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US-Quellensteuer: Formular W-8BEN und W-8BEN-E

Unternehmen, die in den USA mit Waren handeln und/oder Dienstleistungen erbringen, werden von ihren US-Geschäftspartnerinnen oder US-Geschäftspartnern häufig aufgefordert, das Formular W-8BEN oder W-8BEN-E der US-Steuerbehörde IRS (Internal Revenue Service) auszufüllen. US-Unternehmen sind grundsätzlich dazu verpflichtet, das ausgefüllte Formular einzuholen.
Auch wenn die meisten deutschen Unternehmen nicht in jedem Fall unmittelbar einer US-Quellenbesteuerung unterliegen, fordern viele US-Unternehmen zur Sicherheit alle ihre ausländischen Geschäftspartner auf, das Formulars auszufüllen. Wenn das Formular nicht ausgefüllt wird, besteht die Gefahr, dass der US-Geschäftspartner je nach Sachverhalt eine Quellensteuer in Höhe von 30 Prozent einbehält oder die Backup-Withholding-Regelung anwendet. Im schlimmsten Fall kommt das Geschäft gar nicht erst zustande.

Was wird mit dem Formular abgefragt?

Mit den W-8-Formularen prüfen die US-Behörden bzw. der US-Zahlende (Withholding Agent oder Payer), ob es sich bei dem Unternehmen, welches die Zahlung empfängt, also dem exportierenden deutschen Unternehmen, um eine in den USA steuerpflichtige Person handelt. Rechtsgrundlage ist nicht nur der sogenannte „Foreign Account Tax Compliance Act“ (FATCA), sondern auch das US-Quellensteuerrecht nach Chapter 3 und Chapter 4 des Internal Revenue Code sowie weitere einschlägige Vorschriften. US-Unternehmen sind daher verpflichtet, den Steuerstatus ihrer ausländischen Geschäftspartner zu ermitteln und entsprechend zu dokumentieren.

Für welche Unternehmen gelten die Offenlegungspflichten?

Einordnung von Unternehmen

Im grenzüberschreitenden Geschäftsverkehr unterscheiden die US-amerikanischen Behörden zwei Kategorien von ausländischen Unternehmen, zu denen auch deutsche Unternehmen gehören.
Einmal handelt es sich um sogenannte Non Financial Foreign Entities (NFFE). Dies sind alle Unternehmen, die nicht als Finanzinstitute oder Versicherungen eingestuft werden. Innerhalb der NFFE werden wiederum aktive und passive Unternehmen differenziert.
Aktive Non Financial Foreign Entities erzielen mehr als 50 Prozent ihrer Bruttoeinkünfte über realwirtschaftliche Geschäfte, also z. B. durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen an ein amerikanisches Unternehmen. Diese aktiven Unternehmen sind grundsätzlich nicht als passive NFFE einzuordnen; in der Praxis müssen sie ihren Status gegenüber dem US-Geschäftspartner jedoch häufig dennoch dokumentieren.
Passive Non Financial Foreign Entities erwirtschaften mehr als 50 Prozent der Bruttoeinkünfte aus Vermögenswerten durch passive Einkünfte, z. B. aus Zinsen, Dividenden oder Mieten.
Zum anderen werden sogenannte Financial Foreign Entities (FFI) eingeteilt, es handelt sich um ausländische Finanzinstitute.

Besteuerung

Eine Besteuerung in den USA kommt grundsätzlich in Betracht, wenn eine ausländische Person Einkünfte aus Quellen wie Zinsen, Dividenden und Mieten oder Erlöse aus der Veräußerung von Aktien und ähnliche feste, wiederkehrende Einkünfte und Gewinne bezieht oder wenn andere US-steuerliche Tatbestände erfüllt sind. Dabei handelt es sich um sogenannte passive Einkünfte.
Nicht jede Warenlieferung oder Dienstleistung führt zu einer US-Quellensteuer. Reine Warenlieferungen sind in der Regel anders zu beurteilen als bestimmte Vergütungen mit US-Quellenbezug. Häufig sind Einkünfte, die unmittelbar mit einer Geschäftstätigkeit in den USA zusammenhängen, wie etwa diese Warenlieferungen oder die Erbringung von Dienstleistungen, nicht betroffen. Für diese Einkünfte bestehen dann keine Offenlegungspflichten. Deutsche Unternehmen sind dann nicht betroffen. Bei Einkünften, die in den USA als „effectively connected income“ (ECI) gelten, sind zudem nicht die Formulare W-8BEN oder W-8BEN-E, sondern grundsätzlich das Formular W-8ECI einschlägig.
Auch wenn für viele Einkünfte, die im direkten Zusammenhang zur Geschäftstätigkeit stehen, keine klassische 30-prozentige-Quellensteuer anfällt, ist es für jedes deutsche Unternehmen dennoch notwendig, eine Selbsteinordnung nach den einschlägigen US-Quellensteuer- und FATCA-Regeln vorzunehmen. Dies dient dem Zweck, die Betroffenheit formell zu klären.
Hintergrund ist, dass viele US-Unternehmen aus Unsicherheit und mangelnder Erfahrung grundsätzlich von allen ausländischen Geschäftspartnern das Formular verlangen. Dies liegt unter anderem auch an einer möglichen „US-Strafsteuer“. Das W-8-Formular dient ihnen dabei als Selbstschutz, da es anhand der Selbstauskunft des deutschen Geschäftspartners dokumentiert, dass entweder keine US-Quellensteuerpflicht besteht oder ein bestimmter ausländischer Steuerstatus vorliegt.
Wenn das deutsche Unternehmen das Formular nicht ausfüllt, kann das US-Unternehmen Aufträge verweigern oder abhängig vom Einzelfall 30 Prozent des Rechnungsbetrags pauschal einbehalten und an die US-Steuerbehörde abführen. Um im amerikanischen Markt keine Kunden zu verlieren, füllen viele deutsche Unternehmen derzeit das W-8-Formulare aus. In den meisten Fällen ist das Ausfüllen unkompliziert und kann bei aktiven NFFEs häufig mit einem „Häkchen“ sowie einer Unterschrift abgeschlossen werden.

Welches Formular wird benötigt?

Es werden drei Formulare unterschieden. Welches Formular Sie benötigen, hängt davon ab, in welcher Rechtsform Sie Ihr Unternehmen führen.
Natürliche Personen und Einzelunternehmen verwenden grundsätzlich das Formular W-8BEN. Eine US-Steuernummer (Individual Taxpayer Identification Numbr (ITIN) oder eine US-Social Security Number (SSN) sind dabei nicht in jedem Fall erforderlich. Ob eine U.S. TIN anzugeben ist, hängt insbesondere davon ab, ob eine Steuervergünstigung nach einem Doppelbesteuerungsabkommen beansprucht wird oder besondere US-Vorgaben eingreifen. Die amerikanische Bundesbehörde Internal Revenue Service (IRS) stellt eine Ausfüllanleitung für das Formular W-8BEN zum Download zur Verfügung.
Kapitalgesellschaften, z. B. in der Rechtsform einer GmbH oder einer AG, nutzen das Formular W-8BEN-E. Eine U.S. Employer Identification Number (EIN) ist dabei nicht pauschal in jedem Fall erforderlich; maßgeblich sind die jeweiligen IRS-Vorgaben für den konkreten Sachverhalt. In vielen Fällen ist stattdessen insbesondere die ausländische Steuernummer (Foreign TIN) anzugeben. Der IRS stellt eine Ausfüllanleitung für das Formular W-8BEN-E zum Download zur Verfügung.
Personengesellschaften, z. B. in der Rechtsform einer OHG oder einer KG, nutzen je nach Einzelfall insbesondere das Formular W-8IMY als Erklärungsvordruck. Zusätzlich muss die jeweils erforderliche steuerliche Dokumentation der Gesellschafterinnen und Gesellschafter bzw. wirtschaftlich Berechtigten beigefügt werden; das kann je nach Fall etwa W-8BEN, W-8BEN-E , W-8ECI oder W-9 sein. Der IRS stellt eine Ausfüllanleitung für das Formular W-8IMY zum Download zur Verfügung.
Unsere Ausfüllhinweise finden Sie weiter unten in diesem Artikel im Abschnitt Ausfülltipps für die W-8-Formulare aufgelistet.
Die Formulare sind auf der Seite der US-Steuerbehörde (IRS) Internal Revenue Service (IRS) (Link: Prior year forms and instructions | Internal Revenue Service) veröffentlicht und aktuell abrufbar. Auf dieser Seite befindet sich auch eine grundlegende Übersicht mit Erläuterungen, die alle relevanten Formulare gegenüberstellt.
Die Rechtsabteilung der Deutsch-Amerikanischen Handelskammer in New York unterstützt deutsche Unternehmen. Wenden Sie sich für diesen kostenpflichtigen Service an: legalservices@gaccny.com.

Welche Informationen müssen meldepflichtige Unternehmen offenlegen?

FATCA verlangt von den meldepflichtigen deutschen Unternehmen die Offenlegung bestimmter Finanzkonten:

Es müssen die Finanzkonten spezifizierter US-Personen offengelegt werden.
  • als natürliche Person:
    • Staatsbürger der USA oder
    • in den USA steuerlich ansässig ist
oder
  • als Rechtsträger:
    • eine Personengesellschaft,
    • eine Kapitalgesellschaft oder
    • ein Trust ist und in den USA oder nach US-Recht/ Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurde.
Auch ein von einer Finanzkonteninhaberin oder einem Finanzkonteninhaber beherrschtes, nicht US-amerikanisches passives Unternehmen hat eine Offenlegungspflicht. Hierbei handelt es sich um juristische Personen und Personengesellschaften, die nicht in den USA oder nach US-Recht bzw. dem Recht eines US-Bundesstaates gegründet wurden und die von einer oder mehreren spezifizierten US-Personen (s.o.) beherrscht werden.

Ausfülltipps für die W-8-Formulare

Um der Straf-Quellensteuer zu entgehen, müssen meldepflichtige Unternehmen ihren FATCA-Status offenlegen und melden. Die Dokumentation erfolgt über die Formulare der W-8 Serie.

Was sollten aktive Unternehmen (aktive NFFEs) tun?

Aktive NFFEs fallen regelmäßig nicht unter die FATCA-Einstufung als passive NFFE. In der Praxis sollten sie ihren Status gegenüber dem US-Geschäftspartner jedoch häufig durch ein passendes W-8-Formular dokumentieren. Auf Zahlungen an sie darf daher regelmäßig keine pauschale 30-prozentige-Quellensteuer allein wegen fehlender FATCA-Einordnung erhoben werden.
Da US-Unternehmen jedoch aus Unsicherheit häufig dennoch mit dem Einbehalt dieser Steuer drohen, sollten Sie im Bedarfsfall das entsprechende Formular ausfüllen und einreichen.
Bei den Formularen W-8 BEN-E und W-8 IMY müssen Sie lediglich im Part I, Abschnitt 5, ein „Häkchen“ bei „Active NFFE“ setzen und diesen Status im Part XXV bestätigen. Das Formular muss von einer ordnungsgemäß bevollmächtigten oder vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden. Im Fall einer Personengesellschaft muss außerdem die im Einzelfall erforderliche steuerliche Dokumentation der Gesellschafterinnen oder Gesellschafter beigefügt werden.

Was gilt für passive Unternehmen (passive NFFEs)?

Als passives Unternehmen sind Sie verpflichtet, Ihren FATCA Status mitzuteilen.
Dafür müssen Sie im Part I Abschnitt 5 ein „Häkchen“ bei „Passive NFFE“ setzen. Anschließend müssen Sie im Part XXVI den Status bestätigen und angeben, ob beherrschende spezifizierte US-Personen vorhanden sind. Diese müssen, falls vorhanden, im Part XXIX aufgelistet werden. Das Formular muss von einer ordnungsgemäß bevollmächtigten oder vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden. Im Fall einer Personengesellschaft müssen zusätzlich die im Einzelfall einschlägigen Formulare und Nachweise der Gesellschafterinnen oder Gesellschafter eingereicht werden.

Steuernummer

Im Feld 9b des Formulars W-8BEN-E ist die Foreign TIN einzutragen. Dabei handelt es sich um die nationale Steuernummer, die vom zuständigen deutschen Finanzamt vergeben wird – nicht um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
In der Regel wird die Eingabe im bundeseinheitlichen Steuernummer-Format (sogenannte ELSTER-Steuernummer) verlangt. Das bedeutet: Vor der eigentlichen Steuernummer muss die Kennziffer des Bundeslandes stehen. Für Nordrhein-Westfalen lautet diese Kennziffer 5.
Da die bundeseinheitliche Steuernummer immer 13-stellig ist, wird zusätzlich vor der Nummer des Veranlagungsbezirks eine „0“ eingefügt. Ein Beispiel für NRW:
  • vergebene Steuernummer: XXX/XXXX/XXXX
  • bundeseinheitliche Steuernummer: 5XXX/0XXXX/XXXX
Eine US-Steuernummer muss nur dann angegeben oder beantragt werden, wenn Steuervergünstigungen nach dem Doppelbesteuerungsabkommen in Anspruch genommen werden sollen oder wenn die IRS-Vorgaben dies im konkreten Fall verlangen. In allen anderen Fällen ist dies nicht zwingend erforderlich.

Gültigkeit

Das Formular ist in der Regel drei Jahre ab Ende des aktuellen Jahres gültig. Ein W-8-Formular gilt nach IRS-Vorgaben grundsätzlich bis zum letzten Tag des dritten auf die Unterzeichnung folgenden Kalenderjahres. In bestimmten Fällen kann die Gültigkeit jedoch auch bis zu einer relevanten Änderung der Verhältnisse (Change of Circumstances) fortbestehen. Eine solche Änderung muss innerhalb von 30 Tagen mitgeteilt werden, da das Formular ansonsten seine Wirksamkeit verlieren kann und Quellensteuerfolgen drohen.
  • Rechtsformwechsel
  • Änderung der Anschrift oder anderer Daten
  • Änderung der Klassifizierung nach FATCA (häufigster Kategorienwechsel: von aktiver NFFE zu passiver NFFE, da der Anteil der passiven Einnahmeeinkünfte über 50 Prozent der Gesamteinnahmen gestiegen ist oder die produzierende, handelnde oder dienstleistungserbringende Gesellschaft zur Holdinggesellschaft umgewandelt wurde).

Wer erhält das Formular?

Das ausgefüllte Formular ist immer an den „Withholding Agent“, also den amerikanischen Geschäftspartner oder sonstigen zahlenden US-Vertragspartner, und nicht an den IRS abzugeben.

Vorsicht vor gefälschten W-8BEN-Fomularen

Der IRS warnt vor betrügerischen E-Mails und Faxen, in denen Empfängerinnen oder Empfänger dazu aufgefordert werden, das W-8BEN-Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie ihres Reisepasses an die Behörde zurückzufaxen.
Die E-Mails tragen mitunter die Absenderadresse „Department of Treasury Internal Revenue Service” oder „United States Department of Treasury”. Die Absenderadresse lautet mitunter no.reply@irs.gov oder no-reply@irs.gov.org, der Betreff kann beispielsweise „MID YEAR-NON-RESIDENT ALIEN TAX EXEMPTION UPDATE” oder Ähnliches lauten.
In der E-Mail erfolgt die Aufforderung, das Formular auszufüllen und zusammen mit einer Kopie des Reisepasses zurückzufaxen. Allerdings ist das angehängte Formular in der Regel oft veraltet oder für Unternehmen nicht geeignet, da diese bereits das neue W-8 BEN-E-Formular nutzen müssen.
Bitte beachten Sie auch, dass das Original-Formular acht Seiten umfasst. Darüber hinaus ist das W-8BEN-Formular nicht bei der Steuerbehörde, sondern bei der amerikanischen Geschäftspartnerin oder dem amerikanischen Geschäftspartner (Withholding Agent) einzureichen, der für die Einbehaltung der Quellensteuer verantwortlich ist.
Die IRS verlangt keine persönlichen Dokumente wie den Reisepass oder Ähnliches. Zudem erfolgt offizieller Schriftverkehr des IRS grundsätzlich nicht in dieser Form per unaufgeforderter E-Mail mit der Bitte um Übersendung sensibler Unterlagen. Unternehmen, die solche gefälschten E-Mails erhalten, können diese für Dokumentationszwecke an die folgende Adresse der Steuerbehörde weiterleiten: phishing@irs.gov.
Den offiziellen Warnhinweis der US-Steuerbehörde (IRS) finden Sie auf der Homepage des IRS.
Hinweis: Das Ausfüllen der Formulare sollte mit einem steuerlichen Berater oder einer steuerlichen Beraterin abgestimmt werden.Die von uns zusammengetragenen Informationen wurden mit größtmöglicher Sorgfalt recherchiert. Eine Haftung für die Richtigkeit der Angaben kann dennoch nicht übernommen werden.