Einstellung von Mitarbeitern

Allgemeines

Jede Personalfrage sollte gründlich durchdacht und frühzeitig geplant werden. Vor einer Einstellung ist es ratsam, zunächst Alternativen wie die Beauftragung von Dienstleistungsbetrieben bei Auftragsspitzen zu prüfen. Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum eine sinnvolle Lösung sein. In diesem Fall muss man sich aber unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorlegen lassen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen.
Achtung: Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung verboten.

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch festgelegt werden, ob eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt wird. Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese teure Methode hat den Vorteil, dass das Arbeitnehmerprofil genau bestimmt werden kann. Kostengünstiger ist die Nachfrage beim zuständigen Arbeitsamt oder die Nutzung von einschlägigen Internetportalen. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Achtung: Stellenausschreibungen dürfen nicht diskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen - insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen - sollte mit den Bewerbern, denen die Bewältigung der gestellten Aufgaben zugetraut wird, ein Einstellungsgespräch geführt werden.
In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss.
Die Frage nach einer Schwerbehinderung im Vorstellungsgespräch ist unzulässig, um schwerbehinderte Menschen nicht zu benachteiligen. Wird dennoch danach gefragt, hat der Bewerber das Recht zur Lüge. Zulässig sind hingegen sämtliche Fragen nach der persönlichen (auch körperlichen) Eignung für die Erfüllung der konkreten arbeitsvertraglichen Pflicht. 
Ebenfalls unzulässige Fragen sind solche nach Schwangerschaft und nach Konzession, Parteizugehörigkeit und Gewerkschaftszugehörigkeit, es sei denn es geht gerade um die Anstellung bei einer Kirche, Partei oder einem anderen sog. Tendenzbetrieb.
Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, wenn sie für die angestrebte Tätigkeit erforderlich ist, der Arbeitgeber daher ein berechtigtes Interesse an den Untersuchungen hat und der Arbeitnehmer einwilligt.
Bei der Einstellung von ausländischen Mitarbeitern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit berechtigt.
Jugendliche bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Besteht bei Betrieben mit mehr als 20 wahlberechtigten Mitarbeitern ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und um Zustimmung zu ersuchen.
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Zwar ist es niemandem verboten, den Arbeitgeber zu wechseln. Unzulässig ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Aus Nachweisgründen und um den Inhalt für beide Seiten verbindlich festzulegen empfiehlt es sich, den Arbeitsvertrag schriftlich zu fixieren. Musterarbeitsverträge sind im Buch- und Schreibwarenhandel sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten.
Zu beachten ist aber das Nachweisgesetz, wonach der Arbeitgeber - außer bei vorübergehenden Aushilfen und gelegentlichen Tätigkeiten - die wichtigsten Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen hat. Der Mindestinhalt dieses Nachweises, der als Anhaltspunkt für einen Arbeitsvertrag dienen kann, umfasst folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Ruhepausen und Ruhezeiten
  • bei Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • bei Arbeit auf Abruf: Vereinbarung, dass der Arbeitnehmer seine Arbeitsleistung entsprechend dem Arbeitsanfall zu erbringen hat, Zahl der mindestens zu vergütenden Stunden, Zeitrahmen, Frist, innerhalb derer der Arbeitgeber die Lage der Arbeitszeit im Voraus mitzuteilen hat
  • sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellter Fortbildung
  • bei Zusage einer betrieblichen Altersvorsorge: Name und Anschrift des Versorgungsträgers; Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist
  • Kündigungsfristen
  • allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind
Bereits am ersten Arbeitstag muss dem Arbeitnehmer die Niederschrift mit den Informationen über den Namen und die Anschrift der Vertragsparteien, das Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie über die Arbeitszeit vorliegen.
Die Nachweise über den Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses, das Enddatum oder die vorhersehbare Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung, den Arbeitsort, die Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit, die Dauer der Probezeit, die Angaben bei Arbeit auf Abruf und die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses eingereicht werden.
Die weiteren Nachweise müssen dem Arbeitnehmer spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt werden.
Die Verletzung dieser Nachweispflicht hat zwar keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags, aber zieht bei Verstoß ein Bußgeld von bis zu 2.000€ nach sich.

Inhalt des Arbeitsvertrags

Wer zum ersten Mal einen Arbeitnehmer beschäftigt, stellt sich häufig die Frage, wie er den Vertrag inhaltlich ausgestalten kann. Zwar gilt auch für den Arbeitsvertrag grundsätzlich das Prinzip der Vertragsfreiheit, so dass viele Bestimmungen von den Parteien frei ausgehandelt werden können. In einigen Punkten gibt es jedoch zwingende gesetzliche Regelungen. Tarifverträge gelten grundsätzlich nur zwischen den Tarifvertragsparteien, das heißt zwischen Arbeitgebern, die dem Arbeitgeberverband angeschlossen sind, und Arbeitnehmern, die der betreffenden Gewerkschaft angehören.
Tarifliche Regelungen gelten aber auch für nicht organisierte Betriebe,
  • wenn im Arbeitsvertrag auf sie ausdrücklich Bezug genommen wird
  • wenn sie - auch ohne ausdrückliche Bezugnahme - regelmäßig und ohne Vorbehalt angewendet werden
  • oder wenn es sich um sog. allgemeinverbindliche Tarifverträge handelt
Auskünfte hierzu erteilt das Tarifregister Rheinland-Pfalz. Das Tarifregister wird geführt bei der Zweigstelle des Landesamtes für Soziales, Jugend und Versorgung beim Amt für soziale Angelegenheiten, Moltkestr. 19, 54292 Trier
Tel.: 0651 1447-231
Fax: 0651 1447-14231
E-Mail: tarifregister@lsjv.rlp.de
Hier noch einige Hinweise zu den wichtigsten arbeitsvertraglichen Bestimmungen:

Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen, insbesondere das Arbeitszeitgesetz, legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt.
Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und stillende Mütter, Schwerbehinderte und in bestimmten Branchen (z.B. für Kraftfahrer). Zu beachten sind daneben Vorschriften über die Gewährung von Pausen sowie die Sonn- und Feiertagsruhe.
In Betrieben mit regelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird. Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht.

Arbeitsentgelt

Grundsätzlich gilt seit dem 01.01.2015 aufgrund des Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie und des darin enthaltenen Mindestlohngesetzes (MiLoG) für alle Arbeitnehmer in Deutschland ein Mindestlohn (Stand Juli 2023: i.H.v. brutto 12€ je Zeitstunde).
Regelungen zur Lohnhöhe im Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und in auf ihrer Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen sowie in für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen gehen den Regelungen des MiLoG vor, soweit die Höhe der auf ihrer Grundlage festgesetzten Branchenmindestlöhne die Höhe des Mindestlohns nicht unterschreitet.
In folgenden Branchen gibt es nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz einen vorgeschriebenen Mindestlohn (Stand Juli 2023):
  • Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst
  • Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nach dem Zweiten oder Dritten Sozialgesetzbuch
  • Baugewerbe
  • Dachdeckerhandwerk
  • Elektrohandwerke
  • Gebäudereinigung
  • Gerüstbauerhandwerk
  • Maler- und Lackierhandwerk
  • Pflegebranche
  • Steinmetz- und Steinbildhauerhandwerk
  • Schlachten und Fleischverarbeitung
  • Sicherheitskräfte an Verkehrsflughäfen
  • Schornsteinfegerhandwerk

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind gesetzlich nicht vorgeschrieben. Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben.

Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein, das entspricht regelmäßig vier Wochen. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- und Feiertage sind. Schwerbehinderte erhalten einen zusätzlichen Urlaub von fünf Arbeitstagen. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.

Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in § 622 BGB gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Zwar kann auch im Arbeitsvertrag unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden, in den meisten Fällen ist dies jedoch nicht sinnvoll.

Probezeit

Zweckmäßig ist die Vereinbarung einer Probezeit. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zweierlei Weise eine Probezeit vereinbaren. Üblicherweise wird eine Probezeit bis zu sechs Monate dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen. Alternativ kann ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen werden, der mit Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden.  

Befristeter Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig. Zu den Ausnahmefällen zählen vor allem folgende Sachverhalte:
  • Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund gerechtfertigt, etwa im Anschluss an Ausbildung oder Studium, bei Vertretung eines anderen Arbeitnehmers, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit.
  • Existenzgründer können in den ersten vier Jahren nach Gründung eines neuen Unternehmens befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Innerhalb dieser Gesamtdauer ist auch eine mehrfache Verlängerung zulässig.
  • Ohne Vorliegen eines besonderen Grundes ist außerdem die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden.
  • Mit Arbeitnehmern, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet  haben, können unabhängig von den oben geschilderten Fällen befristete Arbeitsverträge geschlossen werden, sofern sie unmittelbar vor Beginn des befristeten Arbeitsverhältnisses mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlichen Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben. Bis zu einer Gesamtdauer von 5 Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung möglich.
Weitere Gründe für die Befristung von Arbeitsverhältnissen sind in § 14 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) geregelt.
Achtung: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen bzw. vorlegen lassen:
  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel (siehe oben)
  • ggf. Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug etc. zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Mit der ersten Lohn- oder Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn der Beschäftigung, ist der neue Arbeitnehmer in elektronischer Form bei der Krankenkasse anzumelden.
In folgenden Branchen muss die Anmeldung sofort, d.h. spätestens am Tag der Beschäftigungsaufnahme erfolgen:
  • Baugewerbe
  • Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe
  • Personenbeförderungsgewerbe
  • Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe
  • Schaustellergewerbe
  • Unternehmen der Forstwirtschaft
  • Gebäudereinigungsgewerbe
  • Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen
  • Fleischwirtschaft
  • Prostitutionsgewerbe
  • Wach- und Sicherheitsgewerbe
Darüber hinaus ist die Berufsgenossenschaft einmal jährlich zu informieren. Formulare für diese Anmeldung sind bei der zuständigen Berufsgenossenschaft erhältlich.
Bei der ersten Einstellung eines Arbeitnehmers hat der Arbeitgeber außerdem beim Betriebsnummernservice der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer zu beantragen.
Die Sozialversicherungsbeiträge (für Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung) sind unter der vom Betriebsnummernservice erteilten Betriebsnummer an die Krankenkasse abzuführen, bei der der Arbeitnehmer versichert ist.