Anforderungen an digitale Kassensysteme

Anders als bei der klassischen Registrierkasse oder der sogenannten offenen Ladenkasse müssen Geschäftsvorfälle bei der Verwendung elektronischer Aufzeichnungssysteme einzeln, vollständig und geordnet dokumentiert werden, man spricht in diesem Zusammenhang von der Einzelaufzeichnungspflicht. Hieraus entwickelte sich in der Folge die seit dem 1. Januar 2020 geltende Belegausgabepflicht für elektronische Kassen. Sie verpflichtet die Unternehmen zur sofortigen Ausstellung eines Kassenbons für jeden Kassiervorgang.

Nach jeder Eingabe gilt es, die erzeugten Daten der einzelnen Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß abzuspeichern. In der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) fordert der Gesetzgeber von den Unternehmen explizit, die Daten vollständig, unveränderbar und manipulationssicher auf einem nichtflüchtigen Speichermedium abzuspeichern – im Zuge der Kassen-Nachschau oder Außenprüfung kann die Finanzverwaltung dann mittels der standardisierten Schnittstelle auf diese Daten zugreifen.

Der Gesetzgeber befürchtet im Zusammenhang mit Bargeschäften grundsätzlich ein erhöhtes Risiko der Steuerhinterziehung bzw. –verkürzung, weshalb zum Schutz vor Manipulation von elektronischen Kassensystemen diese seit dem Jahr 2020 mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) aus- bzw. nachgerüstet sein müssen. Das Sicherheitsmodul der TSE (Hardware- oder Cloudlösung) protokolliert die Kasseneinnahmen von Beginn an und unterbindet jegliche Veränderung. Das zugehörige Speichermedium speichert wiederum die Einzelaufzeichnungen über die Aufbewahrungsfrist hinaus. Die dritte Komponente der TSE, die einheitliche digitale Schnittstelle, ermöglicht eine reibungslose Datenübertragung, insbesondere für Prüfzwecke.

Bereits seit dem 1. Januar 2018 wird der Finanzverwaltung die Durchführung einer unangemeldeten Kassen-Nachschau gestattet. Mit diesem Prüfinstrument wurde die Möglichkeit eröffnet, Kasseneinnahmen und -ausgaben ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer steuerlichen Außenprüfung auf deren Ordnungsmäßigkeit prüfen. Im Zuge der Kassen-Nachschau sind die Unternehmen verpflichtet, auf Verlangen des Prüfers Aufzeichnungen, Bücher und Organisationsunterlagen bezüglich der Kassenführung vorzulegen – beim Einsatz digitaler Kassensystem in digitaler Form, beispielsweise mittels Auslesen oder Datenexport.

Die handelsrechtlichen und steuerrechtlichen Aufzeichnungspflichten verlangen, dass die Buchführung und Aufzeichnungen so beschaffen sein müssen, dass sie einem sachverständigen Dritten einen tiefgreifenden Einblick vermitteln können. Dieses stellt bei der Nutzung komplexer elektronischer Aufzeichnungssysteme teilweise eine Herausforderung dar, da oftmals die Prozesse und Abläufe der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle nicht auf Anhieb für Außenstehende bzw. Prüfende ersichtlich sind.

Die Finanzverwaltung hat mit den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) einen Rahmen für den Einsatz der IT bei der Buchführung und den sonstigen Aufzeichnungen vorgegeben. Neben der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Verfahren beschreibt die GoBD die erforderlichen Punkte für die Dokumentation der digitalen Systeme und Prozessen im Betrieb.

Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme wie Registrierkassen, App‑Kassen oder Taxameter nutzen, müssen diese seit dem 1. Januar 2025 innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme dem Finanzamt melden. Die Meldung erfolgt elektronisch über ELSTER – per Direkteingabe, XML‑Upload oder Datenfernübertragung. Dabei müssen u. a. Steuernummer, Art und Anzahl der Systeme, Seriennummer sowie die verwendete technische Sicherheitseinrichtung (TSE) angegeben werden. Auch der bloße Besitz eines Systems ist meldepflichtig, und pro Betriebsstätte ist eine eigene Mitteilung einzureichen. Grundlage der Pflicht ist das Kassengesetz und § 146a AO zum Schutz vor Manipulationen.