USA

USA-Geschäft: Wann die Steuerpflicht beginnt.

Unterschiedliche Steuerarten auf Bundes- und Bundesstaatenebene, verschiedene Sätze für dieselben Steuerarten, Registrierungs- und Meldepflichten ab gewissen Umsatzschwellen oder doch nur beim Verkauf bestimmter Produkte, diverse Formulare zur US-Quellensteuer, steuerliche Regeln der Mitarbeiterentsendung oder andere lokale Besonderheiten: Das US-System folgt eigenen Regeln, die sich deutlich von deutschen und europäischen Strukturen deutlich unterscheiden.

Gerade deshalb werden steuerliche Pflichten in den USA häufig später erkannt als erwartet – manchmal mit kostspieligen Folgen. Denn eine Steuerpflicht entsteht hier längst nicht nur durch eine eigene Niederlassung oder ein Projekt vor Ort, sondern kann auch durch den Verkauf von Produkten oder vielleicht auch nur durch Dienstleistungen, ein Warenlager, die Zusammenarbeit mit Vertriebspartnern vor Ort oder die Entsendung von Mitarbeitenden entstehen.

Wir haben mit dem US-Steuerexperten Maik Friebe, WP, StB, CPA und Partner bei Rödl in Atlanta, darüber gesprochen, worauf deutsche Unternehmen beim Geschäft mit den USA achten sollten und wo besonders häufig Fehler gemacht werden.

USA-Steuern: 50 Staaten, viele Regeln

Viele Unternehmen vergleichen die USA intuitiv mit Deutschland. Warum dieser Vergleich hinkt, erklärt Steuerberater Friebe: „Zwar werden auch in den USA Steuern auf Bundes-, Bundesstaaten- und teilweise kommunaler Ebene erhoben. Der entscheidende Unterschied ist aber, dass die US-Bundesstaaten deutlich mehr Freiheit haben als deutsche Bundesländer. Das führt dazu, dass Steuerarten, Steuersätze und sogar die Frage, ob überhaupt eine Steuer erhoben wird, von Staat zu Staat unterschiedlich beantwortet werden. Was in Kalifornien gilt, kann in Texas oder Florida völlig anders aussehen. Das vermutlich prominenteste Beispiel für die Autonomie der Bundesstaaten ist die Sales Tax. In Deutschland ist die Umsatzsteuer landesweit einheitlich geregelt. 19 Prozent oder 7 Prozent. In den USA sind die einzelnen Bundesstaaten – jeder für sich selbst – für die Erhebung der Sales Tax verantwortlich und entscheiden damit auch autonom, welche Waren oder Dienstleistungen überhaupt steuerpflichtig sind, und welcher Steuersatz gilt. Das Ergebnis: Colorado veranschlagt 2,9 Prozent, Kalifornien 7,5 Prozent und Alaska, Oregon oder Montana verzichten völlig auf die Steuer. Solche Unterschiede gibt es aber auch bei der der Income Tax oder der Franchise Tax. Manche Bundesstaaten verdienen mit ihr ganz gut, anderen erscheint sie überflüssig. Auch bei den lokalen Abgaben gibt es teilweise massive Unterschiede zwischen den Bundesstaaten.“

Welche Steuer tatsächlich greift, hängt immer vom konkreten Sachverhalt ab. Der größte Irrtum aber ist zu vermuten, dass erst ein Büro, eine Tochtergesellschaft oder eine Produktion vor Ort steuerliche Pflichten auslöst. Diese können beispielsweise auch durch die Nutzung eines Warenlagers – übrigens auch eines fremden – Mitarbeitenden in den USA, Cookies auf Servern oder Affilliate Marketing ausgelöst werden. Oder durch die Höhe der Umsätze oder Anzahl der Transaktionen, die in den USA gemacht werden.

Sales Tax: Das amerikanische Minenfeld

Die Sales Tax kommt grundsätzlich immer dann zum Tragen, wenn materielle Güter in einem Bundesstaat verkauft oder bestimmte Dienstleistungen erbracht werden. Sie wird, ebenso wie die deutsche Umsatzsteuer, in der Regel dem Endverbraucher auferlegt. Einbehalten und abführen muss sie der Verkäufer.

Der Verkauf von Waren an Produktionsunternehmen oder Wiederverkäufer kann komplett oder zumindest teilweise – das hängt einmal wieder von der Gesetzgebung der einzelnen Bundesstaaten ab – von der Sales Tax befreit werden. Allerdings kann die die Höhe des Umsatzes oder auch die Anzahl der Transaktionen eine Steuerpflicht in den USA bedingen.

„Economic Nexus nennen wir das hier“, erklärt Friebe. „Wer bestimmte Umsatz- oder Transaktionsschwellen überschreitet, wird steuerpflichtig – auch ohne physische Präsenz in den USA. Wann, das ist von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedliche. In Kalifornien liegt die Grenze beispielsweise bei einem Umsatz von 500.000 US-Dollar. Andere Staaten setzen die Schwelle bereits bei 100.000 US-Dollar an. Technisch gesehen müsste sich das deutsche Unternehmen dann also steuerlich in den USA registrieren, die Steuer auf der Rechnung an den US-Kunden ausweisen und an die Steuerbehörde des Bundesstaates abführen. Im B-2-B Bereich besteht aber die Möglichkeit über das sogenannte „Sales Tax Exemption Certificate“ eine Befreiung von der Sales Tax zu erwirken. Im Privatkundengeschäft gibt es diese Befreiung nicht. Hier ist das Unternehmen zur steuerlichen Registrierung in den USA, dem Einbehalten und Abführen der Sales Tax verpflichtet.

Ein Economic Nexus kann natürlich auch durch den Verkauf von Waren über das Internet ausgelöst werden. Insbesondere dann, wenn ein Warenlager genutzt wird. Große Plattformen, wie Amazon, die Fullfillment Services anbieten, sind heute in den meisten US-Bundesstaaten registriert und übernehmen in vielen Fällen die Erhebung und Abführung der Sales Tax für ihre Kunden. Als sogenannter „Marketplace Facilitator“. Aber nicht alle – es kann also durchaus einen Unterschied machen, ob Waren über Amazon, Etsy, Walmart oder Shopify vertrieben werden. Es liegt damit in der Pflicht des deutschen Anbieters sich mit den Services der Plattformen und tatsächlich auch – gerade, wenn Warenlager genutzt werden – mit der Gesetzgebung der einzelnen US-Bundesstaaten auseinanderzusetzen. Hört sich zunächst einmal kompliziert an, ist es aber eigentlich nicht. Es gibt viele Gemeinsamkeiten. Komplizierter wird es allerdings, wenn Produkte über den eigenen Webshop in die USA verkauft werden. In Abhängigkeit von den Regelungen auf Bundesstaatenebene könnte das deutsche Unternehmen dann gezwungen sein, sich selbst zu registrieren und tatsächlich auch Tax Filings abzugeben.

Dienstleistungen sind hingegen oft weniger problematisch. Sie sind in vielen Bundesstaaten nicht oder nur eingeschränkt sales-tax-pflichtig. Hier macht es auch keinen Unterschied, ob die Dienstleistung vor Ort – also in den USA – oder von Deutschland aus erbracht wird. Abweichungen von dieser Regel gibt es allerdings schon. Software-as-a-Service, IT-Dienstleistungen, Reparaturleistungen oder bestimmte digitale Angebote werden von verschiedenen Bundesstaaten beispielsweise besteuert. Allerdings nicht von allen – und deswegen sollten deutsche Unternehmen tatsächlich prüfen, ob die von ihnen erbrachte Dienstleistung sales-steuerpflichtig ist.“

Gründen, wo die Steuern niedrig sind?

Delaware hat es geschafft sich als Top-Anlaufstelle für die Gründung von Unternehmen einen Namen zu machen. Auch Wyoming, Nevada, Texas oder Florida gelten aufgrund von vermeintlich niedrigen Steuern und geringer Bürokratie als besonders unternehmerfreundlich. Tatsächlich bieten diese Bundesstaaten bestimmten Unternehmen auch gewisse Vorteile, aber nicht in dem Maße wie sie von sich reden machen. Und tatsächlich auch nicht jedem Unternehmen.

Maik Friebe erklärt: „Bei der Standortwahl auf die Steuerhöhen der einen Bundesstaaten zu schauen, macht meines Erachtens wenig Sinn. Sales und Income Tax fallen in der Regel am Erfüllungsort an. Es ist egal ob die Niederlassung eines deutschen Unternehmens in Delaware oder New York ist – wird der Umsatz hauptsächlich in Kalifornien gemacht, dann fällt hier 7,5 Prozent Sales Tax an, sofern das Unternehmen hier einen Nexus begründet. Ebenso könnte Georgia 5,75 Prozent Corporate Income Tax fordern, wenn das deutsche Unternehmen mit Standort in Delaware in Georgia aber ein Warenlager unterhält oder einen Sales Representative beschäftigt. Die größten Vorteile aus steuerlicher und vertriebstechnischer Sicht haben Unternehmen vermutlich bei einer Gründung in Nähe zu ihren Kunden. Daneben sollten Faktoren wie Infrastruktur, Personalverfügbarkeit und mögliche Förderprogramme natürlich ebenfalls in die Überlegungen mit einfließen.“

LLC, Corporation oder Partnership?

In den USA existiert kein bundeseinheitliches normiertes Gesellschaftsrecht. Die Gesetzgebungskompetenz obliegt einmal wieder den Bundesstaaten. Heißt: Jeder Bundesstaat hat seine eigenen Regelungen für Personen- und Kapitalgesellschaften und damit auch seine eigenen Steuerarten und -höhen.

“In der Praxis dominieren die Corporation (Inc.) und Limited Partnership (LP). Die richtige Struktur hängt letztlich von den Gesellschaftern, den Investitionsplänen und der geplanten Gewinnverwendung ab. Die LP kann unter bestimmten Bedingungen gewisse steuerliche Vorteile gegenüber der Corporation haben. Die Gesellschaftsstruktur ist im Vergleich zu einer Inc. allerdings etwas komplizierter. Bei LLCs ist Vorsicht geboten. Sie können aus deutscher Sicht unerwartete steuerliche Konsequenzen haben und sollten deshalb immer individuell geprüft werden.“, empfiehlt Friebe.

Neue Zölle, neue Risiken

Zölle sind längst nicht nur ein Zollthema. Sie beeinflussen Verrechnungspreise, Margen und die Profitabilität von US-Tochtergesellschaften. Besonders kritisch wird es, wenn amerikanische Tochterunternehmen dauerhaft Verluste ausweisen. Das erhöht das Risiko einer Prüfung durch die US-Steuerbehörden erheblich. Unternehmen sollten deshalb ihre Verrechnungspreisstrukturen regelmäßig überprüfen und steuerliche sowie zollrechtliche Aspekte gemeinsam betrachten.

Maik Friebe erklärt: „Erstens können Zölle US-Tochtergesellschaften in die Verlustzone treiben – und Verluste ziehen die genaue Prüfung durch den IRS auf sich. Werden die konzerninternen Verrechnungspreise nicht angepasst, können die zusätzlichen Zollkosten die Margen der US-Gesellschaft erheblich schmälern oder gänzlich aufzehren. Ein Zollsatz von 10 bis 25 Prozent könnte die typische Marge eines Vertriebsunternehmens beispielsweise mühelos aufzehren. Unternehmen, die mit ihren US-Tochtergesellschaften also dauerhaft Verluste erwirtschaften, sind einem hohen Verrechnungspreisrisiko ausgesetzt; denn genau dies zählt zu den häufigsten Auslösern für Betriebsprüfungen durch den IRS bei ausländisch beherrschten US-Gesellschaften.

Zweitens stellt sich die zentrale Frage: Wer trägt die Zollkosten? Dies hängt vom Funktions- und Risikoprofil der jeweiligen Konzerngesellschaften sowie von den in den konzerninternen Vereinbarungen getroffenen Regelungen ab. In vielen Strukturmodellen fungiert die US-Gesellschaft als „Limited-Risk Distributor“, also eine Vertriebsgesellschaft mit begrenztem Risiko). In solchen Fällen wird von ihr üblicherweise erwartet, dass sie eine Routine-Marge erwirtschaftet, jedoch keine außergewöhnlichen Kosten – wie etwa Zölle – absorbiert. Sollte sie diese Kosten dennoch übernehmen, könnten die erzielten Ergebnisse außerhalb des fremdüblichen Korridors (Arm’s-Length-Range) liegen, was entsprechende Risiken und Angriffsflächen schafft. Dieses Thema wird in konzerninternen Vereinbarungen häufig nicht eindeutig geregelt und bedarf daher einer sorgfältigen Überprüfung.

Drittens sind Verrechnungspreise und Zollrecht eng miteinander verknüpft – und stehen oftmals im Konflikt zueinander. Der konzerninterne Verrechnungspreis bildet in der Regel die Bemessungsgrundlage für den Zollwert. Eine Absenkung des Verrechnungspreises kann zwar die Zollbelastung verringern, birgt jedoch das Risiko, dass der IRS verrechnungspreisrechtliche Bedenken anmeldet. Ein hohes Preisniveau mag zwar die verrechnungspreisrechtliche Position absichern, führt jedoch zwangsläufig zu höheren Zollabgaben. Dieses Spannungsverhältnis erhöht das Risiko von Korrekturen seitens der Behörden und erfordert eine enge Abstimmung zwischen der Steuer- und der Zollabteilung.

Viertens kommt der Dokumentation in den Vereinigten Staaten eine entscheidende Bedeutung zu. Im Gegensatz zu Deutschland muss die Verrechnungspreisdokumentation in den USA „contemporaneous“ – also zeitnah – erstellt werden; dies bedeutet, dass sie bereits zum Zeitpunkt der Einreichung der Steuererklärung vorliegen muss. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation setzen sich Unternehmen potenziellen Sanktionen aus, falls der IRS die Angemessenheit der Preisgestaltung anzweifelt.

Schließlich sollten Unternehmen – aus rein praktischer Sicht – proaktiv handeln. Dies umfasst die Überprüfung der bestehenden Verrechnungspreisrichtlinien, die Neubewertung der Profitabilität im Lichte von Zöllen, die Anpassung konzerninterner Vereinbarungen an die wirtschaftliche Realität sowie die Sicherstellung einer Abstimmung zwischen Verrechnungspreis- und Zollaspekten. Auch eine fortlaufende Überwachung über das gesamte Jahr hinweg ist von entscheidender Bedeutung, um unerwartete Verlustpositionen zu vermeiden.“

Steuerfallen bei der US-Entsendung von Mitarbeitern

Grundsätzlich sind natürliche Personen in ihrem Wohnsitzstaat unbeschränkt steuerpflichtig und müssen demzufolge auch dort ihr weltweites Einkommen versteuern. Es kann sich jedoch eine beschränkte Steuerpflicht in den USA durch die Ausübung der Erwerbstätigkeit vor Ort ergeben. Um eine daraus resultierende Doppelbesteuerung zu vermeiden, hat Deutschland mit den USA ein Doppelbesteuerungsabkommen geschlossen. Es gibt aber Fallen, in die deutsche Unternehmen immer wieder tappen.

Maik Friebe erklärt: „Tatsächlich kann bei kurzfristigen Entsendungen die Steuerpflicht eines Mitarbeiters in den USA auf Grund des Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Deutschland vermieden werden, sofern der Mitarbeiter nicht mehr als 183 Tage pro Kalenderjahr in den USA ist und die Vergütung vom deutschen Unternehmen getragen wird. Allerdings lösen die Tätigkeiten des Mitarbeiters in den USA ein Betriebsstättenrisiko für das deutsche Unternehmen in den USA aus, mit der Folge das womöglich sowohl Steuerpflichten auf Bundes- wie auch Bundesstaatenebene in den USA für das Unternehmen entstehen können. Daneben wird gegebenenfalls auch ein Sales-Tax Nexus durch den Mitarbeiter begründet, der das deutsche Unternehmen dann verpflichten würde, sich für die Sales Tax zu registrieren.“

Die Sache mit den W-8-Formularen

Das deutsche Unternehmen mit gewisser Regelmäßigkeit ein W-8BEN, W-8BEN-E oder W-IMY ihrer amerikanischen Kunden erhalten, ist nichts Neues. Es handelt sich hier um ein "Certificate of Foreign Status", einen Nachweis indem nicht in den USA ansässige Personen und ausländischen Unternehmen Ihren Steuerstatus gegenüber dem International Revenue Service (IRS) klären. Der Großteil der deutschen Unternehmen wird mit dem ausgefüllten Dokument vermutlich nur nachweisen, dass die aus den USA generieren Einkünfte in einem direkten Zusammenhang mit einem US-Geschäft besteht, das sie aufgrund des zwischen Deutschland und den USA bestehenden Doppelbesteuerungsabkommen von einer Besteuerung in den USA befreit. Eine Besteuerung in den USA würde hingegen dann Anwendung finden, wenn die Zahlungen aus US-Quellen zu mehr als 50 Prozent aus passiven Einkünften stammen würden. Das können Lizenzgebühren, Zinszahlungen, Renten- und Pensionszahlungen, Mieten, Dividenden, Prämien oder ähnliche oft feste und wiederkehrende Einkünfte sein. So oder so – das Formular ist für deutsche Unternehmen nicht selbsterklärend und auch die Ausfüllhilfe des IRS lässt Fragen unbeantwortet.

Maik Friebe hat dafür Verständnis: „Das Formular ist für deutsche Unternehmen wirklich nicht selbsterklärend. Fehler sehe ich hier oft. Die passieren allerdings nicht nur beim Ausfüllen, sondern auch bei der Formularwahl. Es gibt verschiedene W-8 Formulare: Für Kapitalgesellschaften das W-8BEN-E; für Einzelunternehmen oder natürliche Personen das Formular W-8BEN. Personengesellschaften füllen das Formular W-8IMY und zusätzlich für jeden Gesellschafter ein W-8BEN oder W-8BEN-E Formular, abhängig davon, ob die Gesellschafter wiederum Kapitalgesellschaften oder natürliche Personen sind. Ich weiß, deutsche Unternehmen erhalten die Formulare oft von Ihren US-Kunden – aber die kennen sich mit dem deutschen Gesellschaftsrecht nicht immer aus. So oder so – ein falsch ausgefülltes Formular kann dazu führen, dass der US-Kunde Quellensteuer auf eine Warenlieferung oder Leistung einbehält, wo eigentlich keine Quellensteuer anfallen würde. Das sind 30 Prozent der Gesamtrechnungen. Durch eine sorgfältige Prüfung des eigenen Steuerstatus, die korrekte Auswahl und das korrekte Ausfüllen der Formulare sowie der Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Doppelbesteuerungsabkommen können hingegen unnötige Steuerabzüge vermieden werden.“

Der Rat des Experten

„Die USA bleiben einer der attraktivsten Märkte der Welt. Aber viele Unternehmen beschäftigen sich erst mit steuerlichen Fragen, wenn bereits ein Problem entstanden ist. Mein Rat lautet deshalb: Steuerliche Themen frühzeitig prüfen, bevor Umsätze erzielt werden. Wer die Spielregeln kennt, kann Risiken vermeiden und sich auf das konzentrieren, worum es eigentlich geht – erfolgreiche Geschäfte machen.“

Stand: 30.06.2026