Wie Bürokratie die Wirtschaft lähmt
Bergeweise Formulare, intransparente Vorschriften und stetig wachsende Berichtspflichten – ausufernde Bürokratie kostet Unternehmen viel Zeit und Geld. Drei Unternehmen aus Südhessen berichten über den alltäglichen Irrsinn, mit dem sie konfrontiert werden – und äußern klare Wünsche an Politik und Verwaltung, was besser werden muss.
Text: Stephan Köhnlein
Dieser Vorschlag lässt aufhorchen: Fünf Prozent mehr Steuern würde Jungunternehmer Milan von dem Bussche freiwillig zahlen, wenn im Gegenzug die bürokratischen Hürden für Unternehmen abgebaut würden. Gerade 22 Jahre ist er alt, sein Unternehmen Qitech mit Sitz in Darmstadt ging aus einem Schülerprojekt hervor, entwickelt sich dynamisch – und stößt immer wieder auf bürokratische Hindernisse.
Seine Ursprungsidee war, Material für 3D-Druck herzustellen. Daraus wurde eine Firma, die die entsprechenden Maschinen baut. Mittlerweile fragen auch große Unternehmen vermehrt die Software für die Maschinensteuerung nach. Zwei GmbHs betreibt von dem Bussche heute – eine für Recycling, eine für Maschinenbau. Dort beschäftigt er mittlerweile mehr als 20 Mitarbeiter*innen, vor allem Werkstudierende von der TU Darmstadt.
Jugend darf nicht gründen
Probleme mit Ämtern und Behörden gab es von Anfang an. Obwohl von dem Bussche den Wettbewerb “Jugend gründet” gewonnen hatte, durfte er zunächst nicht gründen, weil er noch nicht 18 war. Sein Antrag wurde nach drei Monaten zudem abgelehnt, weil er zwar eine Einverständniserklärung seiner Eltern beigefügt, aber das Anschreiben selbst unterschrieben hatte. Schließlich übernahm seine ältere Schwester die Geschäftsführung, bis er volljährig war.
Auch der Umzug des Unternehmens über 30 Kilometer von seiner Heimatstadt Oppenheim nach Darmstadt bedeutete einen immensen Verwaltungsaufwand: Notar, Handelsregister, Berufsgenossenschaft, Krankenkassen, Finanzamt und Zoll – überall mussten Ab- und Anmeldungen erfolgen. Und auch jetzt, da sein Unternehmen wächst, ist die Einstellung von Mitarbeiter*innen ein enormer Zeitfresser.
Rund ein Drittel meiner Arbeitszeit geht für Verwaltung und Formulare drauf.Milan von dem Bussche
“Rund ein Drittel meiner Arbeitszeit geht für Verwaltung und Formulare drauf”, sagt von dem Bussche. So würden junge Unternehmer, die innovative Produkte entwickeln, von der Verwaltung ausgebremst. Sein Vorschlag: Statt Dutzender Behörden könnte doch das Finanzamt als ein One-Stop-Shop fungieren, also eine zentrale Sammelstelle. “Ich liebe das Finanzamt”, sagt er ohne jeden Anflug von Ironie. “Wieso kann ich dort nicht alles melden, und die geben es weiter und buchen die Kosten ab? Das machen sie ja mit der Kirchensteuer auch.”
Von dem Bussche ist kein Einzelfall. In einer Studie des Instituts für Mittelstandsforschung vom November 2023 geben mehr als 90 Prozent der Unternehmen für die vergangenen fünf Jahre eine steigende Bürokratiebelastung an. Auch bemängeln sie eine hohe Regulierungsdichte. Für gut 60 Prozent der Unternehmen speist sich die Bürokratiebelastung aus vielen unterschiedlichen Rechtsvorschriften. Die große Mehrheit sieht sich übermäßig vom Gesetzgeber kontrolliert und wünscht sich mehr Vertrauen und Gestaltungsfreiräume.
Für jede Fahrt eine Einzelgenehmigung
Michael Findeiß, Geschäftsführer von Hellmich Kranservice.
Wie Bürokratie sein Geschäft lähmt, erlebt Michael Findeiß ständig. Er ist Geschäftsführer von Hellmich Kranservice in Stockstadt, von der B 44 sind die teils riesigen Gefährte nicht zu übersehen. Hauptproblem seien die Fahrgenehmigungen für Autokrane und Begleitfahrzeuge. Obwohl Hellmich Kranservice seit 30 Jahren mit einer ähnlichen Flotte arbeitet, sei mittlerweile ein Disponent fast ganztägig mit Genehmigungen beschäftigt, denn die rund 25 Krane und sechs Lkw seien alle genehmigungspflichtig. Obwohl die Maschinen unverändert bewegt würden, müsse für jede Bewegung eine Einzelfahrgenehmigung beantragt werden.
Ein Kran kommt zum Einsatz, um eine alte Schilderbrücke auf der A 5 zu demontieren.
Früher gab es Dauergenehmigungen: “Die waren im Regelfall drei Jahre gültig und kosteten 400 bis 900 Euro. Heute zahlt man 1.000 und mehr Euro für ein Jahr – wenn man überhaupt eine bekommt”, sagt Findeiß. Ursache sei ein Gebührenrechner, der Gebühren bundeseinheitlich und transparent machen sollte, aber das Gegenteil bewirke. Früher habe eine Einzelfahrgenehmigung 120 bis 180 Euro gekostet. Heute bekomme man nichts mehr unter 400 Euro. Und von Transparenz könne keine Rede sein. Er nennt ein Beispiel: “Zwei identische Fahrzeuge, die gleiche Strecke, gleicher Zeitraum, gleichzeitig beantragt, aber einmal kostet es 420 und einmal 490 Euro.”
Findeiß stört sich auch an den langen Bearbeitungszeiten. “Wir brauchen mindestens zwei Wochen für eine Fahrgenehmigung – auch für banale Maschinen.” Spontane Einsätze seien kaum möglich. Vor einiger Zeit drohte im Odenwald bei einem Kunden ein Kran umzustürzen. Weil Gefahr im Verzug war, rückte ein Team von Hellmich aus und sicherte den Kran. Doch als man wieder zurückfahren wollte, kam der ortsansässige Polizist und verlangte die Genehmigung für die Rückfahrt, weil ja keine Gefahr mehr im Verzug war. Das Ende der Geschichte: Der Kran stand dort sechs Wochen still.
Eine komplette Branche wird gegängelt, die extrem wichtig für die ganze Bundesrepublik ist.Michael Findeiß
Auch innerstädtische Einsätze seien kompliziert: Jede Kommune habe ihr eigenes Formular und eine andere Bearbeitungszeit. Darmstadt wolle beispielsweise vier Wochen Vorlauf und alles fünffach ausgedruckt. Zudem verlangten Städte immer häufiger für Straßen “Sondernutzungsgebühren”, die oft erst Monate später in Rechnung gestellt würden: “Dann kommt nach neun Monaten eine Rechnung über 600 Euro, und der Kunde sagt: euer Problem.”
Bei diesem Kran, einem HPC 100, liegt die maximale Hakenhöhe bei 51 Metern.
Ohnmachtsgefühle und Fluchtinstinkte
Ein grundsätzliches Umdenken sei notwendig. Die Politik müsse mehr mit der Wirtschaft reden, nicht nur über sie – und sich dabei auch zeigen lassen, dass vieles technisch überholt sei. Digitalisierung sei zwar ein tolles Schlagwort, werde aber in der Praxis teilweise absurd umgesetzt. Beispiel: “Wir müssen seit März 2023 E-Rechnungen an Betriebe des Landes Hessen schicken. Aber Hessen Mobil kann uns keine schicken.” Die Gebührenbescheide seien in 140-seitige PDFs eingebettet: “Der Disponent braucht dann pro Genehmigung erst mal mindestens fünf Minuten, um die Rechnung dort überhaupt zu finden”, erklärt Findeiß mit einem tiefen Seufzen.
Laut der Studie des Instituts für Mittelstandsforschung sind sich nur gut 40 Prozent der Unternehmen sicher, die Rechtsnormen voll umfänglich umzusetzen. Und die Bürokratiebelastung geht dabei weit über Zeit- und Kostenaufwand hinaus. Die “psychologischen Kosten” im Umgang mit Bürokratie wie Wut, Verwirrung, Ohnmachtsgefühle oder Fluchtinstinkt haben für die Mehrheit der Unternehmen mindestens gleiche, wenn nicht sogar höhere Bedeutung.
Ulrich Happel, Geschäftsführer von LaBoom Communication.
Davon kann auch Ulrich Happel ein Lied singen. Er arbeitet seit über zwei Jahrzehnten in der Werbe- und Kommunikationsbranche, war in Agenturen unterschiedlichster Größe tätig. Nach 15 Jahren in einer großen Frankfurter Agentur – die meiste Zeit als Kreativchef – gründete er 2022 gemeinsam mit einer langjährigen Kollegin seine eigene Firma LaBoom Communication mit Sitz in Groß-Gerau. “Wir sind zwei sehr erfahrene Werber, die sich selbstständig gemacht haben”, sagt er.
Das Geschäft läuft gut, die Agentur beschäftigt mittlerweile acht Festangestellte. Doch sobald man mit dem Staat oder Behörden zu tun hat, wird es manchmal kompliziert. Happel beschreibt die Gründung und Verwaltung seines Unternehmens als eine Reihe bürokratischer Hürden. Schon früh habe er gelernt: “Du kannst nicht immer alles richtig machen, weil es oft gar nicht eindeutig ist, was richtig wäre.”
Ich verbringe einen großen Teil meiner Zeit damit, die gleichen Informationen an gefühlt zehn verschiedene Stellen zu schicken.Ulrich Happel
Besonders prägend war für ihn das Thema Rentenversicherung. Als geschäftsführender Gesellschafter war sein Status unklar. “Für ein Statusfeststellungsverfahren bekam ich ein dickes Bündel Formulare, von denen ich einige Seiten ehrlich gesagt nicht verstanden habe«, erzählt er. Auch seine Steuerberaterin kam zunächst nicht weiter. Erst nach monatelangem Schriftverkehr mit der Rentenversicherung und zahlreichen Telefonaten erhielt er schließlich die Mitteilung: ”Glückwunsch, Sie sind selbstständig." Kaum war das Verfahren jedoch abgeschlossen, begann das nächste – die Feststellung seiner Sozialversicherungspflicht. “Es war wieder ein ähnlicher, dicker Bogen mit teilweise den gleichen Fragen”, sagt er mit einer Mischung aus Fassungslosigkeit und Frustration.
“Ich bin es aus meiner Branche gewohnt, dass eine E-Mail oder ein kurzes Telefonat reicht, um eine Sache zu klären”, sagt Happel. “Aber hier war es ein Prozess, an dem viele Leute beteiligt waren und der sich über Jahre hinzog.” Selbst Mitarbeitende in den Behörden seien oft unsicher gewesen. Eine Sachbearbeiterin habe ihm irgendwann offen gesagt: “Bei uns wissen leider auch nicht alle, wie das geht.”
Ein weiteres Dauerthema ist für Happel die Künstlersozialkasse (KSK), an die er in bestimmten Fällen Beiträge für Freelancer abführen muss. Die Regelungen seien so unklar und komplex, dass sich selbst unter Steuerberatern nur wenige wirklich damit auskennen. Und das könne für kleine Agenturen zum Problem werden: “Ich kenne Fälle, in denen hohe Nachforderungen zu echten Schwierigkeiten geführt haben”, sagt er. Sein Vorschlag: “Wenn Agenturen einfach pauschal einen kleinen Teil ihres Umsatzes an die KSK abführen müssten, würde ich das sofort machen.”
Bürokratie als Gründungskiller
Auch bei anderen Vorgängen erlebt Happel Bürokratie in Reinform. Beim Umzug der Agentur innerhalb derselben Gemeinde – einige hundert Meter von der alten Adresse entfernt – wollte er einfach die Adressänderung melden und schrieb eine E-Mail ans Handelsregister. Monate später kam der Bescheid, dass die Änderung nur notariell beglaubigt möglich sei. Für die Beglaubigung habe er rund 1.500 Euro gezahlt und anschließend erfahren, dass die neue Adresse an mehrere Stellen gemeldet werden müsse. “Welche genau, konnte mir aber niemand sagen – aus rechtlichen Gründen.”
Solche Erfahrungen ziehen sich durch seinen Unternehmensalltag. “Es gibt unzählige Dinge, die man erledigen muss, aber keine zentrale Stelle, die einem erklärt, was genau. Da wir zwar unser Handwerk zu 100 Prozent verstehen – aber als kleine Agentur weder einen kaufmännischen Leiter noch eine eigene Verwaltung haben – landet das alles bei mir auf dem Tisch. Und so geht es vielen kleinen Unternehmen.”
Happel fordert, dass Behörden endlich stärker ihre Daten austauschen: “Ich verbringe einen großen Teil meiner Zeit damit, die gleichen Informationen an gefühlt zehn verschiedene Stellen zu schicken.” Für ihn ist das ein strukturelles Problem mit Folgen: “Ich glaube, Bürokratie ist einer der Gründe, warum sich viele Menschen nicht mehr trauen, ein Unternehmen zu gründen.” Sein Fazit fällt entsprechend ernüchternd aus: “Es fühlen sich viele dafür zuständig, Beiträge einzutreiben, aber kaum jemand dafür zuständig, Dinge zu erklären.” Bürokratie koste nicht nur Geld, sondern vor allem Motivation: “Ich will alles richtig machen – aber bei vielen Themen ist das schlicht nicht möglich.”
Leitplanken für eine Neuorientierung
Zwar fordert Politik einerseits öffentlichkeitswirksam Bürokratieabbau, beschließt aber gleich darauf weitere Bürokratiebelastungen. Dies führt in den Unternehmen zu einem ressourcenverschleißenden Kampf gegen Windmühlen. Deshalb hat die IHK Darmstadt einen Grundkanon von Forderungen erarbeitet, der sich an Politik und Verwaltung richtet:
1. Das “Once-Only-Prinzip” bei der Datenerfassung ist für uns zentral.
Aktuell werden viele sinnvolle Prozesse dadurch behindert, dass sich die Verwaltung hinter der DSGVO versteckt und behauptet, verwaltungsintern keine Daten weitergeben zu dürfen. Es ist zwingend notwendig, dass der Gesetzgeber den Rahmen schafft, damit Daten zwischen Behörden auch über die Ebenen Bund, Länder und Kommunen hinweg weitergegeben und genutzt werden dürfen und müssen. Gegebenenfalls muss eine technische Lösung etabliert werden, die dies ermöglicht, dabei aber die Persönlichkeitsrechte schützt und Missbrauch verhindert. Hier könnten unter anderem die positiven Erfahrungen aus Verwaltungsverfahren anderer Mitgliedsstaaten der Europäischen Union genutzt werden.
2. Ein Ende von “Trial and Error” auf Kosten der Unternehmen:
Bevor neue Regelungen in Kraft treten, muss der Gesetzgeber sicherstellen, dass die eigene, erforderliche Infrastruktur bereitgestellt wird, stabil funktioniert und erprobt ist. Zudem sollte ein angemessener Zeitraum von mindestens einem halben Jahr zwischen Verkündung und Inkrafttreten für notwendige Anpassungen seitens der Betroffenen gewährleistet sein. Es sollte eine Evaluation von Gesetzen zwei Jahre nach Inkrafttreten geben (Wirksamkeitskontrolle).
3. Auch wenn wir die Digitalisierung unterstützen:
Alle gesetzlichen Vorgaben müssen für die Betroffenen ohne die Zuhilfenahme Dritter und ohne damit verbundene zusätzliche Kosten erfüllbar sein. Das bedeutet, dass die Neuregelungen in einer einfachen, verständlichen Sprache formuliert sind. Wo erforderlich, sind umfassende Erläuterungen, Klarstellungen und Beispiele zu geben, wie die Regelungen im unternehmerischen Alltag umzusetzen sind. Zudem müssen weiterhin sowohl analoge als auch digitale Zugangswege bestehen.
4. Leitplanken für die Dokumentationspflichten:
In Fällen, in denen Dokumentationen gefordert werden, muss der Gesetzgeber einen klaren Rahmen (bis hin zu notwendigen Formularen) setzen, indem er die notwendigen Berichtspflichten und den jeweiligen Gültigkeitsbereich klar definiert (womit ist der Gesetzeszweck hinreichend erfüllt?) und für allgemeingültig erklärt. Somit wird klar festgelegt, welche Anforderungen die Verwaltung oder Dritte einfordern können.
5. Alle Gesetzgebungsverfahren sollten auf ihre Wechselwirkungen und den Harmonisierungsbedarf hinsichtlich bestehenden Rechts über alle Ebenen der Gesetzgebung (EU, Bund, Länder) hinweg überprüft werden.
Es sollte in Deutschland kein »Gold-Plating« von EU-Rechtssetzung mehr geben.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite »Bürokratie abbauen« .
Zwar fordert Politik einerseits öffentlichkeitswirksam Bürokratieabbau, beschließt aber gleich darauf weitere Bürokratiebelastungen. Dies führt in den Unternehmen zu einem ressourcenverschleißenden Kampf gegen Windmühlen. Deshalb hat die IHK Darmstadt einen Grundkanon von Forderungen erarbeitet, der sich an Politik und Verwaltung richtet:
1. Das “Once-Only-Prinzip” bei der Datenerfassung ist für uns zentral.
Aktuell werden viele sinnvolle Prozesse dadurch behindert, dass sich die Verwaltung hinter der DSGVO versteckt und behauptet, verwaltungsintern keine Daten weitergeben zu dürfen. Es ist zwingend notwendig, dass der Gesetzgeber den Rahmen schafft, damit Daten zwischen Behörden auch über die Ebenen Bund, Länder und Kommunen hinweg weitergegeben und genutzt werden dürfen und müssen. Gegebenenfalls muss eine technische Lösung etabliert werden, die dies ermöglicht, dabei aber die Persönlichkeitsrechte schützt und Missbrauch verhindert. Hier könnten unter anderem die positiven Erfahrungen aus Verwaltungsverfahren anderer Mitgliedsstaaten der Europäischen Union genutzt werden.
2. Ein Ende von “Trial and Error” auf Kosten der Unternehmen:
Bevor neue Regelungen in Kraft treten, muss der Gesetzgeber sicherstellen, dass die eigene, erforderliche Infrastruktur bereitgestellt wird, stabil funktioniert und erprobt ist. Zudem sollte ein angemessener Zeitraum von mindestens einem halben Jahr zwischen Verkündung und Inkrafttreten für notwendige Anpassungen seitens der Betroffenen gewährleistet sein. Es sollte eine Evaluation von Gesetzen zwei Jahre nach Inkrafttreten geben (Wirksamkeitskontrolle).
3. Auch wenn wir die Digitalisierung unterstützen:
Alle gesetzlichen Vorgaben müssen für die Betroffenen ohne die Zuhilfenahme Dritter und ohne damit verbundene zusätzliche Kosten erfüllbar sein. Das bedeutet, dass die Neuregelungen in einer einfachen, verständlichen Sprache formuliert sind. Wo erforderlich, sind umfassende Erläuterungen, Klarstellungen und Beispiele zu geben, wie die Regelungen im unternehmerischen Alltag umzusetzen sind. Zudem müssen weiterhin sowohl analoge als auch digitale Zugangswege bestehen.
4. Leitplanken für die Dokumentationspflichten:
In Fällen, in denen Dokumentationen gefordert werden, muss der Gesetzgeber einen klaren Rahmen (bis hin zu notwendigen Formularen) setzen, indem er die notwendigen Berichtspflichten und den jeweiligen Gültigkeitsbereich klar definiert (womit ist der Gesetzeszweck hinreichend erfüllt?) und für allgemeingültig erklärt. Somit wird klar festgelegt, welche Anforderungen die Verwaltung oder Dritte einfordern können.
5. Alle Gesetzgebungsverfahren sollten auf ihre Wechselwirkungen und den Harmonisierungsbedarf hinsichtlich bestehenden Rechts über alle Ebenen der Gesetzgebung (EU, Bund, Länder) hinweg überprüft werden.
Es sollte in Deutschland kein »Gold-Plating« von EU-Rechtssetzung mehr geben.
Weitere Informationen finden Sie auf unserer Themenseite »Bürokratie abbauen« .
Dieser Artikel ist erstmals erschienen im IHK-Magazin „Wirtschaftsdialoge”, Ausgabe 6/2025. Sie möchten das gesamte Heft lesen? Die „Wirtschaftsdialoge” können Sie auch online als PDF-Datei herunterladen.
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Matthias Voigt
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