Unternehmen in MV stellen sich dem elektronischen Rechnungsformat

Lieferanten, die als Auftragnehmer für den Bund und seine Behörden tätig sind, sind ab dem 27. November 2020, bis auf wenige Ausnahmen zum Versand elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) verpflichtet. Das sieht die E-Rechnungsverordnung des Bundes vom 06. September 2017 vor.

Bitte beachten Sie, dass die Umsetzung von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich erfolgt. Für Mecklenburg-Vorpommern ist das konkrete Umsetzungsdatum der 1. April 2023.  

In aller Kürze: E-Rechnungs-Guide für MV

Eine Arbeitsgruppe des Ausschusses Digitalisierung der IHK zu Rostock hat einen kurzen Guide zum Thema E-Rechnung erstellt. Alle wichtigen Informationen zur E-Rechnung in Mecklenburg-Vorpommern finden Sie in diesem Dokument: kurzer E-Rechnungs-Guide für MV (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 66 KB).

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein Mittel zur Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen.  Sie stellt einen Datensatz dar, der nach genauen Vorgaben strukturiert wurde und in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Weiterhin muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Eine gescannte und per E-Mail versendete Rechnung ist daher keine E-Rechnung. Auch eine Rechnung im PDF-Format genügt den vom Gesetzgeber formulierten Ansprüchen an eine E-Rechnung nicht. Denn Ziel ist es, Teile der Rechnungsbearbeitung zur Steigerung von Durchlaufgeschwindigkeit und Qualität zu automatisieren. Und dafür bedarf es eines Datenformats, das von Maschinen verarbeitet werden kann. Die erforderlichen Inhalte und das Format einer E-Rechnung wurden europaweit einheitlich festgelegt, in Deutschland ist nach der ERechV vom 06. September 2017 grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der europäischen Norm EN 16931 entsprechenden elektronischen Rechnungen.

In aller Vollständigkeit: Leitfaden zur E-Rechnung

Mit dem Leitfaden "Die elektronische Rechnung – Hinweise für kleine und mittlere Unternehmen" nimmt das Competence Center "Geschäftsprozesse & Compliance" des Forums elektronische Rechnung Deutschland die elektronische Rechnung als Teilaspekt der Digitalisierung auf. Der Leitfaden beleuchtet die elektronische Rechnung von unterschiedlichen Seiten und ermöglicht insbesondere Wirtschaft und Verwaltung über die elektronische Rechnung einen leichten Zugang zur Digitalisierung.

Für wen gilt die Verpflichtung … und für wen nicht? 

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und ab dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Rechnungssteller sind ab dem 27. November 2020 in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu übermitteln.
Ausgenommen von dieser Pflicht sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 €.

Die zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung können über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) eingereicht werden. Für Bundesministerien und für Verfassungsorgane wie den Bundesrat sowie für Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Die ZRE stellt das Bindeglied zwischen Rechnungsstellern und diesen Einrichtungen der Bundesverwaltung dar. Für die Nutzung der Plattform ist eine einmalige Registrierung des Rechnungsstellers erforderlich. Die ZRE ist hier zu finden.
Viele Wege führen zur Zentralen Rechnungseingangsplattform des Bundes.
Lieferanten können E-Rechnungen auf mehreren Wegen über die ZRE an ihre Auftraggeber übermitteln: Am einfachsten ist für Lieferanten der Versand von E-Rechnungen direkt aus dem eigenen IT-System. Hierfür kann es notwendig sein, die im Lieferanten eingesetzte Software fit für die E-Rechnung zu machen, um die elektronische Übertragung mit E-Mail oder De-Mail sowie per Webservice optimal nutzen zu können.
Der manuelle Upload einer vorab erstellten E-Rechnung auf der Seite der ZRE bietet sich für diejenigen Lieferanten an, die mit ihrer Software eine XRechnung oder eine andere der europäischen Norm EN 16931 entsprechende elektronische Rechnung erstellen, diese jedoch nicht über die angebotenen Übertragungskanäle (De-Mail, E-Mail oder Webservice) versenden können oder wollen. Dabei ist zu beachten, dass die zum Upload vorgesehenen E-Rechnungen neben der europäischen Norm EN 16931 auch der ERechV und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattform entsprechen.
Die Weberfassung bietet sich insbesondere für Rechnungssteller mit einem geringen Rechnungsvolumen an, die keine Software im Rechnungsausgang verwenden oder deren im Einsatz befindliche Software keinen – den oben genannten Anforderungen entsprechenden – Standard unterstützt. Konkret: Der Rechnungssteller gibt die Rechnungsdaten Feld für Feld manuell in eine Eingabemaske der ZRE ein. Die ZRE erzeugt daraus eine XRechnung, die nach dem Versand von der ZRE heruntergeladen werden kann. Die Plattform stellt jedoch kein revisionssicheres Archiv für den Rechnungssteller bereit.