Grundzüge der Umsatzsteuer

Grundsätzlich unterliegt jede Dienstleistung und jede Warenlieferung, die ein Unternehmer im Inland gegen Entgelt im Rahmen seines Unternehmens ausführt, der Umsatzsteuer. Auch die Einfuhr bzw. der innergemeinschaftliche Erwerb von Gegenständen im Inland gegen Entgelt sowie die Entnahme von Waren und Dienstleistungen aus dem Unternehmen für nicht unternehmerische Zwecke unterliegen der Umsatzsteuer, soweit nicht besondere Befreiungsvorschriften (siehe § 4 UStG) anzuwenden sind.
Der Regelsteuersatz ist in § 12 Abs. 1 UStG geregelt und beträgt seit dem 1.1.2007 19 Prozent. Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 Prozent (vgl. § 12 Abs. 2 UStG). Er gilt z.B. für fast alle Lebensmittel (ausgenommen Gaststättenumsätze), Getränke, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände sowie für einige weitere Waren.

Steuersatz

Die in Deutschland gemäß § 12 UStG geltenden Umsatzsteuersätze unterteilen sich in einen Regelsteuersatz und einen ermäßigten Steuersatz. Der Regelsteuersatz beträgt aktuell 19 % (vgl. § 12 Abs. 1 UStG). Der ermäßigte Umsatzsteuersatz beträgt 7 % (§ 12 Abs. 2 UStG). Umsätze, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, sind in § 12 Abs. 2 erschöpfend aufgezählt. In Anlage 2 zum UStG sind daneben die von § 12 Abs. 2 Nr. 1 und Nr. 2 UStG betroffenen Gegenstände aufgeführt. Der ermäßigte Steuersatz gilt z.B. für die Lieferung, die Einfuhr und den innergemeinschaftlichen Erwerb praktisch aller Lebensmittel (ausgenommen Getränke und Gaststättenumsätze), für die meisten land- und forstwirtschaftlichen Produkte, Bücher, Broschüren, Kunstgegenstände und eine Reihe weiterer Waren und für bestimmte Dienstleistungen, wie zum Beispiel Eintrittsberechtigungen für Theater, Konzerte, Kinos und Museen.
Werden Gegenstände geliefert, die in der Anlage 2 nicht enthalten sind, ist grundsätzlich der Regelsteuersatz anzuwenden.
Der Steuersatz wird auf den Netto-Rechnungsbetrag berechnet.

Rechnungstellung - Einzelheiten zu den Pflichtangaben

Werden für einen anderen Unternehmer im Inland steuerpflichtige Lieferungen oder Leistungen erbracht, so ist darüber eine Rechnung zu erstellen. Die Rechnung muss nach § 14 Abs. 4 UStG in Verbindung mit § 14a UStG als Beleg für den Vorsteuerabzug folgende Angaben enthalten:

Rechnungsangaben

  • vollständiger Name und Anschrift von Leistendem und Leistungsempfänger
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Entgelt und hierauf entfallender Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung
Bei Kleinbetragsrechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro (bis 31.12.2016 = 150 €) nicht übersteigt, müssen der Steuerbetrag, das Nettoentgelt und die Steuernummer nicht gesondert in der Rechnung ausgewiesen werden; es genügen also:
  • der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers;
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung;
  • die Menge/Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang/Art der sonstigen Leistung;
  • der Bruttobetrag (Netto-Entgelt und Umsatzsteuer in einer Summe);
  • der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf eine Steuerbefreiung.
Ein gesonderter Umsatzsteuerausweis muss nicht erfolgen. Auch der Zeitpunkt der Leistung und Angaben über den Leistungsempfänger sind nicht notwendig.
Für einige spezielle Fälle sieht das UStG weitere Angaben in Rechnungen vor. Das betrifft z.B.:
  • innergemeinschaftliche Lieferungen
  • innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge
  • Umkehr der Steuerschuldnerschaft bei grenzüberschreitenden Leistungen usw.

Der Vorsteuerabzug

Gegenüber dem Finanzamt kann der Unternehmer die Umsatzsteuerbeträge, die ihm von anderen Unternehmen in Rechnung gestellt wurden, von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld als sogenannte Vorsteuer abziehen, wenn er die Voraussetzungen für den Vorsteuer-Abzug erfüllt.
Beispiel:
Monatliche Abgabe Umsatz in € Umsatzsteuer in €
Umsatz des Unternehmens 50.000 9.500
Wareneingang 15.000 2.850
Zahllast Finanzamt 6.650

Der Unternehmer hat den Umsatzsteuer-Betrag, den er an das Finanzamt abzuführen hat (Zahllast), selbst zu berechnen sowie dem Finanzamt in der Regel bis zum 10. Tag des folgenden Monats eine Umsatzsteuer-Voranmeldung auf elektronischem Weg zu übermitteln und durch Zahlung auszugleichen.

Die Umsatzsteuer-Voranmeldung

Je nach Steuerschuld gelten - außer für Existenzgründer - seit dem 1.1.2009 folgende Erklärungs- und Zahlungsfristen:
Fristen Werte im Vorjahr Euro
monatlich bei Steuerschuld über 7.500
monatlich bei Steuerüberschuss für das vergangene Kalenderjahr 7.500
vierteljährlich bei Steuerschuld nicht mehr als 7.500
jährlich bei Steuerschuld nicht mehr als 1.000
Unternehmensgründer müssen, soweit sie nicht Kleinunternehmer sind, in den ersten zwei Kalenderjahren die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich abgeben und durch Zahlung begleichen. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III wird diese Regelung zeitlich befristet abgeschafft. Für die Jahre 2021 bis 2026 können Existenzgründer die Umsatzsteuervoranmeldung wieder vierteljährlich abgeben
Die Umsatzsteuervoranmeldung muss nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck auf elektronischem Weg nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung übermittelt werden. Seit 1. Januar 2013 muss die elektronische Übermittlung authentifiziert sein.
Beachte: Auf Antrag kann das Finanzamt für die Abgabe der monatlichen und vierteljährlichen Voranmeldungen eine Dauerfristverlängerung von einem Monat gewähren. Bei der monatlichen (nicht jedoch der vierteljährlichen) Fristverlängerung ist eine Sondervorauszahlung zu leisten, die jährlich mit der Umsatzsteuerschuld verrechnet wird.

Vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte?

Die Umsatzsteuer-Zahllast gegenüber dem Finanzamt hat der Unternehmer im Regelfall nach vereinbarten Entgelten (Sollversteuerung) zu berechnen. Danach entsteht die Umsatzsteuer grundsätzlich mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Leistung oder Lieferung ausgeführt worden ist, d.h. mit Ablauf des letzten Tages eines Monats oder Vierteljahrs. Dies kann vor Rechnungserteilung und der Bezahlung sein. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt.
Beispiel:
Bürodienstleisterin B (Monatszahlerin ohne Dauerfristverlängerung), die ihre Umsätze nach vereinbarten Entgelten besteuert (Sollbesteuerung), hat im Dezember 2018 die Leistungen für einen Kunden erbracht. Der dem Kunden am 03.02.2019 in Rechnung gestellte Betrag in Höhe von 300 € + 57 € USt = 357 € wird am 19.03.2019 gezahlt.
Die Umsatzsteuer in Höhe von 57 € entsteht mit Ablauf des Monats Dezember 2018, weil im Voranmeldungszeitraum Dezember 2018 die Leistung ausgeführt worden ist.
Auf Antrag kann das Finanzamt gestatten, dass der Unternehmer die Umsatzsteuer nach vereinnahmten Entgelten (Ist-Versteuerung) nach § 20 UStG berechnet und abführt. Hier entsteht die Umsatzsteuer regelmäßig mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Entgelte vereinnahmt worden sind. Vorsteuern werden grundsätzlich für den Voranmeldungszeitraum berücksichtigt, in dem die Eingangsrechnung vorliegt, auch wenn die Bezahlung noch nicht erfolgt ist. Es muss dafür eine der folgenden Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 500.000 € oder
  • Befreiung von der Buchführungspflicht nach § 148 Abgabenordnung oder
  • Umsätze aus einer Tätigkeit als freier Beruf nach § 18 Einkommensteuergesetz.

Kleinunternehmen

Die Verpflichtung zur Erhebung der Umsatzsteuer durch Unternehmen ist abhängig von den Umsätzen. Kleinunternehmer können sich von der Umsatzsteuer-Erhebung auf Antrag befreien lassen. Sie bieten ihre Leistungen und Waren somit ohne Umsatzsteuer an und sind nicht zur regelmäßigen Abgabe einer Umsatzsteuererklärung verpflichtet. Außerdem können sie selbst für empfangene Leistungen keine Vorsteuer geltend machen. Es steht jedem Unternehmer frei, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten und freiwillig Umsatzsteuererklärungen abzugeben. Sie können dann auch einen Vorsteuerabzug geltend machen. Das ist vor allem sinnvoll, wenn in den ersten Geschäftsjahren die Ausgaben noch sehr hoch sind.
Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) wurde zum 1. Januar 2020 die für die Kleinunternehmerregelung relevante Grenze von 17.500 Euro auf 22.000 Euro angehoben.
In Deutschland gilt nun die Kleinunternehmerregelung für Unternehmen, deren Umsatz inklusive erhobener Umsatzsteuer
  • im Vorjahr nicht höher als 22.000 Euro (bis 31. Dezember 2019 17.500 Euro) war und
  • im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreitet.
Gesamtumsatz in diesem Sinne ist der Umsatz nach § 19 Abs. 3 UStG also zuzüglich der darauf entfallenden Umsatzsteuer; d.h. netto nicht mehr als 18.487,39 € bei 19 % Umsatzsteuer im vorangegangenen Jahr bzw. 42.016,80 € im laufenden Jahr) wird die Umsatzsteuer nicht erhoben.
Firmen, die von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, sollten beachten, dass sie nicht grundsätzlich von der Steuer befreit sind. Die Finanzbehörden verzichten lediglich aus Vereinfachungsgründen auf die Erhebung der Steuer.
Hinweis: Es darf kein gesonderter Steuerausweis in der Rechnung erfolgen.
Kleinunternehmer haben jedoch auch keine Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Die Steuer für die Einfuhr von Gegenständen aus Drittländern und für den innergemeinschaftlichen Erwerb aus EU-Ländern hat der Kleinunternehmer hingegen abzuführen.
Hinweis: Bei Kleinunternehmern sollte in der Rechnung ein Hinweis „Umsatzsteuer wird nicht erhoben, da Kleinunternehmer nach § 19 Abs. 1 UStG“ erfolgen.
Zur Ermittlung der Umsatzgrenze stellt das Finanzamt nicht einfach nach der Faustformel den Brutto-Jahresumsatz der Umsatzgrenze gegenüber. Vielmehr bereinigt die Finanzbehörde die Bruttoumsätze zunächst um bestimmte steuerfreie Umsätze und Hilfsumsätze. Schließlich kommen noch Umsätze von Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens zum Abzug, um den Nettoumsatz zu ermitteln. Erfolgt der Betriebsbeginn im Laufe des Jahres, wird der voraussichtliche Umsatz im Wege der Schätzung auf einen Jahresumsatz hochgerechnet.
Überschreitet der Umsatz im Vorjahr die Grenze von 22.000 Euro nicht, kann der Umsatz im laufenden Jahr bis zu 50.000 Euro betragen. Beträgt der Umsatz im laufenden Jahr weniger als 50.000 Euro, so besteht für das laufende Jahr keine Verpflichtung zur Abführung der Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung ist anwendbar. Da der Umsatz des laufenden Jahres nur geschätzt werden kann, bleibt es für das laufende Jahr grundsätzlich auch dann bei der Kleinunternehmerregelung, wenn er entgegen der Prognose 50.000 Euro überschreitet. Die Schätzung muss der Unternehmer dem Finanzamt gegenüber darlegen. Ist hingegen im Folgejahr der Vorjahrsumsatz höher als 22.000 Euro (z. B. 25.000 Euro), ist die Kleinunternehmerregelung im Folgejahr nicht mehr anwendbar. Kleinunternehmer geben einmal jährlich ihre Umsatzsteuererklärung ab.
Hinweis: Überschreitet der Unternehmer, der kein Existenzgründer ist, während des Kalenderjahres die Kleinunternehmergrenze von 22.000 €, so muss er im darauffolgenden Kalenderjahr die Regelbesteuerung anwenden.
Der Unternehmer kann nach § 19 Abs. 2 UStG auf die Steuerbefreiung als Kleinunternehmer auf Antrag gegenüber dem Finanzamt verzichten. Er unterliegt damit der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes. Die Erklärung kann er bis zur Unanfechtbarkeit der Steuerfestsetzung abgeben. Die Erklärung gilt vom Beginn des Kalenderjahres an, für das der Unternehmer sie abgegeben hat. Beginnt der Unternehmer seine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit während des Kalenderjahres, gilt die Erklärung von Beginn dieser Tätigkeit an. Für die Erklärung gegenüber dem Finanzamt ist keine bestimmte Form vorgeschrieben.
Berechnet der Unternehmer in den Voranmeldungen oder in der Steuererklärung für das Kalenderjahr die Steuer nach den allgemeinen Vorschriften des UStG, ist damit grundsätzlich eine entsprechende Erklärung zu sehen.
Der Unternehmer ist dann 5 Kalenderjahre an den Antrag, auf die Steuerbefreiung zu verzichten, gebunden. Nach Ablauf der Fünfjahresfrist kann der Unternehmer die Erklärung jederzeit mit Wirkung vom Beginn eines Kalenderjahres an widerrufen. Ein Verzicht auf die Steuerbefreiung kann z.B. dann sinnvoll sein,
  • wenn es sich bei dem Kundenkreis überwiegend um Unternehmer handelt, die Rechnungen mit Umsatzsteuerausweis verlangen oder
  • wenn aufgrund erheblicher Gründungsinvestitionen der Vorsteuer-Abzug genutzt werden soll.
Für Kleinunternehmer gibt es auch die Möglichkeit, bei Erwerben aus EU-Mitgliedstaaten die Erwerbsbesteuerung zu wählen, auch wenn Sie unter der Erwerbsschwelle nach § 1a Abs. 3 Nr. 2 UStG (12.500 € im Kalenderjahr) bleiben. Dabei müssen sie nicht auf den Kleinunternehmerstatus nach § 19 Abs. 2 UStG verzichten. Sie müssen nur das zuständige Finanzamt (§ 1a Abs. 4 Satz 2 UStG) hierüber informieren und eine Umsatzsteueridentifikationsnummer (§ 27 a Abs. 1 UStG) beantragen.
Für die innergemeinschaftlichen Erwerbe sind sie dann 2 Jahre an die eigene Erwerbsbesteuerung gebunden. Die Umsatzsteuererklärung für die innergemeinschaftlichen Erwerbe muss nach § 18 Abs. 4a UStG (Voranmeldung und Steuererklärung) vorgenommen werden. Der Voranmeldungszeitraum ist im Regelfall das Kalendervierteljahr, bei Existenzgründern der Kalendermonat, siehe § 18 Abs. 2 UStG.
Hinweis: Die Verpflichtung zur monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wird vom 01.01.2021 bis zum 31.12.2026 ausgesetzt. Als Voranmeldezeitraum gilt dann grundsätzlich das Kalendervierteljahr.
Entsprechend beantragen Kleinunternehmer eine Umsatzsteueridentifikationsnummer, wenn sie Leistungen von ausländischen Unternehmen beziehen und hierfür die Steuerschuldnerschaft auf sie als Leistungsempfänger (§ 13b UStG) übergeht.
Kleinunternehmen nach § 19 UStG, die an Kunden in der EU Waren (Ausnahme neue Fahrzeuge) verkaufen, weisen keine Umsatzsteuer in ihren Rechnungen aus. Diese Lieferungen gelten im Inland als steuerpflichtig, unabhängig davon, dass die Umsatzsteuer nicht erhoben wird. Folglich kann der Erwerber im anderen Mitgliedstaat der EU keinen innergemeinschaftlichen Erwerb bewirkt haben, eine Anmeldung dieser Umsätze in der Zusammenfassenden Meldung durch den Kleinunternehmer ist ebenfalls nicht erforderlich. Ausgenommen hiervon ist die Lieferung neuer Fahrzeuge, denn insoweit gilt auch der Kleinunternehmer - wie auch jeder Private - als Fahrzeuglieferer.

Umsatzsteuerheft für das Ambulante Gewerbe

Unternehmer, die ohne Begründung einer gewerblichen Niederlassung oder außerhalb einer solchen von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Straßen oder an anderen öffentlichen Orten Umsätze ausführen oder Gegenstände erwerben, also ein sogenanntes ambulantes Gewerbe (vgl. § 22 Abs. 5 UStG) betreiben sowie Kleinunternehmer, sind in der Regel verpflichtet, ein Umsatzsteuerheft nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck zu führen und darin Ihre Umsätze und Vorsteuern aufzuzeichnen. Aus den Aufzeichnungen müssen u. a. die vereinbarten Entgelte für die von Unternehmern ausgeführten Lieferungen und sonstigen Leistungen zu ersehen sein. Außerdem ist ersichtlich zu machen, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, und auf die steuerfreien Umsätze verteilen.

Aufzeichnungspflichten

Für Umsatzsteuerzwecke sind vorgeschriebene laufende Aufzeichnungen zu führen. Insbesondere Rechnungen bzw. Rechnungskopien sind als Buchungsbelege zehn Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO). Die Zehnjahresfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Darüber hinaus sind vor allem für den Waren- und Dienstleistungsverkehr mit den EU-Staaten und Drittstaaten (d.h. nicht EU-Staaten) zahlreiche besondere Vorschriften, auch hinsichtlich der Ausfuhrnachweise zu beachten.

Umsätze innerhalb der EU

Umsätze innerhalb der EU unterliegen je nach Land des Geschäftspartners und je nachdem, ob mit Waren oder Dienstleistungen gehandelt wird, unterschiedlichen Mehrwertsteuerpflichten.
Werden zum Beispiel Waren an ein in einem anderen EU-Land tätiges Unternehmen mit Mehrwertsteuer-Identifikationsnummer verkauft, so braucht das deutsche Unternehmen dafür keine Mehrwertsteuer in Rechnung zu stellen. Werden dieselben Waren allerdings an einen Endverbraucher in der EU verkauft, kann es sein, dass die verkauften Waren mit dem in dem jeweiligen Land geltenden Mehrwertsteuersatz belastet werden müssen.

Außenhandel mit Unternehmen in Drittstaaten

Drittstaaten sind die Länder, die nicht zur EU gehören. Bei einem Export von Waren aus Deutschland in einen Drittstaat ist der inländische Lieferant grundsätzlich von der Abführung der Umsatzsteuer befreit. Der Export erfolgt grundsätzlich durch das elektronische Ausfuhrverfahren. Jede Ausfuhr mit einem Wert über 1.000 € ist auf diesem Weg abzuwickeln. Darüber hinaus sind vom deutschen Unternehmer besondere Vorschriften zu Ausfuhrnachweisen und sonstigen buchmäßigen Nachweisen bei Ausfuhrlieferungen zu beachten.
Bei der Wareneinfuhr aus Drittstaaten wird in Deutschland Einfuhr-Umsatzsteuer erhoben; es gelten die deutschen Steuersätze von 19% bzw. 7%. Die Einfuhr-Umsatzsteuer hat der deutsche Unternehmer an die zuständige Behörde (Zoll) zu zahlen; er kann sie danach, Vorsteuerabzugsberechtigung vorausgesetzt, wie eine Vorsteuer von seiner Umsatzsteuerschuld abziehen.