Einführung einer E-Rechnungspflicht im Unternehmensbereich

Für Unternehmen kommt auf dem Gebiet der Umsatzsteuer in den kommenden Jahren eine Vielzahl von Neuerungen zu. Von Bedeutung sind dafür die Pläne der EU-Kommission. So hatte die EU-Kommission im Rahmen ihrer ViDA-Initiative die Einführung eines elektronischen Meldesystems geplant, das u. a. die bisherige Zusammenfassende Meldung ersetzen soll. Bereits in 2028 sollen die Änderungen in Kraft treten. In Vorbereitung darauf ist bereits eine geänderte Definition des Begriffs „elektronische Rechnung" geplant. Hier bestand allerdings eine Schwierigkeit. Denn, um die eRechnungspflicht bereits im Vorgriff auf die EU-weiten ViDA-Maßnahmen umsetzen zu können, bedurfte es einer ausdrücklichen Genehmigung durch den EU-Rat. Dieser erfolgte am 25.7.2023.

Ab dem 1.1.2025 wird eine elektronische Rechnung (eRechnung) gem. § 14 Abs. 1 Satz 3 UStG-E definiert als Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Das ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Ferner muss die Rechnung den Vorgaben der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (CEN-Format EN 16931). Rechnungen, die diese Voraussetzungen nicht erfüllen, gelten als „sonstige Rechnungen“. Unter den Begriff der sonstigen Rechnung fallen also Papierrechnungen, aber auch Rechnungen, die in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung betrifft ausschließlich Umsätze im Inland zwischen Unternehmen. Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland ansässig sein. Die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung gilt ab dem 01.01.2025.

Da das Gesetz für die Unternehmen hohe Umsetzungssaufwendungen bedeutet, möchte der Gesetzgeber beschließen, dass Übergangsregelungen gelten (§ 27 Abs. 39 UStG-E). So dürfen bis Ende des Jahres 2025 für in 2025 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich (§ 27 Abs. 39 Nr. 1 UStG-E). Ferner dürfen bis Ende 2026 für in 2026 ausgeführte B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, werden gestattet. Auch hier ist eine Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich. Ferner ist eine zusätzliche Voraussetzung, dass der Rechnungsaussteller einen Vorjahresumsatz von max. 800.000 EUR hat (§ 27 Abs. 39 Nr. 2 UStG-E). Im Jahr 2027 dürfen weiterhin für in 2026 bzw. 2027 ausgeführte B2B-Umsätze elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, übermittelt werden, wenn der Rechnungsempfänger zugestimmt hat. Zusätzliche Voraussetzung ist dann, dass die Übermittlung mittels elektronischem Datenaustausch erfolgt (§ 27 Abs. 39 Nr. 3 UStG-E). Papierrechnungen sind folglich im B2B-Bereich ab 2027 grundsätzlich nicht mehr zulässig.

Ab dem 01.01.2028 gilt die neue Regelung ohne Ausnahmen. Hier müssen die neuen Anforderungen an die eRechnung und ihre Übermittlung dann zwingend eingehalten werden. Für die Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats der elektronischen Rechnung wurde in § 14 Abs. 6 UStG-E dazu eine neue Ermächtigung für das BMF aufgenommen.