Arbeitsunfähigkeit richtig beurteilen

Erkrankt ein Arbeitnehmer und kann deshalb seine Arbeitsleistung nicht erbringen, muss er bestimmte Anzeige- und Nachweispflichten beachten. Die rechtlichen Grundlagen ergeben sich insbesondere aus § 5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG). Seit dem 2023 erfolgt der Nachweis der Arbeitsunfähigkeit für gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte grundsätzlich elektronisch.

Ab dem 1. Januar 2028 wird neben der vollständigen Arbeitsunfähigkeit auch eine Teilarbeitsunfähigkeit möglich sein.

Krankmeldung – Was müssen Arbeitnehmer beachten?

Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihrem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich mitzuteilen, vgl. § 5 Abs. 1 Satz 1 EFZG. Die Krankmeldung muss bereits zu Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgen, möglichst vor dem regulären Arbeitsbeginn. Dies gilt unabhängig davon, ob eine ärztliche Krankschreibung erforderlich ist. Woran der Arbeitnehmer erkrankt ist, muss er hingegen nicht mitteilen. Die Diagnose gehört zu den besonders geschützten Gesundheitsdaten.
Die Mitteilung kann beispielsweise telefonisch, per E-Mail oder über ein betriebliches Meldesystem erfolgen. Arbeitgeber können hierzu verbindliche organisatorische Vorgaben festlegen. Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor.

Wann ist eine ärztliche Krankschreibung erforderlich?

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, ist grundsätzlich spätestens am darauffolgenden Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung erforderlich. Dabei zählen auch Wochenenden und Feiertage als Kalendertage mit.
Arbeitgeber können jedoch bereits ab dem ersten Krankheitstag eine ärztliche Feststellung verlangen. Eine besondere Begründung ist hierfür grundsätzlich nicht erforderlich.
Dauert die Erkrankung länger als zunächst ärztlich festgestellt, muss der Arbeitnehmer rechtzeitig für eine erneute ärztliche Feststellung sorgen und den Arbeitgeber über die Verlängerung informieren, vgl. § 5 Abs. 1 und 1a EFZG.

Wie funktioniert die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Bei gesetzlich krankenversicherten Arbeitnehmern übermittelt die Arztpraxis die festgestellte Arbeitsunfähigkeit grundsätzlich elektronisch an die Krankenkasse. Der Arbeitgeber ruft die erforderlichen Daten anschließend selbst bei der Krankenkasse ab.
Das Verfahren läuft vereinfacht in vier Schritten ab:
  1. Der Arbeitnehmer meldet sich beim Arbeitgeber krank und teilt die voraussichtliche Dauer mit.
  2. Ein Arzt stellt die Arbeitsunfähigkeit fest und übermittelt die Daten an die Krankenkasse.
  3. Der Arbeitgeber ruft die eAU über sein Entgeltabrechnungsprogramm oder das SV-Meldeportal ab.
  4. Die Krankenkasse übermittelt die verfügbaren Angaben zur Arbeitsunfähigkeit an den Arbeitgeber.
Übermittelt werden insbesondere der Beginn und das Ende der Arbeitsunfähigkeit sowie das Datum der ärztlichen Feststellung. Die Diagnose erhält der Arbeitgeber nicht.

Was gilt bei Rehas und Krankenhausaufenthalten?

Das eAU-Verfahren gilt auch bei stationären Krankenhausaufenthalten und grundsätzlich bei stationären Rehabilitationsmaßnahmen gesetzlich krankenversicherter Beschäftigter. Die entsprechenden Aufenthaltszeiten können Arbeitgeber elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Ein Abruf ist frühestens am Tag nach der Aufnahme sinnvoll, da die Übermittlung zeitversetzt erfolgt.

Für wen gilt die eAU nicht?

Nicht alle Beschäftigten fallen unter das elektronische Verfahren. Insbesondere in folgenden Fällen gelten Besonderheiten:
  • Privat krankenversicherte Arbeitnehmer: Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss weiterhin grundsätzlich selbst beim Arbeitgeber eingereicht werden.
  • Minijobber: Für gesetzlich Krankenversicherte gilt das eAU-Verfahren grundsätzlich ebenfalls. Ausgenommen sind geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten.
  • Erkrankungen im Ausland: Hier gelten besondere Anzeige- und Nachweispflichten nach § 5 Abs. 2 EFZG. Ein regulärer eAU-Abruf ist grundsätzlich nicht möglich.
  • Feststellung durch Privatärzte: Bei Ärzten, die nicht an der vertragsärztlichen Versorgung teilnehmen, greift das reguläre eAU-Verfahren nicht.
  • bei Erkrankung eines Kindes: In diesem Fall müssen Arbeitnehmer dem Arbeitgeber weiterhin eine ärztliche Bescheinigung über die Erkrankung und die erforderliche Betreuung des Kindes vorlegen.

Was gilt bei Zweifeln an der Krankschreibung?

Eine ordnungsgemäß ausgestellte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hat einen hohen Beweiswert. Arbeitgeber müssen eine bescheinigte Arbeitsunfähigkeit jedoch nicht in jedem Fall ungeprüft hinnehmen.

Wann wird der Medizinische Dienst eingeschaltet?

Hat ein Arbeitgeber Zweifel daran, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich arbeitsunfähig ist, kommt eine Überprüfung durch den Medizinischen Dienst (MD) in Betracht.
Nach § 275 Abs. 1 Nr. 3 Buchst. b und Abs. 1a SGB V kann der Arbeitgeber verlangen, dass die zuständige gesetzliche Krankenkasse eine gutachtliche Stellungnahme des Medizinischen Dienstes zur Arbeitsunfähigkeit einholt.
Gesetzlich ausdrücklich genannte Beispiele für mögliche Zweifel sind:
  • auffällig häufige oder auffällig kurze Arbeitsunfähigkeitszeiten,
  • häufige Krankschreibungen zu Beginn oder am Ende einer Arbeitswoche,
  • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen eines Arztes, der durch eine auffällig hohe Zahl ausgestellter Bescheinigungen aufgefallen ist.
Diese Beispiele sind nicht abschließend. Auch andere konkrete Umstände können Zweifel an der Arbeitsunfähigkeit begründen.

Wie läuft die Überprüfung ab?

Der Arbeitgeber wendet sich mit seinem Überprüfungsverlangen an die Krankenkasse des betroffenen Arbeitnehmers. Eine unmittelbare Beauftragung des Medizinischen Dienstes durch den Arbeitgeber ist nicht vorgesehen.
Die Krankenkasse prüft den Sachverhalt und veranlasst gegebenenfalls eine medizinische Begutachtung. Sie kann von einer Beauftragung des Medizinischen Dienstes absehen, wenn sich die medizinischen Voraussetzungen der Arbeitsunfähigkeit bereits eindeutig aus den vorliegenden ärztlichen Unterlagen ergeben.
Kommt der Medizinische Dienst zu einem Ergebnis, das von der ärztlichen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung abweicht, muss die Krankenkasse dies dem Arbeitgeber während des Entgeltfortzahlungszeitraums mitteilen, vgl. § 277 Abs. 2 SGB V. Angaben zur Erkrankung oder Diagnose dürfen dabei nicht übermittelt werden.

Welche Bedeutung hat das Ergebnis für Arbeitgeber?

Die Einschätzung des Medizinischen Dienstes kann für die Beurteilung eines Anspruchs auf Entgeltfortzahlung von Bedeutung sein. Sie ersetzt jedoch nicht die rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Teilkrankschreibung

Ab dem 1. Januar 2028 wird neben der vollständigen Arbeitsunfähigkeit auch eine Teilarbeitsunfähigkeit möglich sein. Gesetzlich krankenversicherte Beschäftigte können dann bei einer voraussichtlich länger andauernden Erkrankung ihre Arbeit teilweise fortsetzen. Voraussetzung sind eine entsprechende ärztliche Feststellung, die Einwilligung des Arbeitnehmers und die Zustimmung des Arbeitgebers. Vorgesehen sind Abstufungen von 25, 50 oder 75 Prozent Arbeitsunfähigkeit. Ziel ist es, die Rückkehr in den Arbeitsalltag zu erleichtern und längere vollständige Arbeitsausfälle zu vermeiden.

Stand: 5. November 2026