Steuerliche Behandlung von Reisekosten von Arbeitnehmern

Reisekosten fallen an, wenn Arbeitnehmer eine Geschäftsreise unternehmen oder beruflich auswärts tätig sind. Dabei spielt die gesetzliche Definition der ersten Tätigkeitsstätte eine zentrale Rolle. Auf dieser Grundlage kann der Arbeitgeber die anfallenden Fahrtkosten, den Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten sowie Reisenebenkosten erstatten.
Stand: April 2025
Hinweis: Das sogenannte Wachstumschancengesetz sah zum 1. Januar 2024 eine Erhöhung der Verpflegungspauschalen auf 16 Euro bzw. 32 Euro vor. Im damaligen Vermittlungsausschuss wurde die Anhebung der Verpflegungspauschalen jedoch gestrichen. Die aktuellen Verpflegungspauschalen in Höhe von 14 Euro bzw. 28 Euro sind also weiterhin anzusetzen.

Die Anhebung der Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer von 8 Euro auf 9 Euro wurde hingegen zum 01. Januar 2024 beschlossen.
Das Reisekostenrecht ist für jede beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit im In- und Ausland individuell anzuwenden. Daher konzentrieren sich diese Informationen auf die wesentlichen Eckpunkte der Reisekostenabrechnung. Weitere Einzelheiten zum Reisekostenrecht mit vielen Beispielen enthält das umfangreiche Schreiben der Finanzverwaltung vom 25. November 2020.

Begriff der Reisekosten

Reisekosten im Sinne der Lohnsteuerrichtlinien sind Kosten, die so gut wie ausschließlich durch die beruflich veranlasste Tätigkeit des Arbeitnehmers außerhalb seiner Wohnung und ersten Tätigkeitsstätte entstehen.
Zu den Reisekosten zählen:
  • Fahrtkosten,
  • Verpflegungsmehraufwendungen,
  • Übernachtungskosten,
  • Reisenebenkosten.

Erste Tätigkeitsstelle

Grundsätzlich kann ein Arbeitnehmer je Dienstverhältnis höchstens eine erste Tätigkeitsstätte innehaben. Falls keine erste Tätigkeitsstätte bestimmt ist, können bei der Bewertung der erstattungsfähigen Reisekosten auch eine oder mehrere auswärtige Tätigkeitsstätten berücksichtigt werden.
Das Bundesfinanzministerium (BMF) ‎hat die Frage der ersten Tätigkeitsstätte im Anwendungsschreiben vom 25. November 2020 ausführlich beschrieben.
Ein Homeoffice kann nicht als erste Tätigkeitsstätte angesehen werden. Dies liegt daran, dass das Homeoffice keine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers ist. Die erste Tätigkeitsstätte muss eine solche Einrichtung sein, zu der der Arbeitnehmer dauerhaft zugeordnet ist.

Fahrtkosten (Inlandsreisen)

Fahrtkosten sind die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer bei auswärtigen beruflichen Tätigkeiten durch die Verwendung eines Beförderungsmittels entstehen.
Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel ist der entrichtete Fahrpreis einschließlich etwaiger Zuschläge anzusetzen.
Ein Arbeitnehmer kann die Fahrtkosten für die Nutzung seines eigenen Fahrzeugs entweder durch die nachgewiesenen tatsächlichen Kosten oder die im Bundesreisekostengesetz festgelegten pauschalen Kilometersätze als Werbungskosten geltend machen. Alternativ kann der Arbeitgeber die Fahrtkosten steuerfrei erstatten.
Für die Erstattung der tatsächlichen Gesamtkosten einer Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug müssen die KFZ-Gesamtkosten pro Kilometer berechnet und nachgewiesen werden. Zur Vereinfachung können stattdessen pauschale Kilometersätze angesetzt werden:
  • 0,30 Euro pro gefahrenen Kilometer für die Benutzung eines Kraftwagens (beispielsweise PKW)
  • 0,20 Euro pro gefahrenen Kilometer für alle anderen motorbetriebenen Fahrzeuge (Mofa, Motorrad). Unter Letztere fielen auch Elektrobikes, die mindestens 25 km/h schnell sind.
Die Kilometerpauschale für Fahrräder ist im Bundesreisekostengesetz geregelt. Arbeitnehmer können eine Wegstreckenentschädigung von 5 Euro pro Monat erhalten, wenn sie das Fahrrad für mindestens zwei Fahrstrecken pro Monat für berufliche Auswärtstätigkeiten nutzen. Diese Pauschale gilt nur für arbeitnehmereigene Fahrräder, die der Arbeitnehmer als Eigentümer oder Leasingnehmer nutzt.

Verpflegungsmehraufwendungen (Inlandsreisen)

Die steuerrechtlichen Regelungen zur Berücksichtigung von Mehraufwendungen für Verpflegung bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten sind grundsätzlich für Arbeitnehmer, Gewerbetreibende und Selbständige identisch.
Das steuerliche Reisekostenrecht sieht zwei Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen vor.
Bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten (Dienstreise) im Inland gibt es
  • 14 Euro pro An- und Abreisetag,
  • 14 Euro pro Kalendertag mit einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Stunden,
  • 28 Euro pro Tag mit einer Abwesenheitsdauer von 24 Stunden.
3-Monatsfrist: Grundsätzlich ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate einer längerfristigen auswärtigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.

Kürzung bei Gestellung von Mahlzeiten (Inlandsreisen)

Wird einem Arbeitnehmer im Rahmen der beruflich bedingten Auswärtstätigkeit eine übliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, führt dies zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen um 20% für ein Frühstück und um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen. Somit ergeben sich bei einer Auswärtstätigkeit im Inland die Kürzungsbeträge
  • 5,60 Euro für ein Frühstück und
  • jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- und Abendessen.
Die pauschale Kürzung der Verpflegungspauschale ist tagesbezogen und maximal bis auf 0 Euro vorzunehmen.
Das Bundesfinanzministerium stellt in seinem Schreiben weiterhin klar, dass bereits ein vom Arbeitgeber bereitgestellter Imbiss, wie belegte Brötchen, Kuchen oder Obst, die Verpflegungspauschale kürzen kann. Kleine Snacks wie Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln oder Müsliriegel, die beispielsweise auf Flügen oder anderen Anlässen angeboten werden, gelten nicht als Mahlzeit. Daher führen sie nicht zu einer Kürzung der Verpflegungspauschale.
Die Kürzung der Verpflegungspauschalen erfolgt auch unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer die vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeit tatsächlich einnimmt oder ob deren Kosten niedriger sind als der pauschale Kürzungsbetrag. Es genügt, dass die Mahlzeit zur Verfügung gestellt wird.

Großbuchstabe “M” auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung

Der Großbuchstabe "M" auf der Jahreslohnsteuerbescheinigung wird eingetragen, wenn einem Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt wurde. Diese Mahlzeit wird mit dem amtlichen Sachbezugswert bewertet.
Der Großbuchstabe "M" dient dazu, dem Finanzamt anzuzeigen, dass eine Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung in Betracht kommen könnte. Diese Bescheinigungspflicht gilt seit dem 1. Januar 2019 und muss im Lohnkonto sowie in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung aufgezeichnet werden.

Übernachtungskosten (Inlandsreisen)

Der Arbeitgeber kann die beruflich veranlassten Übernachtungskosten seines Arbeitnehmers steuerfrei übernehmen. Dies erfolgt entweder durch direkte Abrechnung mit dem Hotel oder durch Erstattung der vom Arbeitnehmer verauslagten Aufwendungen.
Sollte kein Nachweis über die entstandenen Übernachtungskosten (Inland) vorliegen, können diese pauschal mit 20 Euro pro Übernachtung steuerfrei erstattet werden.
Unterkunftskosten im Rahmen einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an ein- und derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte sind im Zeitraum von 48 Monaten unbeschränkt steuerfrei ersetzbar bzw. als Werbungskosten abzugsfähig. Nach diesem Zeitraum werden nur noch 1.000 Euro monatlich steuerfrei erstattet.
Werden dem Arbeitnehmer die entstandenen Übernachtungskosten vom Arbeitgeber nicht oder nicht bis zur steuerlich zulässigen Höhe ersetzt, so kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten nur die nachgewiesenen tatsächlichen Übernachtungskosten (also nicht den Pauschbetrag) geltend machen.

Fahrtkosten (Auslandsreisen)

Bei einer Dienstreise ins Ausland mit dem eigenen Fahrzeug sind die Regelungen des Reisekostenrechts analog zu inländischen Auswärtstätigkeiten anzuwenden.

Verpflegungsmehraufwendungen (Auslandsreisen)

Unter den gleichen Voraussetzungen wie bei inländischen Auswärtstätigkeiten werden auch für berufliche Reisen ins Ausland Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand gewährt – auch Auslandstagegelder genannt. Für den Ansatz der Verpflegungsmehraufwendungen gelten in den einzelnen Staaten unterschiedliche Pauschbeträge (Auslandstagegelder), die vom Bundesfinanzministerium jährlich bekannt gegeben werden
  • 80% des Auslandstagegeldes für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden
  • 120% des Auslandstagegeldes bei einer Abwesenheit von 24 Stunden
Bundesfinanzministerium: Übersicht über die ab 1. Januar 2025 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland
3-Monatsfrist: Auch bei längerfristigen Auswärtstätigkeiten im Ausland mit gleichem Inhalt am selben Ort ist der Abzug der Verpflegungsmehraufwendungen auf die ersten drei Monate beschränkt.

Kürzung bei Gestellung von Mahlzeiten (Auslandsreisen)

Wird einem Arbeitnehmer im Rahmen der beruflich bedingten Auswärtstätigkeit im Ausland eine übliche Mahlzeit zur Verfügung gestellt, führt dies zu einer Kürzung der Verpflegungspauschalen um 20% für ein Frühstück und um jeweils 40% für ein Mittag- und Abendessen. Die Kürzung erfolgt auf Basis der jeweiligen vollen ausländischen Verpflegungspauschale.
Beispiel: Bei einer Verpflegungspauschale für Dänemark beträgt die Kürzung (75 Euro × 20% =) 15 Euro für ein Frühstück und jeweils (47 EUR × 40% =) 30 Euro für ein Mittag- oder Abendessen.

Übernachtungskosten (Auslandsreisen)

Die aus Anlass einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit in das Ausland entstehenden Übernachtungskosten kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer steuerfrei ersetzen
  • in Höhe der nachgewiesenen Aufwendungen oder
  • ohne Einzelnachweis in Höhe eines Pauschbetrags, der länderweise unterschiedlich ist.
Die Pauschbeträge für Übernachtungskosten im Ausland veröffentlicht jährlich das Bundesfinanzministerium: Übersicht über die ab 1. Januar 2025 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bis zur Höhe der tatsächlich entstandenen Aufwendungen lohnsteuerfrei ersetzen. Der Arbeitnehmer muss entsprechende Unterlagen vorlegen, die der Arbeitgeber als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren hat.
Zu den Reisenebenkosten zählen beispielsweise die Aufwendungen für:
  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck (einschließlich Reisegepäckversicherung soweit diese sich auf Dienstreisen beschränkt),
  • für Ferngespräche und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder dessen Geschäftspartner,
  • Straßenbenutzung und Parkplatz.
  • Ferner zählen Schadensersatzleistungen, die im Zusammenhang mit auf Dienstreisen erlittenen Verkehrsunfällen stehen sowie Unfallversicherungen, die ausschließlich Berufsunfälle außerhalb einer ortsgebundenen regelmäßigen Arbeitsstätte abdecken, zu den Reisenebenkosten.

Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt

Die Lohnsteuer-Anrufungsauskunft ist ein Instrument, das Arbeitgeber und Arbeitnehmer nutzen können, um ihre lohnsteuerlichen Pflichten abzusichern. Sie wird vom Betriebsstättenfinanzamt auf Anfrage erteilt und ist ein Verwaltungsakt, der im Lohnsteuerabzugsverfahren bindend ist. Diese Auskunft klärt, ob bestimmte Bezüge der Arbeitnehmer lohnsteuerfrei, -pflichtig oder ermäßigt zu besteuern sind. Die Anrufungsauskunft ist in allen Fällen gebührenfrei (anders als die verbindliche Auskunft im Einkommensteuerverfahren).
Hinweis: Die Informationen und Auskünfte der IHK Darmstadt sind ein ‎Service für ihre Mitgliedsunternehmen. Sie enthalten nur erste Hinweise und ‎erheben daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl sie mit größtmöglicher ‎Sorgfalt erstellt wurden, kann eine Haftung für ihre inhaltliche Richtigkeit nicht ‎übernommen werden. Sie können eine Beratung im Einzelfall, beispielsweise durch einen ‎Rechtsanwalt, Steuer- oder Unternehmensberater, nicht ersetzen.‎