Recht und Steuern

Die Einführung der Elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich

Neue Umsatzsteuerregelung ab 2025: E-Rechnung für alle Unternehmen

Seit 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von März 2024 im Rahmen der EU-Initiative ViDA, die Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und das Meldesystem für Umsatzsteuer modernisieren soll. Die E-Rechnung ist der erste Schritt, während das vollständige elektronische Meldesystem voraussichtlich erst 2030–2032 umgesetzt wird.
Mit Schreiben vom 15. Oktober 2026 hat das Bundesministerium der Finanzen (BMF) zahlreiche offene Praxisfragen zur E-Rechnung beantwortet und die bisherigen Verwaltungsanweisungen aus den Jahren 2024 und 2025 ergänzt. Das Schreiben enthält wichtige Klarstellungen und Erleichterungen, insbesondere für Anzahlungs- und Endrechnungen, Bauleistungen sowie Bonus- und Rabattvereinbarungen. Gleichzeitig konkretisiert es die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung und den strukturierten Datensatz einer E-Rechnung.
Neben der gesetzlichen Pflicht lohnt sich die Umstellung auch wirtschaftlich: E-Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse und senken Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung.

Was ist eine E-Rechnung?

Seit dem 1. Januar 2025 wird zwischen E-Rechnungen und sonstige Rechnungen unterschieden.
Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem festgelegten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. PDF-Dateien, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als E-Rechnung.
Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen oder jedenfalls die Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglichen, das CEN 16931 entspricht oder mit diesem interoperabel ist. Beispiele hierfür sind die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Rechnungsformaten soll jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.
Die Pflichtangaben auf Rechnungen und die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung bleiben materiell-rechtlich hingegen weitestgehend unverändert.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft ausschließlich steuerbare Lieferungen oder sonstige Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (Business to Business - B2B). Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind.
Wenn eines der beiden Unternehmen nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung oder zum Empfang von E-Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Auch Unternehmer, die lediglich umsatzsteuerlich in Deutschland registriert sind, müssen keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen. Ausländische Unternehmer sind nur dann zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sie über eine feste Niederlassung (Betriebsstätte) in Deutschland verfügen. In solchen Fällen muss geprüft werden, ob die feste Niederlassung am Umsatz beteiligt ist, also ob sie den Umsatz erbringt oder empfängt.

Übergangsregelungen

Für die Ausstellungspflicht, nicht aber für den Empfang von E-Rechnungen, sind Übergangsregelungen vorgesehen.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen gibt es für den Versand von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) hingegen bis 31.12.2027 Übergangsregelungen.
Die Übergangsfristen für E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland im Überblick:
Jahr
Sonstige Rechnungen (mit Zustimmung des Empfängers)
Rechnungen im EDI-Format
E-Rechnung (konform zu EN 16931)
2025 Erlaubt Erlaubt Erlaubt
2026 Erlaubt Erlaubt Erlaubt
2027 Erlaubt bei Vorjahresumsatz ≤ 800.000 €, darüber nicht erlaubt Erlaubt (umsatzunabhängig) Erlaubt
2028 Nicht erlaubt Nicht erlaubt Erlaubt
Bitte beachten Sie die Differenzierung für das Jahr 2027: Die Ausstellung sonstiger Rechnungen (Papier oder anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers) bleibt bis zum 31.12.2027 nur für Rechnungsaussteller zulässig, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überstieg, für das EDI-Verfahren gilt diese Grenze nicht. Die E-Rechnungspflicht greift daher ab dem 1.1.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € und ab dem 1.1.2028 ausnahmslos für alle Unternehmen. Wer nur die Tabelle liest, sollte als kleiner Betrieb also nicht annehmen, schon 2027 umstellen zu müssen.
Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2026).
Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 € betrug (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2027 und 31.12.2027).
Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung inanderen elektronischen Formats (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027).

Ab dem 1.1.2028 sind alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet; das EDI-Übermittlungsverfahren kann danach weiterhin genutzt werden, sofern das Rechnungsformat der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Neue Klarstellungen des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2026

Das aktuelle BMF-Schreiben greift zahlreiche praktische Schwierigkeiten bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht auf. Insbesondere bei komplexen Abrechnungsprozessen und umfangreichen Leistungsbeschreibungen schafft es zusätzliche Rechtssicherheit.

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen

Eine wichtige Erleichterung betrifft Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen. Diese müssen nicht nachträglich als E-Rechnung übermittelt werden, wenn sie vor Eintritt der jeweils geltenden E-Rechnungspflicht ausgestellt wurden. Auch für Endrechnungen verlängert das BMF eine bestehende Vereinfachungsregelung erheblich: Bis zum 30. Juni 2030 dürfen bereits vereinnahmte Teilentgelte weiterhin vereinfacht in der Endrechnung abgesetzt werden. Hierfür können Unternehmen entweder die Felder BT-113 („Paid amount“) und BT-22 („Invoice note“) nutzen oder die erforderlichen Detailangaben in einer eingebetteten Anlage darstellen.
Insbesondere für Unternehmen mit langfristigen Projekt-, Anlagen- und Bauverträgen bedeutet dies zusätzliche Planungssicherheit und mehr Zeit für die technische Anpassung ihrer ERP- und Fakturierungssysteme.

Bauleistungen und umfangreiche Leistungsverzeichnisse

Für die Bauwirtschaft enthält das BMF-Schreiben eine praxisrelevante Erleichterung. Die Finanzverwaltung erkennt an, dass umfangreiche Leistungsverzeichnisse derzeit nicht vollständig im strukturierten Kerndatenmodell der E-Rechnung abgebildet werden können. Deshalb wird es vorerst nicht beanstandet, wenn im strukturierten Teil der Rechnung lediglich die einzelnen Gewerke mit den jeweiligen Summen ausgewiesen werden und die detaillierte Aufschlüsselung als eingebettete Anlage beigefügt wird. Voraussetzung ist, dass im strukturierten Datensatz eindeutig auf die eingebettete Anlage verwiesen wird.

Anforderungen an die Leistungsbeschreibung

Neben den Erleichterungen konkretisiert das BMF die Anforderungen an die Leistungsbeschreibung im strukturierten Datensatz. Künftig müssen insbesondere folgende Informationen ausreichend konkret enthalten sein:
  • Leistungsart,
  • Leistungsumfang,
  • Leistungsgehalt,
  • gegebenenfalls Leistungsort.
Die Angaben müssen so gestaltet sein, dass die steuerliche Einordnung des Umsatzes und die grundsätzliche Berechtigung zum Vorsteuerabzug nachvollzogen werden können. Es genügt daher nicht, wesentliche Informationen ausschließlich in PDF-Anlagen oder anderen Anhängen bereitzustellen. Die erforderlichen Angaben müssen grundsätzlich bereits im strukturierten Datensatz enthalten sein. Für Unternehmen kann dies Anpassungen bei Stammdaten, Rechnungsvorlagen und ERP-Systemen erforderlich machen.

Erleichterungen bei Bonus-, Rabatt- und Skontovereinbarungen

Auch bei nachträglichen Entgeltminderungen schafft das BMF zusätzliche Erleichterungen. Ein allgemeiner Hinweis auf bestehende schriftliche Bonus-, Rabatt- oder Skontovereinbarungen ist künftig ausreichend, sofern die entsprechenden Unterlagen kurzfristig vorgelegt und eindeutig geprüft werden können. Darüber hinaus muss eine Rechnung nicht allein deshalb berichtigt werden, weil sich eine solche Vereinbarung nach Ausstellung der Rechnung ändert. Das ist insbesondere für Unternehmen mit komplexen Rahmenvereinbarungen und nachträglichen Bonusabrechnungen von Bedeutung.

Technische Fehler und Vorsteuerabzug

Das BMF stellt außerdem klar, dass ein technischer Geschäftsregelfehler innerhalb des EN-16931-Standards nicht automatisch dazu führt, dass umsatzsteuerlich keine ordnungsgemäße E-Rechnung mehr vorliegt. Entscheidend ist vielmehr, ob die gesetzlichen Pflichtangaben nach §§ 14 und 14a UStG vollständig und zutreffend enthalten sind. Damit unterscheidet die Finanzverwaltung zwischen technischen Validierungsfehlern und umsatzsteuerlich relevanten Mängeln. Nicht jeder technische Fehler führt somit automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Unternehmen sollten ihre Rechnungen dennoch sorgfältig validieren, um technische Probleme und Rückfragen zu vermeiden.

Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht: Keine Ordnungswidrigkeit

Eine weitere Klarstellung betrifft mögliche Sanktionen: Nach ausdrücklicher Auffassung des BMF stellt die Ausstellung einer sonstigen Rechnung anstelle einer verpflichtenden E-Rechnung keine Ordnungswidrigkeit nach § 26a Abs. 2 Nr. 1 UStG dar. Die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung einer E-Rechnung bleibt davon unberührt. Das BMF stellt lediglich klar, dass ein entsprechender Verstoß nicht automatisch einen Bußgeldtatbestand nach dieser Vorschrift erfüllt.

Übermittlungsweg

Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen. In den meisten Fällen wird jedoch die Bereithaltung eines E-Mail-Postfachs ausreichen.
Über das ELSTER-Portal steht ein kostenfreier Viewer zur Verfügung, mit dem E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD sichtbar gemacht werden können. Er ermöglicht jedoch nur die Anzeige und Prüfung, nicht die Erstellung eigener E-Rechnungen. Für die eigenständige Ausstellung gibt es mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen von Dienstleistern.

Empfehlungen von Softwarelösungen

Mitgliedsunternehmen fragen häufig nach konkreten Softwareempfehlungen für die E-Rechnung. Wir dürfen jedoch keine konkrete Software empfehlen, verweisen aber auf die alphabetische Marktübersicht von Anbietern von E-Rechnungslösungen der IHK für München und Oberbayern.
Hinweis: Die IHK für München und Oberbayern stellt eine alphabetische Marktübersicht von Anbietern von E-Rechnungslösungen bereit. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und enthält keine Wertung. Die Aufnahme eines Anbieters stellt weder durch uns noch durch die IHK für München und Oberbayern eine Empfehlung oder Prüfung dar. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Übersicht wird keine Gewähr übernommen. Für die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie die Angaben hierzu sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

Ausnahmen

Ausnahmen greifen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro, vgl. § 33 UStDV) sowie Verkäufe von Fahrausweisen. Diese können weiterhin in anderen Formaten als E-Rechnungen übermittelt werden, beispielsweise in Papierform.

Veranstaltung

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