Ausbildungsplätze besetzen

So wird ihr virtueller Betriebsbesuch zum Erfolg

Mit virtuellen Führungen können Unternehmen mit vergleichsweise geringem Aufwand eine große Anzahl potenzieller Ausbildungskandidaten ansprechen. Wir haben Ihnen hilfreiche Praxistipps zusammengestellt, wie Sie beim Nachwuchs punkten können.
Autorin: Katharina Gröger, 13. Dezember 2021
Für Ausbildungsbetriebe war es in Zeiten von Lockdowns und strenger Hygienevorschriften eine echte Herausforderung, Schülerinnen und Schülern einen praxisnahen Einblick ins Unternehmen zu geben und sie für freie Ausbildungsplätze zu gewinnen. Nachdem Videokonferenz-Software wie Zoom oder Microsoft Teams im Arbeits- und Schulalltag Standard wurde, nutzten mehr und mehr Unternehmen diese Tools, um Betriebsführungen virtuell zu organisieren und sich als attraktive Arbeitgeber zu präsentieren.
Eine virtuelle Führung kann zum Beispiel eine mit einem Tablet gefilmte Live-Tour durch den Betrieb sein, bei der der Moderator die Zuschauer durch die Räumlichkeiten führen. So lernen die Schülerinnen und Schüler nicht nur die Büros kennen, sondern auch Produktionshallen oder andere Bereiche wie Labore und Lager, die normalerweise für Besucher bei Präsenzveranstaltungen nicht selbstverständlich zugänglich sind. Ein weiterer Vorteil: Mit vergleichsweise geringem Aufwand lässt sich eine große Anzahl an potenziellen Ausbildungskandidat ansprechen, die wiederum flexibel von jedem Ort aus teilnehmen können. Deshalb bleibt das Modell auch dann interessant, wenn die Coronamaßnahmen und die damit verbundenen Einschränkungen endgültig der Vergangenheit angehören.

Planung und technische Voraussetzungen

Bevor eine virtuelle Betriebsführung umgesetzt werden kann, gilt es einiges zu beachten. Ein Team aus Projektverantwortlichen und Präsentierenden muss die Tour sorgfältig planen. Das Team sollte dafür ein generelles Interesse an neuen Medien und Spaß an der Interaktion mit Jugendlichen mitbringen. Bei Veranstaltungen, mit denen potenzielle Auszubildende und duale Studierende gewonnen werden sollen, empfiehlt es sich, die eigenen Azubis oder jüngere Arbeitskräfte in die Präsentation einzubinden. Mit ihnen können sich die jungen Zuschauer oft besser identifizieren.
Die technische Ausstattung ist wichtig für den Erfolg. Daher sollte das Projektteam zuerst prüfen, ob die Internetverbindung das Leistungsniveau für eine virtuelle Führung überhaupt erfüllt. Manche Unternehmen richten sogar ein kleines Filmstudio für die virtuelle Betriebsführung ein. Dieser Aufwand ist aber nicht unbedingt notwendig. Oft reicht schon als Basisausstattung ein Programm wie Microsoft Teams oder Zoom, um eine Videokonferenz durchzuführen, und ein Tablet für die Aufnahme. Für ein stabiles Bild während der Führung eignet sich außerdem ein Handstativ. Bei der Tonqualität sollten keine Kompromisse eingegangen werden. Ein Headset sollte zur Mindestausstattung gehören, das Mikrofon eines Laptops oder Tablets reicht meist nicht aus.

Gut miteinander ins Gespräch kommen

Schon mit einfachen, aber effizienten technischen Mitteln und einer unterhaltsamen Führung kann der Funke der Begeisterung für ein Unternehmen überspringen. Damit eine gute Gesprächssituation entsteht und sie akustisch zu verstehen sind, sollten die Präsentierenden bei der Führung zwischendurch stehen bleiben, um mit ihren Zuschauern zu sprechen. Damit möglichst viele potenzielle Auszubildende an einer virtuellen Betriebsführung teilnehmen, bieten sich Kooperationen mit Schulen an. Dort sollte es einen festen Ansprechpartner geben, mit dem im Vorfeld Ablauf und Dauer der Veranstaltung abgeklärt werden. In der Regel empfiehlt sich eine Führung von 1,5 Stunden, was einer Doppelstunde Unterricht entspricht. In dieser Zeit können Unternehmen sich kurz präsentieren, die Zuschauer virtuell in den Räumlichkeiten herumführen und anschließend die Ausbildungsberufe und dualen Studiengänge vorstellen, die das Unternehmen Nachwuchskräften anbietet. Danach sollte noch genügend Zeit geblockt werden, um einen Austausch mit den Auszubildenden und dual Studierenden zu ermöglichen. Wer Zeit sparen und direkt mit den Schülerinnen und Schülern ins Gespräch gehen möchte, kann auch ein kurzes Video drehen, in dem das Unternehmen vorgestellt wird, und dieses der Schule vorab zur Verfügung stellen.

Chat im Auge behalten und auch den Datenschutz

Die virtuelle Führung sollte so interaktiv wie möglich gestaltet werden. Daher sind längere Monologe fehl am Platz, der Austausch mit den Zuschauern sollte in jedem Fall im Fokus stehen. Dafür sollte auch die Chatfunktion genutzt werden. Hierfür empfiehlt es sich, einen Moderator aus dem Unternehmen zu bestimmen, der den Chat im Auge hat und Fragen und Kommentare sichtet, beantwortet oder an die Kolleginnen und Kollegen weiterreicht. Darüber hinaus ist es ratsam, in der Videokonferenz einen Referentenstatus festzulegen und die Zuschauer auch als solche zu definieren. Zuletzt sind auch noch Fragen des Datenschutzes wichtig. Die Veranstaltung darf zum Beispiel nicht ungenehmigt aufgezeichnet werden, und die Schülerinnen und Schüler sollten nicht mit vollem Klarnamen teilnehmen. Das dürfte aber für den Erfolg der Präsentation nicht entscheidend sein, denn schließlich geht es vor allem um die Vorstellung des Unternehmens und die Frage, warum sich der Nachwuchs für eine Ausbildung bei Ihnen entscheiden sollte. Damit man diese Frage authentisch beantworten kann, lohnt es sich im Übrigen, im Vorfeld der Veranstaltung mal bei den eigenen Nachwuchskräften nachzufragen.
Sie wünschen sich für Ihren ersten virtuellen Betriebsbesuch Unterstützung?
Um Unternehmen bei ihren ersten Schritten rund um virtuelle Betriebsbesuche zu unterstützen, bietet das Projektbüro Berufliche Orientierung Hessen die „Virtuellen Betriebsbesuche to go“ an. Jeden Donnerstag zwischen 10 und 11 Uhr erhält hier ein Unternehmen die Möglichkeit, seine Türen für eine virtuelle Führung zu öffnen. Das Projektbüro sorgt für die Bewerbung der Veranstaltung und Kooperationen mit Schulen, um möglichst viele interessierte Teilnehmer zu erreichen. Auch unterstützt das Team beim möglichst reibungslosen Ablauf und stellt einen Praxisleitfaden sowie eine Checkliste zur Verfügung.

Kontakt

Annette Adamczyk
Annette Adamczyk
Bereich: Aus- und Weiterbildung
Themen: Berufliche Orientierung, Kooperation Schule-Unternehmen
Torsten Heinzmann
Torsten Heinzmann
Teamleiter
Bereich: Aus- und Weiterbildung
Themen: Team Ausbildung, Ausbildungsberatung für kaufmännische Berufe