Gestaltungsmöglichkeiten im Arbeitsrecht

Einstellung von Mitarbeitern (Übersicht)

Sie sind Arbeitgeber und möchten einen neuen Arbeitnehmer einstellen? Wir informieren Sie über die damit verbundenen Themen. Im Vordergrund stehen dabei die wichtigsten Inhalte des abzuschließenden Arbeitsvertrages und worauf dabei zu achten ist.
Unsere Themenliste können Sie wie eine Checkliste nutzen, die Sie im einzelnen abhaken. Die Darstellungen sind kurz gehalten, nennen Ihnen aber weitere Stellen, an denen Sie vertiefende Informationen finden. Weitere Informationen zu Beschäftigungsformen erhalten Sie auf den Merkblättern "Besondere Beschäftigungsformen im Arbeitsrecht" und "520 Euro Job".

Das Wichtigste vorab

Dieses Merkblatt befasst sich ausschließlich mit der Beschäftigung von Arbeitnehmern.

Alternativen für Betriebe sind:

Beschäftigung von freien Mitarbeitern

Hier stellt sich allerdings häufig die Problematik der Scheinselbständigkeit, weshalb Vorsicht geboten ist.

Einsatz eines Leiharbeitnehmers

Auch kann der Einsatz eines Leiharbeitnehmers für einen vorübergehenden Zeitraum eine sinnvolle Lösung sein. Lassen Sie sich unbedingt vom Verleiher die Erlaubnis der Bundesagentur für Arbeit vorlegen, um der Gefahr einer Haftung für entgangene Sozialversicherungsbeiträge vorzubeugen. Im Baugewerbe ist die Arbeitnehmerüberlassung grundsätzlich nicht erlaubt.
In beiden Fällen sind Sie nicht Arbeitgeber und findet das Arbeitsrecht auf Sie keine Anwendung.
Mit diesen Alternativen kann man Spitzenbelastungen beherrschen.
Wichtig: Die Arbeitsgesetze sind in weiten Teilen Arbeitnehmerschutzgesetze - und die Arbeitsgerichte sind sehr arbeitnehmerfreundlich. Für Sie als Arbeitgeber heißt das: je besser Sie sich informieren und vorbereiten, um so weniger Fehler machen Sie und um so besser können Sie die Gestaltungsmöglichkeiten nutzen, die Ihnen das Gesetz und die Rechtsprechung geben. So können Sie Ihre Startbedingungen deutlich verbessern und sicherere Lösungen finden!

Personalplanung

Die Personalplanung beginnt meist mit der Aufstellung eines Stellenprofils, in dem die erwarteten Anforderungen niedergelegt werden. Es sollte auch die notwendige Kapazität festgelegt werden, wird eine Voll-, Teilzeitkraft oder nur eine Aushilfe benötigt? Bei der Suche kann man Stellenausschreibungen in örtlichen oder überregionalen Tageszeitungen oder Fachblättern veröffentlichen. Diese (teure) Methode hat wird zu nehmend von günstigeren Alternativen abgelöst. Kostengünstiger ist die Nachfrage bei der zuständigen Arbeitsagentur oder die Nutzung von einschlägigen Internetportalen. Daneben können auch gewerbliche Arbeitsvermittler eingeschaltet werden, die aber für die Vermittlung regelmäßig eine Provision erhalten.
Beachte: Stellenausschreibungen dürfen nichtdiskriminierend formuliert sein, insbesondere sind die Vorgaben des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu berücksichtigen. Arbeitsplätze müssen auch als Teilzeitarbeitsplatz ausgeschrieben werden, wenn sie sich dafür eignen. Nähere Informationen zum AGG erhalten Sie in dem entsprechenden Merkblatt.

Vorbereitung der Einstellung

Nach einer gründlichen Sichtung der Bewerbungsunterlagen – insbesondere Lebenslauf, Ausbildung, Zeugnisse früherer Arbeitgeber, Abschlüsse und sonstige Qualifikationen – sollte mit den geeigneten Bewerbern, ein Einstellungsgespräch geführt werden. In diesem Gespräch dürfen alle arbeitsplatzbezogenen Fragen gestellt werden, die der Bewerber wahrheitsgemäß beantworten muss. Nicht erlaubt ist die Erkundigung nach einer Schwerbehinderung. Unzulässig ist auch die Frage an eine weibliche Kandidatin nach einer Schwangerschaft.
Besteht (Betrieb mit mindestens fünf Mitarbeitern) ein Betriebsrat, ist dieser vor einer Einstellung umfassend zu unterrichten und muss zustimmen. Eine ärztliche Untersuchung des Bewerbers ist grundsätzlich zulässig, aber wohl nur bei besonderen Anforderungen empfehlenswert. Bei der Einstellung von Ausländern ist darauf zu achten, dass ein gültiger Aufenthaltstitel vorhanden ist, der zur Ausübung einer unselbständigen Erwerbstätigkeit berechtigt. Jugendliche unter 18 Jahren bedürfen zum Abschluss eines Arbeitsvertrages der Zustimmung ihrer Erziehungsberechtigten; außerdem gelten für sie besondere Schutzvorschriften.
Wenn der Bewerber noch in einem anderen Unternehmen beschäftigt ist, sollte darauf geachtet werden, dass dieses Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß beendet wird. Problematisch ist es aber, einen Arbeitnehmer zu verleiten, seinen bestehenden Arbeitsvertrag zu brechen, insbesondere, wenn er bei einem Konkurrenten arbeitet. Die wettbewerbswidrige Abwerbung kann zu Schadensersatzansprüchen führen. Hier sind die Bestimmungen des Arbeitsvertrages zu beachten.

Abschluss eines Arbeitsvertrages

Die Einstellung erfolgt dann schließlich durch Abschluss eines Arbeitsvertrages. Dafür ist grundsätzlich keine besondere Form vorgeschrieben. Allerdings verpflichtet das Nachweisgesetz Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen niederzuschreiben und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Besser ist der Abschluss eines schriftlichen Arbeitsvertrages mit dem Arbeitnehmer.
Beachte: Musterarbeitsverträge sind über Formularbücher sowie bei den Arbeitgeberorganisationen zu erhalten. Musterverträge der IHK finden Sie hier. Der Abschluss von Arbeitsverträgen führt zu mehr Rechtssicherheit und erleichtert in der Regel die alltägliche Zusammenarbeit. Der Mindestinhalt einer Niederschrift des Arbeitgebers nach Nachweisgesetz beziehungsweise des Arbeitsvertrages umfasst folgende Punkte:
  • Name und Anschrift der Vertragsparteien
  • Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
  • Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Arbeitsort
  • Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
  • Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
  • Arbeitszeit
  • Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
  • Kündigungsfristen
  • Allgemeiner Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
  • Enddatum des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
  • Gegebenenfalls freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
  • Sofern vereinbart, die Dauer der Probezeit
  • Die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
  • Die vereinbarte Arbeitszeit, vereinbarte Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
  • Sofern vereinbart, die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen
  • Ein etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildung
  • Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; die Nachweispflicht entfällt, wenn der Versorgungsträger zu dieser Information verpflichtet ist.
  • Das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage; Paragraf 7 des Kündigungsschutzgesetzes ist auch bei einem nicht ordnungsgemäßen Nachweis der Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage anzuwenden.
Die Verletzung der Nachweispflicht hat keine Auswirkung auf die Gültigkeit des Arbeitsvertrags. Der Arbeitnehmer hat aber einen gerichtlich einklagbaren Anspruch auf die Erteilung,es gibt in Streitfällen Beweiserleichterungen zugunsten der Arbeitnehmer und die Kontrollbehörde kann je Verstoß ein Bußgeld in Höhe von 2.000 Euro festsetzen.

Inhalt des Arbeitsvertrags

a) Arbeitszeit

Die gesetzlichen Arbeitszeitbestimmungen (insbesondere das Arbeitszeitgesetz) legen nur Höchstgrenzen fest. Danach darf die werktägliche Arbeitszeit acht Stunden nicht überschreiten, sie kann aber bis auf zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Ausgleich erfolgt. Sonderbestimmungen gibt es für Jugendliche, werdende Mütter und in bestimmten Branchen. Zu beachten sind daneben Vorschriften über von Pausenzeiten sowie die Sonn- und Feiertagsruhe. Nähere Informationen finden Sie auf dem Merkblatt "Arbeitszeitgesetz".
In Betrieben mit regelmäßig mehr als 15 Beschäftigten kann ein Arbeitnehmer, dessen Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate bestanden hat, verlangen, dass seine Arbeitszeit verringert wird (Wunsch nach Teilzeit). Der Arbeitgeber muss diesem Wunsch zustimmen, soweit betriebliche Gründe nicht entgegenstehen. Ein solcher Grund kann beispielsweise vorliegen, wenn die Verringerung der Arbeitszeit die Organisation, den Arbeitsablauf oder die Sicherheit im Betrieb wesentlich beeinträchtigt oder unverhältnismäßige Kosten verursacht. Weitere Informationen erhalten Sie auf dem Merkblatt " Teilzeit".

b) Arbeitsentgelt

Grundsätzlich gilt seit dem 01. Januar 2015 aufgrund des „Gesetzes zur Stärkung der Tarifautonomie“ und des darin enthaltenen Mindestlohngesetzes (MiLoG) für alle Arbeitnehmer in Deutschland ein Mindestlohn in Höhe von brutto derzeit  12,00 Euro je Zeitstunde (siehe dazu das Merkblatt „Mindestlohn“). Regelungen zur Lohnhöhe im Arbeitnehmer-Entsendegesetz, im Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und in auf ihrer Grundlage erlassenen Rechtsverordnungen sowie in für allgemeinverbindlich erklärten Tarifverträgen gehen den Regelungen des MiLoG vor, soweit die Höhe der auf ihrer Grundlage festgesetzten Branchenmindestlöhne die Höhe des Mindestlohns nicht unterschreitet.
In folgenden Branchen gibt es nach dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz einen vorgeschriebenen Mindestlohn:
  • Abfallwirtschaft einschließlich Straßenreinigung und Winterdienst
  • Aus- und Weiterbildungsdienstleistungen nach dem Zweiten oder Dritten Buch Sozialgesetzbuch
  • Bauhaupt- und Baunebengewerbe
  • Bergbauspezialarbeiten auf Steinkohlebergwerken
  • Briefdienstleistungen
  • Dachdeckerhandwerk
  • Elektrohandwerk
  • Geld- und Wertdienst
  • Gebäudereinigung
  • Gerüstbauerhandwerk
  • Pflegebranche (Altenpflege und ambulante Krankenpflege)
  • Schornsteinfegerhandwerk
  • Leiharbeit/ Zeitarbeit
Weitere Informationen zum Thema Entsendung von Arbeitnehmern ins Ausland finden Sie hier und zum Thema Arbeitsvergütung, auf den Merkblättern "Tarifliche und übliche Gehälter", "Lohnwucher" und "Vergütung bei Mehrarbeit und Überstunden".

c) Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld

Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld und andere Gratifikationen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben.  Häufig finden sich entsprechende Bestimmungen in Tarifverträgen. Wer seinen Arbeitnehmern Sonderzuwendungen zukommen lassen will, sollte wissen, dass eine regelmäßige und vorbehaltslose Zahlung zu einer sog. betrieblichen Übung führen kann, auf die die Arbeitnehmer dann einen vertraglichen Anspruch erwerben. Nähere Informationen erhalten Sie auf dem Merkblatt "Gratifikationen". Achten Sie hier auch auf die steuerlichen Regelungen.

d) Urlaub

Das Bundesurlaubsgesetz räumt jedem Arbeitnehmer einen Mindesturlaub von 24 Werktagen ein. Das entspricht regelmäßig vier Wochen im Jahr. Als Werktage gelten alle Tage außer Sonn- und Feiertagen; wird also beispielsweise an fünf Tagen in der Woche gearbeitet, beträgt der Urlaubsanspruch noch 20 Arbeitstage. Schwerbehinderte erhalten eine zusätzliche Urlaubswoche. Jugendliche haben altersabhängig Anspruch auf 25 bis 30 Arbeitstage Urlaub. Tarifverträge sehen häufig längere Urlaubszeiten vor.
Hier finden Sie weitere Merkblätter zum Thema "Urlaub".

e) Kündigungsfristen

Die Kündigungsfristen sind in Paragraf 622 Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) gesetzlich geregelt, Abweichungen davon finden sich in einzelnen Tarifverträgen. Zwar kann auch im Arbeitsvertrag unter bestimmten Voraussetzungen eine abweichende Bestimmung getroffen werden. In den meisten Fällen ist dies jedoch nicht sinnvoll.

f) Probezeit

Zweckmäßig ist eine Probezeit zu vereinbaren. Dauer und Kündigungsfristen sind häufig in Tarifverträgen festgelegt. Soweit tarifliche Regelungen nicht eingreifen, kann man auf zweierlei Weise eine Probezeit vereinbaren.
  1. Entweder wird zunächst ein auf maximal sechs Monate befristeter Probearbeitsvertrag geschlossen, der mit dem Zeitablauf endet; danach wird dann über den endgültigen Arbeitsvertrag entschieden.
  2. Üblicherweise wird allerdings eine Probezeit bis zu sechs Monate dem von vornherein unbefristeten Arbeitsvertrag vorgeschaltet. Innerhalb dieser Zeit kann jede Seite das Arbeitsverhältnis ohne nähere Begründung wieder lösen; die dafür einzuhaltende Kündigungsfrist beträgt lediglich zwei Wochen (Paragraf 622 Absatz 3 BGB).

g) Befristeter Arbeitsvertrag

Arbeitsverträge werden grundsätzlich unbefristet geschlossen. Die Befristung von Arbeitsverträgen ist aus Gründen des Arbeitnehmerschutzes nur ausnahmsweise zulässig. Zu den Ausnahmefällen zählen vor allem folgende Sachverhalte:
  • Die Befristung ist durch einen sachlichen Grund: etwa bei Mutterschutz, Erziehungsurlaub oder Wehrdienst anderer Arbeitnehmer/innen, bei Saisonarbeit, bei Spitzenbelastungen oder in der Probezeit sowie bei bestimmten hochqualifizierten Tätigkeiten.
  • Ohne Vorliegen eines besonderen Grundes ist außerdem die Befristung bei Neueinstellungen bis zu einer Gesamtdauer von zwei Jahren erlaubt. Der Vertrag darf innerhalb dieses Zeitraumes bis zu dreimal verlängert werden. Bei einer Vorbeschäftigung des Mitarbeiters, gleich wie lange diese zurückliegt, ist eine sogenannte sachgrundlose Befristung des Arbeitsvertrags nicht mehr möglich. Das Bundesverfassungsgericht hat im Juni 2018 die diesbezügliche Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts, wonach eine sachgrundlose Befristung bei einer Unterbrechung von mehr als drei Jahren als zulässig erachtet wurde, als verfassungswidrig verworfen (BVerfG, Urteil vom 6. Juni 2018).
  • Mit Arbeitnehmern, die bei Beginn der Beschäftigung das 52. Lebensjahr vollendet haben und zuvor mindestens vier Monate beschäftigungslos gewesen sind, Transferkurzarbeitergeld bezogen oder an einer öffentlichen Beschäftigungsmaßnahme teilgenommen haben, können ohne sachlichen Grund befristete Arbeitsverträge bis zu fünf Jahren abgeschlossen werden. Bis zu einer Gesamtdauer von fünf Jahren ist auch die mehrfache Verlängerung möglich.
  • Existenzgründer können in den ersten vier Jahren nach Gründung eines neuen Unternehmens befristete Arbeitsverträge ohne sachlichen Grund bis zur Dauer von vier Jahren abschließen. Innerhalb dieser Gesamtdauer ist auch eine mehrfache Verlängerung zulässig.
Beachte: Befristete Arbeitsverträge müssen schriftlich abgeschlossen werden. Bei einer nur mündlichen Befristungsabrede besteht das Arbeitsverhältnis als unbefristet fort.
Nähere Informationen erhalten Sie auf dem Merkblatt "Befristete Arbeitsverhältnisse".

Arbeitspapiere und Anmeldungen

Nach der Einstellung sollte sich der Arbeitgeber folgende Unterlagen aushändigen beziehungsweisevorlegen lassen:
  • Lohnsteuerkarte
  • Sozialversicherungsausweis (Kopie anfertigen!)
  • bei ausländischen Arbeitnehmern: Aufenthaltstitel/Arbeitserlaubnis (siehe oben) gegebenenfalls Führerschein (wenn arbeitsvertraglich erforderlich)
  • Urlaubsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Arbeitszeugnis oder Arbeitsbescheinigung des früheren Arbeitgebers
  • Mitteilung darüber, in welcher Krankenkasse der Arbeitnehmer versichert ist.
Werden dem Arbeitnehmer bei Beginn der Tätigkeit (oder auch später) Arbeitsmaterialien wie Werkzeuge, Bekleidung, Fahrzeug zur dauernden Verwendung ausgehändigt, sollte er dem Arbeitgeber den Erhalt in einer Empfangsbestätigung quittieren.
Eine ausführliche Darstellung Ihrer Meldepflichten zur Sozialversicherung, Berufsgenossenschaft und so weiter finden Sie in unserem Merkblatt „

Arbeitgeberpflichten bei Beginn des Beschäftigungsverhältnisses

Wer neue Arbeitnehmer einstellt, sollte rechtzeitig an seine Meldepflichten und die Beitragsabführung im Sozialversicherungsrecht denken. Sonst kann dies zu einer Geldbuße führen.

Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse

Auf die Besonderheiten bei geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen geht das Merkblatt "Geringfügige Beschäftigung" ein.
Stand: Januar 2023