Aufzeichnungspflichten nach dem Mindestlohngesetz

1. Allgemeines

Arbeitgeber in bestimmten Branchen sowie bei geringfügig Beschäftigten (Minijobs) müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Beschäftigten spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG). Die Form der Dokumentation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben; sie kann in Papierform, elektronisch (z. B. Excel) oder über Zeiterfassungssysteme erfolgen. Der Arbeitgeber kann die Dokumentationspflicht auf die Arbeitnehmer übertragen, bleibt aber für die Ordnungsgemäßheit verantwortlich. Eine Vorlage finden Sie zudem auf der Website des BMAS sowie im Downloadbereich.

2. Betroffene Branchen und Personengruppen

Die Aufzeichnungspflicht gilt für Arbeitgeber in den in § 2a SchwarzArbG genannten Branchen (u. a. Baugewerbe, Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, Personenbeförderung, Spedition/Logistik, Gebäudereinigung, Fleischwirtschaft, Wach- und Sicherheitsdienste, Messebau, Forstwirtschaft, Schaustellergewerbe, Prostitutionsgewerbe) sowie für alle Arbeitgeber von Minijobbern (§ 8 Abs. 1 SGB IV), unabhängig von der Branche. Für geringfügige Beschäftigung in Privathaushalten besteht keine Dokumentationspflicht (§ 8a SGB IV).

3. Ausnahmen und Schwellenwerte

Von der Dokumentationspflicht nach § 17 MiLoG sind Arbeitnehmer ausgenommen, deren verstetigtes regelmäßiges Monatsentgelt 4 461 Euro brutto übersteigt oder mehr als 2 974 Euro brutto beträgt und für die letzten zwölf Monate nachweislich gezahlt wurde (§ 1 MiLoDokV). Für Minijobber gilt die Dokumentationspflicht branchenunabhängig und ohne Schwellenwert. Auch für im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers besteht keine Aufzeichnungspflicht (§ 1 Abs. 2 MiLoDokV); bei juristischen Personen oder Personengesellschaften kommt es auf die Beziehung zum vertretungsberechtigten Organ an.

4. Erleichterung bei mobilen Tätigkeiten

Für Arbeitnehmer mit ausschließlich mobilen Tätigkeiten, die ihre tägliche Arbeitszeit eigenverantwortlich einteilen und keinen Vorgaben zu Beginn und Ende der Arbeitszeit unterliegen, genügt die Aufzeichnung der reinen Dauer der täglichen Arbeitszeit (§ 1 MiLoAufzV). Beispiele sind Zusteller, Abfallsammler, Straßenreiniger, Gütertransport und Personenbeförderung.

5. Arbeitszeitgesetz und weitere branchenspezifische Pflichten

Nach § 16 Abs. 2 ArbZG müssen Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit sowie Arbeitszeiten an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen und diese mindestens zwei Jahre aufbewahren. Für bestimmte Branchen und Tätigkeiten (z. B. Fleischwirtschaft, Arbeitnehmerüberlassung, Entsendung) gelten weitergehende oder spezielle Aufzeichnungspflichten.

6. Aufbewahrung und Kontrolle

Die Aufzeichnungen sind in deutscher Sprache im Inland bereitzuhalten und müssen dem Zoll oder der Aufsichtsbehörde auf Verlangen am Beschäftigungsort vorgelegt werden (§ 17 Abs. 2 MiLoG). Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten können als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

7. Weitere Informationen

Weitere Informationen finden Sie auf der Website des deutschen Zolls.
Grundsätzliche Informationen erhalten Sie über unser Merkblatt zum gesetzlichen Mindestlohn.
Hinweis
Dieses Merkblatt soll - als Service Ihrer IHK - nur erste Hinweise geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden.