Recht und Steuern

Errichtung einer Zweigniederlassung

Ihr Unternehmen will sich vergrößern und Zweigniederlassungen oder Betriebsstätten errichten? Dabei gibt es einiges zu beachten!

Das Wichtigste vorab

Die Zweigniederlassung ist eine selbstständige Niederlassung eines Unternehmens. Für sie ist eine Gewerbeanmeldung erforderlich und sie ist in das Handelsregister einzutragen.
Die Betriebsstätte ist eine unselbstständige Niederlassung eines Unternehmens. Für sie ist lediglich eine Gewerbeanmeldung erforderlich. Die Vergrößerung von Unternehmen ist mit wirtschaftlichem und rechtlichem Aufwand verbunden. Für den Fall, dass Unternehmen expandieren wollen und eventuell einen neuen Standort gründen, stellt sich vor allem die Frage nach der rechtlichen Einordnung innerhalb der Unternehmensorganisation.
Dieses Merkblatt soll einen Überblick über die Möglichkeiten einer erweiterten gewerblichen Betätigung und die damit verbundenen Formalitäten verschaffen.

Die Möglichkeiten der erweiterten gewerblichen Betätigung

Will ein Unternehmen expandieren, dann stehen hierzu insbesondere drei Möglichkeiten zur Verfügung: Die Gründung eines Tochterunternehmens, die Errichtung einer Zweigniederlassung und die Errichtung einer Betriebsstätte.

Tochterunternehmen

Bei der Gründung eines Tochterunternehmens entsteht ein rechtlich selbständiges Unternehmen. Für die Gründung des Tochterunternehmens sind die für die jeweilige Rechtsform geltenden gesetzlichen Bestimmungen maßgeblich. Das Tochterunternehmen firmiert und bilanziert eigenständig. Auch wenn es sich um ausländische Gründer handelt, gelten ausschließlich die deutschen Vorschriften für die Gründung, Gewerbeanmeldung und die Handelsregistereintragung.

Zweigniederlassung (Selbstständige Niederlassung)

Zweigniederlassungen stellen eine Zwischenform zwischen der Bildung eigenständiger Unternehmen und bloßer Abteilungen eines Unternehmens dar. Charakteristisch für die Zweigniederlassung ist, dass sie einerseits in Abhängigkeit vom Unternehmen steht und auf der anderen Seite eine gewisse Selbständigkeit aufweist.
Die Zweigniederlassung wird beschrieben als eine vom Hauptgeschäft räumlich getrennte Niederlassung, die als zusätzlicher, auf die Dauer gedachter Mittelpunkt des Betriebes geschaffen ist, von dem aus zwar nicht alle Geschäfte der Hauptniederlassung, aber doch die das Unternehmen kennzeichnenden, wesentlichen Geschäfte selbständig getätigt werden. Die Selbständigkeit, die die Zweigniederlassung aufweisen muss, wird neben der räumlichen Trennung durch eine eigene Leitung mit einer gewissen Dispositionsfreiheit, eventuell eine eigene Buchführung, eine eigene Bilanzierung und ein eigenes Geschäftsvermögen begründet. All das muss Ausdruck einer auf Dauer angelegten Organisationsstruktur sein. Die Zweigstelle muss daher so organisiert sein, dass sie beim Wegfall der Hauptniederlassung fortbestehen könnte.
Die räumliche Trennung von Haupt- und Zweigniederlassung bedeutet jedoch nicht, dass diese sich an verschiedenen Orten befinden müssen. So ist es unter gewissen Voraussetzungen denkbar, dass beide im selben Gebäude Geschäftsräume unterhalten.
Firma: Die Firma der Zweigniederlassung kann mit der der Hauptniederlassung völlig gleichlauten. Die Hinzufügung von Zusätzen („Zweigniederlassung Deutschland” oder „Niederlassung Hamburg” und ähnlich) ist allerdings möglich. Erforderlich ist ein Zusatz dann, wenn eine Prokura nach Paragraf 50 Absatz 3 Handelsgesetzbuch (HGB) auf den Betrieb einer Zweigniederlassung mit Wirkung gegenüber Dritten beschränkt werden soll, oder wenn an dem Ort, wo die Zweigniederlassung errichtet wird, bereits eine gleiche eingetragenen Firma besteht.
Geschäftsbriefangaben:
Auf Geschäftsbriefen muss die Zweigniederlassung folgenden Angaben machen:
  • das Register, in dem die Zweigniederlassung eingetragen ist;
  • die Registernummer;
  • vollständige ausländische Firma mit Rechtsformzusatz;
  • das Register der ausländischen Gesellschaft;
  • die Angaben, die nach dem deutschen Recht für die jeweilige Rechtsform vorgeschrieben sind, es sei denn das ausländische Recht bestimmt etwas anderes.

Betriebsstätte (Unselbstständige Niederlassung)

Eine weitere Möglichkeit der Expansion ist die Errichtung von Betriebsstätten. Der Begriff der Betriebsstätte entstammt dem Gewerberecht und bezeichnet weitere Niederlassungen oder Filialen des Unternehmens, die als Geschäftslokale eingerichtet werden, aber von der Zentrale abhängig sind. Sie stellen daher unselbständige Niederlassungen dar, die keine, von der Hauptniederlassung abweichende Firma führen dürfen. Aus rechtlicher Sicht handelt es sich dabei um einen einheitlichen Geschäftsbetrieb an lediglich räumlich getrennten Stellen. Die Rechnungen werden auch im Namen der Zentrale ausgestellt. Eine Eintragung in das Handelsregister erfolgt bei den unselbständigen Niederlassungen nicht. Allerdings muss jede Betriebsstätte beim zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden.

Repräsentanz

Vielfach fällt im Zusammenhang mit der Errichtung von Niederlassungen insbesondere ausländischer Unternehmen der Begriff "Repräsentanz". Diesen Begriff kennt das deutsche Gewerbe- beziehungsweise Handelsrecht nicht.
Entweder wird das Büro des betreffenden Unternehmens in Deutschland selbst als Bestandteil der eigenen Organisation gewerblich tätig, dann handelt es sich um eine unselbständige Betriebsstätte (wie oben beschrieben). Diese ist gewerberechtlich anzumelden.
Oder es wird ein Büro eröffnet, das von einem externen und entsprechend beauftragten selbständigen Gewerbetreibenden (bespielsweise Handelsvertreter) geleitet wird. In diesem Fall erfolgt keine eigenständige gewerbliche Betätigung des ausländischen Unternehmens in Deutschland.

Formalitäten

Die Formalitäten, die mit der Expansion eines Unternehmens verbunden sind, betreffend die Gewerbeanmeldung, die Handelsregistereintragung sowie in einigen Fällen notwendige Genehmigungen.

Gewerbeanmeldung

Alle gewerblichen Betätigungen eines Tochterunternehmens, einer Zweigniederlassung oder einer Betriebsstätte müssen aus gewerberechtlichen Gesichtspunkten bei dem zuständigen Gewerbeamt angemeldet werden.
Folgende Unterlagen sind vorzulegen:
Ausweisdokumente für die Person des Antragstellers:
  • Identitätsnachweis durch Personalausweis oder Reisepass;
  • gegebenenfalls Nachweis der Bevollmächtigung zum Handel für einen Dritten; bei Geschäftsführer, Vorstand oder Prokurist: Handelsregisterauszug des Unternehmens;
  • gegebenenfalls Erlaubnisse (zum Beispiel: Handwerkskarte, Maklererlaubnis oder Ähnliches);
  • Ein ausländischer Staatsangehöriger hat eine Aufenthaltsgenehmigung der zuständigen Ausländerbehörde vorzulegen, welche die Erlaubnis beinhaltet, eine selbständige Gewerbetätigkeit aufzunehmen.
Nachweise für das Unternehmen:
  • ein im Handelsregister eingetragenes Unternehmen hat die Handelsregistereintragung durch Handelsregisterauszug nachzuweisen;
  • bei Eintragungsunterlagen aus einem ausländischen Handelsregister ist zusätzlich eine Übersetzung vorzulegen;
  • bei einem ausländischen Unternehmen wird eine Inlandsbevollmächtigung sowie eine inländische Anschrift verlangt. Der Inlandsbevollmächtigte hat eine auf ihn lautende Vollmacht vorzulegen.

Handelsregistereintragung

Tochterunternehmen
Selbstständige Tochterunternehmen müssen im Handelsregister beim örtlich zuständigen Amtsgericht angemeldet werden. Die Anmeldung muss in notariell beglaubigter Form erfolgen und elektronisch zum Handelsregister eingereicht werden.
Zweigniederlassung
Anmeldung einer inländischen Gesellschaft
Die Handelsregisteranmeldung der Zweigniederlassung erfolgt beim Gericht der Hauptniederlassung beziehungsweise des Sitzes der Gesellschaft. Sie muss schriftlich in notariell beglaubigter Form elektronisch beim Registergericht eingereicht werden.
Besonderheiten ergeben sich noch bei Kapitalgesellschaften: Bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine beglaubigte Abschrift des Gesellschaftsvertrages und eine Gesellschafterliste einzureichen. Bei der Aktiengesellschaft (AG) muss eine öffentlich beglaubigte Abschrift der Satzung in der zur Zeit der Anmeldung gültigen Fassung eingereicht werden.
Anmeldung einer im Ausland ansässigen Gesellschaft
Bei der Anmeldung einer im Ausland ansässigen Gesellschaft im Handelsregister ist folgendes zu beachten: Die Anmeldung zur Eintragung in das Handelsregister hat unmittelbar bei dem Gericht zu erfolgen, in dessen Bezirk die Zweigniederlassung errichtet werden soll. Die Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens wird demnach registerrechtlich so behandelt, als wäre sie eine Hauptniederlassung.
Folgende Angaben sind erforderlich:
Zur Muttergesellschaft:
  • das Register, bei dem die Gesellschaft geführt wird, und die Nummer des Registergerichts, sofern das Recht des Staates, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, eine Registereintragung vorsieht;
  • die Rechtsform der Gesellschaft;
  • Firma und Sitz der Gesellschaft;
  • wenn die Gesellschaft nicht dem Recht eines Mitgliedstaates der Europäischen Gemeinschaften oder eines anderen Vertragsstaates des Abkommens über den europäischen Wirtschaftsraum unterliegen, das Recht des Staates, dem die Gesellschaft unterliegt;
  • der Gegenstand des Unternehmens
Zur Zweigniederlassung:
  • die Anschrift und der Gegenstand der Zweigniederlassung;
  • die Personen, die befugt sind, als selbständige Vertreter für die Tätigkeit der Zweigniederlassung die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich zu vertreten, unter Angabe ihrer Befugnisse;
  • der Tag des Errichtungsbeschlusses;
  • eine eventuelle Befristung der Zweigniederlassung
Anlagen:
  • bei einer GmbH: öffentlich beglaubigte und übersetzte Kopie des Gesellschaftsvertrages;
  • bei einer AG: öffentlich beglaubigte und übersetzte Kopie der Satzung;
  • wenn der Gegenstand des Unternehmens oder die Zulassung des Gewerbebetriebs im Inland der staatlichen Genehmigung bedarf, ist ein Nachweis über das Vorliegen der Genehmigung beizufügen;
  • gegebenenfalls Nachweis der Bevollmächtigung zum Handeln für einen Dritten in öffentlich beglaubigter Form nebst deutscher Übersetzung.
Betriebsstätte
Betriebsstätten sind nicht ins Handelsregister einzutragen. Hier reicht die Gewerbeanmeldung.
Stand: Mai 2023