Informationen zur Fachaufgabe im Einsatzgebiet

Einleitung

Im Rahmen der Abschlussprüfung ist neben der schriftlichen Prüfung für den Prüfungsbereich Einsatzgebiet eine Fachaufgabe durchzuführen, die in einer Präsentation vorgestellt und durch ein abschließendes Fachgespräch untermauert wird. So soll der Prüfungsteilnehmer zeigen, dass er komplexe Fachaufgaben und ganzheitliche Geschäftsprozesse beherrscht sowie Problemlösungen in der Praxis erarbeiten kann. 
Der Ausbildungsbetrieb legt das Einsatzgebiet fest, in dem der Auszubildende in den letzten Monaten seiner Ausbildung eingesetzt wird. Aus diesem Einsatzgebiet soll der Auszubildende eine Fachaufgabe wählen, die er selbstständig durchführt. Bei der Auswahl der Fachaufgabe sind die Vorgaben der Verordnung über die Berufsausbildung zum  Industriekaufmann / Industriekauffrau zu beachten. Außerdem muss der Ausbildungsbetrieb sicherstellen, dass keine schutzwürdigen Betriebs- oder Kundendaten betroffen sind.
Eine Kurzbeschreibung der Fachaufgabe (Antrag) wird durch den Prüfungsausschuss geprüft. Die Durchführung der Fachaufgabe muss zeitnah zur Antragstellung bzw. zur mündlichen Prüfung erfolgen. Die Dokumentation der Fachaufgabe erfolgt nach der Genehmigung des Antrags.

Das Antragsverfahren

Nach Auswahl der Fachaufgabe erstellt der Prüfling eine Kurzbeschreibung (Antrag), die er über die IHK bei dem zuständigen Prüfungsausschuss zur Genehmigung einreicht und die er nach der Genehmigung selbstständig durchführt.
Die Abwicklung erfolgt über ein Online-Portal, welches unter der Adresse www.ihk.de/rheinhessen/apros zu finden ist. Die Zugangsdaten werden mit der Prüfungsanmeldung versendet (Sommerprüfung: Anfang Januar / Winterprüfung: Anfang August).
Der Antrag wird vom Prüfungsausschuss nicht bewertet, sondern dahingehend geprüft, ob er den Anforderungen für den Prüfungsbereich Einsatzgebiet entspricht. 
Ein Antrag kann
  • genehmigt werden.
  • mit Auflagen genehmigt werden. 
    Die Auflagen sind zwingend bei dem Report bzw. der Präsentation zu berücksichtigen. Sofern die Auflagen nicht eingehalten werden, kann dieses zum Punktabzug oder Nichtbestehen der Prüfung führen.
  • abgelehnt werden. 
    Hält der Prüfungsausschuss das Thema der Fachaufgabe prinzipiell für geeignet, nicht jedoch die Kurzbeschreibung, kann ein überarbeiteter Antrag (oder wahlweise ein Antrag mit einem neuen Thema) in der gewährten Frist eingereicht werden. Hält der Prüfungsausschuss das Thema für nicht geeignet, muss ein neues Thema eingereicht werden.
Der Prüfling wird per E-Mail über die Entscheidung des Prüfungsausschusses (ggf. mit Begründung der Ablehnung) informiert.

Hinweise zur Auswahl der Fachaufgabe

Rechtsgrundlage

Verordnung über die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau (23. Juli 2002)
Auszug aus § 9 Abschlussprüfung Absatz 3 Nummer 4
„Im Prüfungsbereich Einsatzgebiet soll der Prüfling in einer Präsentation und einem Fachgespräch über eine selbständig durchgeführte Fachaufgabe in einem Einsatzgebiet nach § 4 Abs. 1 Nr. 10 zeigen, dass er komplexe Fachaufgaben und ganzheitliche Geschäftsprozesse beherrscht und Problemlösungen in der Praxis erarbeiten kann. […] Eine Kurzbeschreibung  der beabsichtigten Fachaufgabe ist dem Prüfungsausschuss vor der Durchführung der Fachaufgabe zur Genehmigung vorzulegen. […] Der Ausbildende hat zu bestätigen, dass die Fachaufgabe von dem Prüfling im Betrieb selbständig durchgeführt worden ist. […]“

Kriterien zur Genehmigung der Fachaufgabe

Aus der Ausbildungsverordnung (vgl. § 9 Abschlussprüfung Abs. 3 Nr. 4) lassen sich vier zentrale Anforderungen an eine Fachaufgabe ableiten:
  1. Es muss ein ganzheitlicher Prozess dargestellt werden. Die vorgelagerten Prozesse, der Kernprozess und die nachgelagerten Prozesse müssen eine Abfolge zusammenhängender Tätigkeiten umfassen, die oftmals über Abteilungsgrenzen und manchmal über das Unternehmen hinaus gehen. Ein Geschäftsprozess beginnt immer mit einem  prozessauslösenden Impuls (z. B. einer Kundenanfrage) im vorgelagerten Prozess und endet mit einem prozessbeendenden Zustand (z. B. der Bezahlung der Ausgangsrechnung durch den Kunden) im nachgelagerten Prozess. 
  2. Es muss sich um eine ausreichend komplexe kaufmännische Aufgabenstellung handeln. Eine Aufgabenstellung ist komplex, sobald diese zu einem nicht planbaren, unvorhersehbaren Ergebnis führen kann. Dies bedeutet, dass die betriebliche Fachaufgabe keinen standardisierten Ablauf hat und keine Routineaufgabe für den Prüfling ist, sondern herausfordernden Charakter hat. Bei ihrer Bearbeitung können Probleme und Konflikte bzw. veränderte Bedingungen auftreten, die eine flexible Reaktion des Prüflings erforderlich machen. 
    Dabei ist darauf zu achten, dass der Prozess eine ausreichende betriebswirtschaftliche Tiefe unter Verwendung der kaufmännischen Fachtermini aufweist. 
  3. Die Fachaufgabe muss eine Problemstellung bzw. Entscheidungsfindung enthalten. 
    Die betriebliche Fachaufgabe bietet in Abstimmung mit Verantwortungsträgern oder Prozessverantwortlichen organisatorische Freiheitsgrade oder Verantwortungs- und Entscheidungsspielräume für den Prüfling. Es gibt alternative Lösungswege und Vorgehensweisen, die der Auszubildende zur Bearbeitung der betrieblichen Fachaufgabe wählen bzw. selbstständig (in Absprache mit Ausbildungspersonal) entwickeln kann. Hierbei ist es ausreichend, wenn der Prüfling eine Entscheidungsvorlage erstellt, die abschließend dem Vorgesetzten präsentiert wird, sofern die Entscheidung seinen Kompetenzbereich überschreitet. 
  4. Die Fachaufgabe muss selbstständig durchgeführt werden. 
    Der Prüfling muss eindeutig herausstellen, welche Handlungsschritte er selbstständig bearbeitet. Damit dies deutlich erkennbar ist, ist es empfehlenswert, diese Tätigkeiten in der „Ich-Form“ zu formulieren.
Es ist darauf zu achten, eine passende Formulierung für Thema, Ziel und Aufgabengebiet zu finden. Der Prozess muss klar abgegrenzt werden. Die Grenzen zwischen vorgelagerten Prozess, Kernprozess und nachgelagertem Prozess müssen klar genannt werden. Das Ziel muss zum Prozess passen (z.B. beim Thema “Implementierung Prozess” ist das Ziel nicht der Prozess, sondern die Einführung).
Das Thema der Fachaufgabe muss dem Hauptprozess entsprechen und es muss sich um einen betrieblichen  Prozess handeln.   

Aufbau des Antrags

Die Eingabemaske für den elektronischen Antrag umfasst folgende Abschnitte:
  1. Einsatzgebiet
    Hier benennt der Prüfling die Abteilung, in der er seine Fachaufgabe durchführt. 
  2. Thema der Fachaufgabe
    Das Thema muss präzise formuliert sein und sich auf die Aufgabenstellung im Kernprozess beziehen.
  3. Zielsetzung
    Hier sollte beschrieben werden, welches unternehmensbezogene Ziel bzw. welche Ziele mit der Aufgabenstellung verfolgt wird/werden.
  4. Vorgelagerte Prozesse
    Im vorgelagerten Prozess muss die Ausgangssituation dargestellt werden, die den Handlungsbedarf im Kernprozess auslöst. Zur Verdeutlichung sollten die betriebsspezifische Organisationseinheit (z. B. Abteilung, Stelle) bzw. Organisationseinheiten angegeben werden, die diesen Handlungsbedarf veranlasst/veranlassen.
  5. Kernprozess
    Hier muss die zentrale Aufgabenstellung des Prüflings deutlich dargestellt und für einen Außenstehenden verständlich formuliert werden. Die wesentlichen Handlungsschritte des Prüflings und die kaufmännischen Prozesse müssen klar erkennbar und in ausreichendem Umfang dargelegt sein. Ebenso muss die Entscheidung des Prüflings, sofern sie in seinem Handlungsspielraum liegt, bzw. die Entscheidungsvorbereitung herausgestellt werden.
    Ggf. notwendige unterstützende Abteilungen bzw. Prozesse können ebenfalls aufgeführt werden.
  6. Nachgelagerte Prozesse 
    Um den kaufmännischen Prozess zu vervollständigen, muss der Prüfling die der Kernaufgabe nachgelagerten Prozesse in den verschiedenen Abteilungen und deren Tätigkeiten angeben.
  7. Anlagen
    Es besteht die Option, einem Antrag Anlagen beizufügen. Diese sind bei dem Antrag jedoch in der Regel nicht relevant.
Eine stichpunktartige Ausführung ist hier zulässig, sofern die einzelnen Prozessschritte und die dabei vorgenommenen Bearbeitungen verständlich sind. Als Adressat ist von einem kaufmännisch sachkundigen, aber betriebsfremden außenstehenden Dritten auszugehen.

Der Report 

Rechtsgrundlage

Verordnung über die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau (23. Juli 2002)
Auszug aus § 9 Abschlussprüfung Absatz 3 Nummer 4
„Der Prüfling erstellt über eine Fachaufgabe im Einsatzgebiet einen höchstens fünfseitigen Report als Basis für die Präsentation und das Fachgespräch. […] Dem Report können erläuternde Anlagen mit betriebsüblichen Unterlagen beigefügt werden. […] Der Report wird nicht bewertet. Er ist dem Prüfungsausschuss vor der Durchführung der Prüfung im Prüfungsbereich Einsatzgebiet zuzuleiten. […]“

Deckblatt und Layout Report

Der Report soll fünf DIN A4-Seiten plus Formblatt und Anlagen (betriebsübliche Unterlagen in angemessenem Umfang) nicht überschreiten. Er darf nicht zu kurzgehalten sein, da die Prozessbeschreibung aussagekräftig sein muss, um dem Prüfungsausschuss zur Vorbereitung auf die Prüfung zu dienen. 
Auf eine korrekte Rechtschreibung, Gliederungselemente, Seitenzahlen, Kennzeichnung der Anlagen oder Hinweise auf Anlagen ist zu achten. Des Weiteren sind folgende Einstellungen beim Layout zu beachten: 
  • Arial 11 oder ähnlich 
  • Zeilenabstand: max. 1,5 Zeilen
  • rechter Rand max. 2,5 cm, alle übrigen Ränder max. 2,0 cm.
Angaben auf dem Deckblatt: 
  • Name Prüfungsteilnehmer
  • Ausbildungsbetrieb 
  • Einsatzgebiet 
  • Thema der Fachaufgabe 
  • Text: „Mit den Unterschriften wird bestätigt, dass die Fachaufgabe vom Prüfungsteilnehmer selbständig durchgeführt wurde“
  • Unterschrift Prüfungsteilnehmer und Ausbildungsbetrieb.
Der Inhalt des Reports gliedert sich wie folgt:
  • kurze Unternehmensbeschreibung
  • kurze Beschreibung des betroffenen Funktionsbereiches 
  • Beschreibung des Prozesses und Zieles einschließlich des vor- und nachgelagerten Prozesses 
  • Fazit
Das Deckblatt, die Gliederung und evtl. Quellen- oder Abkürzungsverzeichnis sowie betriebsübliche Anlagen werden bei der Anzahl der Seiten nicht mitgerechnet.
Auch wenn der Report nicht benotet wird, sollte auf eine sorgfältige Ausführung geachtet werden, da die Präsentation sowie das anschließende Fachgespräch darauf basieren (dem Prüfungsausschuss dient der Report als Vorbereitung auf das Fachgespräch). Somit wird der Grundstein für den Erfolg im Prüfungsbereich Einsatzgebiet bereits mit dem Report gelegt.

Durchführung der mündlichen Prüfung

Rechtsgrundlage

Verordnung über die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau (23. Juli 2002)
Auszug aus § 9 Abschlussprüfung Abs. 3 Nr. 4
„In der Präsentation soll der Prüfling auf der Grundlage des Reports zeigen, dass er Sachverhalte, Abläufe und Ergebnisse der bearbeiteten Fachaufgabe erläutern und mit praxisüblichen Mitteln darstellen kann. In einem Fachgespräch soll der Prüfling zeigen, dass er die dargestellte Fachaufgabe in Gesamtzusammenhänge einordnen, Hintergründe erläutern und Ergebnisse bewerten kann. Dabei soll der Prüfling zeigen, dass er die Sachbearbeitung in einem speziellen Geschäftsfeld beherrscht. Präsentation und Fachgespräch sollen zusammen höchstens 30 Minuten und die Präsentation zwischen 10 und 15 Minuten dauern.“

Die Präsentation

Der Antrag mit Kurzbeschreibung, der Report und die Präsentation müssen inhaltlich übereinstimmen.
Bitte bringen Sie am Prüfungstag vier Ausdrucke ihrer Präsentation für den Prüfungsausschuss mit. 
Der Prüfungsausschuss erwartet, dass die Präsentation eine klar erkennbare inhaltliche Struktur aufweist. Außerdem wird vorausgesetzt, dass die Präsentationstechniken vom Prüfling beherrscht und die Präsentationsmedien situationsgerecht eingesetzt werden. Welche Präsentationsmedien am Prüfungsort zur Verfügung stehen, entnehmen Sie bitte ihrer Prüfungseinladung.
Die Präsentationszeit von maximal 15 Minuten muss eingehalten werden - andernfalls läuft der Prüfling Gefahr, dass der Prüfungsausschuss die Präsentation abbricht oder den Teil, der die Zeit überschreitet, nicht bewertet.

Das Fachgespräch

In dem sich anschließenden Fachgespräch soll der Prüfling zeigen, dass er die dargestellte Fachaufgabe in Gesamtzusammenhänge einordnen, Hintergründe erläutern und Ergebnisse bewerten kann. Dabei soll der Prüfling zeigen, dass er Sachbearbeitungsaufgaben in speziellen Geschäftsfeldern beherrscht.

Bestehen der Abschlussprüfung

Rechtsgrundlage

Verordnung über die Berufsausbildung zum Industriekaufmann/zur Industriekauffrau (23. Juli 2002)
§ 10 Bestehensregelung
(1) Bei der Ermittlung des Gesamtergebnisses haben die einzelnen Prüfungsbereiche folgendes Gewicht: 
  1. Geschäftsprozesse 40 Prozent, 
  2. Kaufmännische Steuerung und Kontrolle 20 Prozent, 
  3. Wirtschafts- und Sozialkunde 10 Prozent, 
  4. Einsatzgebiet 30 Prozent.
(2) Sind in der schriftlichen Prüfung die Prüfungsleistungen in bis zu zwei Prüfungsbereichen mit „mangelhaft“ und die übrigen Prüfungsleistungen mit mindestens „ausreichend“ bewertet worden, so ist auf Antrag des Prüfungsteilnehmers oder nach Ermessen des Prüfungsausschusses in einem mit „mangelhaft“ bewerteten Prüfungsbereich die schriftliche Prüfung durch eine mündliche Prüfung von etwa 15 Minuten zu ergänzen, wenn dies für das Bestehen der Prüfung den Ausschlag geben kann. Der Prüfungsbereich ist vom Prüfling zu bestimmen. Bei der Ermittlung des Ergebnisses für diesen Prüfungsbereich sind die Ergebnisse der schriftlichen Arbeit und der mündlichen Ergänzungsprüfung im Verhältnis 2:1 zu gewichten.
(3) Die Abschlussprüfung ist bestanden, wenn:
  1. im Gesamtergebnis,
  2. im Prüfungsbereich Geschäftsprozesse,
  3. in mindestens einem der beiden schriftlichen Prüfungsbereiche Kaufmännische Steuerung und Kontrolle und Wirtschafts- und Sozialkunde sowie 
  4. im Prüfungsbereich Einsatzgebiet jeweils mindestens ausreichende Leistungen erbracht wurden. Werden die Prüfungsleistungen in einem Prüfungsbereich mit „ungenügend“ bewertet, so ist die Prüfung nicht bestanden.

Ergänzungsprüfung

Wenn eine mündliche Ergänzungsprüfung notwendig und möglich ist, wird der Prüfling rechtzeitig vor dem Prüfungstermin von der IHK mit ergänzenden Informationen angeschrieben. 

Überblick zur Bestehensregelung

Unter welchen Voraussetzungen ist die Abschlussprüfung bestanden? Die folgenden Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein:
  • Geschäftsprozesse: 40 %
    mindestens ausreichende Leistungen (Sperrfach)
  • Kaufmännische Steuerung und Kontrolle (Kfm): 20 % 
  • Wirtschafts- und Sozialkunde (Wiso): 10 % 

    In einem der beiden Fächer (Kfm und Wiso) mindestens ausreichende Leistungen; kein Fach darf ungenügend sein.
  • Einsatzgebiet: 30 %
    mindestens ausreichende Leistungen (Sperrfach)
  • Gesamtergebnis muss mindestens ausreichende Leistungen ergeben.
Der Prüfungsausschuss stellt i. d. R. am Tag der Präsentation und des Fachgesprächs das Prüfungsergebnis fest und übergibt dem Prüfling in diesem Fall eine Mitteilung über das Bestehen bzw. Nichtbestehen der Prüfung. Das Prüfungszeugnis mit den Einzelbewertungen wird nachgereicht.