Wie vermeide ich Zahlungsausfälle?

In diesem Merkblatt finden Sie Anregungen, wie Sie Zahlungsausfällen vorbeugen können. Insofern gilt: Vorbeugen ist besser als heilen! Zudem werden Hinweise gegeben, wie mit bereits eingetretenen Problemen umgegangen werden kann.

Informationen über die Geschäftspartner dienen dazu, mögliche Risiken hinsichtlich der Zahlungsfähigkeit frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu ergreifen. Als Informationsquellen bieten sich insbesondere an:

Am einfachsten zugänglich sind die Informationen über Ihre Geschäftspartner, die Sie bereits selbst vorhalten. Voraussetzung für eine gezielte Nutzung dieser Daten ist ein gut organisiertes und gepflegtes Informationsmanagement im Haus. Eine moderne Buchhaltungs-EDV erlaubt es, sich schnell einen Überblick über das Auftragsvolumen eines Kunden, die vereinbarten Zahlungsziele und den Zahlungsstand der Aufträge zu verschaffen. Sie sollten schnell und einfach für jeden Kunden nachvollziehen können, wann mit ihm welche Vereinbarungen getroffen wurden, wann Rechnungen gestellt und ggf. Forderungen angemahnt worden sind. So können Sie auch nachverfolgen, ob der Kunde in der Vergangenheit zuverlässig gezahlt hat.

Bei unserer Handelskammer können Sie Informationen über Gewerbetreibende erhalten, die bei uns Mitglied sind. Bei den im Handelsregister eingetragenen Unternehmen sind dies die Informationen, die auch im Handelsregister verzeichnet sind; bei anderen Gewerbetreibenden sind in der Regel Name, Anschrift und Telefonnummer, Branche und Datum der Gewerbeanmeldung verfügbar. Telefonische Anfragen an unseren Firmendatenservice sind für unsere Kammermitglieder kostenfrei.

Firmendatenservice der Handelskammer Hamburg:
Service-Center
Adolphsplatz 1
20457 Hamburg
Tel.: 36138-138
Fax: 36138-401

Das Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das bei den Amtsgerichten als Registergerichten geführt wird. Es enthält Eintragungen über wichtige Daten von Kaufleuten, die ihren Sitz im Bezirk des betreffenden Amtsgerichts haben. Dazu gehören insbesondere: Firma, Sitz, Gegenstand des Gewerbes, Gesellschafter, vertretungsberechtigte Personen, Haftungskapital bei Kapitalgesellschaften sowie einschneidende Ereignisse wie Liquidation, Insolvenz und Löschung der Firma. Allerdings sind nicht alle Gewerbetreibenden im Handelsregister verzeichnet. Wenn Ihr Geschäftspartner in einem Handelsregister eingetragen ist, finden Sie auf seinem Geschäftspapier einen Hinweis auf das zuständige Amtsgericht sowie die Ordnungsnummer, unter der er dort registriert wurde.

Die Einsicht in das Handelsregister ist kostenfrei; für die Erteilung von Auszügen fallen hingegen Kosten in Höhe von 4,50 EUR je Dokument an.

Das gemeinsame Registerportal der Länder finden Sie hier; das ebenfalls hilfreiche Unternehmensregister hier.

Die Adresse des Hamburger Registergerichts lautet:

Amtsgericht Hamburg (-Mitte)
Registergericht
Caffamacherreihe 20
20355 Hamburg

Bis zum 31. Dezember 2012 wurden eidesstattliche Versicherungen und damit zusammenhängende Informationen in einem Schuldnerverzeichnis beim Amtsgericht aufgezeichnet. Seit dem 1. Januar 2013 existiert ein bundesweites Schuldnerverzeichnis, das Vollstreckungsportal. Derzeit werden beide Verzeichnisse parallel geführt, wobei das hamburgische Schuldnerverzeichnis nach und nach ausläuft; die Daten aus dem hamburgischen Schuldnerverzeichnis werden nicht in das Verzeichnis übernommen.

Hier finden Sie die Seite des Vollstreckungsportals.

Inhaber von Unternehmen, die unserer Handelskammer angehören, können (bei Nachweis eines berechtigten Interesses) auch die monatlich ausgegebenen „Vertraulichen Mitteilungen” abonnieren. Sie erscheinen in unserem Auftrag und enthalten eine aufbereitete Liste mit allen im Schuldnerverzeichnis eingetragenen Personen. Sie können Sie beziehen über den

Verlag Günther Heinrich GmbH
Conventstraße 12
22089 Hamburg
Tel.: 2517665
Fax: 2504286

Sie können Ihren Geschäftspartner bitten, seine Kreditwürdigkeit durch Vorlage einer Selbstauskunft der SCHUFA (Schutzgemeinschaft für allgemeine Kreditsicherung) nachzuweisen oder Ihnen die Einholung einer SCHUFA-Auskunft über seine Hausbank zu gestatten. Die SCHUFA speichert neben allgemeinen Angaben zur Person (wie Name, Vorname, Geburtsdatum, gegenwärtige und frühere Anschrift) bestimmte Informationen, die einen Rückschluss auf die Kreditwürdigkeit zulassen. Dazu gehören beispielsweise die Daten, in deren Weitergabe ein Bankkunde gegenüber seiner Bank eingewilligt hat (etwa Informationen über Bankkonten, Kreditkarten, Kredite und Bürgschaften). Die SCHUFA erhält von vielen Unternehmen weitere Informationen über Vertragsverhältnisse, insbesondere bei Leasing- und Ratenzahlungsverträgen und bei Störungen (etwa Zahlungsverzögerungen, Inkasso und Insolvenz). Aus diesen Daten errechnet die SCHUFA sogenannte „Scores“ – das sind Prozentzahlen, die das Risiko von Zahlungsschwierigkeiten prognostizieren sollen. Diese „Scores“ werden für bestimmte Kategorien von Geschäften und auch als Gesamtwertung angegeben.

Bedenken Sie allerdings, dass sich manche Geschäftspartner durch eine derartige Anfrage abgeschreckt fühlen können.

SCHUFA Holding AG
Kormoranweg 5
65201 Wiesbaden

Schließlich können Sie ohne Kenntnis Ihres Geschäftspartners Bonitätsauskünfte durch die Einschaltung von kommerziellen Wirtschaftsauskunfteien einholen.

Es bestehen unterschiedliche Möglichkeiten, sich durch die Gestaltung der Verträge mit Geschäftspartnern und Kunden gegen deren Zahlungsausfall abzusichern. Im Folgenden stellen wir die gängigsten Praktiken vor.

Ein besonders weitgehendes vertragliches Sicherungsmittel ist die Vereinbarung einer Vorleistungspflicht des Geschäftspartners: Bei der Vorkasse erfolgt die Warenlieferung oder Dienstleistung erst dann, wenn Ihr Geschäftspartner zuvor vollständig gezahlt hat; bei einem Vorschuss muss er zumindest einen Teil der Forderung zuvor beglichen haben. Ob diese Sicherungsmittel für Sie in Betracht kommen, müssen Sie in jedem Einzelfall abwägen: Die Bereitschaft zur Vorleistung wird in der Regel gerade bei neuen Kunden gering sein. Diese könnten sich von einem derartigen Ansinnen eher abgeschreckt führen.

Der Eigentumsvorbehalt ist das klassische Sicherungsmittel des Warenlieferanten - er kommt bei Kaufverträgen und auch bei Werklieferungsverträgen in Betracht, bei denen der Unternehmer eine bewegliche Sache zunächst herstellt und dann liefert.

Der Unternehmer vereinbart hierbei mit dem Abnehmer, dass dieser zwar den Besitz an den Waren sofort erhält, das Eigentum jedoch bis zur vollständigen Zahlung des Kaufpreises beim Verkäufer verbleibt. Bleibt die Zahlung aus, muss dem Käufer in der Regel zunächst eine Frist gesetzt werden; nach deren Ablauf kann der Verkäufer vom Vertrag zurücktreten und die Sache herausverlangen. Ein weiterer Vorteil des Eigentumsvorbehalts ist, dass er dem Verkäufer auch eine Sicherheit für den Insolvenzfall des Käufers bietet – er ist nämlich nicht Insolvenzgläubiger, sondern kann unter bestimmten Voraussetzungen die Aussonderung der Sache verlangen.

Will der Vorbehaltskäufer die Ware vor der vollständigen Zahlung des Kaufpreises weiterveräußern, bietet sich die Vereinbarung eines verlängerten Eigentumsvorbehalts an: Dabei tritt der Vorbehaltskäufer seine Forderungen aus dem Weiterverkauf schon im Voraus an den Verkäufer ab. Gleichzeitig wird regelmäßig der Verkäufer den Vorbehaltskäufer zur Einziehung dieser Forderungen ermächtigen, sodass der Endkunde von dem Eigentumsvorbehalt nichts erfahren muss.

Will der Vorbehaltskäufer die Sache hingegen verarbeiten, besteht die Gefahr eines Eigentumsverlusts durch den Verkäufer. Dem kann durch einen sogenannten Verarbeitungseigentumsvorbehalt begegnet werden, nach dem das Eigentum auch nach der Verarbeitung beim Verkäufer verbleibt.

Schließlich ist es möglich, mit dem Vorbehaltseigentum neben der konkreten Kaufpreisforderung auch noch andere Forderungen des Verkäufers gegen den Käufer zu sichern. Eine solche Konstruktion nennt man erweiterten Eigentumsvorbehalt, weil des Eigentum erst dann übergeht, wenn alle Forderungen, die er umfasst, beglichen sind; wird er auf alle Forderungen aus der laufenden Geschäftsbeziehung zwischen Verkäufer und Käufer bezogen, spricht man von einem Kontokorrentvorbehalt.

Der Eigentumsvorbehalt steht nur dem Lieferanten von Sachen zur Verfügung, da sich nur derjenige das Eigentum vorbehalten kann, der es zuvor hatte. Da das Eigentum an Sachen (bzw. die Inhaberschaft an Forderungen) eine sehr gute Sicherheit darstellt, besteht auch für andere Branchen ein Bedürfnis nach diesem Sicherungsmittel – hier setzt die Sicherungsübereignung (bzw. Sicherungsabtretung) an.

Zunächst wird mit dem Schuldner eine Sicherungsvereinbarung abgeschlossen, in der er sich zur Übereignung bestimmter Sachen oder zur Abtretung bestimmter Forderungen verpflichtet.

Auf der Grundlage der Sicherungsvereinbarung nimmt der Schuldner dann die Übereignung bzw. Abtretung vor. Dabei ist vor allem darauf zu achten, dass die betreffenden Sachen bzw. der Kreis der Forderungen möglichst genau bestimmt werden. Außerdem darf der Wert der Sicherheit nicht außer Verhältnis zu der gesicherten Forderung stehen; auch bei Globalzessionen ist Vorsicht geboten – ansonsten könnte die Sicherungsübereignung wegen Sittenwidrigkeit unwirksam sein.

Eine Abtretung ist ebenfalls nicht immer möglich; ihr kann im Einzelfall ein vertragliches oder gesetzliches Abtretungsverbot entgegenstehen. So können Forderungen beispielsweise nicht abgetreten werden, wenn die Leistung an einen anderen Gläubiger den Inhalt der Forderung verändern würde; auch der Anspruch auf Dienst- und Arbeitsleistungen ist im Zweifel nicht übertragbar. Schließlich ist der Prioritätsgrundsatz zu beachten – eine bereits abgetretene Forderung kann der Schuldner nicht nochmals abtreten, weil sie ihm nicht mehr zusteht.

Wer sich durch Informationen und vertragliche Absicherung noch nicht ausreichend gegen Forderungsausfall geschützt sieht, sollte den Abschluss einer Kreditversicherung in Erwägung ziehen. Hierbei versichern Sie sich gegen den Ausfall einer oder aller Ihrer Forderungen bei einem Versicherungsinstitut. Diese spezialisierten Versicherer werden in der Regel eine Bewertung und Risikoeinschätzung Ihrer Forderungen vornehmen; die Versicherungsprämie wird dann anhand des Ausfallrisikos festgestellt. Da die Prämien bei riskanten Forderungen recht hoch sein können, wird sich der Abschluss einer Kreditversicherung für kleinere und mittelständische Betriebe oftmals nur dann lohnen, wenn schon der Ausfall einer bestimmten Forderung existenzbedrohend für das gesamte Unternehmen sein kann.

Wenn Ihr Schuldner eine berechtigte Forderung nicht begleicht, stellt sich die Frage nach den Reaktionsmöglichkeiten. Haben Sie eine der oben genannten Sicherungsmöglichkeiten gewählt, sind Sie nun im Vorteil: Bei Vorkasse ist ein Zahlungsausfall per Definition ausgeschlossen; beim Eigentumsvorbehalt können Sie – üblicherweise nach einer erfolglosen Fristsetzung – vom Vertrag zurücktreten und die Sache herausverlangen; bei der Sicherungsübereignung bzw. -abtretung regelt die Sicherungsvereinbarung, unter welchen Voraussetzungen Sie auf das Sicherungsgut zugreifen und dieses verwerten können.

Die folgenden Informationen gelten unabhängig davon, ob Sie Sicherungsmittel genutzt haben oder nicht. Sie geben einen allgemeinen Überblick, wie auf die Säumnis von Schuldnern reagiert werden kann.

 Sobald sich abzeichnet, dass eine ausstehende Forderung nicht wie erwartet beglichen wird, sollten Sie folgende Punkte prüfen:

Fällig ist eine Forderung, sobald der Gläubiger die Leistung verlangen kann. Üblicherweise wird der Fälligkeitstermin im Vertrag vereinbart oder ergibt sich aus dem Gesetz. Im Zweifel ist es empfehlenswert, den Fälligkeitstermin explizit im Vertrag zu regeln.

Es gibt unterschiedliche Gründe, weshalb eine Forderung nicht durchsetzbar sein kann. Das häufigste Hindernis dürfte das Entgegenstehen einer Einrede des Schuldners sein – bei einem gegenseitigen Vertrag hat der Schuldner die Einrede des nicht erfüllten Vertrags (§ 320 BGB), wenn er nicht vorleistungspflichtig ist oder sich im Annahmeverzug befindet. Andere Forderungen kann er Ihnen über das allgemeine Zurückbehaltungsrecht (§ 273 BGB) entgegenhalten. Schließlich ist auch an die Einrede der Verjährung zu denken.

Begleicht der Schuldner eine berechtigte Forderung trotz Fälligkeit und Durchsetzbarkeit nicht, so empfiehlt es sich, ihn hinsichtlich dieser Forderung in Verzug zu setzen. Ab dem Eintritt des Verzugs – der zusätzlich voraussetzt, dass der Schuldner die Verzögerung zu vertreten hat – muss dieser für den Verzögerungsschaden einstehen, also beispielsweise für angefallene Dispozinsens und entgangene Anlagezinsen. Daneben sieht § 288 BGB einen pauschalierten Verzugszinssatz sowie eine Pauschale von 40 Euro bei einer Entgeltforderung gegenüber einem Schuldner vor, der nicht Verbraucher ist.

Grundsätzlich wird der Schuldner durch eine Mahnung in Verzug gesetzt. Eine Mahnung ist eine verbindliche Aufforderung an den Schuldner, die Leistung zu erbringen. Sie ist nur wirksam, wenn sie nach oder gleichzeitig mit Eintritt von Fälligkeit und Durchsetzbarkeit erklärt wird. Die Mahnung kann mit einer Fristsetzung verbunden werden, muss es aber nicht; die Fristsetzung ist jedoch vielfach Voraussetzung für weitere Reaktionsmöglichkeiten (etwa Rücktritt und Verlangen nach Schadensersatz statt der Leistung), sodass sie – jedenfalls bei der zweiten Mahnung – erwogen werden sollte. Die Frist muss in der Form angemessen sein, dass ein prinzipiell leistungsbereiter Schuldner die Leistung noch vornehmen könnte.

Dabei ist auch auf eine „gerichtsfeste“ Dokumentation zu achten – eine Mahnung sollte stets schriftlich erfolgen, und je nach Bedeutung entweder per eingeschriebenem Brief versandt oder persönlich bzw. durch einen Boten übergeben werden, um später den Zugang beweisen zu können. Neben der Mahnung führen auch die Zustellung von Klage oder Mahnbescheid zum Eintritt des Verzugs.

Eine Mahnung kann im Einzelfall auch entbehrlich sein, etwa wenn der Zahlungszeitpunkt kalendermäßig bestimmt oder zumindest bestimmbar ist. Dies muss im Vertrag vereinbart werden; eine einseitige Bestimmung durch den Gläubiger ist nicht möglich. Eine solche Vereinbarung hat den Vorteil, dass man sich um eine Mahnung später nicht mehr kümmern muss, sondern der Verzug automatisch eintritt. Eine weitere Erleichterung stellt § 286 Abs. 3 BGB dar, nach dem der Schuldner einer Entgeltforderung auch dann in Verzug kommt, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet.

Ehe man zur Einleitung eines Gerichtsverfahrens streitet, kann sich eine außergerichtliche Lösung anbieten. Weiterführende Informationen zur außergerichtlichen Streitbeilegung haben wir Ihnen in den Artikeln FAQs der Schiedsgerichtsbarkeit, Mediation bei Wirtschaftskonflikten und Schlichtung von Streitigkeiten unter Kaufleuten zusammengestellt.

Erwägen Sie, Ihre Ansprüche gerichtlich geltend zu machen, empfehlen wir Ihnen einen Blick in unser Merkblatt zum Ablauf eines Gerichtsverfahrens in Zivilsachen.