Freier Zugang zu sensiblen Daten im Handelsregister

Vor August 2022 unterlag das Einsichtsrecht ins Handelsregister gewissen Reglementierungen, sodass Unterlagen nicht ungefiltert an die Öffentlichkeit gelangen konnten. Dieser Zwischenschritt entfällt nun mit der Neuregelung. Aber was hat sich genau geändert und was kann ich als Unternehmer dagegen tun?

Freie Einsicht ins Handelsregister

Aufgrund der Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie (DiRUG) ist es seit August 2022 nun möglich, auf der gemeinsamen Registerplattform der Länder Einträge und Bekanntmachungen im Handelsregister kostenlos und ohne vorherige Registrierung abzurufen. Erfasst werden aktuell alle hinterlegten Eintragungen und Dokumente/Urkunden der Unternehmen.
Hierbei können auch sensible personenbezogene Daten wie z.B. private Wohnanschrift, Ausweisdokumente, Unterschriften oder erteilte Vollmachten ungefiltert der Öffentlichkeit zugänglich sein.

Tätigkeit der IHK-Organisation

Seit Bekanntwerden der Änderungen der Einsehbarkeit engagiert sich die IHK-Organisation für den Schutz der sensiblen Mitgliedsdaten.
Zu dem Gesetzesentwurf des DiRUG hat der DIHK bereits Anfang 2021 Stellung genommen und u.a. angemerkt, dass missbräuchliche (Massen-)Abrufe von Daten – insbesondere hinsichtlich des Datenschutzes – zu vermeiden sind. Auch nach Inkrafttreten des Gesetzes wurde seitens des DIHK die Problematik des unbegrenzten Datenabrufes u.a. im Rahmen einer Stellungnahme Ende 2022 platziert.
Die Bundesregierung hat daraufhin die Handelsregisterverordnung so angepasst, dass zukünftig nur noch Dokumente in das digitale Handelsregister aufgenommen werden sollen, wenn dies aufgrund besonderer gesetzlicher Regeln vorgeschrieben ist. Die bisher bereits enthaltenen Dokumente sind jedoch weiterhin frei einsehbar.
Die IHK-Organisation hat sich außerdem dafür eingesetzt, neben der Handelsregisterverordnung die nötigen Änderungen in der Dienstordnung der Notare (DONot) herbeizuführen.
Im Juni 2023 wurden die Vorgaben für die Notare bei Anmeldungen von Eintragungen im Handelsregister bzw. für die Anmeldung von Änderungen in der DONot angepasst:
  • Es kann grundsätzlich von der Angabe einer Anschrift (Straße und Hausnummer) abgesehen werden, wenn die Urkunde zur Übermittlung an ein Registergericht bestimmt ist und Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind.
  • Darüber hinaus kann bei natürlichen Personen, die geschäftlich oder dienstlich auftreten, anstelle von Wohnort und Anschrift eine Geschäfts- bzw. Dienstanschrift einschließlich des Ortes angegeben werden.
  • In Zukunft sollen Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen vor der Übermittlung an das Registergericht unkenntlich gemacht oder gar nicht aufgenommen werden. Dies soll nicht gelten, soweit die übermittelnde Stelle den Entwurf nicht selbst erstellt hat. 
Die Änderungen sind von den Ländern jeweils zu übernehmen und teilweise schon übernommen worden.

Praxistipp für Unternehmen

Die IHK-Organisation hat erreicht, dass zumindest zukünftig nur noch solche Daten in das Handelsregister aufgenommen werden, die absolut notwendig, d.h. gesetzlich vorgeschrieben sind. Dazu zählt, dass Dokumente, die Unterschriften, Privatadressen oder Ausweiskopien enthalten, nicht mehr zur Veröffentlichung im Handelsregister eingereicht werden.
Bei bereits erfolgten Eintragungen haben Sie folgende Möglichkeit:
Prüfen Sie zunächst über das Registerportal, welche Daten für Ihr Unternehmen abrufbar sind. Möchten Sie sensible Daten aus dem Handelsregister löschen lassen, steht Ihnen die Option eines Dokumentenaustausches zu. Sind in einem ursprünglich bereits eingereichten Dokument Angaben enthalten, die nicht zwingend in einen Registerordner gehören und damit nicht der Öffentlichkeit beschränkt zugänglich sein sollten, so können diese Dokumente auf Antrag ausgetauscht werden. Das alte Dokument wird in diesem Fall für die Öffentlichkeit gesperrt.
Richten Sie Ihren möglichen Anspruch auf Löschung oder Ihren Widerspruch direkt an das zuständige Gericht. Für die Bezirke der IHK für Rheinhessen sind dies entweder das Amtsgericht Bad Kreuznach oder das Amtsgericht Mainz. Das Gericht wird im Einzelfall prüfen, ob eine Eintragung im Handelsregister unzulässig ist. Einen Notar benötigen Sie hierfür nicht.