Arbeitnehmerentsendung in die Schweiz

In der Schweiz als Drittstaat findet die europäische Entsenderichtlinie keine direkte Anwendung. Allerdings besteht auch in der Schweiz die Erfordernis, vorübergehend entsendete Mitarbeiter bei den Schweizer Behörden anzumelden. Zusätzlich müssen auch die arbeitsrechtlichen und steuerlichen Erfordernisse in der Schweiz beachtet werden.
Um Mitarbeiter rechtssicher in die Schweiz zu entsenden, müssen eine Reihe von lokalen Bestimmungen beachtet werden. Da die Schweiz kein Mitglied der Europäischen Union ist, ist zunächst an die aufenthaltsrechtlichen Bestimmungen zu denken. Daneben besteht grundsätzlich die Pflicht, Entsendungen bei den Behörden vorab online zu melden. Schließlich müssen entsendende Unternehmen die lokalen Lohn- und Arbeitsbedingungen beachten und sich mit den Regelungen zur Sozialversicherung und Steuerpflicht auseinandersetzen.

1. Aufenthaltsrecht

Aufgrund des zwischen der Schweiz und der Europäischen Union geschlossenen Abkommens über die Personenfreizügigkeit können Personen mit der Staatsangehörigkeit eines EU- oder EFTA-Staates bis zu 90 effektive Arbeitstage pro Kalenderjahr ohne ausländerrechtliche Bewilligung in der Schweiz arbeiten. Für Drittstaatsangehörige gilt diese Regelung nur dann, wenn sie seit mindestens zwölf Monaten eine Arbeitsbewilligung in einem EU-/EFTA-Staat besitzen.
Bei Entsendungen, die eine Dauer von 90 effektiven Arbeitstagen pro Kalenderjahr überschreiten, ist stets und für jede einzelne Person separat eine Aufenthaltsbewilligung bei der zuständigen kantonalen Arbeitsmarktbehörde einzuholen. Die Aufenthaltsbewilligung berechtigt während des Bewilligungszeitraums auch zum Arbeiten in der Schweiz. Die Behörde besitzt bei der Erteilung der Bewilligung Ermessen. Kriterium für die Bewilligung ist das gesamtwirtschaftliche Interesse und das Prinzip des Inländervorrangs. Es besteht ausdrücklich kein Rechtsanspruch auf die Erteilung. Das Verfahren ist kostenpflichtig und dauert min. drei Wochen. Regelmäßig ist ein persönliches Vorsprechen bei der kantonalen Arbeitsmarktbehörde erforderlich.
Ob für den konkreten Fall eine Arbeitsbewilligung beantragt werden muss oder eine Entsendemeldung ausreicht, lässt sich mithilfe eines dafür eingerichteten Online-Tools klären.
Hinweis: Daneben besteht die Möglichkeit für Grenzgänger, eine langfristige Grenzgängerbewilligung zu erhalten. Über die Voraussetzungen informiert die jeweils zuständige kantonale Arbeitsmarktbehörde.
Die maximale bewilligungsfreie Tätigkeitsdauer von 90 Tagen bezieht sich sowohl auf das Entsendeunternehmen als auch auf die konkret entsandten Arbeitnehmer. Die Anzahl der Arbeitnehmer, die während der Beschäftigungsdauer gleichzeitig entsandt werden, wirkt sich hingegen nicht auf die Gesamtzahl der berechneten Arbeitstage für das Unternehmen aus.
Beispiel: Entsendet eine Firma an 5 Tagen jeweils 3 Mitarbeiter, so hat die Firma 5 Tage „aufgebraucht“. Für das „Guthaben“ der Firma ist es unerheblich, wie viele Mitarbeiter sie an einem bestimmten Tag gleichzeitig entsendet.
Wurde ein Mitarbeiter bereits für 90 Tage von einem Unternehmen in die Schweiz entsandt, so kann ihn (ohne entsprechende Aufenthaltsbewilligung) auch kein anderes Unternehmen für weitere Einsätze im selben Kalenderjahr in die Schweiz entsenden. Der Mitarbeiter hat sein “Guthaben” von 90 Tagen aufgebraucht.
Hinweis: Weitere Informationen zur Berechnung der maximalen Aufenthaltsdauer in die Schweiz sowie einige Berechnungsbeispiele finden sich auf der Webseite des Schweizer Staatssekretariats für Migration SEM im Abschnitt “Meldevorschriften”.

2. Entsendemeldung

a) Allgemeines

Auch wenn keine Bewilligungspflicht besteht, müssen Unternehmen, die Arbeitnehmer in die Schweiz entsenden, die Entsendung grundsätzlich vorab melden. Dies ist immer dann erforderlich, wenn kein der unten aufgeführten Ausnahmetatbestände einschlägig ist. Durch die Meldung soll die zuständige Behörde insbesondere in die Lage versetzt werden, überprüfen zu können, ob das entsendende Unternehmen die in der Schweiz verbindlichen minimalen Lohn- und Arbeitsbedingungen einhält.
Wichtig: Das bisherige Meldeverfahren des SEM wird zum 14. März 2025 abgeschaltet. Eine Anmeldung ist ab dem 17. März 2025 nur noch über das neue Portal EasyGov.swiss - Der Online-Schalter für Unternehmen möglich. Unternehmen aus dem EU- und EFTA-Raum können sich bereits vor dem Start der neuen Plattform auf EasyGov.swiss registrieren.
Für die Durchführung der Meldung muss eine Registrierung auf dem Portal EasyGov.swiss durchgeführt und - falls diese noch nicht vorhanden ist - in diesem Zuge eine Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) beantragt werden. Mit Ausnahme von Privatpersonen und nicht im Handelsregister eingetragenen Einzelunternehmen ist die UID Voraussetzung für die Durchführung der Entsendemeldung. Direkt am Anschluss an die Registrierung (noch vor der Vergabe der UID) kann die Meldung durchgeführt werden.
Hinweis: Unternehmen, die sich bereits bei der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV zum Zwecke der Umsatzsteuerabführung registriert haben, besitzen bereits eine UID und müssen keine neue UID beantragen.
Bei der ersten Anmeldung im neuen Portal nach Umstellung des Meldeverfahrens wird ein auf der alten Plattform bestehendes Profil automatisch importiert. Auf die dort hinterlegten Mitarbeitendendaten sowie auf die archivierten Meldebestätigungen kann weiterhin zugegriffen werden. Am Meldeprozess und den abgefragten Informationen ändert sich durch die Umstellung auf das neue Portal grundsätzlich nichts.
Hinweis: Ein ausführlicher FAQ zum neuen Meldeverfahren befindet sich auf der Webseite von EasyGov.swiss. Das EasyGov Service Desk ist unter der Rufnummer +41 58 467 11 22 Mo-Fr von 08:00 - 22:00 Uhr erreichbar.
Jeder Arbeitseinsatz in der Schweiz muss bis spätestens acht Tage vor Beginn der Tätigkeit gemeldet werden. Nur in unvorhersehbaren Notfalllagen darf die Meldung ausnahmsweise noch bis zu drei Tage nach Tätigkeitsbeginn erfolgen. Hierzu müssen die folgenden Voraussetzungen vorliegen:
  • Der Arbeitseinsatz dient der Behebung eines plötzlich eingetretenen Schadens und hat zum Ziel, weiteren Schaden zu verhindern, und
  • Der Arbeitseinsatz erfolgt spätestens drei Tage nach dem Eintritt des Schadens (inkl. Sonn- und Feiertage).
Auch hierzu finden sich weitere Informationen und Beispiele auf der Webseite des Schweizer Staatssekretariats für Migration SEM im Abschnitt “Meldevorschriften”.

b) Selbstständige

Einer Pflicht zur Vorabmeldung von Arbeitseinsätzen unterliegen auch Selbstständige. Sie erfolgt ebenfalls über das Online-Meldeportal unter Verwendung des Formulars für selbstständige Dienstleistungserbringer. Selbstständige sind nicht an die Schweizer Lohn- und Arbeitsbedingungen gebunden, müssen jedoch auf Anfrage ihre Selbstständigkeit belegen können.
Hinweis: Bei Geschäftsführern kommt es darauf an, ob bei ihnen im Einzelfall die Arbeitnehmer- oder Unternehmereigenschaft überwiegt. Detailliertere Informationen zur Unterscheidung finden sich im “Benutzerhandbuch” auf der Webseite des SEM.

c) Ausnahmen

Tätigkeiten ohne Meldepflicht
Nicht alle Tätigkeiten in der Schweiz sind meldepflichtig. Werden ausschließlich “nicht-produktive” Tätigkeiten ausgeübt, so muss für die Entsendung keine Meldung erfolgen. Hierzu gehören insbesondere die folgenden Tätigkeiten:
  • Teilnahme an Aus- und Weiterbildungsveranstaltungen (Nicht: eigene Wissensvermittlung an Personen in der Schweiz, bspw. Redner auf Konferenz oder Mitarbeiterschulungen)
  • Besuch von Messen (Nicht: Kundenakquise oder Angebotspräsentation an eigenem Messestand)
  • Repräsentative Einsätze und unternehmensinterne Meetings (Nicht: Mitarbeit an unternehmensinternen Projekten)
  • Vertragsverhandlungen und -unterzeichnungen (Nicht: Beratungs- oder Planungsgespräche; Abnahme von Arbeiten)
  • Teilnahme an sportlichen Trainings und Wettkämpfen (Nicht: Bei vorheriger Verpflichtung durch Schweizer Verein)
  • Reine Anlieferung von Waren (Nicht: Aufbau, Installation oder Montage der Ware)
Hinweis: Weitere Informationen und Beispiele finden sich im Abschnitt “Weitere Informationen” auf der Webseite des Schweizer Staatssekretariats für Migration (SEM) in der Publikation “Meldeschema – Anhänge zu Weisungen VFP”.
Acht-Tage-Regel
Auch meldepflichtige Tätigkeiten, die eine Dauer von bis zu acht Tagen pro Kalenderjahr nicht überschreiten, sind grundsätzlich von der Meldepflicht ausgenommen. Wie im Aufenthaltsrecht bezieht sich die jährliche Höchstdauer sowohl auf das Entsendeunternehmen als auch auf die konkret entsandten Arbeitnehmer. Die Anzahl der Arbeitnehmer, die gleichzeitig entsandt werden, wirkt sich entsprechend auch hier nicht auf die Gesamtzahl der berechneten Tage für das Unternehmen aus.
Hinweis: Auch zur Berechnung der Dauer für meldefreie Entsendungen in die Schweiz finden sich weitere Informationen und einige Berechnungsbeispiele auf der Webseite des SEM im Abschnitt “Meldevorschriften”.
Die Acht-Tage-Regel gilt jedoch nicht für alle in der Schweiz ausgeübten Tätigkeiten. Vom ersten Tag meldepflichtig sind alle Tätigkeiten in den folgenden Branchen:
  • Bauhaupt- und Baunebengewerbe (weit auszulegen; teils genügt bereits die Verwendung von einfachem Bauwerkzeug);
  • Garten- und Landschaftsbau;
  • Gastgewerbe (inkl. Hotelgewerbe);
  • Reinigungsgewerbe in Betrieben und Haushalten;
  • Überwachungs- und Sicherheitsdienst;
  • Reisendengewerbe (Ausnahme: Messen und Zirkusse);
  • Erotikgewerbe.
Ob die in der Schweiz konkret auszuübende Tätigkeit in eine der aufgeführten Branchen fällt, sollte frühzeitig mit dem SEM oder der Handelskammer Deutschland Schweiz (AHK Schweiz) geklärt werden.

d) Arbeitnehmerüberlassung

Der grenzüberschreitende Verleih von Arbeitnehmern aus dem Ausland in die Schweiz ist gem. Art. 12 Abs. 2 S. 2 Arbeitsvermittlungsgesetz verboten. Gleichfalls verboten ist der indirekte Verleih von Arbeitnehmern, d.h. die Erbringung von Dienstleistungen in der Schweiz durch im Ausland entliehene Mitarbeiter. Erlaubt ist hingegen die das Entleihen von Arbeitnehmern bei Entleihern in der Schweiz, sofern das entleihende Unternehmen über die notwendige Bewilligung verfügt.

e) Mitzuführende Unterlagen

Bei Kontrollen müssen auf Verlangen der Kontrollorgane folgende Unterlagen vor Ort vorgelegt werden:
  • Kopie der Meldebestätigung,
  • ggf. Kopie der erteilten Aufenthaltsbewilligung,
  • A1-Bescheinigung,
  • Kopie des Vertrages mit dem Auftraggeber bzw. dem Besteller. Wenn kein schriftlicher Vertrag vorliegt, eine schriftliche Bestätigung des Auftraggebers bzw. des Bestellers für den in der Schweiz auszuführenden Auftrag oder Werkvertrag.

3. Minimale Lohn- und Arbeitsbedingungen

Unabhängig davon, welches Recht auf den Arbeitsvertrag mit dem Mitarbeiter Anwendung findet, müssen ausländische Arbeitgeber auf die Einhaltung der minimalen schweizerischen Lohn- und Arbeitsbedingungen achten.
Die minimalen Lohn- und Arbeitsbedingungen finden sich vornehmlich in allgemein für verbindlich erklärten Gesamtarbeitsverträgen (GAV) und betreffen in der Praxis im Wesentlichen die Vergütung und die Arbeitszeitvorschriften. Viele Vorschriften sind kantonal. Ein allgemein verbindlicher gesetzlicher Mindestlohn existiert in der Schweiz nicht.
Um die für den Mitarbeiter zu zahlende Vergütung zu errechnen muss zunächst festgestellt werden, ob für die betroffene Tätigkeit ein GAV besteht. Die Schweizer Bundesverwaltung stellt auf ihrer Webseite jeweils ein Online-Tool zur Identifizierung von GAV sowie zur Identifizierung des GAV-Mindestlohns bereit.
Besteht für die ausgeübte Tätigkeit kein GAV, so sind die orts-, berufs- und branchenüblichen Löhne zu respektieren. Zur Berechnung der üblichen Lohnspanne stellt das SECO einen (unverbindlichen) Lohnrechner zur Verfügung.
Hinweis: Auf der Webseite des Schweizer Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) findet sich eine ausführliche Anleitung zur Berechnung der Vergütung entsendeter Arbeitnehmer sowie ein konkretes Berechnungsbeispiel.
Tätigkeiten an Sonn- und Feiertagen bedürfen vorab der Erlaubnis durch die zuständige kantonale Behörde und ggf. einer Polizeierlaubnis gemäß kantonalem Ruhetagsgesetz.

4. Besonderheiten für Subunternehmer

Selbstständige Subunternehmer müssen ihre meldepflichtigen Einsätze selbst melden. Zu beachten ist, dass für den Fall, dass Dienstleistungen in der Schweiz im Bereich des Bauhaupt- und Baunebengewerbes durch Subunternehmer erbracht werden, diese durch den Auftraggeber vertraglich dazu verpflichtet werden müssen, die Vorschriften des Schweizer Entsendegesetzes einzuhalten (Art. 5 Entsendegesetz). Andernfalls kann der Auftraggeber sanktioniert werden (Solidarhaftung). Weitere Informationen zur Solidarhaftung finden sich auf der Webseite des SECO.

5. Kautionspflichten

Unternehmen, die in der Schweiz Aufträge durchführen, müssen außerdem prüfen, ob ggf. Kautionspflicht besteht. Betroffen sind insbesondere Unternehmen der Bau- und Baunebenbranche.
Die Kaution ist eine Sicherheitsleistung und dient der Deckung von allfälligen Kontroll- und Verfahrenskosten, Konventionalstrafen bei Verstößen gegen die Vorschriften des GAV sowie der Deckung von Vollzugskostenbeiträgen.
Ob Kautionsplicht besteht und wie eine entsprechende Verpflichtung ordnungsgemäß erfüllt werden kann, kann auf der Webseite der Zentralen Kautions-Verwaltungsstelle Schweiz (ZKVS) überprüft werden. Die Höhe der Kaution ist abhängig vom Gesamtwert der Auftragssumme pro Kalenderjahr. Die Mindestauftragssumme, welche zur Leistung einer Kaution verpflichtet, beläuft sich in der Regel auf 2.000 CHF. Die maximale Kaution beträgt grundsätzlich 10.000 CHF.

6. Überprüfung der Berufsqualifikation

Dienstleistungserbringende, die eine Tätigkeit in einem in der Schweiz reglementierten Beruf ausüben wollen, sind zusätzlich verpflichtet, eine Meldung über das Online-Portal des Staatssekretariats für Bildung, Forschung und Innovation (SBFI) abzugeben.
Betroffen sind u.a. viele Berufe aus den Bereichen Gesundheitswesen, Bildung, Soziales und Bau. Dies soll es der Aufsichtsbehörde ermöglichen, zu kontrollieren, ob die entsendete Person über die erforderlichen Qualifikationen zur Ausübung des reglementierten Berufs in der Schweiz verfügt. Hierzu müssen die erforderlichen Nachweise zunächst elektronisch übermittelt werden. Nach der Bearbeitung durch die Behörde werden anschließend bestimmte Dokumente zur finalen Kontrolle im Original postalisch vom SBFI angefordert. Da die Überprüfung mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann, sollte die Meldung mit ausreichend Vorlaufzeit abgegeben werden.
Hinweis: Eine Liste der reglementierten Berufe findet sich auf der Webseite des SBFI. Das SBFI stellt zudem einen ausführlichen Leitfaden zum Registrierung und Anmeldung auf dem Portal sowie Informationen zum allgemeinen Ablauf und der Dauer des Verfahrens bereit.

7. Sozialversicherung und Steuern

a) Sozialversicherung

Darüber hinaus wird für entsandte Mitarbeiter eine A1-Bescheinigung benötigt. Diese gilt als Nachweis dafür, dass auf den Arbeitnehmer weiterhin das deutsche Sozialversicherungsrecht Anwendung findet, dass also in der Schweiz keine Sozialversicherungsbeiträge bezahlt werden müssen. Die A1-Bescheinigung muss beim jeweils zuständigen Sozialversicherungsträger online beantragt werden. Weitere Informationen zum Arbeiten in der Schweiz und zur Beantragung der A1-Bescheinigung finden sich auf der Themenseite Arbeiten in der Schweiz der DVKA.

b) Lohnsteuer

Für kurzfristige Entsendungen ist keine Lohnsteuer in der Schweiz abzuführen. Überschreitet die Entsendedauer jedoch 183 Tage pro Kalenderjahr (wobei Überbrückungsperioden wie bspw. Wochenende hinzugerechnet werden), so wird der betroffene Mitarbeiter gem. Art. 15 Abs. 2 des Doppelbesteuerungsabkommens Deutschland Schweiz (DBA) in der Schweiz lohnsteuerpflichtig.

c) Mehrwertsteuer

Ausländische Unternehmen, die weltweit einen Umsatz von mindestens 100.000 CHF erzielen, sind ab dem ersten Franken Umsatz in der Schweiz mehrwertsteuerpflichtig. Auch die Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen einer Entsendung kann daher eine Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz begründen. Ob dies für die konkrete Tätigkeit der Fall ist, hängt von verschiedenen Faktoren ab wie bspw. davon, wo sich aus steuerrechtlicher Perspektive der Ort der Dienstleistungserbringung befindet.
Ausländische steuerpflichtige Unternehmen ohne Wohn- bzw. Geschäftssitz oder Betriebsstätte in der Schweiz müssen sich zudem durch einen oder eine in der Schweiz niedergelassenen Fiskalvertreter vertreten lassen. Als Fiskalvertreter kommt bspw. die AHK Schweiz in Betracht.
Hinweis: Ausführliche Informationen zur Steuerpflicht für ausländische Unternehmen in der Schweiz finden sich auf der Webseite der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV). Die ESTV stellt zudem ein Online-Tool zur Verfügung, mit dessen Hilfe abgeklärt werden kann, ob die ausgeführte Tätigkeit in der Schweiz der Mehrwertsteuerpflicht unterfällt.
Weitere Informationen:
Stand: März 2025