Leitfäden zur E-Rechnung und zur elektronischen Buchführung

Mit Wirkung zum 1. Juli 2011 sind die Papierrechnung und die elektronische Rechnung umsatzsteuerlich grundsätzlich gleich zu behandeln. Ziel dieses Leitfadens (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 378 KB) ist es, einerseits die Vorschriften darzustellen, welche sowohl für die Papierrechnung als auch für die E-Rechnung gelten und andererseits die formatabhängigen Sondervorschriften der E-Rechnung in den Bereichen Übermittlung, Zustimmung zur E-Rechnung, Rechnungsberichtigung und Aufbewahrung genauer zu beleuchten.

Mit dem Praxisleitfaden soll aufgezeigt werden, dass die Einführung der E-Rechnung insbesondere bei KMU’s bei gezielter Nutzung bereits im Unternehmen bestehender Abläufe und verfügbarer Dokumente grundsätzlich ohne großen organisatorischen und finanziellen Zusatzaufwand möglich ist. Außerdem wird dargestellt, dass die gewünschten Innovationen bei der elektronischen Rechnung nicht durch rechtliche Hürden verhindert werden, sondern weitestgehend durch die Anwendung der bereits bekannten rechtlichen Prinzipien erfolgreich umgesetzt werden können.

Der Leitfaden wurde im Forum für elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) vom Arbeitskreis „Recht und EU“ entwickelt.

Eine Checkliste für die elektronische Verarbeitung und Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen vom Digitalverband BITKOM. Mit Schreiben den »Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«, hat das BMF dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse zu stellen sind. Die GoBD treten an die Stelle der GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) sowie der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Damit kommt das BMF letztlich auch den Forderungen der Wirtschaft nach einer dringend erforderlichen Modernisierung der genannten Vorgaben nach und bringt ergänzend in der Zwischenzeit stattgefundene Entwicklungen mit ein.

Der Bitkom Arbeitskreis ECM–Compliance hat sich intensiv mit den GoBD und den daraus resultierenden Anforderungen an Dokumenten-Management-Systeme beschäftigt. Das Resultat ist der umfassende Leitfaden. Auf Basis der wesentlichen Anforderungen der GoBD gibt diese Checkliste Empfehlungen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 288 KB), die eine Umsetzung in der Unternehmenspraxis unterstützen sollen.

Auf Initiative und in enger Zusammenarbeit mit zahlreichen Wirtschaftskammern und -verbänden hat die AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) im Arbeitskreis 3.4 „Auslegung der GoB beim Einsatz neuer Organisationstechnologien“ eine Muster-Verfahrensdokumentation entwickelt (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 1058 KB), an der sich die Unternehmen und ihre steuerlichen Berater orientieren können:

Die seit 1. Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) fordern für zahlreiche Bereiche Verfahrensdokumentationen von den steuerpflichtigen Unternehmen. Das betrifft auch eine geordnete und sichere Belegablage, insbesondere dann, wenn die Buchführung nicht täglich oder zumindest nicht sehr zeitnah erfolgt. Denn dann kommt es besonders darauf an, wie das Unternehmen die Vollständigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit der Belege sichert und sie gegen Verlust schützt.
Zur Erstellung einer eigenen Verfahrensdokumentation zur geordneten Belegablage (DOCX-Datei · 174 KB) steht außerdem eine Vorlage im Word-Format zur Verfügung. Je nach Komplexität, Belegvolumen und IT-Einsatz kann es sehr unterschiedliche Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage und den Umfang ihrer Dokumentation geben, Unternehmen können auf Gundlage der Vorlage eine eigene Verfahrensdokumentation ableiten.