Ab 2027 werden digitale Entgeltunterlagen zur Pflicht
Arbeitgeber sind nach § 28f Abs. 1 Satz 1 SGB IV in Verbindung mit § 8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) grundsätzlich verpflichtet, Entgeltunterlagen ordnungsgemäß zu führen. Für die sogenannten begleitenden Entgeltunterlagen ist bereits seit dem 1. Januar 2022 die elektronische Form vorgeschrieben. Arbeitgeber konnten sich davon jedoch auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen. Diese Befreiungsmöglichkeit ist nach § 8 Abs. 3 Satz 2 BVV bis zum 31. Dezember 2026 befristet. Ab dem 1. Januar 2027 gilt die Pflicht daher auch für bislang befreite Betriebe.
Welche Unterlagen sind betroffen?
Erfasst sind insbesondere die in § 8 Abs. 2 BVV genannten Unterlagen, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung der Beschäftigung relevant sind. Dazu gehören beispielsweise Nachweise zur Versicherungspflicht oder Versicherungsfreiheit, Immatrikulationsbescheinigungen sowie Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht bei Minijobs. Auch beitragsrelevante elektronische Meldungen der Krankenkassen sind erfasst.
Bei Anforderung durch einen Sozialversicherungsträger ist grundsätzlich jede Unterlage als separate, lesbare Datei bereitzustellen. Sie muss nach Dokumentenart, Person und Zeitraum eindeutig zugeordnet werden können. Zulässig sind für diesen Zweck unter anderem PDF-Dokumente. Bei Dokumenten mit Unterschriftserfordernis gelten zusätzliche Vorgaben; je nach Vorgehen muss das Papieroriginal neben der elektronischen Fassung aufbewahrt werden.
Keine rückwirkende Digitalisierung bei bewilligter Befreiung
Für Arbeitgeber, deren Befreiung bis Ende 2026 bewilligt wurde, ist eine rückwirkende Digitalisierung der Unterlagen aus dem Befreiungszeitraum nicht zwingend erforderlich. Die elektronische Führung betrifft dann die neuen Tatbestände und Ereignisse ab dem 1. Januar 2027.
Arbeitgeber sollten die verbleibende Zeit nutzen, um die Abläufe zwischen Personalabteilung, Entgeltabrechnung und Steuerberatung abzustimmen und die elektronische Ablage vorzubereiten.
Stand: 30. September 2026