Die Einführung der Elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich

Seit 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von März 2024 im Rahmen der EU-Initiative ViDA, die Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und das Meldesystem für Umsatzsteuer modernisieren soll. Die E-Rechnung ist der erste Schritt, während das vollständige elektronische Meldesystem voraussichtlich erst 2030–2032 umgesetzt wird.

Neben der gesetzlichen Pflicht lohnt sich die Umstellung auch wirtschaftlich: E-Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse und senken Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung.

Seit dem 1. Januar 2025 werden Rechnungen nur noch in E-Rechnungen oder in sonstige Rechnungen unterschieden.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem festgelegten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. PDF-Dateien, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als E-Rechnung.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen oder jedenfalls die Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglichen, das CEN 16931 entspricht oder mit diesem interoperabel ist. Beispiele hierfür sind die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Rechnungsformaten soll jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.

Die Pflichtangaben auf Rechnungen und die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung bleiben materiell-rechtlich hingegen weitestgehend unverändert.

Die Verpflichtung zur E-Rechnungen betrifft ausschließlich steuerbare Lieferungen oder sonstige Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (Business to Business - B2B).

Wenn eines der beiden Unternehmen nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung oder zum Empfang von E-Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Auch Unternehmer, die lediglich umsatzsteuerlich in Deutschland registriert sind, müssen keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen. Ausländische Unternehmer sind nur dann zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sie über eine feste Niederlassung (Betriebsstätte) in Deutschland verfügen. In solchen Fällen muss geprüft werden, ob die feste Niederlassung am Umsatz beteiligt ist, also ob sie den Umsatz erbringt oder empfängt.

Für die Ausstellungspflicht, nicht aber für den Empfang von E-Rechnungen, sind Übergangsregelungen vorgesehen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen gibt es für den Versand von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) hingegen bis 31.12.2027 Übergangsregelungen.

Die Übergangsfristen für E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland im Überblick:

Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2026).

Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr < 800.000 € (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2027 und 31.12.2027).

Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung via anderen elektronischen Formats (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027).

Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen. In den meisten Fällen wird jedoch die Bereithaltung eines E-Mail-Postfachs ausreichen.

Die Finanzverwaltung plant, Unternehmen mit einem Tool zur Erstellung und Visualisierung von E-Rechnungen zu unterstützen. Daneben sind zahlreiche Dienstleister bereits in der Entwicklungs- und/oder Implementierungsphase von Softwarelösungen für Unternehmer.

Ausnahmen greifen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro, vgl. § 33 UStDV) sowie Verkäufe von Fahrausweisen. Diese können weiterhin in anderen Formaten als E-Rechnungen übermittelt werden, beispielsweise in Papierform.