Steuertipps

Grundzüge der Umsatzsteuer

Jede Dienstleistung und Warenlieferung, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, unterliegt der Umsatzsteuer. Ebenso unterliegen die Einfuhr bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen im Inland gegen Entgelt sowie die Entnahme von Waren und Dienstleistungen aus dem Unternehmen für nicht unternehmerische Zwecke der Umsatzsteuer, soweit nicht besondere Befreiungsvorschriften anzuwenden sind.
Die Umsatzsteuer ist eine der wenigen Steuerarten, die in Deutschland jeden Konsumenten belastet. Unabhängig von der Staatsangehörigkeit, der Einkommenshöhe und anderen Kriterien zahlen Konsumenten die Umsatzsteuer für den Kauf von Waren und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen. Für Unternehmen bedeutet das, dass sie auf ihre Leistungen grundsätzlich Umsatzsteuer erheben müssen. Ausnahmen bestehen für Firmen mit niedrigen Umsätzen, sogenannte Kleinunternehmer. Im allgemeinen Sprachgebrauch ist die Umsatzsteuer als Mehrwertsteuer bekannt. Jeder Hersteller und Verkäufer oder Dienstleister berechnet seinen Kunden die Steuer in Höhe des gesetzlich vorgegebenen Steuersatzes. Gleichzeitig besteht die Möglichkeit, Umsatzsteuer abzuziehen, die sie selbst für den Kauf von Waren und die Inanspruchnahme von Dienstleistungen zahlen. Im geschäftlichen Bereich trägt die im Voraus gezahlte Umsatzsteuer die Bezeichnung „Vorsteuer“. Der Differenzbetrag ist an die Finanzbehörde abzuführen. Einzelheiten regelt das Umsatzsteuergesetz (UStG).

Welche Steuersätze gibt es?

Die in Deutschland geltenden Umsatzsteuersätze gem. § 12 UStG unterteilen sich in einen Regelsteuersatz und in einen ermäßigten Steuersatz. Derzeit beträgt der Regelsteuersatz 19 %. Darüber hinaus gilt ein ermäßigter Umsatzsteuersatz von 7 % für verschiedene Produkte und Dienstleistungen und ein Null-Steuersatz für bestimmte PV-Anlagen. Die Anwendung des ermäßigten Umsatzsteuersatzes führt regelmäßig zu politischen Diskussionen und Berechnungsproblemen. Manche Leistungen lassen sich zudem nicht leicht zuordnen, sodass die Finanzverwaltung durch Schreiben detaillierte Bestimmungen regelt. Waren, für die stets der ermäßigte Steuersatz anzuwenden ist, sind beispielsweise:
  • bestimmte Lebensmittel,
  • bestimmte Gewürze, Kaffee, Tee,
  • bestimmte Kunstgegenstände und Sammlerobjekte.
Der Steuersatz wird auf den Netto-Rechnungsbetrag berechnet.

Welche Pflichtangaben müssen bei der Rechnungstellung enthalten sein?

Werden für einen anderen Unternehmer im Inland steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbracht, so ist darüber eine Rechnung zu erstellen. Die Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG in Verbindung mit § 14a UStG als Beleg für den Vorsteuerabzug folgende Angaben enthalten:
Rechnungsangaben
  • vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
  • Angaben über bestehende Kleinunternehmerregelung
Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, müssen der Steuerbetrag, das Nettoentgelt und die Steuernummer nicht gesondert in der Rechnung ausgewiesen werden; es genügen also:
  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers;
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung;
  • die Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der sonstigen Leistung;
  • der Bruttobetrag (Netto-Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe);
  • der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis muss nicht erfolgen. Auch der Zeitpunkt der Leistung und Angaben über den Leistungsempfänger sind nicht notwendig.
Für einige spezielle Fälle sieht das UStG weitere Angaben in Rechnungen vor. Das betrifft z.B.:
  • innergemeinschaftliche Lieferungen
  • innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge
  • innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei grenzüberschreitenden Leistungen
  • Differenzbesteuerung,
  • Reiseleistungen usw.

Ist die E-Rechnung verpflichtend?

Es gelten wichtige steuerliche Neuerungen seit 01.01.2025: Alle Unternehmen sind im inländischen B2B-Bereich verpflichtet, elektronische Rechnungen nach neuen Vorgaben zu empfangen und zu verarbeiten.

Was bedeutet der Vorsteuerabzug?

Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbeträge, die ihm von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurden, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld als sogenannte Vorsteuer abziehen, wenn er die Voraussetzungen für den Vorsteuer-Abzug erfüllt.
Beispiel:
Monatliche Abgabe Umsatz in € Umsatzsteuer in €
Umsatz des Unternehmens 50.000 9.500
Wareneingang 15.000 2.850
Zahllast Finanzamt 6.650
Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahllast), selbst zu berechnen sowie dem Finanzamt in der Regel bis zum 10. Tag des folgenden Monats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln und durch Zahlung auszugleichen.

Was ist bei der Umsatzsteuer-Voranmeldung zu beachten?

Die Abgabefristen für die Umsatzsteuer-Voranmeldung richten sich in der Regel nach der Höhe der Umsatzsteuer des Vorjahres.
Es gelten die nachstehenden Fristen:
Zahllast im Vorjahr in Fristen
mehr als 9.000 € monatliche Abgabe
2.000 € - 9.000 € vierteljährliche Abgabe
bis 2.000 € Befreiung von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldungen möglich
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg spätestens am 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldezeitraums elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden.
Beachte: Auf Antrag kann das Finanzamt für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Voranmeldungen eine Dauerfristverlängerung von einem Monat gewähren. Bei der monatlichen (nicht jedoch der vierteljährlichen) Fristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung zu leisten, die jährlich mit der Umsatzsteuerschuld verrechnet wird.

Was bildet die Grundlage: vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?

Die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt hat der Unternehmer im Regelfall nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) zu berechnen. Danach entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung oder Lieferung ausgeführt worden ist, d.h. mit Ablauf des letzten Tages eines Monats oder Vierteljahrs. Dies kann vor Rechnungserteilung und der Bezahlung sein. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt.
Beispiel: Bürodienstleisterin B (Monatszahlerin ohne Dauerfristverlängerung), die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten besteuert (Sollbesteuerung), hat im Dezember 2025 die Leistungen für einen Kunden erbracht. Der dem Kunden am 03.02.2026 in Rechnung gestellte Betrag in Höhe von 300 € + 57 € USt = 357 € wird am 19.03.2026 gezahlt. Die Umsatzsteuer in Höhe von 57 € entsteht mit Ablauf des Monats Dezember 2025, weil im Voranmeldungszeitraum Dezember 2025 die Leistung ausgeführt worden ist.
Auf Antrag kann das Finanzamt gestatten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) nach § 20 UStG berechnet und abführt. Hier entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt, auch wenn die Bezahlung noch nicht erfolgt ist. Es muss dafür eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 € oder
  • Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 AO oder
  • Umsätze aus einer Tätigkeit als freier Beruf nach § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG.

Wann bin ich Kleinunternehmer?

Zum 1.1.2025 ist eine systematische Änderung erfolgt: Aufgrund unionsrechtlicher Vorgaben gilt, dass die Umsätze von Kleinunternehmern steuerfrei ausgeführt werden. Die Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer durch Unternehmen ist abhängig von den Umsätzen. Kleinunternehmer bieten ihre Leistungen und Waren somit ohne Umsatzsteuer an und sind nicht zur regelmäßigen Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Außerdem können sie selbst für empfangene Leistungen keine Vorsteuer geltend machen. Der Unternehmer kann auf die Anwendung der Kleinunternehmerbesteuerung verzichten, ist dann aber 5 Jahre an die Regelbesteuerung gebunden.
Die Kleinunternehmerbesteuerung ist anzuwenden, wenn der Gesamtumsatz des Unternehmers im vorangegangenen Jahr nicht mehr als 25.000 EUR betragen hat. Auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Kalenderjahrs kommt es seit dem 1.1.2025 nicht mehr an.
Außerdem wird eine neue Grenze für das laufende Jahr in Höhe von 100.000 Euro eingeführt, d.h.:
Kleinunternehmer ist nun, wer
  • im vorangegangenen Kalenderjahr einen (nach vereinnahmten Entgelten bemessenen netto) Gesamtumsatz von nicht mehr als 25.000 Euro hat
und
  • im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 100.000 Euro Umsatz macht.
Beachte: Die “neue” 100.000 Euro - Grenze stellt nicht einen voraussichtlichen Umsatz dar. Vielmehr fällt der Unternehmer bei Überschreiten sofort, das heißt im laufenden Jahr aus der Kleinunternehmerregelung. Bereits der Umsatz, mit dem die Grenze von 100.000 Euro überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei. Es ist also wichtig, dass jeder Kleinunternehmer die Umsätze des laufenden Jahres immer im Blick hat.
Beispiel: Unternehmer U erwirtschaftet in 2025 einen Gesamtumsatz von 22.000 Euro. Er erwartet, dass er in 2025 einen Gesamtumsatz von 27.000 Euro erwirtschaften wird. Tatsächlich beläuft sich der Gesamtumsatz für 2026 auf 70.000 Euro. U kann in 2025 und 2026 die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Für 2027 würden die Voraussetzungen jedoch nicht mehr vorliegen, da er die Vorjahresgrenze (2025) überschritten hat.

Neuregelung bei Neugründung

Bei Neugründung eines Unternehmens gibt es keinen Vorjahresumsatz. Hier war bislang auf den voraussichtlichen Umsatz des laufenden Kalenderjahres abzustellen, der durch Prognose zu ermitteln war.
Ab 2025 starten Neugründer automatisch als Kleinunternehmer, ohne eine Prognose abgeben zu müssen.
Beispiel: Unternehmer U übt seine gewerbliche Tätigkeit seit dem 10. Mai in Stuttgart aus. In der Zeit vom 10. Mai 2025 bis 31. Dezember 2025 erzielt er einen Umsatz von 22.000 Euro. U ist im Jahre 2025 Kleinunternehmer, da er die Umsatzgrenze von 25.000 EURO unterschreitet.
Beachte: Der Umsatz, der im Gründungsjahr die 25.000 Euro übersteigen lässt, führt zu einer sofortigen Beendigung der Kleinunternehmerregelung und unterliegt der Regelbesteuerung. Die vorherigen nach der Kleinunternehmerregelung steuerbefreiten Umsätze bleiben dagegen steuerfrei.
Beispiel: Unternehmer U erzielt im Gründungsjahr 2025 von Mai bis November Umsätze in Höhe von 25.000 EURO und im Dezember einen Umsatz in Höhe von 5.000 EURO. Während die Umsätze bis November von der Umsatzsteuer befreit sind, unterfällt der Dezember-Umsatz der Regelbesteuerung
Beachte: Ein Unternehmer kann im umsatzsteuerlichen Sinne nur ein Unternehmen haben. Dieses umfasst die gesamte gewerbliche und berufliche Tätigkeit des Unternehmers. Für die Ermittlung des Gesamtumsatzes und die Frage, ob die Kleinunternehmergrenze überschritten ist, sind damit alle vom Unternehmer ausgeführten Umsätze des einheitlichen Unternehmens einzubeziehen. Personengesellschaften, Personenvereinigungen und Kapitalgesellschaften gelten im Umsatzsteuerrecht als eigene Unternehmen. Daher gilt die Umsatzgrenze insbesondere auch für die Umsätze einer GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts) einer GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder einer UG (Unternehmergesellschaft).
Hinweis: Es darf kein gesonderter Steuerausweis in der Rechnung erfolgen.
Kleinunternehmer haben jedoch auch keine Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Die Steuer für die Einfuhr von Gegenständen aus Drittländern und für den innergemeinschaftlichen Erwerb aus EU-Ländern hat der Kleinunternehmer hingegen abzuführen.
Hinweis: Bei Kleinunternehmern sollte in der Rechnung ein Hinweis „Umsatzsteuer wird nicht erhoben, da Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“ erfolgen.
Der maßgebliche Gesamtumsatz des Kleinunternehmers bestimmt sich nach § 19 Abs. 2 UStG. Dabei ist von dem steuerbaren Umsatz nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG auszugehen. Damit gehören Einfuhren aus dem Drittlandsgebiet nach § 1 Abs. 1 Nr. 4 UStG und der innergemeinschaftliche Erwerb nach § 1 Abs. 1 Nr. 5 UStG nicht zum Gesamtumsatz. Darüber hinaus sind auch bestimmte steuerfreie Umsätze nicht mit in den Gesamtumsatz einzubeziehen. In die Berechnung des Gesamtumsatzes sind auch unentgeltliche Wertabgaben mit einzubeziehen (z. B. Entnahmen für unternehmensfremde Zwecke), soweit die Wertabgabe steuerbar ist.
Liegt Kleinunternehmerbesteuerung vor, werden nach § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG steuerfreie Umsätze ausgeführt. Kleinunternehmer müssen deshalb regelmäßig keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahressteuererklärungen abgeben, da die allgemeinen Erklärungspflichten bei Anwendung der Kleinunternehmerbesteuerung nicht anzuwenden sind.
Berechnet der Unternehmer in den Voranmeldungen oder in der Steuererklärung für das Kalenderjahr die Steuer nach den allgemeinen Vorschriften des UStG, ist damit grundsätzlich eine entsprechende Erklärung zu sehen.
Der Unternehmer ist dann 5 Kalenderjahre an den Antrag, auf die Steuerbefreiung zu verzichten, gebunden. Nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer die Erklärung jederzeit mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen. Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann z.B. dann sinnvoll sein,
  • wenn es sich bei dem Kundenkreis überwiegend um Unternehmer handelt, die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis verlangen oder
  • wenn aufgrund erheblicher Gründungsinvestitionen der Vorsteuer-Abzug genutzt werden soll.
Eine Besonderheit besteht bei der Besteuerung der innergemeinschaftlichen Erwerbe. Kleinunternehmer müssen nach § 1a Abs. 3 UStG keine innergemeinschaftlichen Erwerbe besteuern, wenn sie die Erwerbsschwelle nicht überschreiten. Die Höhe der Erwerbsschwelle in Deutschland beträgt 12.500 EUR. Ein Kleinunternehmer überschreitet die Erwerbsschwelle, wenn er entweder im vorangegangenem Jahr diese Schwelle überschritten hat oder er voraussichtlich im laufenden Kalenderjahr diese Schwelle überschreiten wird. In die Prüfung der Erwerbsschwelle sind alle Einkäufe aus allen anderen Mitgliedstaaten einzubeziehen. Wird die Erwerbsschwelle nicht überschritten, ist ein i.g. Erwerb nicht der Besteuerung zu unterwerfen, der Unternehmer kann aber auf die Anwendung dieser Ausnahmeregelung verzichten.
Entsprechend beantragen Kleinunternehmer eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, wenn sie Leistungen von ausländischen Unternehmen beziehen und hierfür die Steuerschuldnerschaft auf sie als Leistungsempfänger (§ 13b UStG) übergeht.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG, die an Kunden in der EU Waren (Ausnahme neue Fahrzeuge) verkaufen, weisen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen aus. Diese Lieferungen gelten im Inland als steuerpflichtig, unabhängig davon, dass die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Folglich kann der Erwerber im anderen Mitgliedstaat der EU keinen innergemeinschaftlichen Erwerb bewirkt haben, eine Anmeldung dieser Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung durch den Kleinunternehmer ist ebenfalls nicht erforderlich. Ausgenommen hiervon ist die Lieferung neuer Fahrzeuge, denn insoweit gilt auch der Kleinunternehmer - wie auch jeder Private - als Fahrzeuglieferer.

Was bedeutet Umsatzsteuerheft für das Ambulante Gewerbe?

Unternehmer, die ohne Begründung einer gewerblichen Niederlassung oder außerhalb einer solchen von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Straßen oder an anderen öffentlichen Orten Umsätze ausführen oder Gegenstände erwerben, also ein sogenanntes ambulantes Gewerbe (vgl. § 22 Abs. 5 UStG) betreiben, sind in der Regel verpflichtet, ein Umsatzsteuerheft nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu führen und darin Ihre Umsätze und Vorsteuern aufzuzeichnen. Aus den Aufzeichnungen müssen u. a. die vereinbarten Entgelte für die von Unternehmern ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu ersehen sein. Außerdem ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.

Welche Aufzeichnungspflichten gibt es?

Für Umsatzsteuerzwecke sind vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen zu führen. Insbesondere Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind als Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus sind vor allem für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten (d.h. nicht EU-Staaten) zahlreiche besondere Vorschriften, auch hinsichtlich der Ausfuhrnachweise zu beachten.

Was gilt für Umsätze innerhalb der EU?

Umsätze innerhalb der EU unterliegen je nach Land des Geschäftspartners und je nachdem, ob mit Waren oder Dienstleistungen gehandelt wird, unterschiedlichen Mehrwertsteuerpflichten.
Werden zum Beispiel Waren an ein in einem anderen EU-Land tätiges Unternehmen mit Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer verkauft, so braucht das deutsche Unternehmen dafür keine Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen. Werden dieselben Waren allerdings an einen Endverbraucher in der EU verkauft, kann es sein, dass die verkauften Waren mit dem in dem jeweiligen Land geltenden Mehrwertsteuersatz belastet werden müssen.

Welche Anforderungen gelten für den Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten?

Drittstaaten sind die Länder, die nicht zur EU gehören. Bei einem Export von Waren aus Deutschland in einen Drittstaat ist der inländische Lieferant grundsätzlich von der Abführung der Umsatzsteuer befreit. Der Export erfolgt grundsätzlich durch das elektronische Ausfuhrverfahren. Jede Ausfuhr mit einem Wert über 1.000 € ist auf diesem Weg abzuwickeln. Darüber hinaus sind vom deutschen Unternehmer besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstigen buchmäßigen Nachweisen bei Ausfuhrlieferungen zu beachten.
Bei der Wareneinfuhr aus Drittstaaten wird in Deutschland Einfuhr-Umsatzsteuer erhoben; es gelten die deutschen Steuersätze von 19% bzw. 7%. Die Einfuhr-Umsatzsteuer hat der deutsche Unternehmer an die zuständige Behörde (Zoll) zu zahlen; er kann sie danach, Vorsteuerabzugsberechtigung vorausgesetzt, wie eine Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen.