Warum rohe KI-Modelle im Einkauf zum Risiko werden

Der Hype ist groß. Kaum eine Einkaufsorganisation experimentiert derzeit nicht mit KI. Wahrscheinlich haben die meisten im Einkauf bereits mit Copilot oder ChatGPT Aufgaben erledigt: vom Formulieren von Anschreiben über das Generieren von Argumenten und die Recherche von Informationen bis hin zur Kostenrechnung von Komponenten.

Das gelingt mit sehr unterschiedlicher Ergebnisqualität. Während KI-Modelle beim Schreiben und Argumentieren stark sind und bei der Informationsrecherche gemischte bis gute Resultate liefern, sieht die Realität beim Kostenrechnen völlig anders aus.

Wenn Einkäufer sich mit Ergebnissen aus KI-Kostenrechnungen auf Verhandlungen vorbereiten und damit argumentieren, dauert es in der Praxis oft nur wenige Minuten, bis ein erfahrener Vertriebler die Kalkulation zerlegt. Der Grund ist einfach: Die meisten KI-Modelle liefern sprachlich überzeugende Antworten, aber keine belastbaren Kostenmodelle. Wer solche Ergebnisse ungeprüft verwendet, setzt nicht nur seine Glaubwürdigkeit aufs Spiel, sondern schwächt auch seine gesamte Verhandlungsposition.

Dabei wäre eine zuverlässige Kostenrechnung gerade in Verhandlungen der heilige Gral. Denn sie löst gleich mehrere Probleme des Einkaufs. Wer einen Einkäufer schon einmal gefragt hat, wie gut sein Verhandlungsergebnis tatsächlich war, erntet oft Achselzucken. Die ehrliche Antwort lautet meist: Man weiß es nicht, weil die Kalkulation des Lieferanten fehlt.

Der Einkauf muss sich also auf Angebote verlassen, die naturgemäß im Interesse des Lieferanten eher hoch angesetzt sind. Jeder, der mit Lieferanten verhandelt, weiß zudem, wie schwer es ist, schlagkräftige Argumente zu formulieren, jenseits des Standardsatzes: „Der Wettbewerb ist günstiger.“ Wenn dann auch noch alle Angebote auf ähnlichen Preisankern beruhen, wird es schwierig.

Gelänge es jedoch, den Lieferanten mit einer validen Kostenrechnung zu konfrontieren, würde sich das Kräfteverhältnis verschieben. Der Einkauf hätte ein realistisches Verhandlungsziel, belastbare Argumente aus der Abweichung zwischen eigener Rechnung und Angebot sowie einen objektiven Referenzpunkt.

KI-Modelle sind keine Rechenmaschinen, sondern statistische Sprachmodelle. Technisch arbeiten sie mit Wahrscheinlichkeiten für Wörter. Das bedeutet: Sie generieren Text, der plausibel klingt. Sie berechnen jedoch keine deterministischen Ergebnisse. Für alles, was mit Sprache zu tun hat, also etwa Argumente formulieren oder Texte analysieren, sind diese Modelle hervorragend geeignet. Sobald es jedoch um präzise Kostenrechnung geht, entsteht ein Problem: statistische Varianz.

Der gleiche Prompt liefert bei identischen Eingabedaten unterschiedliche Ergebnisse. Vereinfacht gesagt: Die KI macht nicht immer dasselbe. Das kann jeder leicht testen, indem er eine einfache Kostenrechnung mehrfach eingibt und die Preisresultate vergleicht. Das Ergebnis sind teils grobe Ungenauigkeiten, weil Preise nicht berechnet, sondern geschätzt werden. Genau das ist im Einkauf gefährlich. Ein Einkäufer, der ohne Zielpreis in eine Verhandlung geht, verhandelt blind. Ein Einkäufer, der mit einem grob falschen Zielpreis in die Verhandlung geht, handelt fahrlässig.

Die Konsequenz lautet nicht, KI im Einkauf abzulehnen. Im Gegenteil: Richtig eingesetzt ist sie ein massiver Hebel, insbesondere im Cost Engineering. Allerdings unter einer Bedingung: Der Mensch bleibt am Steuer.

Bei einer kalibrierten Methodik werden mehrere Parameter systematisch kombiniert. Dazu gehören die Auswahl geeigneter KI-Modelle, optimierte Modelleinstellungen, eine präzise Prompt-Struktur sowie die algorithmische Validierung der Ergebnisse.

Der Einkäufer bleibt Teil des Prozesses. Seine Rolle besteht darin, die Berechnung mit einer kalibrierten KI durchzuführen und das Ergebnis mit dem Angebot des Lieferanten zu vergleichen. So entsteht das, was im Einkauf entscheidend ist: eine unabhängige Kostenrechnung als Referenzpunkt für die Verhandlung. Die KI übernimmt die Rechenarbeit, der Mensch entscheidet über taktischen Einsatz und Argumentation.

In der Industrie existiert Cost Engineering seit Jahrzehnten. Vor allem in Automotive und Maschinenbau beschäftigen große Unternehmen eigene Abteilungen dafür. Der Grund ist einfach: Kostenmodelle zu entwickeln ist sehr vorteilhaft, aber auch aufwendig. Viele mittelständische Unternehmen konnten oder wollten sich solche Strukturen bislang nicht leisten.

Genau hier schafft KI eine fundamentale Veränderung. Wenn Cost Engineering durch Software und KI plötzlich für viele zugänglich wird, sinken die Einstiegskosten drastisch. Damit können auch kleinere Einkaufsorganisationen auf systematische Kostenmodelle zugreifen.

Historisch hatten Einkäufer ein Problem. Sie wussten oft nicht genau, wie gut sie tatsächlich verhandelt hatten. Ohne belastbare Zielkosten entsteht strukturelle Unsicherheit. Der erste Lieferantenpreis setzt den Anker, der Vertrieb nutzt diesen Effekt systematisch.

Das Ergebnis: Einkäufer reagieren auf überteuerte Angebote, statt die Verhandlung aktiv zu steuern. Gleichzeitig wächst das Misstrauen gegenüber Lieferanten, weil Preise als intransparent wahrgenommen werden.

Mit belastbarer Kostenrechnung verändert sich diese Dynamik. Der Einkäufer geht nicht mehr mit ebenfalls überhöhten Wettbewerbsangeboten als Druckmittel in die Verhandlung, sondern mit einer rationalen Bottom-up-Rechnung. Dann werden Kosten verhandelt statt Rabatte. Mit diesem zahlengetriebenen Ansatz entsteht die Grundlage für bessere Abschlüsse.

Die Zukunft des Einkaufs gehört deshalb einem neuen Profil: Einkäufer, die Kosten verstehen, Daten beherrschen und Verhandlungen führen können. Wer diese Kombination systematisch entwickelt, macht aus nackten Daten echte Verhandlungsmacht.

Dr. Raphael Schoen, Ph. D., ist langjähriger internationaler Praktiker (Carl Zeiss), promoviert in Internationaler Verhandlungsführung (HHL Leipzig) und Gründer des Instituts Global-IQ. Als Experte für internationales Management und Verhandlungen begleitet er Unternehmen bei der Auslandsexpansion und bereitet Teams durch gezieltes interkulturelles Training auf die veränderten Anforderungen globaler Märkte und Lieferketten vor.

Weitere Infos: www.schoen-negotiation.com/verhandlungstraining/