Die Einführung der Elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich

Seit 1. Januar 2025 gilt für B2B-Umsätze die Pflicht zur elektronischen Rechnung (E-Rechnung). Grundlage ist das Wachstumschancengesetz von März 2024 im Rahmen der EU-Initiative ViDA, die Umsatzsteuerbetrug bekämpfen und das Meldesystem für Umsatzsteuer modernisieren soll. Die E-Rechnung ist der erste Schritt, während das vollständige elektronische Meldesystem voraussichtlich erst 2030–2032 umgesetzt wird.

Neben der gesetzlichen Pflicht lohnt sich die Umstellung auch wirtschaftlich: E-Rechnungen vereinfachen Geschäftsprozesse und senken Kosten für Porto, Archivierung und Buchhaltung.

Seit dem 1. Januar 2025 wird zwischen E-Rechnungen und sonstige Rechnungen unterschieden.

Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung, die in einem festgelegten Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. PDF-Dateien, Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen gelten nicht als E-Rechnung.

Das strukturierte elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (CEN-Norm EN 16931) entsprechen oder jedenfalls die Extraktion der erforderlichen Angaben in ein Format ermöglichen, das CEN 16931 entspricht oder mit diesem interoperabel ist. Beispiele hierfür sind die XRechnung oder das hybride ZUGFeRD-Format. Bei hybriden Rechnungsformaten soll jedoch nur der strukturierte Teil maßgeblich sein.

Die Pflichtangaben auf Rechnungen und die umsatzsteuerlichen Vorgaben zur Rechnungsstellung bleiben materiell-rechtlich hingegen weitestgehend unverändert.

Die Verpflichtung zur E-Rechnung betrifft ausschließlich steuerbare Lieferungen oder sonstige Leistungen zwischen im Inland ansässigen Unternehmen (Business to Business - B2B). Ausgenommen sind Rechnungen über Leistungen, die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind.

Wenn eines der beiden Unternehmen nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung oder zum Empfang von E-Rechnungen nach deutschem Umsatzsteuerrecht. Auch Unternehmer, die lediglich umsatzsteuerlich in Deutschland registriert sind, müssen keine E-Rechnungen ausstellen oder empfangen. Ausländische Unternehmer sind nur dann zur Nutzung von E-Rechnungen verpflichtet, wenn sie über eine feste Niederlassung (Betriebsstätte) in Deutschland verfügen. In solchen Fällen muss geprüft werden, ob die feste Niederlassung am Umsatz beteiligt ist, also ob sie den Umsatz erbringt oder empfängt.

Für die Ausstellungspflicht, nicht aber für den Empfang von E-Rechnungen, sind Übergangsregelungen vorgesehen.

Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Aufgrund des erwarteten Umsetzungsaufwandes für die Unternehmen gibt es für den Versand von E-Rechnungen (Ausgangsrechnungen) hingegen bis 31.12.2027 Übergangsregelungen.

Die Übergangsfristen für E-Rechnungen im B2B-Geschäftsverkehr in Deutschland im Überblick:

Bitte beachten Sie die Differenzierung für das Jahr 2027: Die Ausstellung sonstiger Rechnungen (Papier oder anderes elektronisches Format mit Zustimmung des Empfängers) bleibt bis zum 31.12.2027 nur für Rechnungsaussteller zulässig, deren Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 800.000 € nicht überstieg, für das EDI-Verfahren gilt diese Grenze nicht. Die E-Rechnungspflicht greift daher ab dem 1.1.2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € und ab dem 1.1.2028 ausnahmslos für alle Unternehmen. Wer nur die Tabelle liest, sollte als kleiner Betrieb also nicht annehmen, schon 2027 umstellen zu müssen.

Bis Ende 2026: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2025 und 31.12.2026).

Bis Ende 2027: Rechnungsstellung auf Papier oder anderem elektronischen Format (bei Zustimmung des Empfängers) möglich, sofern Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr höchstens 800.000 € betrug (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2027 und 31.12.2027).

Bis Ende 2027 (umsatzunabhängig): Rechnungsausstellung inanderen elektronischen Formats (bei Zustimmung des Empfängers), wenn die Rechnung mittels EDI-Verfahren übermittelt wird (betrifft Umsätze zwischen dem 1.1.2026 und 31.12.2027).

Ab dem 1.1.2028 sind alle Unternehmen zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet; das EDI-Übermittlungsverfahren kann danach weiterhin genutzt werden, sofern das Rechnungsformat der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.

Aktuell gibt es keine gesetzlichen Vorgaben zum Übermittlungsweg von E-Rechnungen. In den meisten Fällen wird jedoch die Bereithaltung eines E-Mail-Postfachs ausreichen.

Über das ELSTER-Portal steht ein kostenfreier Viewer zur Verfügung, mit dem E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD sichtbar gemacht werden können. Er ermöglicht jedoch nur die Anzeige und Prüfung, nicht die Erstellung eigener E-Rechnungen. Für die eigenständige Ausstellung gibt es mittlerweile zahlreiche Softwarelösungen von Dienstleistern.

Mitgliedsunternehmen fragen häufig nach konkreten Softwareempfehlungen für die E-Rechnung. Wir dürfen jedoch keine konkrete Software empfehlen, verweisen aber auf die alphabetische Marktübersicht von Anbietern von E-Rechnungslösungen der IHK für München und Oberbayern.

Hinweis: Die IHK für München und Oberbayern stellt eine alphabetische Marktübersicht von Anbietern von E-Rechnungslösungen bereit. Die Übersicht erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit und enthält keine Wertung. Die Aufnahme eines Anbieters stellt weder durch uns noch durch die IHK für München und Oberbayern eine Empfehlung oder Prüfung dar. Für Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Übersicht wird keine Gewähr übernommen. Für die angebotenen Produkte und Dienstleistungen sowie die Angaben hierzu sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

Ausnahmen greifen für Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro, vgl. § 33 UStDV) sowie Verkäufe von Fahrausweisen. Diese können weiterhin in anderen Formaten als E-Rechnungen übermittelt werden, beispielsweise in Papierform.