US-Quellensteuer: Formular W-8BEN und W-8BEN-E

Unternehmen, die in den USA mit Waren handeln und/oder Dienstleistungen erbringen, werden von ihren US-Geschäftspartnerinnen oder US-Geschäftspartnern häufig aufgefordert, das Formular W-8BEN oder W-8BEN-E der US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) auszufüllen. US-Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, das ausgefüllte Formular einzuholen.
Auch wenn die meisten deutschen Unternehmen nicht unter diese Offenlegungspflicht fallen, fordern viele US-Unternehmen zur Sicherheit alle ihre ausländischen Geschäftspartner zur Abgabe des Formulars auf. Wenn das Formular nicht ausgefüllt wird, besteht die Gefahr, dass der US-Geschäftspartner eine Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent einbehält oder das Geschäft erst gar nicht zustande kommt.

Was wird mit dem Formular abgefragt?

Mit den W-BEN-Formularen prüfen die US-Behörden, ob es sich bei dem Unternehmen, welches die Zahlung empfängt, also dem exportierenden deutschen Unternehmen, um eine in den USA steuerpflichtige Person handelt. Rechtsgrundlage ist der sogenannte „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA) der USA, der weitreichende Mitwirkungspflichten für US-Unternehmen bei der Bekämpfung von Steuerschäden regelt. US-Unternehmen sind daher verpflichtet, den Steuerstatus ihrer ausländischen Geschäftspartner zu ermitteln und entsprechend zu dokumentieren.

Für welche Unternehmen gelten die Offenlegungspflichten?

Einordnung von Unternehmen

Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr unterscheiden die US-amerikanischen Behörden zwei Kategorien von ausländischen Unternehmen, zu denen auch deutschen Unternehmen gehören.
Einmal handelt es sich um sogenannte Non Financial Foreign Entities (NFFE). Dies sind alle Unternehmen, die nicht als Finanzinstitute oder Versicherungen eingestuft werden. Innerhalb der NFFE werden wiederum aktive und passive Unternehmen differenziert.
Aktive Non Financial Foreign Entities erzielen mehr als 50 Prozent ihrer Bruttoeinkünfte über realwirtschaftliche Geschäfte, also z. B. durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein amerikanisches Unternehmen. Diese aktiven Unternehmen sind grundsätzlich von den Offenlegungspflichten befreit.
Passive Non Financial Foreign Entities erwirtschaften mehr als 50 Prozent der Bruttoeinkünfte aus Vermögenswerten durch passive Einkünfte, z. B. aus Zinsen, Dividenden oder Mieten.
Zum anderen werden sogenannte Financial Foreign Entities (FFI) eingeteilt, es handelt sich um ausländische Finanzinstitute.

Besteuerung

Generell kommt eine Besteuerung in den USA in Betracht, wenn eine ausländische Person ein Einkommen aus Quellen wie Zinsen, Dividenden und Mieten oder Erlöse aus der Veräußerung von Aktien und ähnliche feste, wiederkehrende Einkünfte und Gewinne bezieht (sogenannte passive Einkünfte). Dabei handelt es sich um sogenannte passive Einkünfte. Von der Besteuerung betroffen sind Unternehmen, deren US-Einkünfte zu mehr als 50 Prozent aus solchen passiven Einkünften bestehen.
Nicht betroffen sind dagegen Einkünfte, die unmittelbar mit einer Geschäftstätigkeit in den USA zusammenhängen, etwa Warenlieferungen oder die Erbringung von Dienstleistungen. Für diese Einkünfte bestehen keine Offenlegungspflichten, sodass die meisten deutschen Unternehmen nicht betroffen sind.
Auch wenn für Einkünfte, die im direkten Zusammenhang zur Geschäftstätigkeit stehen, keine Offenlegungspflichten greifen, ist es für jedes deutsche Unternehmen dennoch notwendig, eine Selbsteinordnung auf Basis des „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA) vorzunehmen. Dies dient dem Zweck, die Betroffenheit formell zu klären.
Hintergrund ist, dass viele US-Unternehmen aus Unsicherheit und mangelnder Erfahrung grundsätzlich von allen ausländischen Geschäftspartnern das Formular verlangen. Dies liegt unter anderem auch an einer möglichen „US-Strafsteuer“. Das W-8-Formular dient ihnen dabei als Selbstschutz, da es anhand der Selbstauskunft des deutschen Geschäftspartners dokumentiert, dass keine Steuerpflicht in den USA besteht und keine Quellensteuer einbehalten werden muss.
Wenn das deutsche Unternehmen das Formular nicht ausfüllt, kann das US-Unternehmen Aufträge verweigern oder 30 Prozent des Rechnungsbetrags pauschal einbehalten und an die US-Steuerbehörde abführen. Um im amerikanischen Markt keine Kunden zu verlieren, füllen viele deutsche Unternehmen derzeit das W-8BEN-E-Formular aus. In den meisten Fällen ist das Ausfüllen unkompliziert und kann mit einem „Häkchen“ sowie einer Unterschrift abgeschlossen werden.

Welches Formular wird benötigt?

Es werden drei Formulare unterschieden. Welches Formular Sie benötigen, hängt davon ab, in welcher Rechtsform Sie Ihr Unternehmen führen.
Natürliche Personen und Einzelunternehmen nutzen das Formular W-8BEN. Hier ist es notwendig, entweder eine US-Social Security Number (SSN) oder die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) einzutragen.
Kapitalgesellschaften, z. B. in der Rechtsform einer GmbH oder einer AG, nutzen das Formular W-8BEN/E. In diesem Falle muss die Federal Tax ID (EIN) angegeben werden.
Personengesellschaften, z.B. in der Rechtsform einer OHG oder einer KG, nutzen das Formular W-8IMY als Erklärungsvordruck. Zusätzlich muss jeder Gesellschafter und Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen.
Unsere Ausfüllhinweise finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Ausfülltipps für die W-8-Formulare aufgelistet.
Die Formulare sind auf der Seite der US-Steuerbehörde (IRS) Internal Revenue Service (IRS) veröffentlicht und aktuell abrufbar. Eine Ausfüllanleitung ist dort ebenfalls hinterlegt.
Die Rechtsabteilung der Deutsch-Amerikanischen Handelskammer in New York unterstützt deutsche Unternehmen. Wenden Sie sich für diesen kostenpflichtigen Service an: legalservices@gaccny.com.

Welche Informationen müssen meldepflichtige Unternehmen offenlegen?

FATCA verlangt von den meldepflichtigen deutschen Unternehmen die Offenlegung bestimmter Finanzkonten:

Es müssen die Finanzkonten spezifizierter US-Personen offengelegt werden.

Hierbei handelt es sich bei der Person des Kontoinhabers um eine spezifizierte US-Person, wenn sie

  • als natürliche Person:
    • Staatsbürger der USA oder
    • in den USA steuerlich ansässig ist
oder
  • als Rechtsträger:
    • eine Personengesellschaft,
    • eine Kapitalgesellschaft oder
    • ein Trust ist und in den USA oder nach US-Recht/ Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurde.
Auch ein von einer Finanzkonteninhaberin oder einem Finanzkonteninhaber beherrschtes, nicht US-amerikanisches passives Unternehmen hat eine Offenlegungspflicht. Hierbei handelt es sich um juristische Personen und Personengesellschaften, die nicht in den USA oder nach US-Recht bzw. dem Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurden und die von einer oder mehreren spezifizierten US-Personen (s.o.) beherrscht werden.

Ausfülltipps für die W-8-Formulare

Um der Straf-Quellensteuer zu entgehen, müssen meldepflichtige Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden. Die Dokumentation erfolgt über die Formulare der W-8 Serie.

Was sollten aktive Unternehmen (aktive NFFEs) tun?

Aktive NFFEs fallen nicht unter die FATCA-Regelungen. Auf Zahlungen an sie darf daher keine Strafsteuer in Höhe von 30 Prozent erhoben werden.
Da US-Unternehmen jedoch aus Unsicherheit häufig dennoch mit dem Einbehalt dieser Steuer drohen, sollten Sie im Bedarfsfall das entsprechende Formular ausfüllen und einreichen.
Bei den Formularen W-8 BEN-E und W-8 IMY müssen Sie lediglich im Part I, Abschnitt 5, ein „Häkchen“ bei „Active NFFE“ setzen und diesen Status im Part XXV bestätigen. Das Formular muss von allen vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden. Im Fall einer Personengesellschaft muss außerdem jede Gesellschafterin oder jeder Gesellschafter und jede Teilhaberin oder jeder Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen.

Was gilt für passive Unternehmen (passive NFFEs)?

Als passives Unternehmen sind Sie verpflichtet, Ihren FATCA Status mitzuteilen.
Dafür müssen Sie im Part I Abschnitt 5 ein „Häkchen“ bei „Passive NFFE“ setzen. Anschließend müssen Sie im Part XXVI den Status bestätigen und angeben, ob beherrschende spezifizierte US-Personen vorhanden sind. Diese müssen, falls vorhanden, im Part XXIX aufgelistet werden. Das Formular muss von allen vertretungsberechtigten Personen unterschrieben werden. Im Fall einer Personengesellschaft müssen zusätzlich jede Gesellschafterin oder jeder Gesellschafter und jede Teilhaberin oder jeder Teilhaber das Formular W-8BEN ausfüllen und einreichen.

Steuernummer

Im Feld 9b des Formulars W-8BEN-E ist die Foreign TIN einzutragen. Dabei handelt es sich um die nationale Steuernummer, die vom zuständigen deutschen Finanzamt vergeben wird – nicht um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
In der Regel wird die Eingabe im bundeseinheitlichen Steuernummer-Format (sogenannte ELSTER-Steuernummer) verlangt. Das bedeutet: Vor der eigentlichen Steuernummer muss die Kennziffer des Bundeslandes stehen. Für Nordrhein-Westfalen lautet diese Kennziffer 5.
Da die bundeseinheitliche Steuernummer immer 13-stellig ist, wird zusätzlich vor der Nummer des Veranlagungsbezirks eine „0“ eingefügt. Ein Beispiel für NRW:
  • vergebene Steuernummer: XXX/XXXX/XXXX
  • bundeseinheitliche Steuernummer: 5XXX/0XXXX/XXXX
Eine US-Steuernummer muss nur dann angegeben oder beantragt werden, wenn Steuervergünstigungen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch genommen werden sollen. In allen anderen Fällen ist dies nicht erforderlich.

Gültigkeit

Das Formular ist in der Regel drei Jahre ab Ende des aktuellen Jahres gültig. Eine relevante Änderung (Change of Circumstances) muss innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden, da ansonsten eine Strafe droht.

Relevante Änderungen sind insbesondere:

  • Rechtsformwechsel
  • Änderung der Anschrift oder anderer Daten
  • Änderung der Klassifizierung nach FATCA (häufigster Kategorienwechsel: von aktiver NFFE zu passiver NFFE, da der Anteil der passiven Einnahmeeinkünfte über 50 Prozent der Gesamteinnahmen gestiegen ist oder die produzierende, handelnde oder dienstleistungserbringende Gesellschaft zur Holdinggesellschaft umgewandelt wurde).

Wer erhält das Formular?

Das ausgefüllte Formular ist immer an den „Withholding Agent“, also den amerikanischen Geschäftspartner und nicht an den IRS abzugeben.

Vorsicht vor gefälschten W-8BEN-Fomularen

Der IRS warnt vor betrügerischen E-Mails und Faxen, in denen Empfängerinnen oder Empfänger dazu aufgefordert werden, das W-8BEN-Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie ihres Reisepasses an die Behörde zurückzufaxen.
Die E-Mails tragen die Absenderadresse „Department of Treasury Internal Revenue Service” oder „United States Department of Treasury”. Die Absenderadresse lautet no.reply@irs.gov oder no-reply@irs.gov.org, der Betreff kann „MID YEAR-NON-RESIDENT ALIEN TAX EXEMPTION UPDATE” oder Ähnliches lauten.
Wie bereits erwähnt, erfolgt in der E-Mail die Aufforderung, das Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses zurückzufaxen. Allerdings ist das angehängte Formular in der Regel veraltet oder für Unternehmen nicht geeignet, da diese bereits das neue W-8 BEN-E-Formular nutzen müssen.
Bitte beachten Sie auch, dass das Original-Formular acht Seiten umfasst. Darüber hinaus ist das W-8BEN-Formular nicht bei der Steuerbehörde, sondern bei der amerikanischen Geschäftspartnerin oder dem amerikanischen Geschäftspartner (Withholding Agent) einzureichen, der für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich ist.
Die IRS verlangt keine persönlichen Dokumente wie den Reisepass oder Ähnliches. Zudem erfolgt offizieller Schriftverkehr nicht per E-Mail. Unternehmen, die solche gefälschten E-Mails erhalten, können diese für Dokumentationszwecke an die folgende Adresse der Steuerbehörde weiterleiten: phishing@irs.gov.
Den offiziellen Warnhinweis der US-Steuerbehörde (IRS) finden Sie auf der Homepage des IRS.
Hinweis: Das Ausfüllen der Formulare sollte mit einem steuerlichen Berater oder einer steuerlichen Beraterin abgestimmt werden.
Die von uns zusammengetragenen Informationen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit der Angaben kann dennoch nicht übernommen werden.