Digitale Anwendung

Online-Berichtsheft im IHK-Serviceportal Bildung

Hinweis: die Nutzung der hier angebotenen Online-Anwendung IHK-Serviceportal Bildung zur digitialen Führung eines Online-Berichtsheftes, ist für Ausbildungsbetriebe nicht verpflichtend. Selbstverständlich können auch Online-Anwendungen anderer Anbieter, sofern diese den Empfehlungen zum Führen von Ausbildungsnachweisen entsprechen, verwendet werden.

Kurzvorstellung: Online-Berichtsheft im IHK-Serviceportal Bildung (IHK-SPB)

Die wesentlichen Vorteile online geführter Ausbildungsnachweise sind:
  • Ausbildungsnachweise schreiben wo und wann man möchte (reine Online-Anwendung, keine Software-Installation erforderlich)
  • Stetiger Austausch zwischen Ausbilder, Auszubildende und evtl. zusätzlich eingesetzte Ausbildungsbeauftragte
  • Nachweise müssen nicht mehr auf Papier gedruckt werden
Im Einzelnen bietet das IHK-Serviceportal Bildung folgende besondere Anwenderfunktionen:
  • Ausbildungsnachweis-Eintragungen entweder auf Tages- oder Wochenbasis (je nach Berufsbild und Einstellung)
  • Online-Einreichung an den Ausbilder zur Durchsicht und Freigabe
  • Integrierte Dialogfunktionen zwischen Ausbilder und Auszubildende
  • Hinzufügen digitaler Anhänge (Screenshots, Fotos usw.) und Kommentare
  • Optionale Einbindung des betrieblichen Rahmenplans zum jeweiligen Beruf. Dadurch grafisches Fortschrittstracking der Ausbildung für Ausbilder und Auszubildende
  • Bequemes Exportieren der Ausbildungsnachweise in eine pdf-Datei. Dadurch einfache digitale Übermittlung an die IHK im Kontext zur Prüfungsanmeldung und Zulassung zur Prüfung

Wichtig für die Nutzung des IHK-SPB:
für die Unternehmens-Registrierung, Nutzerverwaltung und für die eigentliche Online-Berichtsheft-Anwendung werden zwei unterschiedliche URL-Anmeldeadressen benötigt.
Unser Tipp: Legen Sie diese gleich als Favoriten in Ihrem Browser an.
URL-Adresse Funktionen
https://login-ssp.gfi.ihk.de/welcome
  • = Zugangsportal zur LUX-BS Nutzerverwaltung
    nur für Benutzerkonten mit der Berechtigung “Unternehmensadministrator” zum Anlegen und Verwalten weiterer Nutzerkonten und zur Vergabe der Nutzerberechtigungen wie z.B. Ausbilder, Auszubildende
https://bildung.ihk.de/
  • = Zugangsportal zum Schreiben, Sichten, Kommentieren und Genehmigen von Ausbildungsnachweisen
    Diese Anmeldeadresse benötigen in erster Linie die Auszubildende, IHK-registrierte Ausbilder und ggf. zusätzliche Ausbildungsbeauftragte
  • Azubi-Verwaltung und Ausbilderzuordnungen (für Nutzerkonten mit der Berechtigung Ausbildungsadministrator oder als einzelner Ausbilder)
  • Einstellungen von Programm-Zusatzfunktionen (nur mit der Berechtigung Unternehmensadministrator sichtbar)

Zentrales Benutzerkonto erstellen und Ihre Ausbildungsstätte registrieren

Schritt 1 – Ein zentrales Benutzerkonto (als zukünftiger Unternehmensadministrator für LUX-BS) für das Unternehmen erstellen

Mit Ihrer (Firmen) Email-Adresse und einem selbst zu vergebenden Passwort legen Sie sich zunächst ein zentrales Benutzerkonto an:
https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration

Haben Sie noch keinen Registrierungscode von der IHK erhalten (was häufig der Fall ist), dann wählen Sie bitte “Nein” und klicken Sie auf “Weiter”.

Ihr anschließend Passwort muss folgende Passwort-Richtlinien erfüllen:

▪ Mindestens eine Länge von 12 Zeichen
▪ Mindestens ein Großbuchstabe und ein Kleinbuchstabe
▪ Mindestens eine Ziffer
▪ Mindestens ein Sonderzeichen: ! § % & / ( ) = ? # – _ + * |
▪ Maximal drei Zeichenwiederholungen

Schritt 2 – Ihr Unternehmen registrieren

Bitte beachten Sie: eine Unternehmensregistrierung sollte nur von einer vertretungsberechtigten Person des Unternehmens durchgeführt werden (z.B. Inhaber, Geschäftsführer, Personalleiter, Ausbildungsleiter), da das LUX-BS Portal dem erstrangigen Antragsteller automatisch die Funktion und Berechtigung eines Unternehmensadministrators zuweist.

Unternehmensadministratoren können nach einer erfolgreichen Unternehmensregistrierung, weitere Nutzer und ggf. einen zusätzlichen Unternehmensadminstrator in das registrierte Unternehmen anlegen und ihnen ihre entsprechende Nutzerrolle zuweisen (z.B. Auszubildende, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte, Ausbildungsadministrator)
  1. Mit Ihren vorhin in Schritt 1 angelegten Benutzerkonto melden Sie sich bitte zunächst hier an: https://login-ssp.gfi.ihk.de/
  2. Klicken Sie anschließend auf “Unternehmen registrieren”.
  3. Bestätigen Sie bitte, dass Sie den Datenschutzhinweis gelesen und verstanden haben, indem Sie einen Haken bei Datenschutz setzen.
  4. Klicken Sie anschließend auf Zertifikat prüfen, um als Nächstes zum Elster-Portal weitergeleitet zu werden.

    An dieser Stelle benötigen Sie das allgemein erforderliche behördliche “Elster-Unternehmenszertifikat Ihrer Betriebsstätte” für die initiale Registrierung gem. Onlinezugangsgesetz (OZG). Dieses Zertifikat müsste Ihrem Unternehmen vorliegen (meist in der Personalabteilung oder Buchhaltung).

    Besitzt Ihr Unternehmen noch kein Elster-Unternehmenszertifikat, dann können Sie dieses über https://www.elster.de/ online beantragen.

  5. Bei einer erfolgreichen Bestätigung Ihres Unternehmenszertifikats erscheint ein vorausgefülltes Antragsformular zur Registrierung Ihrer Betriebs- und Ausbildungsstätte.

    Ergänzen Sie die erforderlichen Pflichtfelder:
  • IHK-Identnummer Ihres Unternehmens (z.B. zu finden auf unserer IHK-Eintragungsbestätigung für neue Ausbildungsverträge)
  • Ihre Telefonnummer unter der Sie persönlich erreichbar sind
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Optional: Ihre Personen-Identnummer bei der IHK (sofern bekannt)
Überprüfen Sie bitte, ob alle Daten richtig sind und klicken Sie anschließend auf “Antrag senden”.

Damit ist Ihr Antrag bei Ihrer IHK eingereicht und kann nun von uns weiter bearbeitet werden.
Bis zur Freischaltung Ihrer Rolle als Unternehmensadministrator/in erscheint in Ihrer Übersicht der Status „Beantragt“.
Wurde Ihr Antrag genehmigt oder abgelehnt, so erhalten Sie eine entsprechende E-Mail.
Sollten Sie bei der ELSTER-Registrierung eine Fehlermeldung erhalten oder mit Ihrem Registrierungsprozess nicht weiter kommen, dann senden Sie uns bitte eine E-Mail mit einer Problem-Kurzbeschreibung an: bassler@ostwuerttemberg.ihk.de

Weitere Nutzerkonten im LUX-BS Verwaltungsportal anlegen und Nutzerberechtigungen vergeben

Wurde Ihr Unternehmen durch die IHK erfolgreich akiviert, dann können Sie jetzt als Nächstes, in der Rolle als “Unternehmensadministrator/in”, jetzt weitere Nutzerkonten für das Online-Berichtsheft anlegen und die entsprechende Nutzerrolle/n zuweisen.
Technischer Hinweis für Ihren Login:
mit dem Service-Release vom 12.09.2024 wurde aus Sicherheitsgründen zusätzlich eine Mehrfachauthentifizierung aktiviert.

Beim Log-in werden die Nutzer mit der Nutzerrolle „Unternehmensadministrator“ aufgefordert, den erforderlichen zweiten Faktor initial einzurichten. Dies erfolgt über eine der drei möglichen Authenticator-Apps auf Ihrem Smartphone, entweder Google Authenticator oder Microsoft Authenticator oder Free OTP. Diese Apps sind sowohl für Android als auch für iOS verfügbar. Ggf. müssen Sie die App vorher noch auf Ihrem Smartphone herunterladen.

Bei der Neueinrichtung des ersten One-Time-Passworts (OTP) werden Wiederherstellungscodes generiert und den Anwendern zum Speichern angezeigt. Das Speichern dieser Wiederherstellungscodes ist sehr wichtig, da im Falle eines Verlusts des OTP-Endgerätes nur mit den Wiederherstellungscodes eine Authentifizierung und somit ein Zugriff auf das Benutzerkonto möglich ist.

Im Serviceportal Bildung können folgende Nutzerberechtigungen vergeben werden:

Unternehmensadministratoren (Ihre aktuelle Nutzerberechtigung):
  • Hat die Unternehmensregistrierung für das Serviceportal Bildung initiiert
  • Kann weitere Teilnehmer dem registrierten Unternehmen hinzufügen und die jeweilige Nutzerrolle vergeben
  • Verwaltet vorhandene Teilnehmer und Nutzerzuordnungen im Unternehmen (Änderungen, Löschungen)
  • Es wird empfohlen mindestens zwei Unternehmensadministratoren zur gegenseitigen Vertretung einzurichten
Ausbildungsadministratoren:
  • Werden in einer Ausbildungsstätte mehrere IHK registrierte Ausbilder angelegt, so muss die Nutzerberechtigung “Ausbildungsadministrator” zusätzlich entweder an einen hauptverantwortlichen Ausbilder oder alternativ an einen Unternehmensadministrator vergeben werden
  • Ein Ausbildungsadministrator weist den Auszubildendenden seinen jeweiligen Ausbilder und ggf. Ausbildungsbeauftragten über die Nutzerschaltfläche “Azubi-Verwaltung” konkret zu
Auszubildende:
  • Sind neben den Ausbildern und Ausbildungsbeauftragten natürlich die Hauptakteure in der Berufausbildung
  • Sie erstellen online ihre Ausbildungsnachweise und geben diese regelmäßig ihrem zugeordneten Ausbilder bzw. Ausbildungsbeauftragten zur Durchsicht und Abnahme frei
  • Sie können ihre Ausbildungsnachweise jederzeit als PDF-Datei exportieren und extern speichern, um diese beispielweise später der IHK als PDF-Datei für die Zulassung zur Abschlussprüfung zuzusenden
Ausbilder:
  • Müssen bei der IHK für einen bestimmten Ausbildungsberuf als persönlich und fachlich geeignete Ausbilder anerkannt und registriert sein und eine IHK-Ausbilder-Ident. Nummer besitzen
  • Sichten regelmäßig die ihnen vorgelegten Ausbildungsnachweise der ihnen zugeordneten Auszubildenden
  • Geben Ausbildungsnachweise frei oder weisen ihn zur Verbesserung mit Kommentaren vorerst zurück
Ausbildungsbeauftragte:
  • Werden vom verantwortlichen Ausbilder bzw. vom Ausbildungsadministrator zur Ausbildung von Teilbereichen des Berufsbildes für einen befristeten Zeitraum eingesetzt und einem bestimmten Auszubildenden zugeordnet
  • Sichten in Form eines zweistufigen Verfahrens zusätzlich die Ausbildungsnachweise
  • Eine IHK-Anerkennung von Ausbildungsbeauftragen ist nicht erforderlich, sie sollten jedoch fachkundig für den jeweiligen Ausbildungsberuf bzw. Teilbereich sein und bei der Ausbildung aktiv mitgewirkt haben
Technischer Hinweis vor dem Login:
mit dem Service-Release vom 12.09.2024 wurde aus Sicherheitsgründen zusätzlich eine Mehrfachauthentifizierung aktiviert.
Beim Log-in werden die Nutzer mit der Nutzerrolle „Unternehmensadministrator“ aufgefordert, den erforderlichen zweiten Faktor initial einzurichten. Dies erfolgt über eine der drei möglichen Authenticator-Apps auf Ihrem Smartphone: Google Authenticator oder Microsoft Authenticator oder Free OTP. Diese Apps sind sowohl für Android als auch für iOS verfügbar. Ggf. müssen Sie die App vorher noch auf Ihrem Smartphone herunterladen.
Login in das LUX-BS Portal zum Anlegen und Verwalten weiterer Nutzerkonten:
https://login-ssp.gfi.ihk.de/welcome

Sichtvermerk bei noch nicht volljährigen Auszubildenden

Bei noch nicht volljährigen Auszubildenden wird aus rechtlichen Gründen (JArbSchG) zusätzlich benötigt:
Darin bestätigen in regelmäßigen Zeitabständen (z.B. alle drei Monate) die gesetzlichen Vertreter mit ihrer Unterschrift die Kenntnisnahme zu den aufgeführten Inhalten der betrieblichen Ausbildung und die Kontrolle zum pflichtgemäßen Führen von Ausbildungsnachweisen.

Um dies praktisch umzusetzen, so muss der Auszubildende zuhause, mit einem geeigneten technischen Gerät (z.B. PC, Tablet, Notebook, Smartphone), seine aktuellen Online-Ausbildungsnachweise den Eltern vorzeigen. Der zu diesem Anlass dem Auszubildenden mitgegebene Sichtvermerk sollte dann von den gesetzlichen Vertretern unterschrieben und danach wieder dem verantwortlichen Ausbilder zurückgebracht und im Ausbildungsbetrieb aufbewahrt werden.

Onlineanwendung – Serviceportal Bildung starten

Registrierte Nutzer können sich unter der nachfolgenden URL mit ihren Nutzerdaten anmelden:
Beim ersten Zugang im Serviceportal Bildung wird zur Sicherstellung der Identitätsfeststellung benötigt:
  • Auszubildende: die in der IHK-Eintragungsbestätigung angegebene Azubi-Identnummer
  • IHK-registrierte Ausbilder: die in der IHK-Anerkennungsbestätigung angegebene Ausbilder-Indentnummer
  • Ausbildungsbeauftragte benötigen keine Identnummer
Wichtige Einstellungen vor der ersten Nutzung des Serviceportals Bildung:
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf ihr rollenspezifisches Dashboard und können die ihnen zugewiesenen Programme und Funktionen nutzen.
z.B. Einstellungen durch den Auszubildenden:
  • Einträge auf Tagesbasis = vorrangig für gewerblich-technische Ausbildungsberufe
  • Einträge auf Wochenbasis = vorrangig ür kaufmännische bzw. kaufm. angelehnte Ausbildungsberufe (z.B. Lagerberufe)
Bei der Einstellung auf Wochenbasis kann das Formblatt zusätzlich bei einem gesetzten Haken bei “Unterweisung” um diese Position erweitert werden.
Weitere Hinweise und Einstellmöglichkeiten entnehmen Sie bitte aus dem Nutzerhandbuch.
Einstellungen für die Sonderrolle als Ausbildungsadministrator:
Dem Ausbildungsadministrator obliegt die Koordination der Ausbilder, Ausbildungsbeauftragten sowie der Auszubildenden.

Beim Programmstart sind alle registrierten Auszubildende zunächst nur dem Ausbildungsadministrator zugeordnet.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Azubi-Verwaltung“ erhalten Sie einen Überblick über alle aktiven Auszubildende.
In der rechten Spalte “Ausbilder” und “Ausbildungsbeauftragte” wählen Sie den Namen des rollenzugewiesenen Ausbilders und ggf. des Ausbildungsbeauftragten aus. Ausbilder benötigen eine Berechtigung für dasselbe Berufsbild wie das des Auszubildenden und müssen bei der IHK als Ausbilder anerkannt und registriert sein.

Die Zuweisung eines Ausbildungsbeauftragen ist optional, wohingegen die Zuweisung eines Ausbilders zwingend für die Kontrolle und Genehmigung des vom Azubi vorgelegten Online-Berichtsheftes ist.


Nutzerhandbücher / FAQs


Für welche Ausbildungsberufe ist das Serviceportal Bildung geeignet?

Das Digitale Berichtsheft ist für alle IHK-Ausbildungsberufe entwickelt und steht allen IHK-Mitgliedsunternehmen zur Verfügung. Die entsprechenden Datenbanken werden fortlaufend aktualisiert. Wenn es einen neuen Ausbildungsberuf gibt oder sich ein Berufsbild ändert, so wird dies automatisch im Online-Berichtsheft angepasst.

Wie lange werden die Berichtsheftdaten gespeichert?

Die Berichte der Auszubildenden werden während der gesamten vertraglichen Ausbildungsdauer und 90 Tage darüber hinaus in einer abgesicherten Cloudumgebung DSGVO-konform gespeichert. Darüber hinaus können Auszubildende jederzeit Ihre hinterlegten Ausbildungsnachweise selbst exportieren, d.h. in einem eigenen Datenverzeichnis speichern.

Auf welchen Geräten und Betriebssystemen ist das Digitale Berichtsheft einsetzbar?

Das Digitale Berichtsheft kann auf allen gängigen Endgeräten mit den bekannten Browsern verwendet werden und ist natürlich auch für die mobile Ansicht optimiert. Die Arbeit mit den Ausbildungsnachweisen wird somit komplett zeit- und ortsunabhängig und passt sich damit an den Anforderungen eines modernen Arbeitsalltags an.

Was kostet mich die Nutzung des Serviceportals Bildung?

Die Nutzung des Serviceportals Bildung und aller Anwendungen, wie zum Beispiel dem Digitalen Berichtsheft ist für IHK-Mitgliedsunternehmen kostenfrei.

Wie sind meine Daten gesichert?

Ihre Daten, insbesondere Ihre Nutzerdaten, sind auf mehreren Ebenen gegen Angriffe aus dem Internet geschützt. Zum einen werden sämtliche Nutzer- und Unternehmenskonten individuell verschlüsselt. Damit sind die Nutzer- und Unternehmenskonten selbst bei einem unerlaubten Eindringen in das System durch unbefugte Dritte geschützt. Zum anderen sind verschiedene technische Sicherheitsmaßnahmen, wie der Einbau von Firewalls und getrennte Anwendungsumgebungen sowie Datenbanken im Einsatz.