Homeoffice - Verhalten und Regeln

Wann können Sie Ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Ein Rechtsanspruch des Arbeitnehmers auf Arbeiten im Homeoffice besteht grundsätzlich nicht. Arbeiten im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus, sei es bereits im Arbeitsvertrag oder später in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat.
Keine Probleme gibt es,
  • wenn der Arbeitsvertrag eine Regelung zur Arbeit zu Hause enthält
  • der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit von zu Hause aus im konkreten Fall einverstanden ist.
Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erkĺärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.
Es empfiehlt sich auch, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen.

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?

Wenn keine Vereinbarung zum Homeoffice besteht, kann der Arbeitgeber Arbeit im Homeoffice auch nicht einseitig einführen oder den Arbeitnehmer gar dazu zwingen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice zu einzelnen Tätigkeiten von zu Hause aus verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

Voraussetzungen und Regeln für Homeoffice

Zu berücksichtigen ist, dass im Homeoffice grundsätzlich die gleichen Anforderungen an den Arbeitsschutz gelten wie am betrieblichen Arbeitsplatz. Auch im Homeoffice gelten die Vorgaben für die Arbeitssicherheit.
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dies zu prüfen. Es empfiehlt sich daher, in einer schriftlichen Vereinbarung zum Homeoffice auch eine Regelung zur Zutrittsberechtigung des Arbeitgebers nach Vorankündigung zu treffen.

Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?

Die Arbeitszeitregeln gelten am heimischen Arbeitsplatz genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag.
Arbeitnehmer, die von zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

Was ist, wenn ein Unfall zu Hause passiert?

  • Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein.
  • Zu beachten ist aber, dass die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit im Homeoffice häufig schwer zu treffen ist. So kann es zum Beispiel für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalles entscheidend sein, ob ein Unfall an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.

Kosten und Steuern beim heimischen Büro

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für
  • Kommunikationskosten (Telefon usw.)
  • Büromaterial.
Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

Steuern für das häusliche Arbeitszimmer

Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes:
  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
    • Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  •  Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet.

Homeoffice - sicher zu Hause arbeiten

Um sicher von Zuhause aus zu arbeiten benötigen Sie Hard- und Software und es empfiehlt sich, einige Regeln zu beherzigen. Hier einige Tipps, wie das gelingen kann:
  • Verbindung der Mitarbeiter in die Firma: Grundvoraussetzung für ein Homeoffice ist eine schnelle Internetverbindung: Per Festnetz, Mobilfunk oder notfalls Satellit. Einige MBit/s schnell sollte die Verbindung schon sein.
  • Telefonanlage: Büro-Rufnummern im Homeoffice: Im Idealfall telefonieren Mitarbeiter im Homeoffice zuhause genauso wie im Büro: Unter ihrer beruflichen Rufnummer sind sie erreichbar und bei eigenen Telefonaten erscheint die berufliche Rufnummer und nicht die Privatnummer. Dies muss die Telefonanlage im Unternehmen regeln: Prüfen Sie, welche Möglichkeiten die Telefonanlage dazu bietet. Auf VoIP („Voice over IP“) basierende Telefonanlagen bieten hier üblicherweise eine hohe Flexibilität. Ggf. müssen auf den Smartphones der Mitarbeiter Apps installiert werden, mit denen die Trennung von privaten und beruflichen Rufnummern gelingt.
  • Computer-Ausrüstung im Homeoffice: Entweder das Unternehmen stellt den Mitarbeitern einen fertig konfigurierten Rechner zur Verfügung. Oder die Mitarbeiter nutzen ihren privaten Rechner.
    In jedem Fall ist eine klare technische Trennung von privater und beruflicher Nutzung sehr zu empfehlen. Ansonsten könnten durch die private Nutzung hervorgerufene Sicherheitsprobleme die Sicherheit des Unternehmens tangieren – oder umgekehrt.
    Diese Trennung gelingt z. B. durch den Fernzugriff („Remote-Desktop“), der über eine verschlüsselte Verbindung („VPN-Tunnel“ / „Virtual Private Network“) realisiert werden kann.
    Damit dies sicher ist, empfiehlt sich der Einsatz von Zwei-Faktor-Authentifizierung beim Aufbau der Verbindung: Dabei muss der Homeoffice-Mitarbeiter einerseits „etwas wissen“ (z. B. Nutzername und Passwort für einen Login) und „etwas haben“ (z. B. ein Smartphone für die Freigabe der Verbindung oder eine spezielle Hardware („Security-Token“), der am Privatrechner angesteckt wird oder eine zusätzliche Information (z. B. einen Zahlencode) gibt.
    Auch lohnt ein Blick darauf, was an den privaten Rechner angeschlossen ist: Nur bekannte Geräte sollten an diesen angesteckt werden. Dies gilt insbesondere für USB-Sticks: Im schlimmsten Fall kann ein mit Schadsoftware versehener USB-Stick den Rechner „übernehmen“ und z. B. sämtliche Tastaturanschläge mitprotokollieren. Ähnliches gilt für schnurlose Mäuse und Tastaturen.
  • Sichere IT-Nutzung im Homeoffice: Der private PC sollte stets auf dem aktuellsten Stand sein: Updates von Betriebssystem und Anwendungssoftware sollte zeitnah eingespielt werden. Das gilt insbesondere für Browser, Sicherheitssoftware (Virenscanner, Firewalls...) und ggf. verwendete VPN-Software. Auch sollte andere Hardware im Heimnetz aktuell gehalten werden (z. B. der Router).
    Unmittelbar vor Ort werden Rechner üblicherweise durch Passwörter zum Login geschützt: Damit im Homeoffice nur berechtigte Personen den Remote-Desktop ins Unternehmen nutzen, müssen die Mitarbeiter auch zuhause besonders auf den Rechner achten. Das bedeutet z. B.: Einrichten eines Nutzerkontos auf dem Rechner für die Homeoffice-Arbeit,
    Sowie: Beim Verlassen des Rechners die Bildschirmsperre des Betriebssystems oder zumindest des Remote-Desktops aktivieren, welche nur durch hinreichend schwierige Passwörter zu entsperren ist.
  • Grundsätzliche Beschäftigung des Unternehmens mit der IT-Sicherheit: Sowohl aus gesetzlichen Gründen als auch zum Eigenschutz sollten Unternehmen sich mit dem Thema IT- und Informationssicherheit beschäftigen. Das gilt insbesondere für die Vorbereitung auf einen IT-Notfall, dessen Wahrscheinlichkeit und ggf. Auswirkung mit passenden Maßnahmen reduziert werden kann.

Produktiv, aber nicht einsam: So gelingt die Arbeit von zu Hause aus

Führung im Homeoffice – intensiver kommunizieren

Wissenschaftler der US-amerikanischen Stanford-Universität haben in einer zweijährigen Studie untersucht, was das Arbeiten im Homeoffice bewirkt. Die erste und wichtigste Botschaft: Die Produktivität der Mitarbeiter stieg um 13 Prozent.
Das liegt in der Regel auch daran, dass es weniger Unterbrechungen gibt, die Arbeitnehmer konzentrierter arbeiten können. In einem Büro, das mit mehreren Personen besetzt ist, telefoniert oder bespricht eben immer mal jemand etwas, es gibt Hintergrundgeräusche – und so entsteht Ablenkung. Auch stellte sich heraus, dass die tatsächliche Arbeitszeit des Mitarbeiters im Homeoffice meist länger als die vor Ort ist.
Wenn Sie als Unternehmer Ihre Mitarbeiter als Schutz vor Infektionen zu Hause arbeiten lassen möchten, kann aus der Not eine Tugend werden. Zum Problem könnte auf Dauer aber die soziale Isolation im Homeoffice sein. Die Homeoffice-Mitarbeiter arbeiten zwar produktiver, aber ggf. auch einsamer.

So gelingt Führung im Homeoffice: Wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen und der Isolation vorbeugen

  • Stellen Sie alle nötigen technischen und sonstigen Mittel zur Verfügung und klären Sie transparent alle arbeitsrechtlichen Fragen und Ansprüche, damit der Mitarbeiter gut informiert ist.
  • Klären Sie gemeinsam die Erwartungen ans Homeoffice – erwartete Dauer der pandemiebedingten Homeofficelösung, Arbeitsleistung, Erreichbarkeit, Umfang mit externen Kunden, die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben etc.
  • Besprechen Sie auch, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Darf der Mitarbeiter flexibler sein als im Büro oder sollten Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice wie die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro liegen?
  • Sprechen Sie mit den Mitarbeitern individuell klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie den Mitarbeitern Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöht sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, weil man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern expliziter kommuniziert werden muss.
  • Bedenken Sie hier: Die Angst vor den Folgen der Pandemie, weniger soziale Kontakte oder auch Homeoffice plus in vielen Fällen Homeschooling – all das erhöht den Stresspegel für Mitarbeiter. Viele Führungskräfte machen die Erfahrung, dass der Gesprächsbedarf der Mitarbeiter persönlicher wird. Fragen Sie also ggf. auch von sich aus nach der persönlichen Situation, hören Sie zu.
  • Im Homeoffice braucht es wie im Büroalltag Kommunikation für alle. Dazu eignen sich virtuelle Meetings oder Telefonkonferenzen. Diese – insbesondere, wenn sie regelmäßig angesetzt werden – geben den Mitarbeitern Struktur, Halt und Sicherheit und helfen zudem, der Isolation vorzubeugen und weiterhin in Kontakt mit den Kollegen zu bleiben.
  • Auch können solche Meetings genutzt werden, um über die aktuelle Situation des Unternehmens zu berichten. Stimmen Sie die Häufigkeit solcher virtueller Treffen offen mit Ihren Mitarbeitern ab.
  • In manchen Teams erweist sich eine kurze tägliche Morgen-Telefonkonferenz als sinnvolles Mittel, um Kontakt zu halten und die wichtigsten Absprachen im Team transparent zu machen.
  • Studien haben ergeben, dass durch die Pandemie in den Betrieben das Bewusstsein für die Vereinbarkeit von Familie und Beruf gestiegen ist. Machen Sie hier eine Bestandsaufnahme. Wie können neue oder modifizierte Vereinbarkeitsregeln ihre Mitarbeiter besser durch die Pandemie bringen? Können Sie als Unternehmen neue oder Zusatzangebote machen? Wie profitieren gerade auch die Mitarbeiter im Homeoffice davon? Und was können Sie davon ggf. auch nach der Pandemie noch nutzen? 
  • Unterstützen Sie die Mitarbeiten, die noch keine Homeoffice-Erfahrung haben, mit Tipps zur Homeoffice-Organisation. Hilfreich ist zum Beispiel eine gewissen Routine: Pünktlich zu einem festgelegten Zeitpunkt starten, Ziele für den Tag klären, Ablenkungen ausschalten, feste Pausen einlegen, vor Beendigung des Arbeitstages aufräumen, sich zwischendurch bewegen und gesund ernähren – und am nächsten Tag frisch starten.
  • Wenn aus dem vorübergehenden Homeoffice ein dauerhaftes wird, signalisieren Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie gesehen werden und dass das Homeoffice bei guter Arbeit auch ihre Karriere fördert. Denn Mitarbeiter befürchten oft Karriereeinbrüche durch Homeoffice.

So bleiben Sie und Ihre Mitarbeiter gesund im Homeoffice

Unternehmer wie Mitarbeiter müssen sich an das Homeoffice gewöhnen. Einige Tipps helfen dabei, gesund zu bleiben.
  • Es hilft, Zeiträume festzulegen, in denen gearbeitet wird. So gibt es einen Überblick über das Tagespensum und die Trennung zwischen Geschäftlichem und Privatem bleibt gewahrt.
  • Strukturieren Sie Ihren Büroalltag. Ideal sind maximal 1,5 Stunden konzentriertes Arbeiten am Stück und danach eine kurze Pause, bevor Sie weitermachen.
  • Richten Sie Ihren Tisch wie im Büro ein, so dass Sie alles Wichtige griffbereit haben. Halten Sie Dinge wie Ihr privates Handy, die Sie aus Ihrer Konzentration reißen könnten, außer Reichweite.
  • Ernähren Sie sich ausgewogen, kochen Sie vor und nehmen Sie sich regelmäßig Zeit für eine Mittagspause. So vermeiden Sie Heißhungerattacken und den unbedachten Griff zu Süßigkeiten.
  • Planen Sie aktive Pausen ein. Nutzen Sie diese, um aufzustehen und Ihre gesamten Muskeln zu lockern sowie vor allem auch Kiefer, Nacken und Augen zu entspannen.
  • Treiben Sie Sport, am besten außer Haus. Im Lockdown light ist es erlaubt, mit Angehörigen des eigenen Hausstandes Sport zu treiben. Wer allein zu Hause arbeitet, braucht einen höheren körperlichen Ausgleich.
  • Machen Sie regelmäßig Spaziergänge an der frischen Luft, um Vitamin D zu tanken und den Kopf frei zu bekommen. Bewegung wirkt sich positiv auf die Versorgung des Gehirns mit Sauerstoff aus. Da kommen einem dann häufig quasi im Vorbeigehen auch die Lösungen für geschäftliche Probleme.
Quelle: Karin Gmelch, pepp4 success GmbH, München, IHK-Zeitung 2/2020

Ergonomie im Homeoffice

Mit dem Laptop am Küchentisch zu arbeiten, ist eine Lösung, aber sicher nicht die beste. Prüfen Sie, wie Sie Ihr Homeoffice so gestalten, dass Sie arbeiten können, ohne dass Ihnen am Ende des Tages der Rücken schmerzt. Und was ohnehin gilt: Nicht nur sitzen - sondern stets zwischendurch für Bewegung sorgen!

Möbel im Homeoffice

  • Stuhl: Kaufen Sie einen höhenverstellbaren Drehstuhl mit einer dynamischen Rückenlehne, der sich individuell anpassen lässt. Ein größenangepasster Sitzball ist allenfalls als gelegentliche Alternative denkbar - und wenn dann am besten mit Ring, der den Ball fixiert.
  • Beim Sitzen sollten sich die Knie möglichst im rechten Winkel befinden. Notfalls hilft eine Fußstütze oder –erhöhung. Wichtig ist, dass das Blut nicht abgeschnürt wird, deshalb die Beine parallel zueinander auf den Boden stellen und nicht übereinanderschlagen.
  • Tisch: Dieser sollte der Größe seines Nutzers angepasst sein, so dass der beim Sitzen in der Hüfte sowie zwischen Ellbogen und Schultern ebenfalls einen Winkel um die 90 Grad erreichen kann. Zudem muss der Tisch mindestens 80 Zentimeter in der Tiefe messen, um den notwendigen Abstand von Körper zu Monitor zu gewährleisten.
  • Ferner empfiehlt es sich wegen des Lichteinfalls, den Tisch in einem 90-Grad-Winkel zum Fenster zu stellen, damit der Monitor in demselben Winkel platziert werden kann.
  • Beleuchtung: Bei Rechtshändern sollte die Hauptlichtquelle von links kommen. Wichtig ist aber vor allem, dass auf der Bildschirmoberfläche möglichst wenig Blendung entsteht. Und sorgen Sie für ausreichend Helligkeit am Büroarbeitsplatz, mindestens 500 Lux.
  • Computer/Monitor: Empfehlenswert ist ein Computer mit externer Tastatur und einem Extramonitor. Tastatur und Maus sollten Sie so platzieren, dass die Handgelenke nicht abgeknickt sind. Der Monitor sollte grob eine Armlänge entfernt und so eingestellt sein, dass der Nutzer von leicht schräg oben darauf blickt, sein Kopf also leicht geneigt ist, um den Nacken zu entspannen.
Quelle: Johanna Dumitru, freie Innenarchitektin, München, IHK-Zeitung 2/2020

Tipps und Tools für erfolgreiches Arbeiten im Homeoffice

Bitte beachten Sie, dass die Auflistung der Tools keine Empfehlung darstellt, sondern nur eine Zusammenstellung. Diese Infos sind ein Service der IHK. Wir erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl die Informationen mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.