In 15 Minuten zum digitalen Ausbildungsvertrag

Text: Julia van Lottum

Ausbildungsverträge digital aufsetzen und unter­zeichnen: Das ist seit Anfang dieses Jahres möglich. Die Bundesregierung hat dies mit dem Berufsbil­dungsvalidierungs- und -digitalisierungsgesetz erlaubt. Bei den südhessischen Ausbildungsbe­trieben kommt das offenbar gut an: Rund 60 Prozent der Ausbildungsverträge erreichen die IHK Darmstadt bereits heute digital. Ab Anfang 2026 sollen alle Betriebe ihre Vertragsverhältnisse digital managen. Hierfür nutzen die Unternehmen das Serviceportal Aus- und Weiterbildung (ASTA-Infocenter), das sie beispielsweise auch für die Prüfungsanmeldung ver­wenden. In dem Onlineportal geben sie ihre Daten ein, etwa den Ausbildungsberuf sowie Anschrift und Kontaktdaten der Azubis und der Betriebe. Aus den Daten erstellt das System automatisch den Ausbildungsvertrag.

“Die Dateneingabe dauert durchschnittlich 15 Minuten”, sagt Dr. Marcel Walter, Geschäfts­bereichsleiter Aus- und Weiterbildung der IHK Darmstadt. “Wir haben bei der Entwicklung auf eine einfache, intuitive Bedienung geachtet.” Hierfür hat die IHK das Portal vorab von einigen südhessischen Unternehmen testen und deren Feedback in die Ent­wicklung einfließen lassen.

Nachdem der Vertrag vom Betrieb online erstellt und von der Industrie- und Handelskammer Darmstadt freigegeben wurde, haben die Betriebe die Wahl: Sie können den Vertrag ausdrucken, von allen Beteiligten unterschreiben lassen und per Scan oder Post an die IHK schicken. Doch es geht deutlich einfacher, denn auch die Vertragsunterzeichnung ist komplett online möglich: Der finale Vertrag geht hierfür per Mail zeitgleich an alle Beteiligten. Betriebe, Azubis und gegebenenfalls deren Eltern können den Vertrag dann direkt über einen Button in der Mail unterzeichnen. Eine von allen Seiten gezeichnete Kopie geht anschließend wiederum per Mail an alle Postfächer.

“Der digitale Ausbildungsvertrag spart viel Zeit”, sagt Walter. Bislang musste die IHK 80 bis 90 Prozent der papierhaften Ausbildungsverträge beanstanden, sodass die Betriebe die Verträge korrigieren und erneut an die IHK schicken mussten. In manchen Verträgen waren zum Beispiel zu wenige Urlaubstage oder ein zu niedriges Gehalt angegeben. “Beides ist gesetzlich geregelt, und insbesondere das Min­destgehalt für Azubis verändert sich regelmäßig”, erklärt der Ausbildungs-Experte. Wer einen alten Vertrag als Muster verwende, könne hier leicht Fehler machen. Dank einer Plausibilitätsprüfung fallen solche Mängel in dem Serviceportal nun sofort auf. “Die Betriebe bekommen direkt eine Rück­meldung, wenn eine Angabe nicht stimmt”, verdeut­licht Marcel Walter. “So sparen sie sich unnötige Korrekturschleifen.”

Die Ausbildungsabteilung von Merck nutzt die digitale Vertragserstellung bereits. Bei rund 200 Aus­bildungsverträgen pro Jahr spürt das Team die Zeitersparnis: “Mit dem Serviceportal erstellen wir Aus­bildungsverträge schnell und unkompliziert”, sagt Rita Muntermann, die in der Ausbildungsabteilung bei Merck tätig ist. “Unsere Daten sind im System der IHK bereits hinterlegt. Das spart Zeit und verhindert Fehler und Rückfragen.”

Zu den hinterlegten Daten zählen etwa die Ausbil­der*innen der Unternehmen. Haben die Betriebe online einen Ausbildungsvertrag erstellt, können sie diesen außerdem im Serviceportal als Vorlage speichern. So müssen sie bei weiteren Verträgen gegebenenfalls nur die Daten der Auszubildenden neu eintragen.

Manuela Jelinek, kaufmännische Leiterin bei HWF Hessische Werkzeug- und Formenbau

Auch das Unternehmen HWF Hessische Werkzeug- und Formenbau in Eppertshausen erstellt alle Aus­bildungsverträge über das Onlineportal. “Das ist eine sehr bequeme und schnelle Möglichkeit”, sagt Manuela Jelinek, die die kaufmännische Leitung innehat. Der Betrieb stellt jährlich zwei bis drei Aus­zubildende in den Berufen Werkzeugmechaniker For­mentechnik oder Zerspanungsmechaniker ein. “Es ist schwieriger geworden, geeignete Auszubildende zu finden, obwohl diese Berufe viele Möglichkeiten bieten”, hat Manuela Jelinek beobachtet. “Daher stellen wir auch Bewerberinnen und Bewerber ein, die kurzfristig auf den Zug aufspringen, wenn die Berufsschule bereits begonnen hat. Hier ist es uns besonders wichtig, dass der Vertrag schnell geschlossen wird. Da ist das Onlinesystem optimal”, sagt sie.

Marcel Walter von der IHK Darmstadt wünscht sich, dass noch mehr Unternehmen den Beispielen von Merck und HWF folgen und ihre Ausbildungsverträge online schließen. “Auch wenn der Vertrag online erstellt wird, können die Ausbildungsbetriebe die IHK bei Fragen persönlich kontaktieren – insbesondere, falls bei der ersten Nutzung des Tools Fragen auf­kommen”, sagt Walter. Die IHK bietet zudem regel­mäßig Online-Sprechstunden zum digitalen Ausbil­dungsvertrag an.