Ausbildungsnachweise / Berichtsheft online an die IHK Ostwürttemberg einreichen

Vorbereitung Ihrer Upload-Datei

1. Um einen handgeschriebenen oder ausgedruckten und unterschriebenen Ausbildungsnachweis an die IHK hochladen zu können, so muss dieser natürlich zuerst in eine digitale Form (PDF-Datei) gebracht werden. Am besten eignet sich dafür ein Kopiergerät mit Scannerfunktion oder ein gesonderter Scanner mit Stapeleinzug.
   
   Bevor Sie beginnen, stellen Sie die Scanner-Auflösung möglichst auf einen geringen Wert, z.B. 150 dpi und aktivieren Sie, sofern angeboten, die Option “Schwarz-Weiß”, um die Dateigröße gering zu halten.
   
   Wichtig: Versuchen Sie möglichst alle Seiten auf einmal, d.h. durchgängig in eine einzige PDF-Datei umzuwandeln. Diese PDF-Datei darf insgesamt  eine Größe von max. 20 MB haben, um hochgeladen werden zu können.
   
   Tipp: testen Sie zunächst mit einer Seite, wieviel Speicherplatz nach dem Einscannen benötigt wird, z.B. 170 kB bzw. 0,17 MB pro Seite.
   Haben Sie z.B. insgesamt 70 Seiten, so können Sie hochrechnen wieviel Gesamtspeicher voraussichtlich benötigt wird (70 x 0,17 MB = 11,9 MB).
    
2. Verwenden Sie ein Online-Berichtsheft, wie z.B. das IHK-Serviceportal Bildung, so können Sie in dieser Online-Anwendung direkt eine PDF-Datei erzeugen, indem Sie Ihren Ausbildungsnachweis an einem von Ihnen bestimmten Speicherort zunächst exportieren und von dort aus diese pdf-Datei in das Upload-Formularfeld einfügen.
    
3. Haben Sie während Ihrer Ausbildung von papiergedruckt auf ein online geführtes System gewechselt, dann müssen Sie beiden Dateien jeweils einzeln hochladen. Nach dem Hochladen der ersten Datei müssen Sie diese Uploadseite zuerst aktualisieren und können dann erst das Formular erneut ausfüllen und die nächste Datei hochladen.
    
4. Datenschutz: die von Ihnen hochgeladene PDF-Datei wird im IHK-Ausbildungsverwaltungs-System ein Jahr lang gespeichert und ausschließlich für die Zulassung zur Abschlussprüfung verwendet.
    

1. Sind Sie von der IHK das erste Mal zum Upload aufgefordert, dann laden Sie bitte Ihren gesamten Ausbildungsnachweis seit Ihrem Ausbildungsstart hoch. Sollten für die letzte 3-4 Wochen noch die Unterschrift des verantwortlichen Ausbilders fehlen, so ist das nicht schlimm. Laden Sie Ihre Nachweise bitte hoch, so wie sie gerade sind.
    
2. Haben Sie bereits bei einer früheren IHK-Zwischenprüfung oder Teil 1 Abschlussprüfung Ihren Ausbildungsnachweis hochgeladen und sind Sie nun erneut zum Upload aufgefordert, so genügt es, wenn Sie uns den restlichen Teil Ihrer Ausbildungsnachweise seit Ihrem letzten Upload einreichen.
    
3. Nach einem Upload müssen Sie die Ausbildungsnachweise bis zum Ende der Ausbildung weiterführen und Ihrem verantwortlichen Ausbilder durch Durchsicht und Abnahme regelmäßig vorlegen.

Hinweise zum Ausfüllen der Eingabefelder

1. Für den Upload-Vorgang benötigen Sie
   - Ihren bzw. Ihre Vornamen und Nachnamen
     (genauso wie in Ihrem Ausbildungsvertrag angegeben)
   - Ihr Geburtsdatum
   - Ihre IHK Azubi-Identnummer
   
   Die IHK Azubi-Identnummer finden Sie:
   - Auf dem an ihrem Ausbildungsbetrieb gesendeten IHK-Schreiben zur
     Prüfungsanmeldung (die Ident. Nummer steht oberhalb Ihres Namens und Ihrer Adresse)
   - Auf der IHK-Eintragungsbestätigung zu Ihrem Vertragsverhältnis
     (im Personalbüro nachfragen)
   - Sofern vorhanden, auf Ihrer IHK-Azubicard
    
2. Im Formularfeld für die Ident. Nummer, können max. 7 Stellen eingegeben werden.
   Sollte Ihre Azubi-Identnummer mehr Stellen aufweisen bspw. 0001234567 /1, dann lassen Sie die vorangestellten 000 und das  /1 weg und geben in diesem Beispiel nur die lezten sieben Zahlen ein also z.B. 1234567
   Sollte das nicht funktionieren, so nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf (siehe rechter Kasten – Kontakt)
    
3. Achten Sie bei der Eingabe Ihrer Daten in den nachfolgenden Formularfeldern unbedingt darauf, dass direkt hinter Ihrem Vornamen und Nachnamen keine "Leertaste" gedrückt wird. Denn diese erzeugt sonst ein nicht erkennbares Zeichen, das als Abweichung von Ihren bei uns hinterlegten Daten erkannt und folglich als Fehler angezeigt wird.
    
4. Nach dem Hochladen erscheint nach kurzer Zeit auf dem Bildschirm eine Meldung, ob der Upload erfolgreich war oder nicht. Hierzu eventuell den Bildschirm etwas hochscrollen.
    

Zum Upload-Formular