Ausbildung

Berufsausbildungsvertrag

Was ist ein Berufsausbildungsvertrag und wie kommt er zustande?

Ein Berufsausbildungsvertrag ist ein rechtlich bindender Vertrag zwischen einem Ausbildungsbetrieb (Ausbildender) und einem Auszubildenden (und ggf. gesetzlichen Vertretern). Er regelt die Rahmenbedingungen der Ausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf in Deutschland. Der Berufsausbildungsvertrag und seine Mindestinhalte, wie unter anderem die Art, Ziel und Dauer der Ausbildung, sind im §§ 10, 11 Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Die für Arbeitsverträge geltenden Arbeitsgesetze sind im Berufsausbildungsvertrag anzuwenden, sofern das Berufsbildungsgesetz keine spezifischen Regelungen trifft.
Ein Berufsausbildungsvertrag kann zunächst mündlich vereinbart werden, muss jedoch unverzüglich nach Abschluss des Berufsausbildungsvertrages, spätestens vor Beginn der Berufsausbildung, in Textform abgefasst werden.

Schriftlich oder digital

Es gibt zwei Möglichkeiten wie ein Berufsausbildungsvertrag in Textform abgefasst werden kann:
Der Ausbildungsbetrieb und Auszubildende (und ggf. gesetzliche Vertreter) unterschreiben auf dem gedruckten Ausbildungsvertrag.
Der Ausbildungsbetrieb übermittelt die elektronische Vertragsabfassung an den Auszubildenden (und ggf. gesetzliche Vertreter), sodass dieser gespeichert und gedruckt werden kann. Der Auszubildende (und ggf. gesetzliche Vertreter) muss den Empfang elektronisch bestätigen. Der Ausbildungsbetrieb hat den Empfang nachzuweisen. Dieser Empfangsnachweis und die Vertragsabfassung hat der Ausbildungsbetrieb nach Ablauf des Jahres, in dem das Ausbildungsverhältnis beendet wurde, drei Jahre lang aufzubewahren.
In beiden Möglichkeiten unterstützt die IHK Potsdam Ausbildungsbetriebe bei der rechtssicheren Erstellung von Berufsausbildungsverträgen mit dem IHK-Bildungsportal.

Wann wird ein Ausbildungsvertrag an die IHK Potsdam übermittelt?

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Potsdam führt als zuständige Stelle in Ihrem Kammerbezirk das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse.
Ausbildungsvertrage, die für eine Ausbildungsstätte im Kammerbezirk der IHK Potsdam geschlossen werden, müssen im Verzeichnis der Ausbildungsvertrage eingetragen werden.
Unverzüglich nach Abschluss des Ausbildungsvertrages muss der Ausbildungsbetrieb einen Antrag auf Eintragung in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse bei der IHK Potsdam stellen.

Notwendige Dokumente

Der Antrag auf Eintragung muss mit folgenden Dokumenten gestellt werden:
  • Antrag auf Eintragung
  • Berufsausbildungsvertrag
  • Sachliche und zeitliche Gliederung
  • ggf. Zusatzvereinbarungen (Sachleistungen, etc.)
  • ggf. Nachweise für Verkürzungen/Anrechnungen der Ausbildungszeit
  • ggf. Erstuntersuchung gemäß § 32 Absatz 1 JArbSchG (bei zu Beginn der Ausbildung minderjährigen Auszubildenden)
  • ggf. Empfangsnachweis gemäß § 11 Abs. 2 BBiG (bei elektronischer Vertragsabfassung mit Empfangsnachweis)
Für Ausbildungsverträge die im IHK-Bildungsportal erstellt werden, wird der Antrag auf Eintragung digital über das IHK-Bildungsportal gestellt.
Für alle Ausbildungsverträge die außerhalb des IHK-Bildungsportals erstellt werden, kann der Antrag auf Eintragung mit allen Dokumenten optimalerweise per Mail an verzeichnis@ihk-potsdam.de oder alternativ postalisch eingereicht werden. Die Übersendung im Original ist nicht nötig.

Wie können Ausbildungsverträge digital erstellt und übermittelt werden?

Die IHK Potsdam unterstützt Ausbildungsbetriebe (Ausbildenden) bei der rechtssicheren Erstellung von Ausbildungsverträgen mit dem IHK-Bildungsportal.
Im IHK-Bildungsportal können Ausbildungsverträge digital erstellt und anschließend digital an die IHK Potsdam übermittelt werden. Somit ist kein Postversand der Vertragsunterlagen notwendig.
Das IHK-Bildungsportal leitet Vertragserstellende des Ausbildungsbetriebes im Onlineformular durch alle Vertragsangaben. Es prüft Pflichtangaben, führt wichtige Plausibilitätsprüfungen (z.B. bei Ausbildungsdauer und Urlaub) durch und füllt bekannte Unternehmens- und Ausbilderdaten automatisch aus.

Zwei Varianten des Vertrages

Nach Erstellung der Vertragsabfassung können Vertragserstellende zwischen den beiden Varianten des Ausbildungsvertrages wählen:
Der über das IHK-Bildungsportal erstellte und von allen Vertragspartnern unterschriebene Vertrag wird mit allen notwendigen Anlagen direkt im IHK-Bildungsportal hochgeladen und digital an die IHK Potsdam übermittelt.
Der über das IHK-Bildungsportal durch den Vertragsersteller vom Ausbildungsbetrieb erstellte Vertrag wird dem Auszubildenden (und ggf. gesetzlichen Vertretern) übermittelt und eine digitale Empfangsbestätigung angefordert. Der Empfang muss vom Azubi und ggf. den Erziehungsberechtigten bestätigt werden. Nach erfolgter Empfangsbestätigung werden die vollständigen Vertragsunterlagen, inkl. Empfangsnachweis, im IHK-Bildungsportal digital an die IHK übermittelt.

Was ist bei jugendlichen Auszubildenden zu beachten?

Ein Ausbildungsvertrag kann mit einem Jugendlichen nur geschlossen werden, wenn seine gesetzlichen Vertreter dem zustimmen. Neben dem Auszubildenden müssen die gesetzlichen Vertreter den Vertrag unterschreiben oder bei elektronischer Vertragsabfassung den Empfang bestätigen. Gesetzliche Vertreter sind beide Eltern gemeinsam, ein Elternteil mit alleinigem Sorgerecht (gemäß § 1629 Abs. 1 BGB) oder ein gesetzlicher Vormund.
Für Auszubildende, die zum Beginn der Ausbildung unter 18 Jahre sind, gilt:
Nach dem Jugendarbeitsschutzgesetz dürfen Jugendliche, die in das Berufsleben eintreten, nur nach einer Erstuntersuchung beschäftigt werden (§§ 32 ff. JArbSchG). Ohne diese Pflichtuntersuchung darf kein Jugendlicher unter 18 Jahren ein Arbeitsverhältnis bzw. ein Ausbildungsverhältnis beginnen.
Die IHK darf Ausbildungsverträge nur in das Verzeichnis eintragen, wenn ihr zugleich mit dem Antrag auf Eintragung des Ausbildungsvertrages die Bescheinigung über die Erstuntersuchung vorgelegt wird und diese nicht länger als 14 Monate zurückliegt. Die Erstuntersuchung gemäß § 32 JArbSchG ist in Brandenburg eine Pflichtaufgabe der Gesundheitsämter, Kinder- und Jugendärztlicher Dienst. Sie ist im Rahmen der Schulentlassungsuntersuchungen durchzuführen.
Haben Auszubildende ein Jahr nach Aufnahme der Beschäftigung das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet, müssen sie sich einer Nachuntersuchung unterziehen. Die Nachuntersuchung muss zwischen dem 10. und 12. Monat nach Aufnahme der ersten Beschäftigung erfolgen und kann von einem niedergelassenen Arzt durchgeführt werden. Der Arbeitgeber soll seine Auszubildenden frühzeitig an die Nachuntersuchung erinnern und sich die entsprechende Bescheinigung vorlegen lassen.

Warum müssen beim Antrag auf Eintragung des Ausbildungsvertrags elektronische Kontaktdaten angegeben werden?

Der Antrag auf Eintragung des Ausbildungsvertrags wurde um die Pflicht erweitert, die elektronischen Kontaktdaten der Auszubildenden, der gesetzlichen Vertreter/-innen, der Ausbildenden und der Ausbilder/-innen zu erfassen (§ 36 Abs. 2 BBiG). Diese Ergänzung dient der modernen und schnellen Kommunikation zwischen allen Beteiligten.
Bei der elektronischen Vertragsabfassung mit Empfangsnachweis sind die E-Mail-Adressen als elektronischen Kontaktdaten für den Bestätigungsprozess Pflicht.

Muss die BA-Betriebsnummer im Ausbildungsvertrag angegeben werden?

Seit dem 1. Januar 2021 ist es Pflicht, die BA-Betriebsnummer nach § 34 Berufsbildungsgesetz im Ausbildungsvertrag einzutragen. Dabei muss immer die Betriebsnummer der Ausbildungsstätte angegeben werden, in der die Ausbildung tatsächlich stattfindet. Informationen zur BA-Betriebsnummer erhalten Sie bei der Bundesagentur für Arbeit.

Erhalte ich eine Eintragungsbestätigung nach Vertragseintragung?

Nach der Eintragung des Ausbildungsvertrages in das Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse erhalten sowohl der Ausbildungsbetrieb als auch der Auszubildende eine Eintragungsbestätigung über die Dokumentenbox im IHK-Bildungsportal (#BBO).
Auszubildende erhalten nach der Vertragseintragung Ihre Zugangsdaten zum IHK-Bildungsportal auf dem postalischen Weg oder verschlüsselt per Mail (nur bei der elektronischen Vertragsabfassung).

Wie wird der Auszubildende bei der Berufsschule angemeldet?

Der Ausbildungsbetrieb muss den Auszubildenden nach Abschluss des Ausbildungsvertrages bei der zuständigen Berufsschule anmelden.
Für die Anmeldung wird im IHK-Bildungsportal im Rahmen der Vertragserstellung ein Anmeldeformular für die Berufsschule zur Verfügung gestellt. Genaue Informationen zum Anmeldeprozess sind bei der zuständigen Berufsschule erhältlich.
Die zuständige Berufsschule können bei den jeweiligen Informationsseiten zu den Ausbildungsberufen bei Berufe A-Z eingesehen werden.

Wie lange müssen Ausbildungsbetriebe Ausbildungsverträge aufbewahren?

Ausbildungsbetriebe müssen die Vertragsabfassung und den Empfangsnachweis mindestens drei Kalenderjahre nach Ablauf des Jahres aufbewahren, in dem das Ausbildungsverhältnis beendet wurde (§ 11 Abs. 2 BBiG).
Die allgemeinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Arbeitsverträge und -unterlagen sind zu beachten.

Was ist bei Vertragsänderungen im Ausbildungsvertrag zu beachten?

Jede Änderung der Inhalte eines Ausbildungsvertrages müssen in einer Textabfassung zwischen Ausbildungsbetrieb und Auszubildenden (und ggf. gesetzlichen Vertretern) vereinbart werden. Die Änderung muss der IHK unverzüglich mitgeteilt werden.
Verlängerungen oder Unterbrechungen der Ausbildungszeit können direkt im IHK-Bildungsportal vorgenommen werden.
Bei weiteren Änderungen, wie die Verkürzung Ausbildungszeit, Berufswechseln, Teilzeitvereinbarungen, etc., ist das Änderungsvertragsformular oder ein eigenes Dokument zu verwenden.
Adressänderungen von Auszubildenden können von den Auszubildenden über das IHK-Bildungsportal mitgeteilt werden.

Neue Ausbilder können im IHK-Bildungsportal benannt werden. Die Information zu Ausbilderwechseln und zur Übernahme von laufenden Ausbildungsverträgen durch einen neuen Ausbilder muss aktuell per Mail an verzeichnis@ihk-potsdam.de mitgeteilt werden.

Wie melde ich eine Lösung eines Ausbildungsvertrages?

Wird ein Ausbildungsvertrag durch Kündigung oder Aufhebung vorzeitig beendet, so ist durch den Ausbildungsbetrieb auch die zuständige Stelle (IHK) darüber zu informieren, damit eine Austragung aus dem Verzeichnis der Berufsausbildungsverhältnisse erfolgen kann. Abmeldungen können im IHK-Bildungsportal oder per Mail an den zuständigen Ausbildungsberater mitgeteilt werden.

Wie funktioniert der Wechsel eines Ausbildungsbetriebes?

Wechselt ein Auszubildender während der Ausbildung den Ausbildungsbetrieb, so wird der alte Vertrag gekündigt oder aufgehoben und eine Information an die IHK gesendet. Der neue Ausbildungsbetrieb schließt mit dem Azubi einen neuen Ausbildungsvertrag (online im IHK-Bildungsportal #BBO), in welchem die bisherige Ausbildungszeit ganz oder teilweise angerechnet werden kann.
In Einzelfällen, z. B. bei einem Wechsel innerhalb der Firmengruppe oder bei einem Betriebsübergang auf einen anderen Inhaber gemäß § 613a BGB, wenn alle anderen Vertragsinhalte (Urlaub, Vergütung etc.) unberührt bleiben und keine neue Probezeit vereinbart wird, kann auch der Übernahmevertrag (DOCX-Datei · 55 KB) genutzt werden.

Wen kann ich bei möglichen Fragen kontaktieren?

Für weitere Fragen zu diesem oder anderen Themen können Sie sich an unsere Ausbildungsberater wenden. Eine berufliche Zuordnung der Ausbildungsberater finden Sie unter Berufe von A-Z.
Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.