. Wenden Sie sich bei individuellen Fragen an einen Steuerberater.
Gewinnermittlung/Buchführung
Der Gewinn aus gewerblicher oder selbständiger Tätigkeit muss versteuert werden. Einzelunternehmern und Personengesellschaften zahlen Einkommenssteuer, Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG zahlen Körperschaftssteuer. Alle Gewerbebetriebe müssen außerdem die Gewerbesteuer beachten, wenn sie gewerbliche Einkünfte im Sinne des § 15 EStG erzielen.
Zur Gewinnermittlung gibt es zwei Methoden: die Einnahme-Überschussrechnung oder die doppelte Buchführung. Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist:
Eingetragene Kaufleute und Handelsgesellschaften (z.B. OHG, eGbR, e.K.).
Einzelunternehmen und Personengesellschaften (z.B. GbR), mit mehr als 800.000 Euro Umsatz oder 80.000 Euro Gewinn im Vorjahr
Kapitalgesellschaften (z.B. GmbH, AG) sind immer zur doppelten Buchführung verpflichtet.
Der Gewinn wird grundsätzlich im Kalenderjahr ermittelt. In bestimmten Fällen kann das Wirtschaftsjahr aber auch davon abweichen. Alle Unterlagen zur Gewinnermittlung müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, andere steuerrelevante Unterlagen sechs Jahre.
Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, kann seinen steuerpflichtigen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Besonders für Freiberufler ist diese Methode zulässig. Sie erfolgt mit dem amtlichen Vordruck “Anlage EUR”, den Sie auf der Website des Bundesfinanzministeriums finden können.
Die Anforderungen sind bei der Einnahmen-Überschussrechnung geringer als bei der doppelten Buchführung. Es handelt sich um eine einfache Gegenüberstellung von Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben nach dem Prinzip:
Betriebseinnahmen
./. Betriebsausgaben
= Gewinn bzw. Verlust
Maßgeblich ist der tatsächliche Zeitpunkt des Zuflusses bzw. Abflusses. Die Geschäftsvorfälle werden in chronologischer Reihenfolge auf Basis der Buchungsbelege in einem Journal aufgezeichnet. Es ist sinnvoll, die Posten nach Kostenarten zu sortieren. Zudem müssen Nettoentgelt, Umsatzsteuer und der Gesamtbetrag separat aufgezeichnet werden. Gewerbliche Unternehmer müssen den Wareneingang und Warenausgang dokumentieren – letzteren jedoch nur, wenn die Ware an einen anderen gewerblichen Unternehmer geliefert wird.
Bilanzierung/doppelte Buchführung
Bei der Bilanzierung wird das Betriebsvermögen am Ende des Wirtschaftsjahres mit dem am Ende des Vorjahres verglichen. Der Unterschied ist der steuerpflichtige Gewinn. Privat veranlasste Vorgänge bleiben außen vor, bleiben. Entnahmen müssen hinzugerechnet und Einlagen abgezogen werden.
Wer zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss zu Beginn eine Inventur durchführen und eine Eröffnungsbilanz erstellen. Alle Wirtschaftsgüter des Betriebs müssen körperlich und wertmäßig erfasst und in ein Inventar aufgenommen werden. Zum Ende des Geschäftsjahres ist eine Schlussbilanz zu erstellen. Zusätzlich müssen ein Wareneingangs- und Warenausgangsbuch geführt werden.
Alle baren Zahlungen sind im Kassenbuch festzuhalten. Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorfälle auf Konten verbucht, einmal im Soll und einmal im Haben. Es gibt dafür spezielle Kontenpläne für verschiedene Branchen (z. B. Einzelhandel, Großhandel, Industrie).
Die doppelte Buchführung dient der periodengerechten Gewinnermittlung. Deshalb müssen auch Periodenabgrenzungen, Rückstellungen und Forderungen sowie Verbindlichkeiten verbucht werden. Im Gegensatz zur Einnahmen-Überschussrechnung sind hier nicht nur die tatsächlichen Zahlungsströme relevant.
Sonderfragen der Gewinnermittlung
Abschreibungen
Für bewegliche Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens mit einer Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr können nicht die gesamten Anschaffungs- oder Herstellungskosten sofort als Betriebsausgabe abgezogen werden. Stattdessen müssen die Kosten über die Nutzungsdauer verteilt werden, d. h. jährlich darf nur der anteilige Werteverzehr (Abschreibung) geltend gemacht werden. Dabei wird linear abgeschrieben, d. h. jedes Jahr der gleiche Betrag.
Anschaffungs- oder Herstellungskosten müssen in Relation zur Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts ermittelt werden. Die Schätzung erfolgt auf Basis der vom Bundesministerium für Finanzen veröffentlichten AfA-Tabellen.
Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)
Wirtschaftsgüter bis 800 Euro (netto) können im Jahr der Anschaffung sofort als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Sie müssen jedoch in einem Verzeichnis aufgeführt werden, sofern der Wert 250 Euro übersteigt.
Für Wirtschaftsgüter zwischen 250 Euro und 1.000 Euro (netto) kann ein Sammelposten gebildet werden. Diese Wirtschaftsgüter werden über fünf Jahre abgeschrieben, ohne dass Änderungen innerhalb des Sammelpostens berücksichtigt werden.
Zusätzlich gibt es für bestimmte Unternehmen die Möglichkeit von Sonderabschreibungen im Rahmen des Investitionsabzugsbetrags (§ 7g Einkommensteuergesetz (EStG). Diese Betriebe können in den ersten fünf Jahren nach der Anschaffung bis zu 20 Prozent der Anschaffungs- oder Herstellungskosten als Sonderabschreibungen geltend machen, wenn das Wirtschaftsgut fast ausschließlich betrieblich genutzt wird.
Abschreibungen nach Einlage von Wirtschaftsgütern in den Betrieb
Bei Betriebsgründungen werden häufig Wirtschaftsgüter, die zuvor privat genutzt wurden (z. B. PKW), in den Betrieb eingebracht. Für abnutzbare Anlagegüter kann auch in diesem Fall eine Abschreibung vorgenommen werden. Die Einlage erfolgt grundsätzlich zum Teilwert oder den fortgeführten Anschaffungskosten.
Wenn das Wirtschaftsgut bisher nicht zur Erzielung von Einkünften genutzt wurde, erfolgt die Abschreibung nach der Restnutzungsdauer. Wurde das Wirtschaftsgut jedoch bereits für Einkünfte genutzt, wird die Abschreibung ab dem Restwert zum Zeitpunkt der Einlage berechnet, um zu verhindern, dass durch die Einlage künstlich neues Abschreibungsvolumen entsteht.
Gründungsaufwendungen
Bei der Gründung eines Betriebs entstehen vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit Kosten, die als Betriebsausgaben geltend gemacht werden können, wenn sie durch den Betrieb veranlasst sind. Ein zeitlicher Zusammenhang spielt dabei nur eine untergeordnete Rolle.
Bei der Gründung einer GmbH gibt es Besonderheiten. Diese erfolgt in drei Schritten:
Ertragsteuerlich werden Vorgesellschaft und GmbH als ein Steuersubjekt behandelt. Gründungskosten der Vorgesellschaft können als Betriebsausgaben geltend gemacht werden, während Aufwendungen der Vorgründungsgesellschaft nicht absetzbar sind. Wenn die GmbH die Gründungskosten übernehmen soll, sollte dies in der Satzung festgelegt werden.
Gewerbesteuerrechtlich gelten Vorgesellschaft und GmbH als einheitliches Steuerobjekt, wenn die Vorgesellschaft vor der Eintragung im Handelsregister nach außen hin auftritt.
Im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung muss der Gründer Angaben zu persönlichen Daten, dem geschätzten Gewinn und weiteren Einkünften machen. Gewerbetreibende müssen das Finanzamt nach der Betriebsgründung informieren. Seit dem 1. Januar 2021 ist der Fragebogen innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit elektronisch über MeinELSTER zu übermitteln.
Einkommensteuer (ESt)
Die Einkommensteuer bemisst sich nach dem zu versteuernden Einkommen einer natürlichen Person im Kalenderjahr. Dabei gibt es sieben Einkunftsarten, darunter auch die Gewinneinkünfte aus Gewerbe und selbständiger Arbeit.
Die Berechnung des zu versteuernden Einkommens erfolgt folgendermaßen:
Das zu versteuernde Einkommen ergibt sich nach Abzug aller Freibeträge.
Verlustberücksichtigung
Verluste können mit positiven Einkünften derselben oder anderer Einkunftsarten verrechnet werden. Verluste bis 1 Mio. Euro können vor- oder rückgetragen werden, darüber hinausgehende Verluste sind auf 60 % begrenzt und unbeschränkt vortragbar.
Einkommensteuertarif
Liegt das Einkommen unter dem Grundfreibetrag, fällt keine Einkommensteuer an. In der Progressionszone steigt der Steuersatz mit dem Einkommen, über bestimmte Einkommensgrenzen hinaus bleibt er konstant bei 42 % bzw. 45 % für sehr hohe Einkommen (ab 277.826 Euro).
Thesaurierungsbegünstigung
Personenunternehmen können thesaurierte Gewinne mit einem ermäßigten Steuersatz von 28,25 % versteuern. Bei späterer Entnahme erfolgt eine Nachversteuerung mit 25 %. Die Thesaurierungsbegünstigung sollte sorgfältig geprüft werden, da die Gesamtsteuerlast bei Entnahme höher sein kann.
Veranlagung/Vorauszahlung
Nach dem Kalenderjahr wird die Einkommensteuer veranlagt. Vorauszahlungen müssen vierteljährlich entrichtet werden: am 10. März, Juni, September und Dezember. Im Jahr der Gründung werden die Vorauszahlungen anhand des Betriebseröffnungsbogens festgesetzt.
Die Steuererklärung muss bis zum 31. Juli des Folgejahres abgegeben werden. Mit einem Steuerberater kann die Frist bis Ende Februar verlängert werden.
Lohnsteuer
Die Lohnsteuer wird auf den Arbeitslohn erhoben und vom Arbeitgeber einbehalten. Diese muss bis spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Lohnsteuer-Anmeldezeitraums an das Finanzamt abgeführt werden. Der Anmeldezeitraum ist grundsätzlich der Kalendermonat. Neben der Lohnsteuer sind auch der Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer abzuführen, wenn der Arbeitnehmer Mitglied einer kirchensteuererhebenden Kirche ist.
Körperschaftsteuer (KSt)
Die Körperschaftsteuer gilt für alle Kapitalgesellschaften und betrifft deren Einkünfte, die grundsätzlich als Einkünfte aus Gewerbebetrieb gelten. Die Steuerpflicht beginnt mit dem Gesellschaftsvertrag, frühestens jedoch mit der Aufnahme der Geschäftstätigkeit. Der Steuersatz beträgt 15 %. Der Ermittlungszeitraum ist grundsätzlich das Kalenderjahr, es kann aber auch ein abweichendes Wirtschaftsjahr gewählt werden.
Körperschaftsteuer-Voranmeldungen sind zu den gleichen Terminen abzugeben wie die Einkommensteuer-Voranmeldungen. Nach dem Veranlagungszeitraum muss ebenfalls eine Steuererklärung eingereicht werden. Der steuerpflichtige Gewinn wird durch Betriebsvermögensvergleich nach den Vorschriften des EStG und des Körperschaftsteuergesetzes (KStG) ermittelt.
Gewinnausschüttungen
Gewinnausschüttungen von der Kapitalgesellschaft an die Gesellschafter unterliegen der Einkommensbesteuerung. Ausschüttungen aus Anteilen, die im Privatvermögen gehalten werden, werden mit einem Abgeltungssteuersatz von 25 % besteuert (mit Veranlagungsoption bei niedrigerem persönlichen Steuersatz). Werden die Anteile im Betriebsvermögen gehalten, erfolgt die Besteuerung nach dem Teileinkünfteverfahren, bei dem 60 % der Ausschüttung steuerpflichtig sind und 40 % steuerfrei.
Für Kapitalgesellschaften, wie eine GmbH, sind Dividenden zu 95 % steuerfrei, um eine Mehrfachbesteuerung zu vermeiden.
Geschäftsführergehalt
Das Gehalt des Geschäftsführers einer GmbH ist in der Regel lohnsteuerpflichtig und stellt gleichzeitig eine Betriebsausgabe der GmbH dar. Es kann jedoch zu Problemen kommen, wenn ein Gesellschafter-Geschäftsführer ein Gehalt bezieht, das nicht marktüblich ist. In diesem Fall kann es zu einer verdeckten Gewinnausschüttung (vGA) kommen, wodurch das Gehalt nicht als Betriebsausgabe anerkannt wird und dem Gewinn hinzugerechnet wird.
In der GmbH wird auf drei Ebenen Steuern gezahlt:
Die GmbH zahlt Körperschaftsteuer auf ihre Gewinne.
Gesellschafter zahlen Abgeltungsteuer auf Gewinnausschüttungen ins Privatvermögen.
Der Geschäftsführer zahlt Lohnsteuer auf sein Gehalt.
Gewerbesteuer
Jeder inländische Gewerbebetrieb unterliegt der Gewerbesteuer, wobei Angehörige freier Berufe davon befreit sind. Steuerschuldner ist beim Einzelunternehmen der Unternehmer selbst, bei Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften ist es die Gesellschaft. Die Gewerbesteuer wird von den Gemeinden erhoben.
Gewerbeertrag
Die Bemessungsgrundlage der Gewerbesteuer ist der Gewerbeertrag, der auf Grundlage des nach EStG oder KStG ermittelten Gewinns ermittelt wird. Dieser Gewinn wird durch verschiedene Hinzurechnungen und Kürzungen angepasst.
Wichtige Hinzurechnungen:
25 % aller Zinszahlungen sowie des Zinsanteils, der in Mieten, Pachten, Leasingraten und Lizenzen steckt.
Der Zinsanteil wird pauschal festgelegt:
Für Mieten, Pachten und Leasingraten für bewegliche Wirtschaftsgüter: 20 %.
Für Mieten, Pachten und Leasingraten für unbewegliche Wirtschaftsgüter: 50 %.
Für Lizenzen: 25 %.
Berechnung der Gewerbesteuer
Der Gewerbeertrag wird auf volle100 Euro abgerundet.
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften wird der Gewerbeertrag um 24.500 Euro gekürzt, höchstens jedoch um den abgerundeten Betrag. Kapitalgesellschaften haben keinen Freibetrag.
Der gekürzte Gewerbeertrag wird mit der Steuermesszahl von 3,5 % multipliziert.
Der Steuermessbetrag wird mit dem Hebesatz der jeweiligen Gemeinde multipliziert, in der der Betrieb ansässig ist.
Beispiel: Gewerbeertrag einer OHG: 50.357 Euro
Abgerundet: 50.300 Euro
Abzüglich Freibetrag: 24.500 Euro
Korrigierter Gewerbeertrag: 25.800 Euro
Steuermessbetrag: 25.800 Euro x 3,5 % = 903 Euro
Gewerbesteuerschuld bei Hebesatz von 470 % (z.B. Augsburg): 903 Euro x 470 % = 4.244,10 Euro
Anrechnung auf die Ertragsteuer
Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften erfolgt eine pauschalierte Anrechnung auf die Einkommensteuer in Höhe des 4-fachen des Gewerbesteuermessbetrags (seit 2020). Diese Anrechnung kann die Belastung in Kommunen mit niedrigen Hebesätzen neutralisieren, sofern ausreichend Einkommensteuer vorhanden ist.
Vorauszahlungen
Die Vorauszahlungen auf die Gewerbesteuer sind am 15. Februar, 15. Mai, 15. August und 15. November an die Gemeinde zu leisten. Nach Ende des Erhebungszeitraums (in der Regel das Kalenderjahr) muss eine Steuererklärung beim zuständigen Finanzamt abgegeben werden. Die Vorauszahlungen werden mit der tatsächlichen Steuerschuld verrechnet.
Umsatzsteuer
Die Umsatzsteuer wird auf Umsätze erhoben, die ein Unternehmer im Inland im Rahmen seines Unternehmens erzielt. Dazu zählen vor allem Umsätze aus Warenlieferungen oder sonstigen Leistungen wie Dienstleistungen. Unternehmer ist dabei jeder, der eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbstständig ausübt. Der Regelsteuersatz beträgt grundsätzlich 19 Prozent, für bestimmte Umsätze gibt es jedoch auch einen ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent, der beispielsweise für Bücher, Zeitungen, viele Lebensmittel und für die Erbringung von Beförderungsleistungen im Personenverkehr gilt.
Steuerbefreiungen
Bestimmte Umsätze sind von der Umsatzsteuer befreit. Dazu zählen unter anderem:
Ausfuhrlieferungen,
innergemeinschaftliche Lieferungen,
Vermietung und Verpachtung von Grundstücken.
Umsatzsteuervoranmeldung/Vorsteuerabzug
In der Regel beziehen Unternehmer von anderen Unternehmen Vorleistungen, die sie für ihre eigenen Leistungen benötigen. Auf diesen Vorleistungen wird Umsatzsteuer in Rechnung gestellt, die als Vorsteuer bezeichnet wird. Diese Vorsteuer kann mit der Umsatzsteuer verrechnet werden, die der Unternehmer an das Finanzamt abführen muss, wenn er Waren oder Leistungen verkauft.
Unternehmer, die eine GmbH gründen, können Vorsteuerbeträge, die durch Anschaffungen im Rahmen der Existenzgründung anfallen, beim Finanzamt geltend machen. Für die Vorgesellschaft und die GmbH gilt steuerlich, dass sie als ein Subjekt betrachtet werden.
Beispiel:
Im Voranmeldungszeitraum tätigt ein Unternehmer Wareneinkäufe im Wert von 10.000 Euro zzgl. 1.900 Euro Vorsteuer und Warenverkäufe im Wert von 20.000 Euro zzgl. 3.800 Euro Umsatzsteuer. Die zu zahlende Umsatzsteuer an das Finanzamt beträgt dann 1.900 Euro (3.800 Euro - 1.900 Euro).
Voranmeldungszeitraum und Fristen
Existenzgründer müssen in den ersten zwei Jahren in der Regel monatlich eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgeben. Danach wird der Voranmeldungszeitraum für die meisten Unternehmer auf das Kalendervierteljahr festgelegt, außer die Umsatzsteuer für das vorangegangene Kalenderjahr übersteigt 7.500 Euro. In diesem Fall müssen auch nach den ersten zwei Jahren weiterhin monatliche Voranmeldungen abgegeben werden. Liegt die zu zahlende Umsatzsteuer des Vorjahres unter 1.000 Euro, kann das Finanzamt den Unternehmer von der Pflicht zur Voranmeldung und Vorauszahlung befreien.
Die Umsatzsteuervoranmeldung ist bis zum 10. Tag nach Ablauf eines jeden Voranmeldungszeitraums beim Finanzamt abzugeben, gleichzeitig muss die berechnete Umsatzsteuerzahllast abgeführt werden. Bei einem Vorsteuerüberhang, das heißt, wenn die gezahlte Vorsteuer die erhaltene Umsatzsteuer übersteigt, erstattet das Finanzamt den Betrag. Es kann jedoch eine Sicherheitsleistung verlangt werden, wie beispielsweise eine Bankbürgschaft.
Vereinbarte Entgelte und Ist-Besteuerung
Die Umsatzsteuer wird grundsätzlich nach den vereinbarten Entgelten (Soll-Besteuerung) berechnet, was bedeutet, dass sie unabhängig davon entsteht, ob der Kunde bereits bezahlt hat. Auf Antrag kann jedoch die Ist-Besteuerung angewendet werden. In diesem Fall wird die Umsatzsteuer erst abgeführt, wenn die Zahlungen tatsächlich vereinnahmt wurden.
Voraussetzungen für die Ist-Besteuerung sind:
Der Umsatz im Vorjahr oder im Jahr der Gründung darf 600.000 Euro nicht überschreiten.
Unternehmer, die von der Buchführungspflicht befreit sind, oder freie Berufe können ebenfalls die Ist-Besteuerung beantragen.
Umsatzsteuerjahreserklärung
Nach Ablauf des Kalenderjahres muss der Unternehmer eine Umsatzsteuerjahreserklärung einreichen. In dieser Erklärung wird die Umsatzsteuerzahllast oder der Überschuss für das gesamte Kalenderjahr selbst berechnet. Auch Kleinunternehmer, die nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer erheben, müssen eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben.
Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG seit 2025
Unternehmer, deren Umsatz im Jahr der Gründung voraussichtlich Vorjahresumsatz: Maximal 25.000 € (statt bisher 22.000 €) nicht übersteigt, müssen grundsätzlich keine Umsatzsteuer erheben. Das gleiche gilt für die Folgejahre, wenn:
Der Umsatz im Vorjahr nicht über 25.000 Euro lag ,
Der Umsatz im laufenden Jahr voraussichtlich nicht 100.000 Euro (statt bisher 50.000 Euro) überschreiten wird.
Unternehmer, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, können auf ihren Rechnungen den Hinweis anbringen: „Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“.
Allerdings können Kleinunternehmer keine Vorsteuer geltend machen, was insbesondere in der Gründungsphase nachteilig sein kann, wenn hohe Investitionen getätigt werden. Ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung ist möglich, indem der Unternehmer eine Erklärung gegenüber dem Finanzamt abgibt. In diesem Fall kann der Vorsteuerabzug geltend gemacht werden. Ein solcher Verzicht bindet den Unternehmer jedoch für fünf Jahre.
Ausstellen von Rechnungen
Ein Unternehmer ist verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, wenn er eine Leistung an einen anderen Unternehmer oder eine juristische Person ohne Unternehmereigenschaft ausführt. In der Regel muss dies innerhalb von sechs Monaten geschehen. Für innergemeinschaftliche Lieferungen oder Leistungen gilt jedoch eine verkürzte Frist bis zum 15. des Folgemonats der Ausführung.
Leistung an private Empfänger
Grundsätzlich besteht keine Rechnungsstellungspflicht, jedoch gibt es eine Ausnahme: Bei Leistungen im Zusammenhang mit Grundstücken (z.B. Bauleistungen, Gartenarbeiten, Fensterputzen) ist der Unternehmer auch bei privaten Empfängern verpflichtet, eine Rechnung innerhalb von sechs Monaten auszustellen.
Gutschriften
Auch Gutschriften, die vom Leistungsempfänger ausgestellt werden, gelten als Rechnungen. Eine Gutschrift muss ausdrücklich den Begriff "Gutschrift" tragen, und der Vorsteuerabzug ist erst möglich, wenn die Gutschrift korrekt ausgestellt wurde.
Allgemeine Pflichtangaben
Die Rechnung muss mindestens folgende Angaben enthalten:
Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Leistungsempfängers.
Ausstellungsdatum.
Fortlaufende Rechnungsnummer.
Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) oder Steuernummer des Unternehmers.
Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung.
Entgelt sowie der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung).
Bei bestehenden Vereinbarungen wie Skonti, Boni oder Rabatten muss dies angegeben werden.
Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers, wenn zutreffend.
Es reicht aus, wenn aus den Bezeichnungen von Name und Anschrift der leistende Unternehmer bzw. der Leistungsempfänger eindeutig erkennbar ist. Auch Postfächer oder c/o-Adressen sind ausreichend.
Fortlaufende Rechnungsnummer:
Die fortlaufende Nummer garantiert, dass jede Rechnung einmalig ist. Es dürfen verschiedene Nummernkreise für unterschiedliche Bereiche (z.B. Filialen) verwendet werden. Lücken in der Abfolge sind jedoch nicht zwingend erforderlich.
Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.):
Entweder die Steuernummer des leistenden Unternehmers oder die USt-IdNr. ist anzugeben. Im Fall der Gutschrift muss die Steuernummer des leistenden Unternehmers genannt werden.
Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung:
Das genaue Datum oder zumindest der Kalendermonat der Lieferung oder Leistung muss angegeben werden. Bei Voraus- oder Anzahlungen reicht es aus, den Zeitpunkt der Anzahlung zu vermerken.
Entgelt
Bei Boni oder Skonti muss auf die entsprechende Vereinbarung hingewiesen werden, aber der genaue Betrag muss nicht zwangsläufig angegeben werden.
Steuerbetrag:
Der auf das Entgelt entfallende Steuerbetrag muss gesondert ausgewiesen werden, es sei denn, eine Steuerbefreiung liegt vor. In letzterem Fall sollte der Grund für die Steuerbefreiung angegeben werden.
Steuerschuldumkehr (Reverse Charge):
Wird die Steuerschuld umgekehrt, muss der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf der Rechnung erscheinen.
Elektronische Rechnungen
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen für im Inland steuerbare Umsätze im B2B-Geschäftsverkehr in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die Verpflichtung zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung tritt ebenfalls ab diesem Zeitpunkt in Kraft. Übergangsregelungen gelten jedoch bis 2027.
Fehlende oder falsche Angaben können durch eine Berichtigung ergänzt oder korrigiert werden. Der Rechnungsempfänger kann eine Korrektur verlangen, wenn diese die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug gefährden.
Aufbewahrung von Rechnungen
Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden, beginnend mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Privatpersonen, die eine Rechnung im Zusammenhang mit einem Grundstück erhalten haben, müssen diese zwei Jahre lang aufbewahren. Verstößt eine Privatperson gegen diese Regelung, kann ein Bußgeld verhängt werden.
Kleinbetragsrechnungen und Kleinunternehmer
Kleinbetragsrechnungen
Für Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro gelten vereinfachte Vorschriften, z.B. keine Notwendigkeit einer fortlaufenden Rechnungsnummer.
Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer ausweisen, müssen trotzdem die anderen Rechnungspflichten beachten, jedoch entfällt der Steuerausweis.
Die Vereinfachungen für Kleinbetragsrechnungen gelten ebenfalls für Kleinunternehmer, jedoch gibt es keine Hinweispflicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.
Rechtsformwahl und Steuern
Die Wahl der Rechtsform für Ihr Unternehmen hat wesentliche Auswirkungen auf die steuerliche Belastung. Sie sollte daher bei der Unternehmensgründung berücksichtigt werden, wobei dies nicht der einzige Entscheidungsfaktor sein sollte. Auch andere Aspekte wie Haftung, Rechtsformaufwendungen, Publizitätspflichten und die Möglichkeit der Kapitalbeschaffung spielen eine wichtige Rolle. Nachfolgend eine Übersicht wichtiger steuerlicher Aspekte bei der Wahl der Rechtsform:
Einzelunternehmen / Personengesellschaft
Kapitalgesellschaft
Ertragssteuer
Einkommensteuer
progressiver Tarif (Verlauf siehe oben)
Grundfreibetrag
Körperschaftsteuer
einheitlicher Steuersatz 15 Prozent
kein Grundfreibetrag
Gewerbesteuer
Steuermesszahl 3,5 v. H.
Freibetrag 24.500 Euro
Anrechnung auf ESt
Steuermesszahl 3,5 v. H.
kein Freibetrag
keine Anrechnung auf KSt
Verlustverrechnung
mit anderen Einkunftsarten des Unternehmers möglich
kein Ausgleich mit Verlusten des Unternehmers
Gewinnermittlung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Unternehmer an Unternehmen) grundsätzlich nicht als Betriebsausgabe abziehbar
doppelte Buchführung oder Einnahmen-Überschussrechnung
Unternehmerlohn Pensionsrückstellungen und Darlehenszinsen (Grenze § 8a KStG) sind Betriebsausgaben
Pflicht zur doppelten Buchführung
Stand: April 2025
Die Informationen und Auskünfte der IHK Schwaben enthalten nur erste Hinweise und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall (z. B. durch einen Rechtsanwalt, Steuerberater, Unternehmensberater etc.) nicht ersetzen.
