Eintragung ins Handelsregister

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Als Handelsregister bezeichnet man ein öffentliches Verzeichnis, das im Rahmen des Registergerichts Eintragungen über die angemeldeten Kaufleute in einem bestimmten geografischen Raum führt. Das Handelsregister wird von den Handelsregistergerichten bei den Amtsgerichten ausschließlich in elektronischer Form geführt.
Wichtig! Kaufleute, die ein Handelsgewerbe im Sinne des § 1 HGB (Handelsgesetzbuch) betreiben, sind grundsätzlich verpflichtet, ihre Firma, den Ort der Handelsniederlassung und die inländische Geschäftsanschrift beim zuständigen Handelsregister anzumelden (§ 29 HGB).
Achtung! Eine Eintragung in das Handelsregister ersetzt nicht die Gewerbeanmeldung. Das Handelsregister dient der Rechtssicherheit im Geschäftsverkehr; der Vertrauensschutz richtet sich nach § 15 HGB. Es dient auch dem Schutz der Firma. Jede neue Firma muss sich nämlich deutlich von den am selben Ort oder in derselben Gemeinde bereits bestehenden Firmen unterscheiden (§ 30 HGB).

1. Erklärfilm zur Eintragung ins Handelsregister

2. Funktion des Handelsregisters

Das Handelsregister soll eine Publikations-, Beweis-, Kontroll- sowie Schutzfunktion erfüllen. Oft kommt es vor, dass Geschäftspartner aus dem Ausland einen Handelsregistereintrag sehen wollen, um von der tatsächlichen Existenz des Unternehmens überzeugt zu sein. Eine Gewerbeanmeldung reicht Ihnen oftmals nicht aus.
Die Anmeldungen zur Eintragung müssen grundsätzlich öffentlich, d. h. notariell beglaubigt werden. Handelsregistereintragungen werden gemäß § 10 HGB durch ihre erstmalige Abrufbarkeit im elektronischen Register bekannt gemacht; eine gesonderte Bekanntmachung im Bundesanzeiger erfolgt nicht mehr. Der Umfang der in das Handelsregister zur Eintragung anzumeldenden Tatsachen ist gesetzlich festgelegt. Hierfür besteht nach § 14 HGB in Verbindung mit §§ 388, 389 FamFG Registerzwang, d. h. Verpflichtete können durch Zwangsgeld zur Anmeldung bestimmter rechtlicher Vorgänge angehalten werden.
Die Publizitätswirkung des Handelsregisters schützt nach Maßgabe des § 15 HGB den gutgläubigen Rechtsverkehr in seinem Vertrauen auf eintragungspflichtige Tatsachen und deren Bekanntmachung. Ein uneingeschränkter öffentlicher Glaube wie beim Grundbuch besteht jedoch nicht.

3. Wer muss und wer kann sich freiwillig im Handelsregister eintragen lassen?

Die Eintragungspflicht hängt grundsätzlich davon ab, ob man als Kaufmann bzw. Kauffrau eingestuft wird. Kaufmann i.S.d. § 1 HGB ist, wer ein Handelsgewerbe betreibt. Ein Handelsgewerbe ist jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass das Unternehmen nach Art oder Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb nicht erfordert. Die Feststellung der Kaufmannseigenschaft erfordert eine individuelle Beurteilung anhand des Gesamtbildes des Unternehmens.
Folgende Kriterien werden im Wesentlichen für die Einzelfallbeurteilung herangezogen:
  • Art der Geschäftstätigkeit:
    z.B. Vielfalt der Erzeugnisse und Leistung der Geschäftsbeziehungen, Inanspruchnahme und Gewährung von Fremdfinanzierungen, namentliche internationale Tätigkeit, umfangreiche Werbung, größere Lagerhaltung.
  • Umfang der Geschäftsfähigkeit:
    z.B. Umsatzvolumen (nicht Bilanzgewinn), Anlage- und Umlaufvermögen, Zahl und Funktion der Beschäftigten, Schichtbetrieb, Größe des Geschäftslokals, Zahl und Organisation der Betriebsstätten. Auslandsfilialen. Maßgebend ist immer das Gesamtbild des Unternehmens.
  • Umsatz:
    Feste gesetzliche Umsatzgrenzen gibt es für die Kaufmannseigenschaft nach § 1 HGB nicht. Das Umsatzvolumen kann lediglich im Zusammenspiel mit den übrigen Umständen einen Anhaltspunkt dafür geben, ob eine kaufmännische Einrichtung erforderlich ist. Die Höhe des Umsatzes ist stets branchen- und betriebsbezogen zu beurteilen.
  • Anzahl der Beschäftigten:
    Die Anzahl der Beschäftigten kann für eine kaufmännische Einrichtung sprechen, eine feste gesetzliche Mindestzahl gibt es nicht.
  • Betriebsvermögen:
    Auch die Höhe des Betriebsvermögens ist ein Anhaltspunkt, eine feste gesetzliche Wertgrenze besteht nicht.
  • Kredithöhe:
    Umfang und Organisation der Fremdfinanzierung können berücksichtigt werden, eine feste gesetzliche Kredithöhe gibt es nicht.
  • Standorte:
    Mehrere Standorte bzw. Niederlassungen sprechen für eine kaufmännische Einrichtung.
Es kommt darauf an, ob Ihr Betrieb bereits so kompliziert und umfangreich ist, dass er nur aufgrund einer ausgebauten kaufmännischen Organisation überschaubar, lenkbar und planbar bleibt. Ist kaufmännisch geschultes Personal weder erforderlich noch beschäftigt, spricht dies gegen die Kaufmannseigenschaft (Beispiele: „Tante-Emma-Läden“, kleine Gastwirte, Eisdielen, Kantinen, Stehbierbuden, Kioske). Wenn ein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb erforderlich ist, sind Sie als der Inhaber (ob Sie wollen oder nicht) schon per Gesetz Kaufmann. Die Regeln des HGB finden also unmittelbar Anwendung und die Handelsregistereintragung hat nur noch deklaratorische (= bestätigende) Wirkung. Welche Art von Gewerbe Sie betreiben, ist dabei nach der gesetzlichen Neuregelung ohne Bedeutung.
Hinweis: Auch wenn ein Unternehmen keinen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert, kann es freiwillig einen Handelsregistereintrag vornehmen lassen.
Sofern Sie von dieser freiwilligen Eintragung in das Handelsregister als Einzelgewerbetreibender Gebrauch machen, erlangen Sie mit dieser konstitutiven (= rechtsbegründenden) Eintragung nach § 2 HGB die Kaufmannseigenschaft. Sie unterliegen also erst vom Augenblick der Eintragung an den Kaufmannsregeln des HGB. Für die gemeinsame Ausübung freier Berufe ist eine Eintragung als OHG nach § 107 Abs. 1 HGB möglich, soweit das anwendbare Berufsrecht sie zulässt; die freiberufliche Tätigkeit eines Einzelnen wird dadurch nicht zum Handelsgewerbe.
Hinweis: Die OHG, die KG, die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft (AG) unterliegen den handelsrechtlichen Vorschriften. Die GmbH und die AG sind Handelsgesellschaften und damit Kaufleute kraft Rechtsform (sog. Formkaufleute). Für die OHG und KG gelten die besonderen Vorschriften des HGB; auch kleingewerbliche, vermögensverwaltende und unter bestimmten Voraussetzungen freiberufliche Gesellschaften können nach § 107 HGB eingetragen werden.

4. Eintragungspflichtige Tatsachen

Die Eintragungspflichtigen Tatsachen sind im HGB, AktG und im GmbHG aufgezählt. Die im Handelsverkehr beteiligten Parteien trifft daher ein gesetzlicher Zwang, diese Tatsachen eintragen zu lassen. Die Eintragungspflicht kann gegebenenfalls mit Zwangsgeldern gem. § 14 HGB von Amts wegen durchgesetzt werden.
Eintragungspflichtig sind insbesondere:
  • Firma und Geschäftsanschrift der Handelsniederlassung, § 29 HGB
  • Änderung der Firma oder Ihrer Inhaber, § 31 HGB
  • Anmeldungen und Änderungen bei juristischen Personen nach den jeweils einschlägigen Vorschriften, insbesondere §§ 33, 34 HGB
  • Erteilung einer Prokura, § 53 HGB
  • Anmeldung OHG, § 106 HGB
  • Auflösung einer OHG, § 141 HGB
  • Fortsetzung einer OHG, § 142 HGB
  • Anmeldung der Liquidatoren einer OHG, § 146 HGB
  • Anmeldung einer KG, § 162 HGB
  • Anmeldung einer GmbH, § 7 GmbHG
  • Eintragung der Geschäftsführer, § 39 GmbHG
  • Einreichung einer aktuellen Gesellschafterliste einer GmbH, § 40 GmbHG
  • Stammkapitalerhöhungen § 57 GmbHG
  • Liquidatoren einer GmbH, § 67 GmbHG
  • u.a.
Die Eintragungen in das Handelsregister sind in zwei Abteilungen untergliedert. In der Abteilung A (HRA) werden der Einzelkaufmann (e.K.), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft und die Europäische wirtschaftliche Interessensvereinigung (EWIV) eingetragen. Das Handelsregister Abteilung A gibt Auskunft über Sitz und Rechtsform, Name des Inhabers bzw. die persönlich haftenden Gesellschafter einer Personenhandelsgesellschaft, Wechsel der Inhaber bzw. Gesellschafter, Betrag der Kommanditeinlage, Erteilung und Abbestellung der Prokuristen, Eröffnung oder Aufhebung des Insolvenzverfahrens, die Auflösung einer Gesellschaft und das Erlöschen einer Firma. In der Abteilung B werden die Aktiengesellschaft, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, die Gesellschaft mit beschränkter Haftung und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit eingetragen. Das Handelsregister Abteilung B gibt u.a. Auskunft über Firma, die Rechtsform und Gegenstand des Unternehmens, Ort des Sitzes, Geschäftsführer, Stammkapital der GmbH bzw. Grundkapital der Aktiengesellschaft, Prokura, Liquidation, Eröffnung des Insolvenzverfahrens, Löschung der Firma.

5. Wirkungen der Handelsregistereintragung

Insbesondere dann, wenn eine freiwillig Handelsregistereintragung erwogen wird, stellt sich die Frage nach den Vor- und Nachteilen bzw. den rechtlichen Änderungen, die damit verbunden sind. Aus der Handelsregistereintragung ergeben sich für den Kaufmann bzw. für eine Handelsgesellschaft eine Reihe von Vorteilen und Verpflichtungen. Was differenziert die Kaufleute also? Diese können allerdings aufgrund der rechtlichen Komplexität und des Umfangs nicht vollständig dargestellt werden.
Hier ist ein Auszug dessen, was die Kaufleute von Nichtkaufleuten unterscheidet:
  • Nur Kaufleute führen eine Firma im handelsrechtlichen Sinne (§ 17 HGB). Durch die Handelsregistereintragung wird die Firma im Registerbezirk gegenüber verwechslungsfähigen Firmierungen nach § 30 HGB geschützt. Beachtet werden sollte, dass die Handelsregistereintragung zunächst nur regionale Schutzwirkung entfaltet und ggf. ein zusätzlicher markenrechtlicher Schutz der Firma sinnvoll sein kann. Nicht eingetragene Unternehmen können im Geschäftsverkehr Geschäftsbezeichnungen verwenden.
  • Das Handelsgewerbe kann verkauft, vererbt und verpachtet werden, so dass der Wert einer bekannten Firma erhalten bleibt.
  • Mit der Eintragung eines kleingewerblichen Unternehmens in das Handelsregister entsteht die Kaufmannseigenschaft und zugleich findet das Handelsgesetzbuch Anwendung, welches Spezialregelungen für Kaufleute enthält.
  • Die Eintragung im Handelsregister vermitteln Vertragspartnern einen ersten Eindruck von Unternehmen, nicht jedoch über Bonität und Seriosität. Durch die Eintragung wird nach außen erkennbar, dass sich der Unternehmer den kaufmännischen Regelungen und Gebräuchen unterwirft. Damit tritt der Unternehmer nach außen professioneller auf und kann mit einem gewissen Vertrauensvorschuss bei Vertragspartnern rechnen. Viele Handelsunternehmen, Banken oder ausländische Vertragspartner setzen für die Aufnahme von geschäftlichen Verbindungen die Eintragung des Geschäftspartners ins Handelsregister voraus. Die Eintragung - und damit auch die Existenz des Unternehmens - kann einfach über einen Handelsregisterauszug nachgewiesen werden.
  • Kaufleute können unter ihrer Firma klagen und verklagt werden.
  • im Handelsregister eingetragene Kaufleute können Prokura erteilen.
  • Sie können selbstständige Zweigniederlassungen gründen, die ebenfalls in das Handelsregister eingetragen werden.
  • nur wer als Einzelkaufmann/-frau, als persönlich haftender Gesellschafter einer Personengesellschaft, als Geschäftsführer einer GmbH oder als Vorstand einer sonstigen juristischen Person bzw. als Prokurist im Handelsregister eingetragen ist oder war, kann Handelsrichter werden.
  • Kaufleute können unter den Voraussetzungen des § 38 ZPO im Voraus rechtswirksam einen Gerichtsstand vereinbaren.
  • unter Kaufleuten finden Handelsbräuche Anwendung
  • Kaufleute müssen grundsätzlich Handelsbücher führen sowie Bilanzen und Inventuren aufstellen und hierfür Aufbewahrungsfristen beachten. Für bestimmte Einzelkaufleute bestehen Ausnahmen nach §§ 241a, 242 Abs. 4 HGB.
  • Die Eintragung im Handelsregister hat Publizitätswirkung (§ 15 HGB). Nicht eingetragene und nicht bekannt gemachte eintragungspflichtige Tatsachen können gutgläubigen Dritten grundsätzlich nicht entgegengehalten werden; für eingetragene und bekannt gemachte Tatsachen gelten die gesetzlichen Voraussetzungen und Ausnahmen.
  • Für bestimmte Handelsgeschäfte gelten besondere Formvorschriften; so können etwa Bürgschaften unter den Voraussetzungen des § 350 HGB formfrei wirksam sein. Verbraucherschutzvorschriften gelten für Kaufleute nur dann, wenn sie im jeweiligen Geschäft als Verbraucher handeln.
  • Bei beiderseitigen Handelskäufen gilt die Untersuchungs- und Rügeobliegenheit des § 377 HGB. Werden Mängel nicht rechtzeitig angezeigt, gilt die Ware grundsätzlich als genehmigt, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen.
  • Für Geschäftsbriefe gelten bestimmte Pflichtangaben: so muss z.B. immer die vollständige Firma, der Sitz, die Handelsregisternummer angegeben werden.
  • Der Grundbeitrag bei der Handelskammer verändert sich durch die Eintragung im Handelsregister.
  • Gerichtsstandsvereinbarungen unter Kaufleuten richten sich nach § 38 ZPO und sind nur unter den dort geregelten Voraussetzungen zulässig.

6. Mit welchen Kosten ist zu rechnen?

Bei jeder Eintragung einer Tatsache in das Handelsregister erhebt das Registergericht Gebühren. Dabei bestimmt sich die Höhe dieser Gebühren nach der Handelsregistergebührenverordnung (HRegGebV). Die Anmeldung einer einzutragenden Tatsache bei dem zuständigen Registergericht erfolgt in öffentlich beglaubigter Form, hierfür beglaubigt der Notar grundsätzlich die Unterschrift. Die Notarkosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Darüber hinaus kann der Notar für weitere Unterstützung in Anspruch genommen werden, in dem er zum Beispiel beratend tätig wird oder mit der Erstellung eines Gesellschaftsvertrags beauftragt wird.
Wichtig! Auch notarielle Gebühren unterliegen grundsätzlich den gesetzlichen Vorgaben des GNotKG und sind nicht frei verhandelbar. Der konkrete Kostenumfang sollte vorab mit dem Notar geklärt werden.
Die Gebühren des Handelsregisterverfahrens hängen hingegen maßgeblich von zwei Faktoren ab: zum einen von der gewählten Rechtsform (Einzelkaufmann, OHG, GmbH, etc.) zum anderen von der konkreten Ausgestaltung (Zahl der Gesellschafter, Art und Höhe des Stammkapitals, Mustergesellschaftsvertrag oder individueller Gesellschaftsvertrag etc.).

7. Wie läuft das Eintragungsverfahren ins Handelsregister ab?

Die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister muss grundsätzlich notariell beglaubigt werden. Die Unterlagen werden anschließend elektronisch an das Registergericht übermittelt und dort geprüft. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, ist für bestimmte Anmeldungen auch eine notarielle Online-Beglaubigung möglich. Sofern keine Beanstandung besteht, trägt das Gericht die entsprechenden Inhalte ein. Ändern sich eintragungsrelevante Umstände, muss dies wiederum zur Eintragung beim Handelsregister angemeldet werden. Die Bekanntmachung erfolgt gemäß § 10 HGB durch die erstmalige Abrufbarkeit im elektronischen Register.
Achtung vor Adressbuchschwindel nach dem Handelsregistereintrag!
Leider nutzen auch unseriöse Adressverlage die bekannt gemachten Informationen aus und verschicken „Informationen” oder „Aufforderungen” zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder ähnliches.
Die Anschreiben haben in der Regel die Form eines Formulars, um den Charakter eines Vertragsangebotes zu verschleiern. Zugleich entsteht der Eindruck, der Absender sei eine öffentliche Stelle oder es würden kostenlose Leistungen angeboten. Oft erhalten Unternehmen mehrere solcher Schreiben, die einen unbewussten Vertragsabschluss bezwecken. Achten Sie im Kleingedruckten auch auf das Wort „Offerte“.
Wichtig! Bitte prüfen Sie gerade nach Ihrem Handelsregistereintrag Ihres Unternehmens bzw. Ihren Eintragungen den Schriftverkehr genau und wenden Sie sich bei Unklarheiten gerne an uns.
Mit Ihrer Unterschrift unter dubiose Angebote kommt im Zweifel ein kostspieliger Vertrag zustande, der eine Zahlungspflicht für eine Leistung begründet, die sich in der Aufnahme Ihrer Unternehmensdaten in einem der zahlreichen Internetportale erschöpft.
Wichtig! Der Handelsregistereintrag ersetzt nicht die Gewerbeanmeldung. Wer ein stehendes Gewerbe beginnt, muss dieses grundsätzlich nach § 14 GewO bei der zuständigen Behörde anzeigen. Bei Personenhandelsgesellschaften sind grundsätzlich die geschäftsführungsberechtigten Gesellschafter anzeigepflichtig; bei der GmbH erfolgt die Anzeige durch ihre gesetzlichen Vertreter.

8. Firmenführung

Als Kaufmann führen Sie Ihr Geschäft unter einer Firma. Die Firma meint dabei im rechtlichen Sinne nicht das Unternehmen als solches, sondern den Namen, unter dem der Kaufmann im Rechtsverkehr auftritt und seine Unterschrift abgibt. Das Firmenrecht erlaubt dem Kaufmann, als Firma auch eine Sachbezeichnung oder einen Phantasienamen zu führen (z.B. TOPTEC Computerhandel e.Kfm). Die Firma muss in das Handelsregister eingetragen werden.
Der Nichtkaufmann muss dagegen grundsätzlich unter seinem Vor- und Zunamen im Geschäftsverkehr auftreten und kann zusätzlich Phantasiebegriffe oder Sachzusätze verwenden.
Die Firmenführung kann ein positives Image Ihres Unternehmens fördern oder auch eine gewisse Solidität zum Ausdruck bringen. Dies ist vor allem im Verkehr mit ausländischen Unternehmen wichtig, die Vertragsabschlüsse häufig von der Handelsregistereintragung abhängig machen. Aber auch Banken erkundigen sich vor einer Kreditvergabe oft nach der Handelsregistereintragung.
TIPP: Bevor Sie die Eintragung Ihrer Firma in das Handelsregister anmelden, empfehlen wir Ihnen, die Firmenbezeichnung mit Ihrer Industrie- und Handelskammer abzustimmen.

9. Rechtsfolgen der Handelsregistereintragung

Handelsgeschäfte sind solche Geschäfte, die der Kaufmann im bzw. für den Betrieb seines Handelsgewerbes tätigt. Das HGB enthält hierfür bestimmte Sondervorschriften, die den Bedürfnissen des Handelsverkehrs angepasst sind und die deshalb Abweichungen gegenüber den Bestimmungen des BGB enthalten. Die wichtigsten dieser in §§ 343 ff HGB enthaltenen Besonderheiten haben wir nachfolgend für Sie zusammengestellt. Soweit darin von einem beiderseitigen Handelsgeschäft die Rede ist, meint dies einen Vertrag zwischen zwei Kaufleuten.

Schweigen auf Geschäftsbesorgungsanträge

Im bürgerlichen Recht führt bloßes Schweigen auf einen Antrag grundsätzlich nicht zum Vertragsschluss. Eine Ausnahme enthält § 362 Abs. 1 HGB: Schweigt ein Kaufmann, dessen Gewerbebetrieb die Besorgung von Geschäften für andere mit sich bringt, auf einen entsprechenden Antrag einer Person, mit der er in Geschäftsverbindung steht, gilt dies unter den gesetzlichen Voraussetzungen als Annahme. Die Regelung gilt daher nicht für jeden beliebigen Geschäftsbesorgungsantrag.

Kaufmännisches Bestätigungsschreiben

Haben Sie als Kaufmann mündlich oder telefonisch mit einem Geschäftspartner über Vertragskonditionen verhandelt und bestätigt Ihnen dieser anschließend die Vereinbarung in einem kaufmännischen Bestätigungsschreiben, müssen Sie diesem grundsätzlich unverzüglich widersprechen, wenn es nicht dem Inhalt Ihrer Vereinbarungen entspricht. Anderenfalls kann der Vertrag nach den Grundsätzen des kaufmännischen Bestätigungsschreibens mit dem bestätigten Inhalt gelten, sofern dessen Voraussetzungen vorliegen.
Für Nichtkaufleute gilt diese besondere Regelung grundsätzlich nicht. Ausnahmen können sich im unternehmerischen Geschäftsverkehr ergeben. Dem bloßen Schweigen kommt im Übrigen regelmäßig keine Erklärungswirkung zu.

Vergütung ohne ausdrückliche Vereinbarung

Kaufleute können auch ohne ausdrückliche Vereinbarung einen Anspruch auf Vergütung geltend machen (§ 354 Abs. 1 HGB). Denn von ihnen wird generell nicht erwartet, Leistungen unentgeltlich zu erbringen.
Das BGB geht grundsätzlich davon aus, dass eine Vergütung zwischen Vertragsparteien vereinbart wird. Sofern eine ausdrückliche Vereinbarung nicht erfolgt, gilt die "übliche Vergütung", d.h. der ortsübliche Marktpreis als vereinbart. Auch von Nichtkaufleuten wird nicht erwartet, Leistungen unentgeltlich zu erbringen, wenn die Leistung den Umständen nach nur gegen Vergütung zu erwarten war (§ 632 BGB).

Zinsen

Ein Kaufmann kann bei einem beiderseitigen Handelsgeschäft – auch ohne Verzug – unter den Voraussetzungen des § 353 HGB Fälligkeitszinsen in Höhe von 5 % jährlich verlangen (§§ 352, 353 HGB). Das BGB sieht einen solchen allgemeinen kaufmännischen Fälligkeitszinsanspruch nicht vor.
Im kaufmännischen Verkehr kann bei Verzug mit Entgeltforderungen, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, ein Zinssatz von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangt werden (§ 288 Abs. 2 BGB). Ist ein Verbraucher beteiligt, beträgt der Verzugszinssatz grundsätzlich fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Entgeltforderungen gegen Nichtverbraucher kann zudem eine Verzugspauschale von 40 Euro nach § 288 Abs. 5 BGB entstehen. Ein weitergehender Verzugsschaden ist nicht ausgeschlossen.
Grundsätzlich tritt Verzug erst ein, wenn der Gläubiger eine Mahnung ausgesprochen hat. Auch ohne Mahnung tritt Verzug u.a. dann ein, wenn für die Zahlung ein bestimmter Termin vertraglich vereinbart ist (§ 286 Abs. 1 und 2 BGB).
Des Weiteren tritt bei Entgeltforderungen unter den Voraussetzungen des § 286 Abs. 3 BGB spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung Verzug ein. Bei Verbrauchern ist erforderlich, dass in der Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen wird.
Im Übrigen beträgt der gesetzliche Zinssatz bei beiderseitigen Handelsgeschäften nach § 352 HGB grundsätzlich 5 % jährlich, soweit keine Verzugszinsen betroffen sind; nach § 246 BGB beträgt der gesetzliche Zinssatz grundsätzlich 4 %.

Formfreiheit von Bürgschaften, Schuldversprechen, Schuldanerkenntnissen

Bürgschaften, Schuldversprechen und Schuldanerkenntnisse bedürfen nach dem BGB grundsätzlich der Schriftform. Dieser Schutz vor übereilten Erklärungen gilt unter den Voraussetzungen des § 350 HGB für den Kaufmann bei Handelsgeschäften nicht. Seine Erklärungen können dann auch formfrei wirksam sein. Eine z. B. am Telefon oder im persönlichen Gespräch abgegebene Erklärung kann daher im Einzelfall rechtsgeschäftlich bindend sein

Sorgfaltspflicht

Bei Handelsgeschäften verlangt das Gesetz eine gegenüber dem gewöhnlichen Maßstab erhöhte Sorgfaltspflicht, die es als "Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns" beschreibt. Diese enthält z. B. die Pflicht zur sorgfältigen Behandlung aller Brief-/ Telefax- / Telegrammein- und -ausgänge, zur ausreichenden Versicherung wichtiger Sendungen, zur Prüfung von Unterschriften auf Schecks sowie zur sorgfältigen Aufbewahrung von Firmenbriefbögen und -stempeln, um Missbrauch zu verhindern..

Laufende Rechnung / Kontokorrent

Nur der Kaufmann kann eine Kontokorrentabrede treffen (§ 355 HGB). In einer längeren Geschäftsbeziehung werden dann die gegenseitigen Forderungen miteinander verrechnet und können nicht einzeln geltend gemacht werden. Nach Abschluss der vereinbarten Periode wird ein Saldo berechnet, der an die Stelle der ursprünglichen Forderungen tritt.

Annahmeverzug beim Handelskauf

Nimmt ein Käufer die bestellte Ware nicht ab, hat der Kaufmann weitergehende Rechte als ein Nichtkaufmann, der dem BGB unterliegt. Der Kaufmann kann die Ware auf Gefahr und Kosten des Käufers einlagern oder sie nach vorheriger Androhung öffentlich versteigern lassen (§ 373 HGB).
Für Nichtkaufleute gelten bei Annahmeverzug die allgemeinen Vorschriften des BGB, insbesondere §§ 293 ff. BGB. Unter den jeweiligen Voraussetzungen kommen etwa Hinterlegung (§ 372 BGB) oder Selbsthilfeverkauf (§ 383 BGB) in Betracht.

Untersuchungs- und Rügepflicht beim Handelskauf

Beim beiderseitigen Handelskauf unterliegt der Käufer nach § 377 HGB einer strengen Untersuchungs- und Rügeobliegenheit. Er muss die Ware nach Ablieferung unverzüglich untersuchen, soweit dies nach ordnungsgemäßem Geschäftsgang tunlich ist, und erkennbare Mängel unverzüglich anzeigen. Unterbleibt die rechtzeitige Anzeige, gilt die Ware grundsätzlich als genehmigt; bei arglistigem Verschweigen gelten Ausnahmen.
Das Gesetz unterscheidet dabei zwischen offenen und verdeckten Mängeln. Als offen werden solche Mängel bezeichnet, die bei einer sorgfältigen Untersuchung nach Ablieferung der Ware erkennbar sind. Bei Lieferung größerer Mengen sind Stichproben zu nehmen (z. B. bei Konserven); angelieferte Maschinen sind in Gang zu setzen; eine Probeverarbeitung kann geboten sein, wenn ein Mangel des gelieferten Materials nur hierdurch erkennbar ist. Ist der Mangel bei einer solchen Untersuchung erkennbar, dann muss direkt anschließend gerügt werden. Schon geringe, bei ordnungsgemäßem Geschäftsgang vermeidbare Nachlässigkeit macht die Rüge verspätet. Bei leicht verderblichen Waren kann beispielsweise eine Untersuchung und Rüge noch am Tag der Anlieferung geboten sein.
Konnte der Mangel auch bei sorgfältiger Prüfung nicht entdeckt werden und tritt er erst später zutage, so liegt ein verdeckter Mangel vor (Bsp.: Die gezogenen Proben waren in Ordnung und erst später finden sich mangelhafte Produkte; der Mangel einer Maschine zeigt sich erst bei Aufnahme der Serienproduktion). Hier ist unverzüglich nach der Entdeckung zu rügen. Da der Käufer für den Zeitpunkt der Entdeckung und die erfolgte Untersuchung beweispflichtig ist, sollten darüber Protokolle angelegt werden.
Die Anzeige muss Art und Umfang der Mängel genau bezeichnen, damit später nicht andere Mängel „nachgeschoben“ werden können. Die in der Praxis zum Teil anzutreffende Kurznachricht „Die gelieferten Waren sind unbrauchbar“ reicht also keinesfalls.
Erfolgt nach der ersten rechtzeitigen Rüge eine Nachbesserung und ist auch diese fehlerhaft, muss erneut gerügt werden.
Als Nichtkaufmann unterliegt der Käufer grundsätzlich nicht der kaufmännischen Untersuchungs- und Rügeobliegenheit des § 377 HGB. Für Mängelrechte gelten die Vorschriften des BGB, insbesondere §§ 434 ff., 437 ff. BGB, einschließlich der jeweils maßgeblichen Verjährungsfristen.

Öffentlicher Glaube des Handelsregisters

Das Handelsregister soll Klarheit über Rechtsverhältnisse schaffen, die den Handelsverkehr betreffen. Dritte werden nach Maßgabe des § 15 HGB in ihrem Vertrauen auf eintragungspflichtige Tatsachen und deren Bekanntmachung geschützt. Umgekehrt müssen sie eingetragene und bekannt gemachte Tatsachen unter den gesetzlichen Voraussetzungen gegen sich gelten lassen.
Wichtig! Halten Sie die Handelsregistereinträge für Ihr Unternehmen immer auf dem neuesten Stand. Überprüfen Sie nach einem Änderungsantrag, ob die Eintragung im elektronischen Handelsregister richtig abrufbar ist.

10. Prokura / Handlungsvollmacht

Nur Kaufleute können Prokura erteilen (§ 48 HGB). Der Prokurist erhält hierdurch eine sehr umfangreiche Vollmacht, die zur Erleichterung des Handelsverkehrs gegenüber Dritten grundsätzlich nicht beschränkbar ist (§ 50 HGB). Die Prokura ermächtigt zu allen Arten von gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäften und Rechtshandlungen, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Zur Veräußerung und Belastung von Grundstücken ist eine besondere Ermächtigung erforderlich (§ 49 Abs. 2 HGB).
Wichtig! Die Prokura ist wegen ihrer weitreichenden Bedeutung ins Handelsregister einzutragen.
Eine erteilte Prokura kann der Kaufmann nur im Innenverhältnis gegenüber dem Prokuristen beschränken. Eine Beschränkung führt bei Verstößen des Prokuristen zu Schadensersatzansprüchen des Kaufmanns gegen diesen. Im Außenverhältnis sind die geschlossenen Verträge aber wirksam. Das Gesetz schafft hierdurch eine Verlässlichkeit für die Geschäftspartner, die bei den Vertretungsregeln des BGB nicht besteht.
Neben der Prokura ermöglicht das HGB dem Kaufmann auch, eine Handlungsvollmacht zu erteilen (§ 54 HGB). Für deren Umfang gibt es drei Gestaltungsformen:
  • Die Handlungsvollmacht zum Betrieb des gesamten Handelsgewerbes (Generalhandlungsvollmacht). Sie ist der Prokura ähnlich, beschränkt sich aber auf branchenübliche Geschäfte.
  • Die Handlungsvollmacht zur Vornahme einer bestimmten Art von Geschäften (Arthandlungsvollmacht; z.B. Kassierer, Verkäufer). Sie ist der praktische Regelfall.
  • Die Handlungsvollmacht zur Vornahme einzelner oder sogar eines einzigen zu einem Handelsgewerbe gehörenden Geschäfts (Spezialhandlungsvollmacht).
Wichtig! Die Handlungsvollmacht wird nicht in das Handelsregister eingetragen.

11. Pflicht zum Führen von Handelsbüchern

Der Kaufmann hat die Pflicht, nachvollziehbare Aufzeichnungen über alle Geschäftsvorfälle und die Unternehmenslage anzufertigen und bereitzuhalten. Hierzu gehören insbesondere: Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen jeweils nicht mehr als 800.000,- € Umsatzerlöse und 80.000,- € Jahresüberschuss aufweisen, sind nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführungs- und Inventarpflicht befreit; § 242 Abs. 4 HGB regelt die Ausnahme vom Jahresabschluss. Weitere Pflichten des Kaufmannes sind:
  • Die Buchführungspflicht (§ 238 HGB)
    Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung nachvollziehen lassen, wozu auch die Pflicht gehört, Kopien sämtlicher Handelsbriefe zurückzuhalten.
  • Die Inventarpflicht (§ 240 HGB)
    Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Inventur durchzuführen, bei der ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Angabe ihrer Werte anzulegen ist. Die Pflicht zur Erstellung eines Jahresabschlusses (§ 242 HGB). Zu Beginn der Geschäftstätigkeit und zum Ende jedes Geschäftsjahres ist eine Bilanz aufzustellen, aus der sich das Verhältnis des Vermögens und der Schulden des Kaufmanns ergibt. Die Aufbewahrungspflicht (§ 257 Abs. 1 HGB). Der Kaufmann hat nach § 257 Abs. 4 HGB grundsätzlich Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre sowie empfangene und abgesandte Handelsbriefe sechs Jahre aufzubewahren. Für bestimmte beaufsichtigte Unternehmen können längere Fristen für Buchungsbelege gelten.

12. Öffentlicher Glaube des Handelsregisters

Das Handelsregister soll Klarheit für Rechtsverhältnisse schaffen, die das Handelsgeschäft betreffen. Dritte dürfen sich nach Maßgabe des § 15 HGB auf eintragungspflichtige Tatsachen und deren Bekanntmachung verlassen. Umgekehrt müssen Dritte eingetragene und bekannt gemachte Tatsachen unter den gesetzlichen Voraussetzungen gegen sich gelten lassen.
Dies bedeutet im Einzelnen:
  • Der Rechtsverkehr wird nach § 15 Abs. 1 HGB grundsätzlich davor geschützt, dass ihm nicht eingetragene und nicht bekannt gemachte eintragungspflichtige Tatsachen entgegengehalten werden, sofern diese dem Dritten nicht bekannt waren. Dies kann etwa für das Erlöschen einer Prokura oder eine Änderung der Vertretungsmacht bedeutsam sein.
  • Ist eine Tatsache eingetragen und bekannt gemacht worden, muss ein Dritter sie nach § 15 Abs. 2 HGB grundsätzlich gegen sich gelten lassen. Für Rechtshandlungen innerhalb von 15 Tagen nach der Bekanntmachung gilt eine Ausnahme, wenn der Dritte beweist, dass er die Tatsache weder kannte noch kennen musste.
  • Ist eine eintragungspflichtige Tatsache unrichtig bekannt gemacht worden, kann sich ein gutgläubiger Dritter nach § 15 Abs. 3 HGB unter den gesetzlichen Voraussetzungen auf die bekannt gemachte Tatsache berufen.

13. Haftung des Geschäftsführers für die aktuelle Gesellschafterliste

Die Geschäftsführer einer GmbH sind nach § 40 Abs. 1 GmbHG grundsätzlich verpflichtet, unverzüglich nach jeder Veränderung in der Person der Gesellschafter oder im Umfang ihrer Beteiligung eine aktuelle Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen. Die Liste muss insbesondere die gesetzlich vorgesehenen Angaben zu den Gesellschaftern, den Geschäftsanteilen und den Beteiligungsquoten enthalten. Hat ein Notar an der Veränderung mitgewirkt, reicht dieser die Liste gemäß § 40 Abs. 2 GmbHG anstelle der Geschäftsführer ein. Eine GbR kann nur dann als Gesellschafterin in die Liste aufgenommen werden, wenn sie im Gesellschaftsregister eingetragen ist.
Hinweis: Die GmbH und ihre Geschäftsführer sollten im eigenen Interesse darauf hinwirken, dass dem Registergericht stets eine aktuelle Gesellschafterliste vorliegt. Dies ist insbesondere für die Rechtswirkungen nach § 16 GmbHG von Bedeutung.
§ 40 Abs. 3 GmbHG regelt die gesamtschuldnerische Haftung der Geschäftsführer, die ihre Pflicht zur Einreichung einer aktuellen Gesellschafterliste verletzen, gegenüber den von der Veränderung betroffenen Beteiligten und den Gläubigern der Gesellschaft für einen hierdurch entstandenen Schaden.

14. Sonstiges

Beachten Sie, dass für Kleingewerbetreibende unter bestimmten Voraussetzungen Beitragsbefreiungen oder Ermäßigungen bei der Industrie- und Handelskammer bestehen können. Mit der Eintragung in das Handelsregister können sich die beitragsrechtlichen Voraussetzungen ändern; ein Grundbeitrag fällt nach Maßgabe der jeweiligen Beitragsordnung an. Einige Vorschriften aus dem Bereich des Verbraucherschutzes gelten für Unternehmer bei unternehmerischen Geschäften nicht. Kaufleute können unter den Voraussetzungen des § 38 ZPO Gerichtsstandsvereinbarungen treffen.