Das IHK Online-Berichtsheft

Digitaler Ausbildungsnachweis im IHK-Serviceportal Bildung

Online – Ausbildungsnachweise im IHK-Serviceportal Bildung

Ab sofort haben Auszubildende die Möglichkeit ihre Ausbildungsnachweise vollständig papierlos und digital zu führen. Die verantwortlichen Ausbilder und Ausbildungsbeauftragte können diese online sichten, kommentieren und freigeben.
Die wesentlichen Vorteile der digitalen Online-Ausbildungsnachweise sind:
  • Ausbildungsnachweise schreiben wo und wann man möchte (reine Online-Anwendung, keine Installation erforderlich)
  • Stetiger Austausch zwischen Ausbilder, Auszubildende und Ausbildungsbeauftragte
  • Nachweise müssen nicht mehr ausgedruckt werden
Im Einzelnen bietet das Serviceportal Bildung folgende Funktionen:
  • Ausbildungsnachweis-Eintragungen entweder auf Tages- oder Wochenbasis (je nach Berufsbild und Einstellung)
  • Online-Einreichung an den Ausbilder zur Durchsicht und Freigabe
  • Integrierte Dialogfunktionen für Ausbilder und Auszubildende
  • Digitale Anhänge und Kommentare zu den Ausbildungsnachweis-Eintragungen einfügen
  • Optionale Einbindung des betrieblichen Rahmenplans zum jeweiligen Beruf.
    Dadurch grafisches Fortschrittstracking der Ausbildung für Ausbilder und Auszubildende
  • Exportieren der Ausbildungsnachweise in eine pdf-Datei.
    Dadruch einfache digitale Übermittlung an die IHK im Kontext zur Prüfungsanmeldung und Zulassung
Kurzvorstellung Serviceportal Bildung (YouTube-Video)
Beispielwochen eines Berichtsheft-Exports (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 139 KB)
Eine Nutzung der hier beschriebenen Online-Anwendung IHK-Serviceportal Bildung ist für Ausbildungsbetriebe nicht verpflichtend. Selbstverständlich dürfen Online-Anwendungen anderer Anbieter, sofern diese den Empfehlungen zum Führen von Ausbildungsnachweisen entsprechen, genutzt werden.

Benuterkonto erstellen und ihr Unternehmen für den Zugang registrieren

Gut zu wissen … für die erstmalige Unternehmens-Regstrierung und Nutzerverwaltung sowie für die Nutzung des Online-Berichtsheftes werden zwei unterschiedliche URL-Anmeldeadressen benötigt:
URL-Adresse
Funktionen
https://login-ssp.gfi.ihk.de/welcome
  • Registrierung und Aktivierung Ihres Unternehmens (nur für Unternehmensvertreter)
  • Hinzufügen und Verwalten firmenseitiger Nutzer und Rollenvergaben (nur für Unternehmensvertreter)
  • Registrierte Nutzer können hier Ihre Rollen-Berechtigung im LUX-BS System einsehen
https://bildung.ihk.de/
  • Nutzung der Online-Anwendung durch Auszubildende, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte
  • Azubi-Verwaltung und Ausbilderzuordnung (Ausbildungsadministratoren oder Ausbilder)
  • Unternehmenseinstellungen für Zusatzoptionen (nur für Unternehmensadministratoren)
Nutzerhandbuch für das LUX-Berechtigungssystem
für Unternehmen (nicht barrierefrei, PDF-Datei · 735 KB)
 
Ablauf Ihrer Unternehmens-Registrierung

1. Benutzerkonto erstellen

Sie haben bereits ein Benutzerkonto im LUX-Berechtigungssystem?

Dann können Sie sich direkt im LUX-BS Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de/ mit Ihren Daten (E-Mail-Adresse und Passwort) anmelden und weitere Nutzer hinzufügen oder verwalten.
Sollten Sie Probleme beim Login unter www.bildung.ihk.de haben, dann wählen Sie die „Passwort vergessen“ Funktion und folgen Sie den Anweisungen zum Zurücksetzen Ihres Passworts via E-Mail.


Sie besitzen noch kein Benutzerkonto für das LUX-Berechtigungssystem?

Hier können Sie sich registrieren:
https://login.gfi.ihk.de/OpenIDService/registration

Bitte beachten Sie: eine Unternehmensregistrierung und Nutzerverwaltung darf nur von berechtigten Personen des Unternehmens durchgeführt werden, da das LUX-BS Self Service Portal dem Antragsteller die Funktion des Unternehmensadministrator zuweist.

Unternehmensadministratoren können weitere Nutzer wie z.B. Auszubildende, Ausbilder, Ausbildungsbeauftragte, Ausbildungsadministratoren und ggf. einen zusätzlichen Unternehmensadminstrator in das registrierte und freigegebene Unternehmen einladen und ihnen entsprechende Nutzerrollen zuzuweisen.

Ihr LUX-BS Passwort muss dabei folgende Passwort-Richtlinie erfüllen:

▪ Mindestens eine Länge von 12 Zeichen
▪ Mindestens ein Großbuchstabe
▪ Mindestens ein Kleinbuchstabe
▪ Mindestens eine Ziffer
▪ Mindestens ein Sonderzeichen: ! § % & / ( ) = ? # – _ + * |
▪ Maximal drei Zeichenwiederholungen

2. Ihr Unternehmen registrieren

Nach erfolgreicher Anmeldung im LUX-BS Self Service Portal https://login-ssp.gfi.ihk.de/ gelangen Sie auf die Seite für Unternehmen. Klicken Sie dort auf Unternehmen registrieren.

1. Bestätigen Sie bitte, dass Sie den Datenschutzhinweis gelesen und verstanden haben, indem Sie einen Haken bei Datenschutz setzen.

2. Klicken Sie anschließend auf Zertifikat prüfen, um zum Elster-Portal weitergeleitet zu werden.

An dieser Stelle benötigen Sie das Elster-Unternehmenszertifikat Ihrer Betriebsstätte für die initiale Registrierung gem. Onlinezugangsgesetz (OZG). Dieses Zertifikat müsste normalerweise Ihrem Unternehmen vorliegen (Personalabteilung, Buchhaltung).
Ansonsten können Sie über https://www.elster.de/ für Ihr Unternehmen ein neues Elster-Unternehmenszertifikat online beantragen.


3. Nach erfolgreicher Bestätigung Ihres Unternehmenszertifikats erscheint ein vorausgefülltes Antragsformular zur Registrierung Ihrer Betriebs- und Ausbildungsstätte.

Ergänzen Sie bitte die erforderlichen Pflichtfelder:
  • IHK-Identnummer Ihres Unternehmens (z.B. zu finden auf der IHK-Eintragungsbestätigung eines neuen Ausbildungsverhältnisses)
  • Ihre Telefonnummer
  • Ihre Position im Unternehmen
  • Optional: Ihre Personen-Identnummer bei der IHK
5. Überprüfen Sie bitte, ob alle Daten richtig sind und klicken Sie anschließend auf Antrag senden.

Damit ist Ihr Antrag bei Ihrer IHK eingereicht und wird nun weiter bearbeitet.
Bis zur Freischaltung Ihrer Rolle als Unternehmensadministrator/in erscheint in Ihrer Übersicht der Status „Beantragt“.

Neue Teilnehmer in das Serviceportal einladen und Nutzer-Rollen vergeben

Wurde Ihr Unternehmen erfolgreich akiviert, so können Sie als “Unternehmensadministrator/in” damit beginnen, weitere Teilnehmer / Nutzer über deren E-Mail Adresese in das Serviceportal Bildung einzuladen und ihnen die entprechende Nutzerrolle zuzuweisen.

Im Serviceportal Bildung können folgende Nutzerrollen vergeben werden:
Unternehmensadministratoren:
  • Hat die Unternehmensregistrierung für das Serviceportal Bildung initiiert
  • Kann Teilnehmer dem registrierten Unternehmen hinzufügen und vergibt die jeweilige Nutzerrolle
  • Verwaltet die Teilnehmer und Nutzerzuordnungen im Unternehmen (Änderungen, Löschungen)
  • Es wird empfohlen mindestens zwei Unternehmensadministratoren zur gegenseitigen Vertretung einzurichten
Ausbildungsadministratoren:
  • Gibt es im Ausbildungsbetrieb mehr als nur einen bei der IHK registrierten verantwortlichen Ausbilder, so müsse Sie diese Nutzerrolle zusätzlich entweder an einen hauptverantwortlichen Ausbilder oder alternativ an einen Unternehmensadministrator vergeben
  • Ein Ausbildungsadministrator ordnet die Auszubildende den jeweiligen Ausbildern und ggf. Ausbildungsbeauftragten konkret zu
Auszubildende:
  • Sind neben den Ausbildern und Ausbildungsbeauftragten die Hauptakteure der Berufausbildung
  • Erstellen online ihre Ausbildungsnachweise und geben diese regelmäßig ihrem zugeordneten Ausbilder bzw. Ausbildungsbeauftragten zur Durchsicht und Abnahme frei
  • können ihre Ausbildungsnachweise jederzeit exportieren und extern speichern, um diese beispielweise der IHK als PDF-Datei für die Zulassung zur Abschlussprüfung zuzusenden
Ausbilder:
  • Müssen bei der IHK bereits für einen Ausbildungsberuf als persönlich und fachlich geeignete Ausbilder anerkannt und registriert sein und eine IHK-Ausbilder-Ident. Nummer besitzen
  • Sichten regelmäßig die ihnen vorgelegten Ausbildungsnachweise der ihnen zugeordneten Auszubildenden
  • Geben Ausbildungsnachweise frei oder weisen ihn zur Verbesserung mit Kommentaren vorerst zurück
Ausbildungsbeauftragte:
  • Werden vom verantwortlichen Ausbilder bzw. vom Ausbildungsadministrator zur Ausbildung von Teilbereichen des Berufsbildes für einen befristeten Zeitraum eingesetzt und einem bestimmten Auszubildenden zugeordnet
  • Sichten in Form eines zweistufigen Verfahrens zusätzlich die Ausbildungsnachweise
  • Eine IHK-Anerkennung von Ausbildungsbeauftragen ist nicht erforderlich, sie sollten jedoch fachkundig für den jeweiligen Ausbildungsberuf bzw. Teilbereich sein

Onlineanwendung – Serviceportal Bildung starten

Registrierte Nutzer können sich hier mit ihrer E-Mail-Adresse und ihrem selbst festgelegten Passwort anmelden:
https://bildung.ihk.de
Beim ersten Zugang im Serviceportal Bildung wird zur Sicherstellung der Identität zusätzlich benötigt:
  • Auszubildende: die in der IHK-Eintragungsbestätigung angegebene Azubi-Identnummer
  • IHK-registrierte Ausbilder: die in der IHK-Anerkennungsbestätigung angegebene Ausbilder-Indentnummer
  • Ausbildungsbeauftragte: benötigen keine Zugangsnummer
  • Bei nicht volljährigen Auszubildenden wird zusätzlich benötigt:
    Sichtvermerk für die gesetzlichen Vertreter / Eltern (Download-Formblatt).
    Darin bestätigen in regelmäßigen Zeitabständen die gesetzlichen Vertreter mit ihrer Unterschrift , die Kenntnisnahme über die Inhalte und das Führen der Ausbildungsnachweise. Um dies praktisch umzusetzen, muss der Online-Ausbildungsnachweis vom Auszubildenden zuhause den Eltern an einem technischen Gerät vorgeführt werden. Der von den gesetzlichen Vertretern unterschriebene Sichtvermerk sollte im Ausbildungsbetrieb bis zur Beendigung der Berufsausbildung verwahrt werden.
Download: Nutzerhandbuch
für alle Anwender des Digitalen Berichtsheftes
Sollten Sie Probleme beim Login haben, dann wählen Sie bitte auf der Anmeldeseite die Passwort vergessen – Funktion und folgen Sie den Anweisungen zum Zurücksetzen Ihres Passworts. Sollte dieser Prozess nicht zur Problemlösung führen, dann wenden Sie sich bitte mit einer Kurzbeschreibung des Problems direkt an support@bildung.ihk.de

Wichtige Einstellungen vor der ersten Nutzung des Serviceportals Bildung:
Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf ihr rollenspezifisches Dashboard und können die ihnen zugewiesenen Programme und Funktionen nutzen.
Einstellungen durch den Auszubildenden:
  • Einträge auf Tagesbasis = für gewerblich-technische Ausbildungsberufe
  • Einträge auf Wochenbasis = für kaufmännische bzw. kaufm. angelehnte Ausbildungsberufe (z.B. Lagerberufe)
Bei der Einstellung auf Wochenbasis kann das Formblatt zusätzlich bei einem gesetzten Haken bei “Unterweisung” erweitert werden.
Weitere Hinweise und Einstellmöglichkeiten entnehmen Sie bitte aus dem Nutzerhandbuch.
 
Einstellungen Sonderrolle Ausbildungsadministrator:
Dem Ausbildungsadministrator obliegt die Koordination der Ausbilder, Ausbildungsbeauftragten sowie der Auszubildenden.

Beim Programmstart sind alle registrierten Auszubildende zunächst nur dem Ausbildungsadministrator zugeordnet.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche „Azubi-Verwaltung“ erhalten Sie einen Überblick über alle aktiven Auszubildende.
In der rechten Spalte “Ausbilder” und “Ausbildungsbeauftragte” wählen Sie den Namen des rollenzugewiesenen Ausbilders und ggf. des Ausbildungsbeauftragten aus. Ausbilder benötigen eine Berechtigung für dasselbe Berufsbild wie das des Auszubildenden und müssen bei der IHK als Ausbilder anerkannt und registriert sein.

Die Zuweisung eines Ausbildungsbeauftragen ist optional, wohingegen die Zuweisung eines Ausbilders zwingend für die Kontrolle und Genehmigung des vom Azubi vorgelegten Online-Berichtsheftes ist.

Nutzerhandbücher / FAQs


Für welche Ausbildungsberufe ist das Serviceportal Bildung geeignet?

Das Digitale Berichtsheft ist für alle IHK-Ausbildungsberufe entwickelt und steht allen IHK-Mitgliedsunternehmen zur Verfügung. Die entsprechenden Datenbanken werden fortlaufend aktualisiert. Wenn es einen neuen Ausbildungsberuf gibt oder sich ein Berufsbild ändert, so wird dies automatisch im Digitalen Berichtsheft angepasst.

Wie lange werden die Berichtsheftdaten gespeichert?

Die Berichte der Auszubildenden werden während der gesamten vertraglichen Ausbildungsdauer und 90 Tage darüber hinaus in einer abgesicherten Cloudumgebung DSGVO-konform gespeichert. Darüber hinaus können Auszubildende jederzeit Ihre hinterlegten Ausbildungsnachweise selbst exportieren, d.h. in einem eigenen Datenverzeichnis speichern.

Auf welchen Geräten und Betriebssystemen ist das Digitale Berichtsheft einsetzbar?

Das Digitale Berichtsheft kann auf allen gängigen Endgeräten mit den bekannten Browsern verwendet werden und ist natürlich auch für die mobile Ansicht optimiert. Die Arbeit mit den Ausbildungsnachweisen wird somit komplett zeit- und ortsunabhängig und passt sich damit an den Anforderungen eines modernen Arbeitsalltags an.  

Was kostet mich die Nutzung des Serviceportals Bildung?

Die Nutzung des Serviceportals Bildung und aller Anwendungen, wie zum Beispiel dem Digitalen Berichtsheft ist für IHK-Mitgliedsunternehmen kostenfrei.

Wie sind meine Daten gesichert?

Ihre Daten, insbesondere Ihre Nutzerdaten, sind auf mehreren Ebenen gegen Angriffe aus dem Internet geschützt. Zum einen werden sämtliche Nutzer- und Unternehmenskonten individuell verschlüsselt. Damit sind die Nutzer- und Unternehmenskonten selbst bei einem unerlaubten Eindringen in das System durch unbefugte Dritte geschützt. Zum anderen sind verschiedene technische Sicherheitsmaßnahmen, wie der Einbau von Firewalls und getrennte Anwendungsumgebungen sowie Datenbanken im Einsatz.
  
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