Rund um das Finanzamt

Kassenbuchführung

Wer bei der Führung des Kassenbuchs nicht sorgfältig vorgeht, riskiert Streit bei der Betriebsprüfung. Daher sollten Unternehmer ihre Kassenbuchführung sehr genau und nach den gesetzlichen Vorgaben erledigen. Stellen die Prüfer Manipulationen oder Ungereimtheiten im Kassenbuch oder an der Registrierkasse fest, sind sie berechtigt, die Besteuerungsgrundlage beim Punkt Bareinnahmen zu schätzen. Diese Einschätzungen fallen in der Regel sehr hoch aus und können für den Unternehmer existenzbedrohend sein.

Kassenbuchpflicht

Das Handelsrecht legt fest, dass jeder Gewerbetreibende buchführungspflichtig ist, wenn Art und Umfang ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen erforderlich machen. Das gilt unabhängig davon, ob das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist.
Folgende Anhaltspunkte sprechen für eine kaufmännische Unternehmensorganisation, also ein kaufmännisch eingerichtetes Unternehmen:
  • Ein hohes Umsatzvolumen.
  • Eine hohe Zahl an Mitarbeitern.
  • Das Warenangebot ist umfangreich.
  • Es werden vielfältige Geschäftskontakte unterhalten.
Grundsatz: jedes Unternehmen mit der Handelsregistereintragung ist buchführungspflichtig. Buchführungspflichtige haben für Bargeldbewegungen ein Kassenbuch (ggf. in der Form aneinandergereihter Kassenberichte) zu führen.

Befreiung von der Buchführungspflicht

Gewerbetreibende sind von der steuerlichen Buchführungspflicht befreit, wenn alle folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
  • Der Umsatz überschreitet pro Jahr nicht 600.000 Euro.
  • Der Gewinn darf 60.000 Euro nicht übersteigen.
  • Dazu darf keine Pflicht zur Buchführung und Bilanzierung aufgrund anderer Gesetze und Verordnungen vorliegen (z. B. wegen der Rechtsform, wie AG, GmbH, OHG, KG, eines Handelsgewerbes oder anderer Bilanzierungspflicht nach Handelsrecht).
Gründer können diese Befreiung ebenfalls beantragen, sie müssen die Anforderungen dann am Ende des Geschäftsjahres erfüllen.

Arten der Kassenführung

Der Gesetzgeber gibt keine bestimmte Form der Kassensysteme vor. Der Unternehmer darf selbst entscheiden, welches System am besten zu seinem Betrieb passt. Zur Wahl stehen z.B. folgende Möglichkeiten:
  • Offene Ladenkassen,
  • Registrierkassen, die elektronisch oder digital betrieben werden oder
  • sonstige Kassensysteme.
Die handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sind, unabhängig vom gewählten Kassensystem, immer zu berücksichtigen. Zusätzlich sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die die Finanzverwaltung aufstellt, zu beachten.

Der Aufbau eines Kassenbuchs

Im Kassenbuch wird jeder einzelne Geschäftsfall dokumentiert:
  • Das Datum des Geschäftsfalls.
  • Die Belegnummer als fortlaufende Nummer, um den Geschäftsfall eindeutig zuordnen zu können.
  • Als erklärende Bezeichnung der Buchungstext.
  • Jede Einnahme oder Ausgabe wird mit Betrag und Währung erfasst.
  • Der für diesen Geschäftsfall anfallende Umsatzsteuersatz.
  • Die Höhe der Umsatzsteuer oder Vorsteuer für jeden Geschäftsfall.
  • Der aktuelle Kassenbestand, wobei jede Buchung berücksichtigt wird.
Gemäß § 146 Abs. 1 Satz 1 Abgabenordnung sind die Eintragungen in den Geschäftsbüchern einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Für Einnahmen und Ausgaben in bar gilt: Diese müssen täglich erfasst werden. Ausnahmen sind nur möglich, wenn zwingende geschäftliche Gründe die Erfassung am Tag der Einnahme oder Ausgabe verhindern. Zudem müssen die Buchungsunterlagen klar belegen, wie sich der sollmäßige Kassenbestand verändert hat. Weiter Grundsätze sind bei der Kassenbuchführung zu beachten:
  • Keine Buchung ohne Beleg, Alle Belege sind fortlaufend zu nummerieren.
  • Vergleich zwischen Soll- und Ist-Bestand ermöglichen. Der Kassenbestand kann nie negativ sein, denn eine Kasse kann nicht leerer als leer sein.
  • Geldbewegungen zwischen Bank, Kasse, Privatentnahme oder Privateinlage sind täglich zu erfassen.

Offene Ladenkassen und Kassenberichte

Diese einfachen Kassen sind häufig in Kleinstbetrieben vorhanden. Auch für diese Kassen gilt grundsätzlich die Einzelaufzeichnungspflicht. Auf Einzelaufzeichnungen kann verzichtet werden, wenn nur Waren von geringem Wert verkauft werden, es eine unbestimmte Vielzahl an Käufern gibt und diese nicht bekannt und nicht bestimmbar sind. Bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung gilt die Einzelaufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 Satz 1 AO aus Zumutbarkeitsgründen nicht, wenn kein elektronisches Aufzeichnungssystem, sondern eine offene Ladenkasse verwendet wird. Besteht aus Zumutbarkeitsgründen keine Verpflichtung zur Einzelaufzeichnung, müssen die Bareinnahmen anhand eines Kassenberichts nachgewiesen werden. Hierbei ist stets vom gezählten Kassenendbestand des jeweiligen Geschäftstages auszugehen. Von diesem Kassenendbestand werden der Kassenendbestand bei Geschäftsschluss des Vortages sowie die durch Eigenbeleg zu belegenden Bareinlagen abgezogen. Ausgaben und durch Eigenbeleg nachzuweisende Barentnahmen sind hinzuzurechnen.
Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten. Werden Kasseneinnahmen und Kassenausgaben ausnahmsweise erst am nächsten Geschäftstag aufgezeichnet, ist dies noch ordnungsgemäß, wenn zwingende geschäftliche Gründe einer Aufzeichnung noch am gleichen Tag entgegenstehen und aus den Aufzeichnungen und Unterlagen sicher entnommen werden kann, wie sich der sollmäßige Kassenbestand entwickelt hat. Bei Kassen ohne Verkaufspersonal toleriert, wenn diese erst bei Leerung ausgezählt werden. Kassenaufzeichnungen müssen so beschaffen sein, dass ein sachverständiger Dritter Soll- und Istbestand zweifelsfrei abgleichen kann. Die nötigen Kassenberichte sind handschriftlich anzufertigen, um die Unveränderbarkeit zu gewährleisten. Jeder Kassenbericht sollte nummeriert werden, um nachzuweisen, dass alle Blätter vollständig vorliegen. Die Tageseinnahmen müssen mit dem Kassenbestand durch Rückzählung korrekt ermittelt werden können (sogenannte Kassensturzfähigkeit). Zudem ist es empfehlenswert, den Kassenbericht mit Datum und Unterschrift zu versehen.

Inhalt eines Kassenbericht

Ein Kassenbericht muss zu jedem Geschäftsvorfall folgende Informationen dokumentieren:
  • Datum des Geschäftsvorfalls,
  • Belegnummer,
  • Buchungstext,
  • Betrag und Währung der Einnahme oder Ausgabe,
  • zugrunde liegender Steuersatz,
  • Umsatzsteuer bzw. Vorsteuer,
  • aktueller Kassenbestand.

Elektronische Kassenführung mittels Registrierkasse

Auch bei der elektronischen Kassenbuchführung mit einer Registrierkasse dürfen nachträgliche Änderungen nicht möglich sein oder sie müssen automatisch als solche gekennzeichnet werden. Registrierkassen bieten Unternehmen verschiedene Speicherfunktionen und können auf Knopfdruck verschiedene Summen bilden. Der Tagesendsummenbon (Z-Bon) fasst die Umsätze eines Tages in einer Summe zusammen. Die Z-Bons sind alle aufzubewahren, um die Vollständigkeit aller Einnahmen nachzuweisen. Kassenprüfer legen einen großen Wert auf die sogenannte Z-Abfrage. Hier kann der Prüfer alle Brutto- und Nettoumsätze einsehen. Alle Z-Bons, das gilt auch für doppelt gedruckte Exemplare, sollten unbedingt gut aufbewahrt werden. Die Endsummen der Z-Bons sind täglich in das Kassenbuch zu übertragen. Die Z-Bons müssen folgende Angaben enthalten:
  • Unternehmensname, das Datum des erfassten Tages, die Summe der Umsätze an diesem Tag.
  • Die Anzahl der Kunden.
  • Sämtliche Retouren und Stornierungen müssen aufgelistet sein.
  • Auf welchem Weg die Zahlung erfolgt ist (Bar, Kreditkarte, Scheck).
  • Die Uhrzeit, zu der der Bon abgerufen worden ist.
  • Die fortlaufende Nummer, die der Z-Zähler angibt.
Zusätzlich muss eine Verfahrensdokumentation geführt werden. Dazu ist eine allgemeine Beschreibung des eingesetzten Kassensystems nötig. Die Bedienungs- oder Programmieranleitung erfüllt diesen Zweck vollkommen. Dazu erwartete das Finanzamt eine technische Dokumentation, aus der Betriebszeiten der Kasse und Nutzer hervorgehen.

Kassenberichte für sonstige Kassensysteme

Seit dem ersten Januar 2017 erlaubt das Gesetz bei elektronischen Kassensystemen nur noch solche Modelle, die Einzelumsätze erfassen können. Zudem müssen die Umsätze 10 Jahre lang gespeichert werden können und dürfen nicht veränder- oder manipulierbar sein. Elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Absatz 1 Satz 1 der Abgabenordnung sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker, elektronische Buchhaltungsprogramme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter und Wegstreckenzähler sowie Geld- und Warenspielgeräte gehören nicht dazu (§ 1 Kassensicherungsverordnung). Dessen ungeachtet gelten aus Sicht der Finanzverwaltung (GoBD) unter anderem auch Taxameter, Geldspielgeräte und elektronische Waagen als Datenverarbeitungssysteme. Somit sind auch hier steuerrechtliche Anforderungen an eine ordnungsmäßige Buchführung und die Erfüllung von Aufzeichnungspflichten zu beachten.
Finanzbehörden haben die Möglichkeit von unangemeldeten Kassenkontrollen (sog. Kassen-Nachschau  BMF-Schreiben vom 29. Mai 2018 (IV A 4 - S 0316/13/10005 :054).

Neuerungen

Belegausgabepflicht an die Kunden: Diese Pflicht trat am 1. Januar 2020 in Kraft. Danach muss bei der Nutzung von elektronischen Aufzeichnungssystemen ein Beleg (elektronisch oder in Papierform) für den Kunden erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden.  Umstellung von elektronischen Registrierkassen: Ab 2020 sind die Aufzeichnungssysteme durch eine zertifizierte Sicherheitseinrichtung zu schützen. Die Bestimmung und Zertifizierung der technischen Anforderungen erfolgt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Technische Anforderungen sind in der sog. Kassensicherungsverordnung vom 26. September 2017 (BGBl. I 2017, 3515) geregelt.
Unternehmen mit elektronischen Registrierkassen beziehungsweise Kassensystemen wurden mit dem sogenannten Kassengesetz verpflichtet, diese ab dem 1.Januar 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (tSE) auszurüsten. Das BMF hat hierzu ein Schreiben erlassen (BMF-Schreiben vom 6. November 2029).

Technische Sicherheitseinrichtung (tSE)

Durch das BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2022 wird eine Übergangsregelung für den Einsatz der TSE Version 1 der Firma cv cryptovision GmbH, vertrieben unter dem Namen D-TRUST TSE-Modul geschaffen. Kassen mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) des Anbieters D-Trust dürfen nur noch bis zum 7. Januar 2023 genutzt werden. Ab dem 8. Januar ist das durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergebene Zertifikat für die hardwarebasierte TSE "D-Trust TSE Version 1.0" nicht mehr gültig. In dem BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2022 heißt es: "Obwohl die TSE ab dem 8. Januar 2023 nicht mehr zertifiziert ist, kann die bisher verwendete nicht mehr zertifizierte TSE bis zum 31. Juli 2023 weitergenutzt werden, wenn Steuerpflichtige die TSE Version 1 der Firma cv cryptovision GmbH, vertrieben unter dem Namen D-TRUST TSE-Modul, vor dem 7. Juli 2022 erworben und eingebaut haben."
Hinweis: Diese Informationen sollen nur erste Hinweise in übersichtlicher Form geben und erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.
Stand: März 2023